Коммерческие расходы: руководство по правильному управлению расходами

Отслеживание того, как меняются расходы компании, является важной задачей, которую владельцы малого бизнеса и финансовые менеджеры не должны недооценивать, когда речь идет об улучшении или поддержании коэффициентов прибыльности бизнеса с течением времени. Благодаря более широкому внедрению цифровых бухгалтерских решений эта задача упростилась. Тем не менее, это требует постоянного надзора со стороны человека, который может быстро определить и исправить ненормальное колебание накладных расходов компании.

Переход от процентных расходов, связанных с кредитами для малого бизнеса, к выплате заработной платы, отслеживание коммерческих расходов является частью повседневной деятельности компании. В следующем посте мы обсудим соответствующие соображения и порекомендуем определенные методы, которые могут помочь предпринимателям держать ситуацию под контролем.

Что такое коммерческие расходы?

Термин «коммерческие расходы» обычно относится к косвенным затратам, связанным с управлением компанией. Это различие обычно проводится для исключения определенных выплат, непосредственно связанных с производством товаров, известных как прямые затраты. Эти прямые затраты включают в себя сырье и рабочую силу компании, необходимые для оказания ее услуг или производства ее продукции.

Напротив, деловые расходы, также известные как операционные расходы, связаны с повседневными внутренними операциями компании. Эти расходы идут на маркетинг, продажи, техническую поддержку и тому подобное. В зависимости от их характера, назначения и того, как они учитываются с точки зрения бухгалтерского учета, коммерческие расходы можно классифицировать следующим образом:

По их взаимосвязи с объемами производства или продаж:

• Фиксированные или переменные: фиксированные расходы остаются неизменными независимо от того, как ведут себя продажи или объемы производства, в то время как переменные расходы колеблются вместе с бухгалтерскими книгами компании.

По отделам или видам деятельности:

• Расходы на продажи и маркетинг.
• Общие расходы.
• Административные расходы.
• Бухгалтерские расходы (износ, амортизация, оценки справедливой стоимости).
• Финансовые расходы (проценты по кредитам для малого бизнеса и другие аналогичные выплаты).
• Прочие расходы.

По периодичности:

• Периодические и единовременные расходы.

По своему влиянию на денежные потоки компании:

• Денежные и безналичные расходы.

Независимо от того, как они классифицируются, бизнес-расходы производятся ежедневно и обычно влияют на его операционную рентабельность.

Как бизнес может отслеживать свои расходы?

Компании-разработчики программного обеспечения создали приложения, облегчающие процесс ведения бухгалтерского учета, особенно для малого бизнеса. Эти программы могут легко интегрироваться с банковским счетом предприятия для загрузки всех данных ежедневных финансовых транзакций. Владелец или лицо, ответственное за отслеживание финансов компании, может соответствующим образом классифицировать все расходы. Программа такого типа позволяет создавать отчеты и информационные панели для периодического отслеживания динамики расходов. Владельцы малого бизнеса могут использовать эту информацию, чтобы оценить, имело ли место значительное отклонение, которое могло бы повлиять на денежную позицию компании.

Важность ведения обновленной финансовой отчетности

Для любого бизнеса отсутствие обновленных финансовых отчетов будет означать, что владельцам бизнеса будет не хватать информации, необходимой им для принятия своевременных решений о своих финансах.

Несмотря на то, что программное обеспечение для бухгалтерского учета облегчило эту задачу, бывают случаи, когда владельцы малого бизнеса не могут отделить свои личные финансы от финансов бизнеса, что вызывает путаницу и значительно искажает финансовую отчетность компании. Чтобы избежать этого, компании должны иметь отдельный банковский счет и внедрить надлежащий внутренний контроль, чтобы гарантировать, что все транзакции будут зарегистрированы должным образом в бухгалтерском программном обеспечении.

Использование бюджета для отслеживания динамики расходов во времени

Бюджет — это финансовый инструмент, который позволяет владельцам бизнеса планировать, как должен выглядеть отчет о прибылях и убытках компании в следующем квартале или году. Для среднего бизнеса бюджеты обычно составляются после определения наиболее важных центров затрат.

