Processo de revisão de MLR: 4 problemas e como resolvê-los

O processo de revisão de assuntos médicos, jurídicos e regulatórios (MLR) é uma dor de cabeça. Aí eu falei. É lento, a comunicação é isolada e o gerenciamento de versões é praticamente inexistente.

Mas não precisa ser. Vejamos os quatro problemas mais comuns no processo de revisão de MLR para equipes farmacêuticas e como você pode resolvê-los.

Se você quiser saber mais sobre as revisões de MLR primeiro, confira nosso explicador completo.

1. Sem transparência entre os revisores

A transparência é a chave para uma colaboração eficaz no processo de revisão médica por pares. Sem ele, o feedback fica disperso em muitos lugares diferentes.

Tenho certeza que você esteve lá. Você envia um PDF por e-mail para três pessoas pedindo feedback. Um envia suas sugestões em um e-mail, mas é endereçado apenas a você. Os outros dois baixam o PDF e adicionam seus comentários. Um deles responde no tópico original, mas, apenas para misturar as coisas, o outro envia para você no Microsoft Teams.

Então você continua a puxar o cabelo para fora.

Por que é um problema

Quando os revisores não estão falando, isso cria trabalho extra para profissionais de marketing e criativos. Também aumenta o risco de perder um feedback importante.

Veja por que nenhuma transparência é um problema no processo de MLR:

• O feedback está espalhado por diferentes ferramentas, documentos e cadeias de e-mail
• Alguém tem que perder tempo consolidando todos os comentários em um só lugar
• Há um alto risco de perder ou ignorar um feedback importante
• Reuniões são necessárias para discutir conflitos antes de avançar

Como resolver

Para melhorar a transparência em todo o processo de revisão médica, você precisa colocar seus revisores na mesma página desde o início.

Carregue seu conteúdo digital para o software de revisão MLR da Filestage e convide seus colegas de equipe para uma etapa de revisão para coletar todos os comentários em um só lugar.

Eles podem destacar texto, adicionar comentários e fazer upload de anexos para fornecer feedback claro. Mas o melhor de tudo é que eles podem discutir divergências e se alinhar em tempo real.

2. Perder o controle de qual versão é a mais recente

Documentos online são uma bela criação. Eles tornam mais fácil para qualquer um mergulhar e fazer alterações. E se você não tiver acesso de edição, poderá fazer uma cópia, editar a nova versão e enviá-la para todos.

O que.

Poderia.

Possivelmente.

Vai.

Errado?

Muito, como se vê. Sem uma supervisão cuidadosa, os documentos online podem rapidamente se tornar o inimigo do gerenciamento de versões.

Por que é um problema

Escritores e criativos passam muito tempo analisando feedback para fazer alterações em seu trabalho. Mas se esse feedback foi compartilhado com base em uma versão anterior e já está desatualizado, bem, @#$%&!

Por que o gerenciamento de versão ruim é um problema no processo de MLR:

• Várias versões são compartilhadas sem consolidação ou acordo
• Os revisores podem editar documentos diretamente, criando ainda mais confusão
• Escritores perdem tempo editando conteúdo com base em comentários desatualizados
• Versões antigas podem ser publicadas por engano

Como resolver

Para garantir que todos em sua equipe de revisão saibam qual conteúdo é o mais recente, você precisa traçar uma linha clara entre cada versão.

Uma maneira de resolver isso é baixando documentos como PDFs. Isso impedirá que os revisores façam edições diretamente, mas você ainda poderá ter problemas com várias versões circulando pela equipe.

Se você deseja automatizar o gerenciamento de versões em todos os seus projetos, compartilhe seu conteúdo no Filestage. Cada novo arquivo será automaticamente marcado como v1 para que todos saibam que estão vendo a mesma coisa. E quando você carrega v2 , v3 ou mesmo v9 , os revisores serão notificados imediatamente e poderão até consultar as versões anteriores para ver o que mudou.

3. Dar feedback sobre o conteúdo do vídeo

O vídeo é enorme no mundo das ciências da vida, produtos farmacêuticos e biotecnologia. De líderes de opinião (KOLs) a conteúdo de mídia social, é uma parte essencial do mix de marketing de saúde.

