Processus d'examen MLR : 4 problèmes et comment les résoudre

Le processus d'examen des affaires médicales, juridiques et réglementaires (MLR) est un casse-tête. Voilà, je l'ai dit. C'est lent, la communication est cloisonnée et la gestion des versions est pratiquement inexistante.

Mais ce n'est pas obligé. Examinons les quatre problèmes les plus courants dans le processus d'examen MLR pour les équipes pharmaceutiques et comment vous pouvez les résoudre.

Si vous souhaitez d'abord en savoir plus sur les avis MLR, consultez notre explicateur complet.

1. Pas de transparence entre les examinateurs

La transparence est la clé d'une collaboration efficace dans le processus d'examen médical par les pairs. Sans cela, les commentaires sont dispersés dans de nombreux endroits différents.

Je suis sûr que vous avez été là. Vous envoyez un PDF par e-mail à trois personnes pour leur demander leur avis. L'un envoie ses suggestions dans un e-mail, mais celui-ci ne s'adresse qu'à vous. Les deux autres téléchargent le PDF et ajoutent leurs commentaires. L'un d'eux répond dans le fil d'origine mais, histoire de mélanger les choses, l'autre vous l'envoie sur Microsoft Teams.

Ensuite, vous procédez à tirer vos cheveux.

Pourquoi c'est un problème

Lorsque les examinateurs ne parlent pas, cela crée un travail supplémentaire pour les spécialistes du marketing et les créatifs. Cela augmente également le risque de manquer un élément important du feedback.

Voici pourquoi l'absence de transparence est un problème dans le processus MLR :

• Les commentaires sont dispersés sur différents outils, documents et chaînes de messagerie
• Quelqu'un doit perdre du temps à regrouper tous les commentaires en un seul endroit
• Il y a un risque élevé de manquer ou d'oublier un commentaire important
• Des réunions sont nécessaires pour discuter des conflits avant d'avancer

Comment le résoudre

Pour améliorer la transparence de votre processus d'examen médical, vous devez mettre vos examinateurs sur la même longueur d'onde dès le départ.

Téléchargez votre contenu numérique sur le logiciel de révision MLR de Filestage, puis invitez vos coéquipiers à une étape de révision pour recueillir tous leurs commentaires en un seul endroit.

Ils peuvent surligner du texte, ajouter des commentaires et télécharger des pièces jointes pour donner des commentaires clairs. Mais surtout, ils peuvent discuter des désaccords et s'aligner en temps réel.

2. Perdre la trace de la version la plus récente

Les documents en ligne sont une belle création. Ils permettent à quiconque de plonger facilement et d'apporter des modifications. Et si vous n'avez pas accès à la modification, vous pouvez faire une copie, modifier la nouvelle version et envoyer celle-ci à tout le monde à la place.

Quoi.

Pourrait.

Peut-être.

Aller.

Mauvais?

Beaucoup, comme il s'avère. Sans une surveillance attentive, les documents en ligne peuvent rapidement devenir l'ennemi de la gestion des versions.

Pourquoi c'est un problème

Les écrivains et les créatifs passent énormément de temps à analyser les commentaires pour apporter des modifications à leur travail. Mais si ces commentaires ont été partagés sur la base d'une version précédente et sont déjà obsolètes, eh bien, @#$%& !

Pourquoi une mauvaise gestion des versions est un problème dans le processus MLR :

• Plusieurs versions sont partagées sans consolidation ni accord
• Les réviseurs peuvent modifier directement les documents, ce qui crée encore plus de confusion
• Les rédacteurs perdent du temps à éditer du contenu basé sur des commentaires obsolètes
• Les anciennes versions peuvent être publiées par erreur

Comment le résoudre

Pour vous assurer que tous les membres de votre équipe de révision savent quel élément de contenu est le plus récent, vous devez tracer une ligne claire entre chaque version.

Une façon de résoudre ce problème consiste à télécharger des documents au format PDF. Cela empêchera les réviseurs d'apporter des modifications directement, mais vous pouvez toujours avoir des problèmes avec plusieurs versions circulant dans l'équipe.

Si vous souhaitez automatiser la gestion des versions de tous vos projets, partagez votre contenu dans Filestage. Chaque nouveau fichier sera automatiquement étiqueté comme v1 afin que tout le monde sache qu'il regarde la même chose. Et lorsque vous téléchargez la v2 , la v3 ou même la v9 , les réviseurs seront informés immédiatement et pourront même se référer aux versions précédentes pour voir ce qui a changé.

3. Donner des commentaires sur le contenu vidéo

La vidéo est énorme dans le monde des sciences de la vie, des produits pharmaceutiques et des biotechnologies. Des leaders d'opinion clés (KOL) au contenu des médias sociaux, c'est un élément essentiel du mix marketing des soins de santé.

