供應商採購：2023 年有效實施的 7 個技巧

供應商採購涉及尋找、評估和選擇最適合您的商品和服務的供應商。 然而，這是一個複雜的過程，需要仔細規劃和執行。 反過來，這將幫助您找到合適的供應商來滿足您的特定需求，例如價格點、質量期望、可靠性、客戶服務和交貨時間表。

讓我們來看看這個供應商採購的例子：

公司需要採購辦公用品。 他們通過評估多個供應商、比較價格和產品質量以及協商最佳交易來管理採購供應商。 他們最終會選擇一家能夠始終如一地以合理的成本提供高質量辦公用品的供應商。

採購策略是什麼？

戰略採購或採購策略是一種綜合採購方法，它側重於從供應商關係中獲得的整體價值，而不是僅僅考慮其產品或服務的成本。 作為供應鏈管理的一個重要方面，它強調量身定制的解決方案和強大的供應商合作夥伴關係。 這通常被視為一個連續的循環，包括支出分析、供應商評估和持續參與。

採購與外包

尋源和採購經常用於零售供應鏈管理。 但是，它們不可互換。 它們指的是流程的不同方面。

了解它們之間的區別對於為每個系統創建高效和有效的系統至關重要。 讓我們從定義術語開始：
採購是研究和評估不同供應商以確定在質量、價格、交付和其他因素方面最適合公司需求的過程。

它旨在尋找能夠滿足公司要求和期望的最可靠和最具成本效益的供應商。

另一方面，採購是指購買已採購的商品和服務的過程。 這涉及各種活動，例如計劃採購、下訂單、跟踪交付、支付訂單、處理庫存管理、與供應商談判條件以及採購產品等。

採購的目標是確保公司在正確的時間、以正確的數量和正確的價格獲得正確的產品和服務。

簡而言之，採購側重於尋找最佳供應商，而採購側重於採購採購的商品和服務。

選擇供應商不僅僅是尋找最便宜的商品和服務。 相反，您應該專注於與供應商建立良好的關係。 根據您的需求，您可以與批發商、製造商或分銷商合作。

這些術語可能會造成混淆和重疊，儘管我們將以最易於理解的方式表達它們。 那麼，讓我們來看看吧！

外包

外包是指組織將其部分供應鍊和採購職能轉移給第三方。 這有助於許多企業從第三方的市場知識和專業知識中獲益，並降低成本。 此外，公司通常將材料、活動和勞動力外包，這被稱為間接採購。

內包

該術語是指公司使用自己的員工和資源來處理採購和供應鏈功能，而無需聘請外部第三方。 通過內包，該公司依靠自己的勞動力來滿足日常供應鏈需求。

就近採購

近距離採購或本地供應商採購是一種採購策略，涉及將運營地點靠近目標市場或最終產品的銷售地點。 這意味著從採購到製造和供應的一切都發生在一個地方。

對於近距離採購，由於位於一個地理位置，公司只能在有限的供應鏈空間內運營。

然而，這種策略可以為組織節省大量運輸成本，如果公司投資空地，還可以節省倉庫成本。

全球供應商採購

全球採購涉及從位於不同國家或地區的供應商處採購商品和服務。 這種類型的採購提供了更廣泛的產品和服務範圍，以及找到最佳價格和質量的能力。

此外，全球採購可以幫助企業實現規模經濟、提高生產能力、降低成本，並減輕與依賴單一供應商或市場相關的風險。

然而，全球供應商採購也帶來了挑戰，例如語言和文化差異、更長的交貨時間、額外的當地關稅和稅收以及更高的運輸成本。

零售企業可以從有效的採購供應商流程中獲得許多優勢。 這些好處包括但不限於：

節約成本

通過戰略採購實現成本節約的能力無疑是這一過程的最大好處。 德勤最近進行的一項調查顯示，降低成本是 74% 的首席採購官 (CPO) 的首要任務。

通過降低商品和服務的成本，公司可以增加利潤並改善財務績效。 這可以在整個組織中產生積極的連鎖反應，從而增加新項目投資、員工士氣和客戶滿意度。

降低風險

戰略採購不僅著重於尋找合適的供應商，還著重於避免有問題的合作夥伴關係。 德勤調查還顯示，75% 的 CPO 將改進供應商信息共享視為他們的首要風險管理戰略，而協作是戰略採購的一個關鍵方面。

