6 Tips Bagi Perusahaan Untuk Mengelola Karyawannya Lebih Efisien Di Era Teknologi

Sulit untuk menyangkal dampak teknologi pada tenaga kerja saat ini. Internet, smartphone, dan tablet telah memungkinkan karyawan untuk bekerja dari jarak jauh dari rumah atau di mana saja dengan koneksi nirkabel. Ini memiliki banyak keuntungan, termasuk mengurangi waktu perjalanan, meningkatkan produktivitas saat tidak terikat pada meja, dan membantu orang menjaga keseimbangan yang sehat antara kehidupan profesional dan komitmen pribadi. Kunci bagi perusahaan adalah bagaimana mengelola karyawan mereka saat ini.

Ini juga memungkinkan perusahaan untuk mempekerjakan lebih banyak pekerja terampil yang mungkin tidak tersedia di daerah mereka karena mereka tidak mau pindah - ini dapat membuat semua perbedaan untuk usaha kecil yang berlokasi di daerah terpencil atau mereka yang tidak memiliki kumpulan perekrutan yang luas secara lokal. Tapi apa yang terjadi ketika seorang karyawan bekerja dari jarak jauh sementara bosnya menginginkan dia di sisinya? Atau jika beberapa karyawan selalu keluar kantor karena tidak memiliki teknologi untuk bekerja dari rumah?

Ada beberapa hal yang dapat dilakukan perusahaan untuk mengelola karyawan mereka secara lebih efisien di era teknologi.

1. Pastikan Karyawan Memiliki Semua Alat yang Diperlukan

Jika Anda ingin karyawan bekerja dari jarak jauh, Anda perlu memastikan bahwa mereka memiliki alat untuk melakukannya. Ini berarti memberi mereka komputer, tablet, atau ponsel cerdas yang telah menginstal perangkat lunak yang sesuai dan dikonfigurasi untuk akses jarak jauh. Jika memungkinkan, ada baiknya juga menyediakan koneksi internet cadangan jika terjadi pemadaman.

Beberapa perusahaan memilih untuk meninggalkan kantor tradisional sama sekali dan beralih ke model kantor jarak jauh. Ini memiliki banyak keuntungan, termasuk peningkatan fleksibilitas, penurunan biaya overhead, dan lingkungan kerja yang lebih santai dan nyaman. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang manajemen perusahaan terdistribusi di sini dan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang cara kerjanya. Ada beberapa hal yang perlu diingat saat menyiapkan kantor jarak jauh.

Pertama, pastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang protokol komunikasi. Tetapkan jadwal untuk panggilan video atau konferensi, dan pastikan semua karyawan mengetahuinya. Kedua, pastikan setiap orang memiliki peralatan yang diperlukan untuk berpartisipasi dalam rapat jarak jauh. Ini termasuk laptop, webcam, mikrofon, dan headphone. Terakhir, buat sistem untuk menyimpan dan berbagi file yang dapat diakses dari perangkat apa pun.

2. Gunakan Teknologi untuk Keuntungan Anda

Ada sejumlah teknologi berbeda yang dapat membantu Anda mengelola karyawan dengan lebih efisien di era teknologi. Misalnya, ada sejumlah program perangkat lunak pelacakan karyawan yang memungkinkan Anda melihat apa yang sedang dikerjakan karyawan, berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk setiap tugas, dan di mana mereka berada. Ini dapat membantu untuk memastikan bahwa karyawan produktif dan tidak membuang-buang waktu.

Alat lain yang berguna adalah sistem pelacakan waktu otomatis. Ini dapat membantu Anda melacak berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan untuk setiap tugas dan melihat apakah mereka memenuhi tenggat waktu mereka. Selain itu, ini dapat membantu Anda mengidentifikasi tugas mana yang paling memakan waktu sehingga Anda dapat membuat perubahan untuk meningkatkan efisiensi. Pertimbangkan untuk menggunakan kalkulator jam waktu untuk memastikan Anda melacak waktu karyawan Anda dengan benar, terutama jika mereka dibayar dengan tarif per jam

3. Gunakan Alat Komunikasi untuk Keuntungan Anda

Alat komunikasi adalah bagian penting lainnya dalam mengelola karyawan di era teknologi. Dengan begitu banyak orang yang bekerja dari jarak jauh, penting untuk memiliki sistem komunikasi yang memungkinkan semua orang tetap terhubung. Ini termasuk konferensi video, panggilan konferensi, pesan instan, dan email.