Mas se os processos de revisão de MLR são lentos para documentos, eles são paralisantes para vídeos.

Por que é um problema

Para obter feedback sobre seus vídeos, você precisa de uma maneira simples e segura de compartilhá-los. E se você já teve que reenviar seu conteúdo porque o link de compartilhamento de arquivo expirou, você sabe como isso pode ser frustrante.

Mas isso é apenas a ponta do iceberg.

Seus revisores não podem destacar parte de um vídeo para adicionar um comentário como fazem no Google Docs (na verdade, eles podem). E você não pode clicar em um comentário para pular para a parte exata do vídeo sobre o qual eles estavam falando (acredite ou não, você também pode fazer isso, mas chegaremos a isso em um segundo).

Por que dar feedback sobre o conteúdo de vídeo é um problema no processo de MLR:

• Os revisores precisam escrever códigos de tempo, fazer capturas de tela e enviar descrições longas para deixar seus comentários claros
• Outros revisores não se incomodam, deixando as coisas abertas à interpretação
• Os editores de vídeo perdem horas reunindo todos os comentários

Como resolver

Você pode enviar conteúdo de vídeo para o Filestage, assim como faria com documentos, designs, imagens e até sites ao vivo.

Os revisores podem clicar em qualquer lugar para adicionar feedback diretamente em cima do seu conteúdo, criando automaticamente um carimbo de data/hora nos comentários. Eles podem até desenhar anotações e fazer upload de anexos para ajudar a explicar o que eles significam.

4. Reuniões do comitê de revisão promocional (PRC)

As reuniões da RPC são lendárias para empresas farmacêuticas, de biotecnologia e de ciências da vida. Eles são a montanha que todos os materiais de marketing precisam escalar.

Geralmente ocorrendo em horários definidos no mês, os profissionais de marketing recebem prazos estritos para enviar conteúdo para revisão pela RPC. O PRC, um comitê de revisores de assuntos médicos, jurídicos e regulatórios, verifica o trabalho e envia de volta uma versão editada ou anotada.

Tarefa concluída? Não exatamente.

Por que é um problema

À medida que o mundo da saúde se torna mais distribuído, o trabalho híbrido está rapidamente se tornando a norma. De repente, a RPC tornou-se virtual.

O PRC geralmente se reúne uma vez por semana ou quinzenalmente para discutir as últimas propostas de marketing. Mas com essas reuniões geralmente durando quatro horas ou mais, a fadiga do Zoom começou.

Por que as reuniões do CRP são um problema no processo de MLR:

• Eles estão esgotando a equipe de revisão médica, legal e regulatória
• As datas de envio são rígidas e dependem de que todos possam entrar em uma sala, mesmo virtual, ao mesmo tempo
• Os profissionais de marketing não estão envolvidos nas reuniões do PRC, portanto, não podem colaborar, discutir ou aprender com as edições em tempo real
• Novas versões não podem ser revisadas até a próxima reunião do CRP

Como resolver

Para tornar o PRC virtual um sucesso, as equipes precisam se comprometer com a ideia de um processo de revisão digital de MLR. Isso significa usar melhor as ferramentas colaborativas e assíncronas – semelhante à maneira como você se comunica no Slack ou no Microsoft Teams.

A maneira mais fácil e eficaz de fazer isso é criando etapas de revisão em seus projetos do Filestage. Você pode configurar etapas de revisão separadas para cada parte do processo de revisão médica, legal e regulatória ou agrupá-las em uma.

Isso facilita o gerenciamento de revisões de MLR. Você pode compartilhar novos conteúdos ou versões com o PRC em apenas um clique. E seus revisores podem compartilhar feedback e responder a comentários quando for adequado à programação deles.

Pensamentos finais

As revisões de MLR são essenciais para manter a reputação da sua marca e evitar ações judiciais sobre campanhas de marketing. Mas eles são notoriamente difíceis de gerenciar.

O Filestage facilita o compartilhamento de qualquer tipo de conteúdo com sua equipe de revisão de MLR, tudo em um só lugar. Isso melhora a transparência e o gerenciamento de versões, acelera as revisões de conteúdo e torna o processo mais colaborativo para todos.