Aprovizionarea furnizorilor: 7 sfaturi pentru a o implementa eficient în 2023

Aprovizionarea furnizorilor implică găsirea , evaluarea și selectarea celor mai buni furnizori pentru bunurile și serviciile dvs. Cu toate acestea, este un proces complex care necesită o planificare și o execuție atentă. La rândul său, acest lucru vă va ajuta să găsiți furnizorii potriviți pentru a vă satisface nevoile specifice, cum ar fi prețul , așteptările de calitate , fiabilitatea , serviciul pentru clienți și programul de livrare .

Să aruncăm o privire la acest exemplu de aprovizionare cu furnizorii:

O companie trebuie să cumpere rechizite de birou. Ei efectuează aprovizionarea furnizorilor evaluând mai mulți furnizori, comparând prețurile și calitatea produselor și negociind cea mai bună ofertă. În cele din urmă, ei selectează un furnizor care poate furniza în mod constant articole de birou de înaltă calitate la un cost rezonabil.

Care este strategia de aprovizionare?

Aprovizionarea strategică sau strategia de aprovizionare este o metodă cuprinzătoare de achiziție care se concentrează pe valoarea totală câștigată dintr-o relație cu furnizorul, în loc să ia în considerare doar costul produselor sau serviciilor lor. Ca aspect important al managementului lanțului de aprovizionare, acesta pune accent pe soluții personalizate și parteneriate puternice cu furnizorii. Acesta este adesea văzut ca un ciclu continuu care cuprinde analiza cheltuielilor, evaluarea furnizorilor și implicarea continuă.

Achiziții vs aprovizionare

Aprovizionarea și achizițiile sunt frecvent utilizate în contextul managementului lanțului de aprovizionare cu amănuntul. Cu toate acestea, ele nu sunt interschimbabile. Ele se referă la diferite aspecte ale procesului.

Înțelegerea distincției dintre ele este crucială pentru a crea sisteme eficiente și eficiente pentru fiecare. Să începem prin a defini termenii:
Aprovizionarea este procesul de cercetare și evaluare a diferiților furnizori pentru a determina cea mai bună potrivire pentru nevoile companiei în ceea ce privește calitatea, prețul, livrarea și alți factori.

Acesta își propune să găsească cei mai de încredere și mai rentabili furnizori care pot satisface cerințele și așteptările companiei.

Achizițiile, pe de altă parte, se referă la procesul de cumpărare a bunurilor și serviciilor care au fost obținute. Aceasta implică diverse activități, cum ar fi planificarea achizițiilor, plasarea comenzilor, urmărirea livrării, plata comenzilor, gestionarea stocurilor, negocierea condițiilor cu furnizorii și achiziționarea produselor, printre altele.

Scopul achizițiilor este de a se asigura că compania primește produsele și serviciile potrivite la momentul potrivit, în cantitatea potrivită și la prețul potrivit.

Pe scurt, aprovizionarea se concentrează pe găsirea celor mai buni furnizori, în timp ce achizițiile se concentrează pe achiziționarea de bunuri și servicii.

Selectarea furnizorilor nu înseamnă doar găsirea celor mai ieftine bunuri și servicii. În schimb, ar trebui să vă concentrați pe construirea unui raport bun cu furnizorii dvs. În funcție de ceea ce căutați, puteți lucra cu angrosisti, producători sau distribuitori.

Acești termeni pot fi confuzi și suprapuneri, deși îi vom exprima în modul cel mai ușor de înțeles. Deci, haideți să aruncăm o privire!

externalizarea

Externalizarea este atunci când o organizație transferă o parte din lanțul de aprovizionare și funcțiile de achiziții către o terță parte. Acest lucru ajută multe companii să beneficieze de cunoștințele și expertiza de piață ale terților, precum și să reducă costurile. În plus, companiile de obicei externalizează materiale, activități și forță de muncă, ceea ce este denumit achiziții indirecte.

Insourcing

Acest termen se referă la o companie care își folosește propriii angajați și resurse pentru a gestiona funcțiile de achiziții și lanțul de aprovizionare fără a angaja o terță parte externă. Prin intersourcing, compania se bazează pe propria forță de muncă pentru a satisface nevoile zilnice ale lanțului de aprovizionare.

Aproape-aprovizionare

Near-sourcing-ul sau aprovizionarea cu furnizorul local este o strategie de achiziție care implică localizarea operațiunilor aproape de piața țintă sau de unde vor fi vândute produsele finale. Aceasta înseamnă că totul, de la aprovizionare la producție și aprovizionare, are loc într-un singur loc.

Cu aproape sursă, companiile pot opera doar într-un spațiu limitat al lanțului de aprovizionare, deoarece se află într-o singură locație geografică.

Cu toate acestea, această strategie poate economisi organizațiilor o mulțime de bani pe costurile de transport, iar dacă compania investește în terenuri goale, acestea pot economisi și pe costurile depozitului.

Aprovizionarea globală a furnizorilor

Aprovizionarea globală implică achiziționarea de bunuri și servicii de la furnizori aflați în diferite țări sau regiuni. Acest tip de aprovizionare oferă acces mai larg la o gamă largă de produse și servicii, precum și posibilitatea de a găsi cele mai bune prețuri și calitate.