Pastikan alat komunikasi yang Anda gunakan dapat diakses dari perangkat apa pun sehingga karyawan dapat tetap terhubung di mana pun mereka berada. Selain itu, pastikan alatnya mudah digunakan sehingga semua orang dapat berpartisipasi tanpa harus mempelajari sistem baru.

4. Dorong Kolaborasi Karyawan

Kolaborasi karyawan adalah kunci untuk lingkungan kerja yang produktif. Di era teknologi, ada sejumlah cara berbeda untuk mendorong karyawan berkolaborasi. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan alat jejaring sosial seperti blog, wiki, dan forum. Alat ini memungkinkan karyawan untuk berbagi ide, berkolaborasi dalam proyek, dan membangun hubungan dengan anggota tim lainnya.

Cara lain untuk mendorong kolaborasi karyawan adalah dengan menggunakan alat berbasis tim seperti perangkat lunak manajemen proyek dan sistem berbagi file. Alat ini memungkinkan karyawan untuk bekerja sama dalam proyek, berbagi file, dan melacak kemajuan.

5. Mempromosikan Keseimbangan Kehidupan Kerja

Era teknologi telah memudahkan karyawan untuk menjaga keseimbangan kehidupan kerja. Dengan begitu banyak perangkat dan aplikasi yang tersedia, karyawan dapat bekerja dari mana saja dan kapan saja. Fleksibilitas ini dapat menjadi keuntungan besar bagi karyawan yang perlu menyeimbangkan pekerjaan dengan tanggung jawab keluarga.

Namun, penting untuk diingat bahwa tidak semua orang dapat bekerja dari jarak jauh. Beberapa karyawan membutuhkan struktur lingkungan kantor tradisional agar produktif. Jika Anda memiliki campuran karyawan jarak jauh dan di kantor, pastikan karyawan di kantor memiliki kesempatan untuk bekerja dari rumah sesekali.

6. Melatih Karyawan tentang Teknologi

Salah satu tantangan dalam mengelola karyawan di era teknologi adalah melatih mereka tentang teknologi baru. Ini bisa menjadi proses yang memakan waktu, tetapi penting untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama.

Latih karyawan tentang dasar-dasar teknologi seperti cara menggunakan komputer, menjelajahi internet, dan mengirim email. Selain itu, latih mereka tentang alat komunikasi perusahaan sehingga mereka dapat berpartisipasi dalam rapat jarak jauh. Terakhir, latih mereka pada aplikasi perangkat lunak apa pun yang akan mereka gunakan untuk pekerjaan mereka.

Salah satu cara untuk melatih karyawan tentang cara menavigasi internet adalah dengan meminta mereka mendaftar untuk kursus online dasar. Kursus-kursus ini biasanya mengajarkan karyawan cara menggunakan komputer, menjelajahi internet, dan mengirim email.

Cara lain untuk melatih karyawan tentang cara menavigasi internet adalah dengan meminta mereka menonton tutorial online. Tutorial ini bisa khusus untuk alat komunikasi atau aplikasi perangkat lunak perusahaan.

Karyawan juga dapat dilatih tentang teknologi baru dengan menghadiri lokakarya atau konferensi.

Era teknologi telah membuat lebih mudah bagi perusahaan untuk mengelola karyawan mereka, terutama mereka yang bekerja dari jarak jauh. Untuk melakukannya dengan sukses, ada banyak taktik yang dapat digunakan - seperti sistem pelacakan waktu otomatis dan alat komunikasi - tetapi yang paling penting adalah kolaborasi karyawan. Cukup sulit untuk melatih tim Anda tentang cara menggunakan teknologi baru sambil mempertahankan keseimbangan kehidupan kerja, jadi pastikan untuk mempromosikan dan mendorongnya!