ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ: คู่มือการบริหารต้นทุนอย่างเหมาะสม

การติดตามค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นโดยบริษัทพัฒนาเป็นงานสำคัญที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและผู้จัดการทางการเงินไม่ควรประมาทเมื่อต้องปรับปรุงหรือรักษาอัตราส่วนความสามารถในการทำกำไรของธุรกิจเมื่อเวลาผ่านไป ด้วยการใช้โซลูชันการบัญชีดิจิทัลที่เพิ่มขึ้น งานนี้ได้รับการอำนวยความสะดวก ยังคงต้องการการดูแลอย่างต่อเนื่องจากบุคคลที่สามารถระบุและแก้ไขความผันผวนที่ผิดปกติของค่าใช้จ่ายของบริษัทได้อย่างรวดเร็ว

จากรายจ่ายดอกเบี้ยที่เกี่ยวข้องกับสินเชื่อธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงการจ่ายเงินเดือน การติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานประจำวันของบริษัท โพสต์ต่อไปนี้จะกล่าวถึงข้อควรพิจารณาที่เกี่ยวข้องพร้อมทั้งแนะนำแนวทางปฏิบัติบางประการที่สามารถช่วยให้ผู้ประกอบการตรวจสอบสิ่งต่างๆ ได้

ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจคืออะไร?

คำว่า "ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ" โดยทั่วไปหมายถึงต้นทุนทางอ้อมที่เกี่ยวข้องกับการบริหารบริษัท ความแตกต่างนี้มักทำขึ้นเพื่อไม่รวมการเบิกจ่ายบางอย่างที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการผลิตสินค้า หรือที่เรียกว่าต้นทุนทางตรง ต้นทุนทางตรงเหล่านี้รวมถึงวัตถุดิบและแรงงานของบริษัทเพื่อให้บริการหรือผลิตผลิตภัณฑ์

ในทางตรงกันข้าม ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจหรือที่เรียกว่าค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน เป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานส่วนหลังของบริษัทในแต่ละวัน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายด้านการตลาด การขาย การสนับสนุนด้านเทคนิค และอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกัน ขึ้นอยู่กับลักษณะ ปลายทาง และวิธีที่พวกเขาได้รับการปฏิบัติจากมุมมองการบัญชี ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจสามารถจำแนกได้ดังนี้:

ตามความสัมพันธ์กับปริมาณการผลิตหรือการขาย:

• คงที่หรือผันแปร: ค่าใช้จ่ายคงที่ยังคงไม่เปลี่ยนแปลงไม่ว่าปริมาณการขายหรือการผลิตจะเป็นอย่างไร ในขณะที่ค่าใช้จ่ายผันแปรจะผันผวนตามบัญชีของบริษัท

ตามแผนกหรือกิจกรรม:

• ค่าใช้จ่ายในการขายและการตลาด
• ค่าใช้จ่ายทั่วไป.
• ค่าใช้จ่ายในการบริหาร
• ค่าใช้จ่ายทางบัญชี (ค่าเสื่อมราคา ค่าตัดจำหน่าย การประเมินมูลค่ายุติธรรม)
• ค่าใช้จ่ายทางการเงิน (ดอกเบี้ยสินเชื่อธุรกิจขนาดเล็กและการเบิกจ่ายอื่นที่คล้ายคลึงกัน)
• ค่าใช้จ่ายอื่นๆ.

ตามช่วงเวลา:

• ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นประจำและไม่เกิดขึ้นประจำ

โดยผลกระทบต่อกระแสเงินสดของบริษัท:

• เงินสดและค่าใช้จ่ายที่ไม่ใช่เงินสด

ไม่ว่าจะจัดประเภทอย่างไร ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจจะทำทุกวันและโดยทั่วไปจะส่งผลต่อผลกำไรจากการดำเนินงาน

ธุรกิจจะติดตามค่าใช้จ่ายได้อย่างไร?

