6 نصائح للشركات لإدارة موظفيها بكفاءة أكبر في عصر التكنولوجيا

من الصعب إنكار تأثير التكنولوجيا على القوى العاملة اليوم. أتاح الإنترنت والهواتف الذكية والأجهزة اللوحية للموظفين العمل عن بُعد من المنزل أو في أي مكان به اتصال لاسلكي. هذا له العديد من المزايا ، بما في ذلك تقليل وقت التنقل ، وزيادة الإنتاجية عندما لا تكون مقيدًا بالسلاسل إلى مكتب ، ومساعدة الأشخاص في الحفاظ على توازن صحي بين الحياة المهنية والالتزامات الشخصية. مفتاح الشركات هو كيفية إدارة موظفيها اليوم.

كما يسمح للشركات بتوظيف المزيد من العمال المهرة الذين قد لا يكونون متاحين في منطقتهم لأنهم غير مستعدين للانتقال - وهذا يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا للشركات الصغيرة الموجودة في المناطق النائية أو تلك التي ليس لديها مجموعة توظيف واسعة محليًا. ولكن ماذا يحدث عندما يعمل أحد الموظفين عن بُعد بينما يريده رئيسه إلى جانبها؟ أو إذا كان بعض الموظفين دائمًا خارج المكتب لأنهم لا يمتلكون التكنولوجيا للعمل من المنزل؟

هناك بعض الأشياء التي يمكن للشركات القيام بها لإدارة موظفيها بشكل أكثر كفاءة في عصر التكنولوجيا.

1. تأكد من حصول الموظفين على جميع الأدوات اللازمة

إذا كنت تريد أن يعمل الموظفون عن بُعد ، فأنت بحاجة للتأكد من أن لديهم الأدوات اللازمة للقيام بذلك. هذا يعني تزويدهم بجهاز كمبيوتر أو جهاز لوحي أو هاتف ذكي مثبت عليه البرنامج المناسب وتم تكوينه للوصول عن بُعد. إذا كان ذلك ممكنًا ، فمن الجيد أيضًا توفير اتصال إنترنت احتياطي في حالة انقطاع التيار.

تختار بعض الشركات التخلي عن المكاتب التقليدية تمامًا والانتقال إلى نموذج المكتب البعيد. هذا له العديد من المزايا ، بما في ذلك زيادة المرونة ، وانخفاض التكاليف العامة ، وبيئة عمل أكثر استرخاء وراحة. يمكنك معرفة المزيد حول إدارة الشركات الموزعة هنا والحصول على فهم أفضل لكيفية عملها. هناك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار عند إعداد مكتب بعيد.

أولاً ، تأكد من أن الجميع على نفس الصفحة بشأن بروتوكولات الاتصال. ضع جدولًا زمنيًا لمكالمات الفيديو أو المكالمات الجماعية ، وتأكد من أن جميع الموظفين على علم بذلك. ثانيًا ، تأكد من أن كل شخص لديه المعدات اللازمة للمشاركة في الاجتماعات عن بُعد. يتضمن ذلك جهاز كمبيوتر محمول وكاميرا ويب وميكروفون وسماعات رأس. أخيرًا ، قم بإنشاء نظام لتخزين ومشاركة الملفات التي يمكن الوصول إليها من أي جهاز.

2. استخدام التكنولوجيا لصالحك

هناك عدد من التقنيات المختلفة التي يمكن أن تساعدك في إدارة موظفيك بشكل أكثر كفاءة في عصر التكنولوجيا. على سبيل المثال ، هناك عدد من برامج تتبع الموظفين التي تسمح لك بمعرفة ما يعمل عليه الموظفون ، ومقدار الوقت الذي يقضونه في كل مهمة ، ومكان تواجدهم. يمكن أن يكون هذا مفيدًا لضمان أن الموظفين منتجين ولا يضيعون الوقت.

أداة مفيدة أخرى هي نظام تتبع الوقت الآلي. يمكن أن يساعدك هذا في تتبع مقدار الوقت الذي يقضيه الموظفون في كل مهمة ومعرفة ما إذا كانوا يلتزمون بالمواعيد النهائية الخاصة بهم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعدك في تحديد المهام التي تستغرق معظم الوقت حتى تتمكن من إجراء تغييرات لتحسين الكفاءة. ضع في اعتبارك استخدام آلة حاسبة على مدار الساعة للتأكد من تتبع وقت موظفيك بشكل صحيح ، خاصة إذا كانوا يتقاضون أجرًا بالساعة

3. استخدم أدوات الاتصال لصالحك

تعد أدوات الاتصال جزءًا مهمًا آخر من إدارة الموظفين في عصر التكنولوجيا. مع وجود الكثير من الأشخاص الذين يعملون عن بُعد ، من المهم أن يكون لديك نظام اتصال يسمح للجميع بالبقاء على اتصال. يتضمن ذلك مؤتمرات الفيديو والمكالمات الجماعية والمراسلة الفورية والبريد الإلكتروني.

