Proses peninjauan MLR: 4 masalah dan cara mengatasinya

Proses peninjauan urusan medis, hukum, dan peraturan (MLR) memusingkan. Di sana, saya mengatakannya. Lambat, komunikasi tertutup, dan manajemen versi hampir tidak ada.

Tapi itu tidak harus. Mari kita lihat empat masalah paling umum dalam proses peninjauan MLR untuk tim farmasi dan bagaimana Anda dapat menyelesaikannya.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang ulasan MLR terlebih dahulu, lihat penjelasan lengkap kami.

1. Tidak ada transparansi antar pengulas

Transparansi adalah kunci untuk kolaborasi yang efektif dalam proses tinjauan sejawat medis. Tanpa itu, umpan balik tersebar di banyak tempat berbeda.

Saya yakin Anda pernah ke sana. Anda mengirim email PDF ke tiga orang untuk meminta tanggapan mereka. Seseorang mengirimkan saran mereka dalam email, tetapi itu hanya ditujukan kepada Anda. Dua lainnya mengunduh PDF dan menambahkan komentar mereka. Salah satu dari mereka membalas di utas asli tetapi, hanya untuk mencampuradukkan, yang lain mengirimkannya kepada Anda di Microsoft Teams.

Kemudian Anda melanjutkan untuk menarik rambut Anda.

Mengapa itu masalah?

Saat peninjau tidak berbicara, itu menciptakan pekerjaan ekstra untuk pemasar dan materi iklan. Ini juga meningkatkan risiko kehilangan bagian penting dari umpan balik.

Inilah mengapa tidak ada transparansi yang menjadi masalah dalam proses MLR:

• Umpan balik tersebar di berbagai alat, dokumen, dan rantai email
• Seseorang harus membuang waktu untuk menggabungkan semua komentar di satu tempat
• Ada risiko tinggi kehilangan atau mengabaikan bagian penting dari umpan balik
• Pertemuan diperlukan untuk membahas konflik sebelum bergerak maju

Bagaimana mengatasinya?

Untuk meningkatkan transparansi di seluruh proses tinjauan medis Anda, Anda perlu membuat peninjau Anda pada halaman yang sama dari awal.

Unggah konten digital Anda ke perangkat lunak peninjauan MLR Filestage, lalu undang rekan tim Anda ke langkah peninjauan untuk mengumpulkan semua umpan balik mereka di satu tempat.

Mereka dapat menyorot teks, menambahkan komentar, dan mengunggah lampiran untuk memberikan umpan balik yang sangat jelas. Tetapi yang terbaik dari semuanya, mereka dapat mendiskusikan ketidaksepakatan dan menyelaraskan diri secara real time.

2. Kehilangan jejak versi mana yang terbaru

Dokumen online adalah ciptaan yang indah. Mereka memudahkan siapa saja untuk menyelam dan membuat perubahan. Dan jika Anda tidak memiliki akses edit, Anda dapat membuat salinan, mengedit versi baru, dan mengirimkannya ke semua orang sebagai gantinya.

Apa.

Bisa.

Mungkin.

Pergi.

Salah?

Banyak, ternyata. Tanpa pengawasan yang cermat, dokumen online dapat dengan cepat menjadi musuh manajemen versi.

Mengapa itu masalah?

Penulis dan kreatif menghabiskan banyak waktu melalui umpan balik untuk membuat perubahan pada pekerjaan mereka. Tetapi jika umpan balik itu dibagikan berdasarkan versi sebelumnya dan sudah kedaluwarsa, ya, @#$%&!

Mengapa manajemen versi yang buruk menjadi masalah dalam proses MLR:

• Beberapa versi dibagikan tanpa konsolidasi atau kesepakatan
• Peninjau dapat mengedit dokumen secara langsung, membuat lebih banyak kebingungan
• Penulis membuang waktu mengedit konten berdasarkan umpan balik yang ketinggalan zaman
• Versi lama dapat diterbitkan secara tidak sengaja

Bagaimana mengatasinya?

Untuk memastikan semua orang di tim peninjau Anda mengetahui konten mana yang terbaru, Anda perlu menarik garis yang jelas di antara setiap versi.

Salah satu cara untuk mengatasi ini adalah dengan mengunduh dokumen sebagai PDF. Ini akan menghentikan pengulas melakukan pengeditan secara langsung, tetapi Anda mungkin masih memiliki masalah dengan beberapa versi yang mengedarkan tim.

Jika Anda ingin mengotomatiskan manajemen versi di semua proyek Anda, bagikan konten Anda di Filestage. Setiap file baru akan secara otomatis ditandai sebagai v1 sehingga semua orang tahu bahwa mereka melihat hal yang sama. Dan saat Anda mengunggah v2 , v3 , atau bahkan v9 , pengulas akan langsung diberi tahu, dan mereka bahkan dapat merujuk kembali ke versi sebelumnya untuk melihat apa yang berubah.

3. Memberikan umpan balik pada konten video

Video sangat besar di dunia ilmu kehidupan, farmasi, dan biotek. Dari pemimpin opini kunci (KOL) hingga konten media sosial, ini adalah bagian penting dari bauran pemasaran perawatan kesehatan.