บริษัทซอฟต์แวร์ได้สร้างแอปพลิเคชันที่ช่วยอำนวยความสะดวกในกระบวนการทำบัญชี โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก โปรแกรมเหล่านี้สามารถรวมเข้ากับบัญชีธนาคารของธุรกิจได้อย่างง่ายดายเพื่อดาวน์โหลดข้อมูลทั้งหมดจากธุรกรรมทางการเงินรายวัน เจ้าของหรือผู้รับผิดชอบในการติดตามการเงินของบริษัทสามารถจัดประเภทรายจ่ายแต่ละอย่างได้ตามความเหมาะสม โปรแกรมประเภทนี้ทำให้สามารถสร้างรายงานและแดชบอร์ดเพื่อติดตามว่าค่าใช้จ่ายเปลี่ยนแปลงไปเป็นระยะๆ อย่างไร เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อประเมินว่ามีการเบี่ยงเบนที่มีนัยสำคัญที่อาจส่งผลต่อสถานะเงินสดของบริษัทหรือไม่

ความสำคัญของการรักษาบันทึกทางการเงินที่ทันสมัย

สำหรับธุรกิจใดๆ การไม่บันทึกข้อมูลทางการเงินที่เป็นปัจจุบันจะทำให้เจ้าของธุรกิจขาดข้อมูลที่จำเป็นในการตัดสินใจเรื่องการเงินของตนได้ทันท่วงที

แม้ว่าซอฟต์แวร์การทำบัญชีจะช่วยอำนวยความสะดวกให้กับงานนี้ แต่ก็มีบางกรณีที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กไม่สามารถแยกการเงินส่วนบุคคลออกจากธุรกิจได้ ซึ่งทำให้เกิดความสับสนและบิดเบือนงบการเงินของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ บริษัทต่างๆ จะต้องมีบัญชีธนาคารแยกต่างหากและใช้การควบคุมภายในที่เพียงพอเพื่อรับประกันว่าธุรกรรมทั้งหมดจะถูกบันทึกตามที่ควรจะเป็นในซอฟต์แวร์การบัญชี

การใช้งบประมาณเพื่อติดตามพฤติกรรมของค่าใช้จ่ายเมื่อเวลาผ่านไป

งบประมาณเป็นเครื่องมือทางการเงินที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถวางแผนว่างบกำไรขาดทุนของ บริษัท ควรมีลักษณะอย่างไรในไตรมาสหรือปีถัดไป สำหรับธุรกิจขนาดกลาง โดยทั่วไปจะมีการร่างงบประมาณเมื่อระบุศูนย์ต้นทุนที่สำคัญที่สุด

ศูนย์ต้นทุนแต่ละแห่งเป็นหน่วยปฏิบัติการของธุรกิจที่มีข้อจำกัดด้านงบประมาณ เมื่อรวมกันแล้ว งบประมาณส่วนบุคคลทั้งหมดควรส่งผลให้เกิดงบกำไรขาดทุนและประมาณการยอดขายของบริษัท วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการติดตามว่าค่าใช้จ่ายทางธุรกิจมีวิวัฒนาการไปอย่างไรคือการวิเคราะห์เป็นระยะว่ามีการเบี่ยงเบนระหว่างงบประมาณและผลลัพธ์จริงสำหรับศูนย์ต้นทุนแต่ละแห่งหรือไม่

นอกจากนี้ ผู้จัดการสามารถจัดตำแหน่งผลประโยชน์และเป้าหมายของแต่ละแผนกให้สอดคล้องกับแผนกของบริษัทโดยการพัฒนาสิ่งจูงใจที่เชื่อมโยงกับงบประมาณของแต่ละแผนก ในทางปฏิบัติ วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการเสนอค่าตอบแทนหากค่าใช้จ่ายจริงต่ำกว่างบประมาณที่ตั้งไว้

การจัดทำงบประมาณสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ในขณะเดียวกัน สำหรับบริษัทขนาดเล็ก งบประมาณอาจเป็นงบกำไรขาดทุนที่ร่างขึ้นมาอย่างดี ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะแยกย่อยและคาดการณ์ตามแนวโน้มก่อนหน้า วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการวิเคราะห์ว่าค่าใช้จ่ายบางอย่างมีการพัฒนาไปในอดีตอย่างไร โดยคิดเป็นเปอร์เซ็นต์ของยอดขายทั้งหมดของบริษัท หากอัตราดังกล่าวค่อนข้างใกล้เคียงกันในปีก่อนๆ ก็ไม่ควรมีเหตุผลที่จะคิดว่าจะแตกต่างกันมากเกินไปในอนาคต

โดยการทำเช่นนี้ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถประเมินผลกระทบที่บางรายการ เช่น ดอกเบี้ยจ่ายสำหรับเงินกู้ธุรกิจขนาดเล็ก จะมีต่อผลลัพธ์ของบริษัท เป็นผลให้พวกเขาสามารถทำการปรับเปลี่ยนตามนั้นเพื่อปรับปรุงความสามารถในการทำกำไรลงได้

