Comment éviter les frais inutiles dans votre entreprise médicale

Avoir votre propre entreprise médicale est une réalisation assez gratifiante. En plus d'être votre propre patron et d'être en mesure d'influencer positivement les normes de soins de santé, la gestion d'une entreprise médicale s'accompagne de bonnes récompenses monétaires.

Cependant, comme toute autre entreprise, vous n'êtes pas à l'abri des coûts de démarrage et d'exploitation généralement élevés. Vous pouvez en fait subir des pertes si vous n'équilibrez pas correctement vos dépenses par rapport à vos revenus. Alors que certains coûts commerciaux sont inévitables, d'autres peuvent être évités intelligemment sans compromettre vos normes de prestation de services. Voici comment éviter des frais inutiles dans votre entreprise médicale.

Économisez sur les frais de traitement des cartes de crédit

Si cela était possible, vous n'accepteriez que des paiements en espèces pour votre activité médicale. Cependant, de plus en plus de personnes ont de plus en plus recours à l'utilisation de cartes de crédit uniquement pour le paiement. Pour eux, c'est une question de confort et de sécurité. Mais, pour vous, c'est assez douloureux car cela peut considérablement réduire vos bénéfices.

En moyenne, vous perdez environ 3 à 5 % en frais chaque fois qu'un patient paie avec une carte de crédit. Cette déduction comprend :

• Frais de réseau de paiement
• Commission d'interchange pour la banque émettrice de la carte
• Frais pour le processeur de paiement médical
• Frais d'évaluation pour les émetteurs de cartes de crédit

Ne sous-estimez pas les implications de ces frais. Si vos patients paient en moyenne 100 000 USD par mois par carte de crédit, vous pouvez perdre jusqu'à 5 000 USD par mois ou 60 000 USD par an. C'est beaucoup d'argent, pour être honnête.

Voici six conseils pratiques pour vous aider à réduire les frais de traitement des cartes de crédit :

1. Évitez de saisir manuellement les informations de carte de crédit, car cela entraîne les frais de traitement les plus élevés. Au cas où la carte du patient ne serait pas glissée, demandez-lui de payer en utilisant d'autres méthodes comme de l'argent liquide.
2. Négociez avec votre fournisseur de carte de crédit pour subventionner les frais sur lesquels il a le contrôle. Ceux-ci peuvent inclure la majoration du processeur, les frais de terminal virtuel, les frais annuels, les frais de conformité PCI et les frais d'équipement.
3. Définissez les frais minimums pour lesquels vous acceptez les paiements par carte de crédit. De cette façon, vous vous assurez que les frais déduits ne représentent qu'un petit pourcentage de vos revenus totaux. Les patients dont les frais sont inférieurs au minimum prédéfini peuvent être contraints de dépenser plus ou de payer en utilisant d'autres méthodes.
4. Faites le tour et optez pour la société de carte de crédit avec les frais de traitement les plus bas, tant qu'elle est fiable et digne de confiance.
5. Achetez votre propre terminal de carte de crédit au lieu d'en louer un. Vous récupérerez les coûts d'achat en quelques mois et continuerez ensuite à utiliser le système sans frais de location.
6. Si les lois de votre état ou de votre pays le permettent, transmettez les frais de traitement de carte de crédit à vos clients sous forme de supplément de carte de crédit

Tirez le meilleur parti de votre espace

Si vous louez un espace pour gérer votre entreprise médicale, envisagez de procéder à une évaluation approfondie pour vous assurer que vous ne payez pas pour un espace inutile. Commencez par une analyse détaillée de la façon dont vous utilisez actuellement votre espace physique.