Каждый центр затрат является операционной единицей бизнеса, которая имеет свои бюджетные ограничения. При объединении все отдельные бюджеты должны давать предварительный отчет о прибылях и убытках компании и прогнозы продаж. Самый эффективный способ отслеживать изменение бизнес-расходов — периодически анализировать, были ли отклонения между бюджетом и фактическими результатами для каждого центра затрат.

Кроме того, менеджеры могут согласовать интересы и цели каждого отдела с интересами компании, разрабатывая стимулы, привязанные к их соответствующим бюджетам. На практике один из способов сделать это — предложить компенсацию, если их фактические расходы окажутся ниже предусмотренной в бюджете суммы.

Бюджетирование для малого бизнеса

Между тем, для небольших компаний бюджет может представлять собой хорошо составленный предварительный отчет о прибылях и убытках. Все соответствующие расходы разбиваются и прогнозируются на основе предыдущих тенденций. Самый простой способ сделать это — проанализировать, как изменились определенные расходы в прошлом в процентах от общего объема продаж компании. Если ставки были относительно одинаковыми в предыдущие годы, не должно быть оснований полагать, что они будут слишком отличаться в будущем.

Делая это, владельцы малого бизнеса могут оценить влияние определенных статей, таких как процентные расходы по кредитам для малого бизнеса, на итоговые результаты компании. В результате они могут вносить соответствующие коррективы, чтобы, возможно, повысить прибыльность в будущем.

Лучшие практики для контроля коммерческих расходов

Совет № 1. Автоматизируйте и используйте технологии

Автоматизация многих внутренних процессов сэкономит время и ресурсы, поскольку для выполнения того же количества действий придется нанимать меньше людей, а у уже нанятых людей будет больше времени, чтобы сосредоточиться на более стратегических аспектах бизнеса. . В связи с этим использование технологий может помочь малым предприятиям сэкономить тысячи долларов в год в таких областях, как бухгалтерский учет, начисление заработной платы, ИТ, маркетинг и продажи, за счет использования решений «программное обеспечение как услуга» (SaaS) и приложений на основе подписки.

Совет № 2. Постоянные затраты лучше, если бизнес растет

Фиксированная стоимость лучше, чем переменная, если ожидается, что компания увидит рост своих продаж или объемов производства в будущем. Причина этого в том, что фиксированный характер этих расходов позволит бизнесу удерживать больше денег на каждом долларе, который он зарабатывает на продажах, что означает более высокие коэффициенты рентабельности.

Совет № 3. Постоянно исследуйте, как улучшить свои методы для соответствующих видов деятельности.

Всегда есть лучший способ сделать все. Начиная с того, как компания управляет своими маркетинговыми кампаниями, и заканчивая выбором кредитора при получении одобрения на получение кредита для малого бизнеса. Изучение того, что делают конкуренты, и изучение методов, которым люди следуют при создании своих небольших компаний, может быть отличным способом определить новые стратегии для сокращения коммерческих расходов.

Совет № 4 — Погасите свой самый дорогой долг

Не все деловые долги одинаковы. В связи с этим следует оценивать конкретные условия каждой кредитной карты, кредита для малого бизнеса и кредитной линии, чтобы выявить и как можно быстрее погасить обязательства, которые приводят к самым высоким ежегодным финансовым расходам для фирмы. В связи с этим важно смотреть не только на процентную ставку. Годовая процентная ставка (APR), которая добавляет влияние комиссий и сборов на вашу стоимость заимствования, как правило, будет лучшей оценкой при попытке определить самый дорогой долг.

Нижняя линия

Теперь, когда вы знаете, что такое бизнес-расходы и как их отслеживать, вы можете следовать некоторым из этих рекомендаций, чтобы сократить их и повысить прибыльность вашей компании. Между тем, если ваш бизнес ищет лучшие кредиты для малого бизнеса, Camino Financial — это онлайн-кредитор из Калифорнии, который предлагает быстрое время отклика и широкий выбор кредитов на ваш выбор. Узнайте больше о них здесь.