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการตรวจสอบค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

เคล็ดลับ #1 – อัตโนมัติและใช้เทคโนโลยี

การทำให้กระบวนการภายในจำนวนมากเป็นอัตโนมัติจะช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากร เนื่องจากต้องมีการจ้างคนน้อยลงเพื่อทำกิจกรรมจำนวนเท่าเดิม ในขณะที่ผู้ที่ได้รับการว่าจ้างแล้วจะมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่แง่มุมเชิงกลยุทธ์ของธุรกิจมากขึ้น . ในแง่นี้ การใช้เทคโนโลยีสามารถช่วยธุรกิจขนาดเล็กประหยัดเงินได้หลายพันดอลลาร์ต่อปีในด้านต่างๆ เช่น การบัญชี บัญชีเงินเดือน ไอที การตลาด และการขาย ผ่านการใช้โซลูชันซอฟต์แวร์เป็นบริการ (SaaS) และแอปพลิเคชันแบบสมัครสมาชิก

เคล็ดลับ #2 – ต้นทุนคงที่จะดีกว่าหากธุรกิจเติบโต

ต้นทุนคงที่ดีกว่าต้นทุนผันแปรหากบริษัทคาดว่าจะเห็นยอดขายหรือปริมาณการผลิตเพิ่มขึ้นในอนาคต เหตุผลก็คือลักษณะคงที่ของรายจ่ายเหล่านี้จะช่วยให้ธุรกิจเก็บเงินได้มากขึ้นจากทุกๆ ดอลลาร์ที่ทำได้ในการขาย ซึ่งหมายความว่าอัตราส่วนการทำกำไรที่สูงขึ้น

เคล็ดลับ #3 – ค้นคว้าอย่างต่อเนื่องถึงวิธีการปรับปรุงการปฏิบัติของคุณสำหรับกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง

มีวิธีที่ดีกว่าในการทำทุกอย่างเสมอ เริ่มจากวิธีที่บริษัทจัดการแคมเปญการตลาดไปจนถึงผู้ให้กู้ที่เลือกเมื่อต้องการขออนุมัติสินเชื่อธุรกิจขนาดเล็ก การค้นคว้าสิ่งที่คู่แข่งกำลังทำและเรียนรู้แนวทางปฏิบัติที่ผู้คนปฏิบัติตามในการสร้างบริษัทขนาดเล็กสามารถเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการระบุกลยุทธ์ใหม่ๆ ในการลดค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

เคล็ดลับ #4 – ชำระหนี้ที่แพงที่สุดของคุณ

หนี้ธุรกิจทั้งหมดไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาเท่ากัน ในเรื่องนี้ เงื่อนไขเฉพาะของบัตรเครดิตแต่ละใบ สินเชื่อธุรกิจขนาดเล็ก และวงเงินสินเชื่อควรได้รับการประเมินเพื่อระบุและชำระเงินให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สำหรับภาระผูกพันที่สร้างรายจ่ายทางการเงินประจำปีสูงสุดให้กับบริษัท ในเรื่องนี้ จำเป็นต้องมองข้ามอัตราดอกเบี้ยเพียงอย่างเดียว อัตราร้อยละต่อปี (APR) ซึ่งเพิ่มผลกระทบของค่าคอมมิชชั่นและค่าธรรมเนียมให้กับต้นทุนการกู้ยืมของคุณ มักจะเป็นการประมาณการที่ดีกว่าเมื่อพยายามระบุหนี้ที่แพงที่สุด

บรรทัดล่าง

เมื่อคุณทราบแล้วว่าค่าใช้จ่ายทางธุรกิจคืออะไร และคุณสามารถติดตามค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้อย่างไร คุณสามารถทำตามคำแนะนำเหล่านี้เพื่อลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มความสามารถในการทำกำไรของบริษัทของคุณ ในขณะเดียวกัน ในกรณีที่ธุรกิจของคุณกำลังมองหาสินเชื่อธุรกิจขนาดเล็กที่ดีที่สุด Camino Financial เป็นผู้ให้กู้ออนไลน์ในแคลิฟอร์เนียที่ให้เวลาตอบสนองที่รวดเร็วและสินเชื่อที่หลากหลายให้คุณเลือก ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับพวกเขาที่นี่