Mais si les processus de révision MLR sont lents pour les documents, ils sont paralysants pour les vidéos.

Pourquoi c'est un problème

Pour obtenir des commentaires sur vos vidéos, vous avez besoin d'un moyen simple et sécurisé de les partager. Et si vous avez déjà dû télécharger à nouveau votre contenu parce que le lien de partage de fichiers a expiré, vous saurez à quel point cela peut être frustrant.

Mais ce n'est que la pointe de l'iceberg.

Vos examinateurs ne peuvent pas mettre en surbrillance une partie d'une vidéo pour ajouter un commentaire comme ils le font dans Google Docs (en fait, ils le peuvent). Et vous ne pouvez pas cliquer sur un commentaire pour accéder à la partie exacte de la vidéo dont ils parlaient (croyez-le ou non, vous pouvez le faire aussi, mais nous y reviendrons dans une seconde).

Pourquoi donner des commentaires sur le contenu vidéo est un problème dans le processus MLR :

• Les réviseurs doivent écrire des codes temporels, prendre des captures d'écran et envoyer de longues descriptions pour rendre leurs commentaires clairs.
• Les autres critiques ne s'en soucient pas, laissant les choses ouvertes à l'interprétation
• Les éditeurs vidéo perdent des heures à rassembler tous les commentaires

Comment le résoudre

Vous pouvez télécharger du contenu vidéo sur Filestage, comme vous le feriez avec des documents, des conceptions, des images et même des sites Web en direct.

Les réviseurs peuvent ensuite cliquer n'importe où pour ajouter des commentaires directement au-dessus de votre contenu, créant automatiquement un horodatage dans les commentaires. Ils peuvent même dessiner des annotations et télécharger des pièces jointes pour expliquer leur signification.

4. Réunions du comité d'examen des promotions (PRC)

Les réunions PRC sont légendaires pour les entreprises pharmaceutiques, biotechnologiques et des sciences de la vie. Ils sont la montagne que tous les supports marketing doivent gravir.

Se déroulant généralement à des moments précis du mois, les spécialistes du marketing se voient accorder des délais stricts pour soumettre le contenu à l'examen du PRC. Le PRC, un comité d'examinateurs des affaires médicales, juridiques et réglementaires, vérifie ensuite le travail et renvoie une version éditée ou annotée.

Travail terminé? Pas assez.

Pourquoi c'est un problème

Alors que le monde de la santé devient plus distribué, le travail hybride devient rapidement la norme. Soudain, le PRC est devenu virtuel.

Le PRC se réunit généralement une fois par semaine ou tous les quinze jours pour discuter des dernières soumissions marketing. Mais avec ces réunions qui durent souvent quatre heures ou plus, la fatigue du zoom s'est installée.

Pourquoi les réunions du PRC sont un problème dans le processus MLR :

• Ils sont épuisants pour l'équipe d'examen médical, juridique et réglementaire
• Les dates de soumission sont rigides et dépendent de la possibilité pour tout le monde d'entrer dans une salle, même virtuelle, en même temps
• Les spécialistes du marketing ne sont pas impliqués dans les réunions PRC, ils ne peuvent donc pas collaborer, discuter ou apprendre des modifications en temps réel
• Les nouvelles versions ne peuvent pas être examinées avant la prochaine réunion du PRC

Comment le résoudre

Pour faire du PRC virtuel un succès, les équipes doivent s'engager dans l'idée d'un processus d'examen MLR numérique. Cela signifie faire un meilleur usage des outils collaboratifs et asynchrones, de la même manière que vous communiquez sur Slack ou Microsoft Teams.

Pour ce faire, le moyen le plus simple et le plus efficace consiste à créer des étapes de révision dans vos projets Filestage. Vous pouvez configurer des étapes d'examen distinctes pour chaque partie du processus d'examen médical, juridique et réglementaire, ou les regrouper toutes en une seule.

Cela facilite la gestion des révisions MLR. Vous pouvez partager de nouveaux contenus ou versions avec le PRC en un seul clic. Et vos réviseurs peuvent partager des commentaires et répondre aux commentaires lorsque cela convient à leur emploi du temps.

Dernières pensées

Les avis MLR sont essentiels pour maintenir la réputation de votre marque et éviter les poursuites judiciaires concernant les campagnes marketing. Mais ils sont notoirement difficiles à gérer.

Filestage facilite le partage de tout type de contenu avec votre équipe de révision MLR, le tout en un seul endroit. Cela améliore la transparence et la gestion des versions, accélère les révisions de contenu et rend le processus plus collaboratif pour tout le monde.