Posez-vous de telles questions :

• Les meubles peuvent-ils être réarrangés pour occuper moins d'espace sans sacrifier le confort des employés et des patients ?
• Certains des équipements médicaux les moins fréquemment utilisés peuvent-ils être regroupés dans une salle de stockage et retirés uniquement en cas de besoin ?
• Pouvez-vous utiliser l'espace à deux fins, disons que la salle de conférence se double d'une salle de stockage ?
• Les différents départements de votre entreprise médicale occupant différents bureaux peuvent-ils être regroupés en un seul ?
• La salle d'attente des patients peut-elle être réduite sans compromettre le confort des patients aux heures de pointe ?

Après une telle analyse, vous vous rendrez probablement compte que vous pouvez utiliser moins d'espace. Ce dollar ou deux de plus en loyer augmente inutilement vos coûts d'exploitation. Réduisez l'espace total que vous louez et économisez de l'argent.

Économisez de l'argent sur l'assurance

L'assurance est très importante pour une entreprise médicale. Vous devrez peut-être souscrire tout ou partie des assurances suivantes :

• Assurance pour votre propre santé
• L'assurance invalidité
• Assurance de biens pour les locaux commerciaux
• Assurance contre la faute professionnelle pour vous protéger contre les réclamations pour négligence médicale

Toutes ces polices d'assurance exigent des primes mensuelles. Considérez les conseils suivants pour vous aider à économiser de l'argent sur l'assurance :

1. Obtenez plusieurs devis de différentes compagnies d'assurance afin de choisir celle dont les primes sont les plus abordables.
2. Combinez vos polices avec un seul transporteur et vous pourrez bénéficier de rabais généreux.
3. Maintenir un bon dossier de crédit afin de se voir facturer des primes moins élevées par les compagnies d'assurance.
4. Réclamez la remise offerte par vos polices d'assurance.
5. Réduisez votre couverture si possible. Ne prenez que les couvertures d'assurance qui sont absolument nécessaires.
6. Payez vos primes annuellement ou semestriellement au lieu de faire des versements mensuels. La plupart des compagnies d'assurance accordent des rabais pour ces paiements groupés.

Réduisez les coûts de vente et de marketing

Autant que vous voulez établir votre présence dans une communauté donnée, ne vous survendez pas. Vous finirez par dépenser plus d'argent que nécessaire. Voici quatre conseils utiles pour réduire vos coûts de vente et de marketing :

1. Optez pour la qualité et non la quantité : Ne soyez pas tenté de mettre votre nom sur chaque journal, magazine, station de radio, chaîne de télévision, panneau d'affichage et plateforme de médias sociaux. Les frais de publicité seront certainement exorbitants. Les publicités peuvent également ne pas être de qualité suffisante, compte tenu du grand nombre que vous gérez. Sélectionnez deux ou trois canaux pour la publicité et mettez votre meilleur pied en avant. Vous voudrez peut-être mélanger Internet et le marketing traditionnel pour obtenir les meilleurs résultats.
2. Avoir des équipes marketing internes et externalisées : Les activités marketing peuvent parfois sembler écrasantes en raison de la nature complexe dans laquelle elles ont évolué. Vous n'avez pas besoin de maintenir un service marketing complet pour gérer toutes vos activités marketing. Votre équipe interne peut être réduite à une ou deux personnes, puis toutes les autres tâches de marketing sous-traitées à des sociétés ou à des consultants compétents.
3. Concentrez-vous sur le marketing de référence : Travaillez avec diligence pour améliorer vos relations avec vos clients et vous n'aurez peut-être plus jamais à dépenser un centime en publicité. Les patients bien traités proclameront votre bonté aux autres par le bouche à oreille.

En conclusion

Votre entreprise médicale peut avoir de nombreux coûts de démarrage et d'exploitation. Bien que ceux-ci soient essentiels au bon fonctionnement de l'entreprise, vous devez toujours trouver un moyen de réduire les coûts afin de rester rentable. Il existe plusieurs façons d'éviter des frais inutiles dans votre entreprise médicale, dont quatre ont été soulignées ci-dessus. Implémentez-les dans votre entreprise pour une meilleure rentabilité.