因此，戰略供應商採購是基於關係的理念，而不僅僅是與供應商的交易方式。 這種方法會導致更強大和更值得信賴的伙伴關係，其特點是雙方之間的可靠性、責任感和開放式溝通。

這種關係將幫助您確保始終如一地供應優質商品和服務，並最大限度地降低因節假日等旺季庫存短缺而失去客戶的風險。

增強可持續性

通過考慮環境影響和勞工實踐等可持續性因素，企業可以確保供應商與其價值觀保持一致，並為更可持續的供應鏈做出貢獻。

提高一致性

當供應商和買方以互惠互利的伙伴關係合作時，他們可以快速解決有缺陷的產品或供應鏈的任何問題。 這有助於保持供應鏈的完整性並防止任何運營延遲。

加強供應商關係

有效的供應商採購流程有助於與供應商建立牢固且互惠互利的關係。 通過與供應商密切合作，企業可以確保其供應商了解他們的需求並提供最好的產品和服務。

供應商採購流程通常涉及幾個重要步驟，包括：

第 1 步 — 評估需要和要求

在尋找供應商之前，品牌應通過檢查當前資源來評估每個部門的需求。
這包括確定當前成本以及為獲得必要項目而產生的任何額外費用。

第 2 步 — 進入市場

全面的市場評估對於確保您就戰略採購做出明智的決策至關重要。 這涉及研究和分析市場趨勢、競爭情報、主要供應商和行業最佳實踐。

第 3 步 — 制定採購指南

為了從您的供應商庫中獲得最大收益，同時將風險和成本降至最低，確定您的採購方法和地點非常重要。
首先定義您的業務目標並為供應商設定最低要求。 然後，您可以根據哪些供應商滿足您的需求、能力和資源來創建一組選擇標準。 這將幫助您為您的業務選擇合適的供應商。

第 4 步 — 選擇採購流程

下一步是選擇合適的招標方法。 許多企業使用的一種常見方法是發出提案請求 (RFP)。

RFP 是由採購團隊起草的文件，該團隊通過投標過程尋求提案。 它概述了所需產品或服務的規格、要求、定價、法律和財務條款以及評估標準。

第 5 步 — 談判

在收到多個供應商對您的 RFP 的回復後，是時候縮小潛在供應商名單的範圍了。 如果需要，您應該查看信息或進行澄清訪談。

掌握每個供應商的全面信息將有助於決策過程。 此外，將所有信息存儲在一個地方可以減少冗長的電子郵件交換和電話會議的需要。

第 6 步 — 將供應商納入實施過程

談判階段完成後，就該完成供應商選擇並通知選定的合作夥伴了。

選擇理想的供應商後，您需要做的下一步是通過年度和庫存預測確保商品和服務的順利交付。

第 7 步 — 通過基準測試監控供應商績效

定期審查供應商的表現對於評估他們的進展至關重要。 首先是為產品的當前狀態建立基線，持續跟踪其性能，並確認正在實現預期的結果。

通過採取這些措施，您可以快速識別實施過程中的任何問題，並相應地通知您的供應商，以幫助減輕問題對業務的影響。

保持溝通暢通

您的戰略採購團隊的每個成員都可以做出有價值的貢獻。 要做出最佳決策，保持聯繫和協作至關重要。 當您面臨新的挑戰時，共同努力尋找最佳解決方案。

超越價格標籤

戰略採購的目標不僅僅是降低成本，還包括提高運營效率、識別表現不佳的供應商、標準化流程以及建立有利可圖的合作夥伴關係。 通過專注於生產力、利潤和進步，您可以獲得長期的成功。

定期評估您的供應商

為確保您與最好的供應商合作，請定期召集您的採購團隊並尋求反饋。 詢問有關什麼有效以及可以在何處進行改進的問題。 通過評估供應商和採購流程，您可以不斷改進。

使用正確的供應商請求

供應商請求分為三種類型：信息請求、提案請求和報價請求。 了解何時使用每種類型對於有效吸引潛在供應商至關重要。

信息請求 (RFI)

RFI 要求供應商針對問題提供建議和創造性的解決方案。 雖然它可以作為 RFP 或 RFQ 的前身，但其主要目的是告知潛在買家可用的供應商、服務或商品。

徵求建議書 (RFP)

RFP 是在採購或戰略合作夥伴關係迫在眉睫時使用的正式流程。 它可以幫助您比較供應商並找到最適合您需求的供應商。

詢價 (RFQ)

RFQ 是對定價和付款條件的簡單請求。 最好在您已經知道要尋找什麼解決方案並希望根據價格評估供應商時使用。

本文提供的 7 個技巧應作為希望在 2023 年成功實施供應商採購戰略的公司的有用起點。這些技巧包括進行深入研究、建立明確的目標和標準、建立有意義的合作夥伴關係以及定期監控和評估供應商表現。

通過正確的方法，公司可以製定採購戰略，為其業務帶來長期價值並支持其組織的發展和成功。

由於供應商管理只是零售業務的一項任務，要自動化和簡化整個零售業務，商店管理系統將有所幫助。
我們希望您發現這篇文章內容豐富且引人入勝。 最後，如果您對本主題或如何有效地管理您的供應商有任何其他問題或疑慮，您可以隨時聯繫我們。