تأكد من أن أدوات الاتصال التي تستخدمها يمكن الوصول إليها من أي جهاز حتى يتمكن الموظفون من البقاء على اتصال بغض النظر عن مكان وجودهم. بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من أن الأدوات سهلة الاستخدام بحيث يمكن للجميع المشاركة دون الحاجة إلى تعلم نظام جديد.

4. تشجيع الموظفين التعاون

تعاون الموظفين هو مفتاح بيئة عمل منتجة. في عصر التكنولوجيا ، هناك عدد من الطرق المختلفة لتشجيع الموظفين على التعاون. تتمثل إحدى الطرق في استخدام أدوات الشبكات الاجتماعية مثل المدونات ومواقع wiki والمنتديات. تسمح هذه الأدوات للموظفين بمشاركة الأفكار والتعاون في المشاريع وبناء علاقات مع أعضاء الفريق الآخرين.

هناك طريقة أخرى لتشجيع تعاون الموظفين وهي استخدام الأدوات القائمة على الفريق مثل برامج إدارة المشاريع وأنظمة مشاركة الملفات. تسمح هذه الأدوات للموظفين بالعمل معًا في المشاريع ومشاركة الملفات وتتبع التقدم.

5. تعزيز التوازن بين العمل والحياة

سهّل عصر التكنولوجيا على الموظفين الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة. مع توفر العديد من الأجهزة والتطبيقات المختلفة ، يمكن للموظفين العمل من أي مكان وفي أي وقت. يمكن أن تكون هذه المرونة ميزة كبيرة للموظفين الذين يحتاجون إلى الموازنة بين مسؤوليات العمل والأسرة.

ومع ذلك ، من المهم أن تتذكر أنه ليس كل شخص قادر على العمل عن بُعد. يحتاج بعض الموظفين إلى هيكل بيئة المكتب التقليدية ليكونوا منتجين. إذا كان لديك مزيج من الموظفين عن بعد وفي المكتب ، فتأكد من حصول الموظفين داخل المكتب على فرصة للعمل من المنزل من حين لآخر.

6. تدريب الموظفين على التكنولوجيا

أحد تحديات إدارة الموظفين في عصر التكنولوجيا هو تدريبهم على التكنولوجيا الجديدة. قد تستغرق هذه العملية وقتًا طويلاً ، ولكن من المهم التأكد من وجود كل شخص في نفس الصفحة.

تدريب الموظفين على أساسيات التكنولوجيا مثل كيفية استخدام الكمبيوتر ، وتصفح الإنترنت ، وإرسال بريد إلكتروني. بالإضافة إلى ذلك ، قم بتدريبهم على أدوات الاتصال الخاصة بالشركة حتى يتمكنوا من المشاركة في الاجتماعات عن بعد. أخيرًا ، دربهم على أي تطبيقات برمجية سيستخدمونها لوظائفهم.

تتمثل إحدى طرق تدريب الموظفين على كيفية التنقل عبر الإنترنت في جعلهم يشتركون في دورة تدريبية أساسية عبر الإنترنت. تقوم هذه الدورات عادةً بتعليم الموظفين كيفية استخدام الكمبيوتر ، وتصفح الإنترنت ، وإرسال بريد إلكتروني.

هناك طريقة أخرى لتدريب الموظفين على كيفية التنقل عبر الإنترنت وهي جعلهم يشاهدون البرامج التعليمية عبر الإنترنت. يمكن أن تكون هذه البرامج التعليمية خاصة بأدوات الاتصال الخاصة بالشركة أو تطبيقات البرامج.

يمكن أيضًا تدريب الموظفين على التكنولوجيا الجديدة من خلال حضور ورش العمل أو المؤتمرات.

جعل عصر التكنولوجيا من السهل على الشركات إدارة موظفيها ، وخاصة أولئك الذين يعملون عن بعد. للقيام بذلك بنجاح ، هناك العديد من التكتيكات التي يمكن استخدامها - مثل نظام تتبع الوقت الآلي وأدوات الاتصال - ولكن الأهم هو تعاون الموظفين. من الصعب تدريب فريقك على كيفية استخدام التكنولوجيا الجديدة مع الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة ، لذا تأكد من الترويج لها وتشجيعها!