Tetapi jika proses peninjauan MLR lambat untuk dokumen, mereka melumpuhkan untuk video.

Mengapa itu masalah?

Untuk mendapatkan umpan balik tentang video Anda, Anda memerlukan cara yang sederhana dan aman untuk membagikannya. Dan jika Anda pernah harus mengunggah ulang konten Anda karena tautan berbagi file habis, Anda akan tahu betapa frustasinya itu.

Tapi itu hanya puncak gunung es.

Peninjau Anda tidak dapat menyorot bagian dari video untuk menambahkan komentar seperti yang mereka lakukan di Google Documents (sebenarnya, mereka bisa). Dan Anda tidak dapat mengeklik komentar untuk melompat ke bagian yang tepat dari video yang mereka bicarakan (percaya atau tidak, Anda juga dapat melakukannya, tetapi kita akan membahasnya sebentar lagi).

Mengapa memberikan umpan balik pada konten video merupakan masalah dalam proses MLR:

• Peninjau perlu menulis kode waktu, mengambil tangkapan layar, dan mengirim deskripsi panjang untuk memperjelas masukan mereka
• Pengulas lain tidak peduli, membiarkan hal-hal terbuka untuk interpretasi
• Editor video menghabiskan waktu berjam-jam untuk menyatukan semua umpan balik

Bagaimana mengatasinya?

Anda dapat mengunggah konten video ke Filestage, seperti yang Anda lakukan dengan dokumen, desain, gambar, dan bahkan situs web langsung.

Peninjau kemudian dapat mengklik di mana saja untuk menambahkan umpan balik tepat di atas konten Anda, secara otomatis membuat stempel waktu di komentar. Mereka bahkan dapat menggambar anotasi dan mengunggah lampiran untuk membantu menjelaskan maksudnya.

4. Rapat Komite Peninjau Promosi (RRC)

Pertemuan RRC legendaris untuk perusahaan farmasi, biotek, dan ilmu hayati. Mereka adalah gunung yang harus didaki oleh semua materi pemasaran.

Biasanya berlangsung pada waktu yang ditentukan dalam sebulan, pemasar diberikan tenggat waktu yang ketat untuk mengirimkan konten untuk ditinjau oleh RRC. RRC, sebuah komite peninjau urusan medis, hukum, dan peraturan, kemudian memeriksa pekerjaan tersebut dan mengirimkan kembali versi yang telah diedit atau diberi keterangan.

Pekerjaan selesai? Tidak terlalu.

Mengapa itu masalah?

Ketika dunia perawatan kesehatan menjadi lebih terdistribusi, pekerjaan hibrida dengan cepat menjadi norma. Tiba-tiba, RRC menjadi virtual.

RRC biasanya bertemu seminggu sekali atau dua minggu untuk membahas kiriman pemasaran terbaru. Tetapi dengan pertemuan-pertemuan ini yang sering berlangsung selama empat jam atau lebih, kelelahan Zoom telah muncul.

Mengapa pertemuan RRC menjadi masalah dalam proses MLR:

• Mereka menguras tenaga untuk tim peninjau medis, hukum, dan peraturan
• Tanggal pengiriman bersifat kaku dan bergantung pada semua orang yang bisa masuk ke kamar, bahkan ruang virtual, pada saat yang sama
• Pemasar tidak terlibat dalam rapat RRC, sehingga mereka tidak dapat berkolaborasi, berdiskusi, atau belajar dari hasil edit secara real time
• Versi baru tidak dapat ditinjau hingga pertemuan RRC berikutnya

Bagaimana mengatasinya?

Untuk membuat RRC virtual sukses, tim harus berkomitmen pada gagasan proses peninjauan MLR digital. Itu berarti memanfaatkan alat kolaboratif dan asinkron dengan lebih baik – mirip dengan cara Anda berkomunikasi di Slack atau Microsoft Teams.

Cara termudah dan paling efektif untuk melakukannya adalah dengan membuat langkah-langkah peninjauan di proyek Filestage Anda. Anda dapat mengatur langkah tinjauan terpisah untuk setiap bagian dari proses tinjauan medis, hukum, dan peraturan, atau mengelompokkan semuanya menjadi satu.

Ini membuat manajemen tinjauan MLR menjadi mudah. Anda dapat berbagi konten atau versi baru dengan RRC hanya dalam satu klik. Dan pengulas Anda dapat membagikan umpan balik dan membalas komentar jika sesuai dengan jadwal mereka.

Pikiran terakhir

Ulasan MLR sangat penting untuk menjaga reputasi merek Anda dan menghindari tuntutan hukum atas kampanye pemasaran. Tapi mereka terkenal sulit untuk dikelola.

Filestage memudahkan berbagi jenis konten apa pun dengan tim peninjau MLR Anda, semuanya di satu tempat. Ini meningkatkan transparansi dan manajemen versi, mempercepat tinjauan konten, dan membuat proses lebih kolaboratif untuk semua orang.