Mai mult, aprovizionarea globală poate ajuta o afacere să obțină economii de scară, o capacitate de producție mai mare, să reducă costurile și să atenueze riscurile asociate cu baza pe un singur furnizor sau pe piață.

Cu toate acestea, aprovizionarea cu furnizorii la nivel mondial prezintă, de asemenea, provocări, cum ar fi diferențele de limbă și culturale, timpi de livrare mai lungi, tarife și taxe locale suplimentare și costuri de transport mai mari.

Există numeroase avantaje pe care companiile de retail le pot obține dintr-un proces eficient de aprovizionare cu furnizorii. Aceste beneficii includ, dar nu se limitează la:

Economii

Capacitatea de a realiza economii de costuri prin aprovizionarea strategică este, fără îndoială, cel mai mare beneficiu al acestui proces. Un sondaj recent realizat de Deloitte a arătat că reducerea costurilor este prioritatea principală pentru 74% dintre directorii de achiziții (CPO).

Prin reducerea costului bunurilor și serviciilor, o companie își poate crește marjele și își poate îmbunătăți performanța financiară. Acest lucru poate avea un efect pozitiv în întreaga organizație, ducând la creșterea investițiilor în proiecte noi, a moralului angajaților și a satisfacției clienților.

Risc redus

Aprovizionarea strategică se concentrează nu numai pe găsirea furnizorului potrivit, ci și pe evitarea unui parteneriat problematic. Sondajul Deloitte arată, de asemenea, că 75% dintre CPO văd împărtășirea îmbunătățită a informațiilor despre furnizori ca fiind strategia lor de top de gestionare a riscurilor, iar colaborarea este un aspect cheie al aprovizionării strategice.

Prin urmare, aprovizionarea strategică a furnizorilor se bazează mai degrabă pe ideea unei relații decât pe o abordare tranzacțională cu un furnizor. Această abordare conduce la un parteneriat mai puternic și mai de încredere, caracterizat prin fiabilitate, responsabilitate și comunicare deschisă între ambele părți.

Această relație vă va ajuta să asigurați o aprovizionare consecventă de bunuri și servicii de înaltă calitate și să minimizați riscul de a pierde clienți din cauza lipsei de stoc în timpul sezonului de vârf, cum ar fi sărbătorile.

Sustenabilitate sporită

Luând în considerare factorii de durabilitate, cum ar fi impactul asupra mediului și practicile de muncă, o afacere se poate asigura că furnizorii se aliniază la valorile lor și contribuie la un lanț de aprovizionare mai durabil.

Consistență îmbunătățită

Atunci când un vânzător și un cumpărător lucrează împreună într-un parteneriat reciproc avantajos, ei pot rezolva rapid orice problemă cu produsele defecte sau cu lanțul de aprovizionare. Acest lucru ajută la menținerea integrității lanțului de aprovizionare și previne orice întârziere operațională.

Relații mai puternice cu furnizorii

Un proces eficient de aprovizionare a furnizorilor ajută la construirea de relații puternice și reciproc avantajoase cu furnizorii. Lucrând îndeaproape cu furnizorii, o afacere se poate asigura că furnizorii lor le înțeleg nevoile și pot oferi cele mai bune produse și servicii.

Procesul de aprovizionare a furnizorilor implică de obicei mai mulți pași importanți, inclusiv:

Pasul 1 — Evaluați nevoile și cerințele

Înainte de a căuta furnizori, mărcile ar trebui să evalueze nevoile fiecărui departament prin efectuarea unei examinări a resurselor curente.
Aceasta include determinarea costurilor curente, precum și a oricăror cheltuieli suplimentare care vor fi suportate pentru obținerea elementelor necesare.

Pasul 2 — Accesați piața

O evaluare amănunțită a pieței este esențială pentru a vă asigura că luați decizii informate cu privire la aprovizionarea strategică. Aceasta implică cercetarea și analizarea tendințelor pieței, a informațiilor competitive, a furnizorilor cheie și a celor mai bune practici din industrie.

Pasul 3 — Construiți linii directoare de aprovizionare

Pentru a obține cele mai bune din grupul dvs. de furnizori, minimizând în același timp riscurile și costurile, este important să vă determinați metoda și locația pentru achiziție.
Începeți prin definirea obiectivelor dvs. de afaceri și stabilirea cerințelor minime pentru furnizori. Apoi, puteți crea un set de criterii de selecție pe baza cărora furnizorii vă satisfac nevoile, capacitățile și resursele. Acest lucru vă va ajuta să alegeți furnizorii potriviți pentru afacerea dvs.

Pasul 4 — Selectați procesul de aprovizionare

Următorul pas este selectarea metodei adecvate pentru solicitarea ofertelor. O abordare comună pe care o folosesc multe companii este emiterea unei cereri de propuneri (RFP).

RFP este un document întocmit de echipa de achiziții care caută propuneri printr-un proces de licitație. Acesta prezintă specificațiile, cerințele, prețurile, condițiile legale și financiare și criteriile de evaluare pentru produsul sau serviciul dorit.

Pasul 5 — Negociați

După ce primiți răspunsuri de la mai mulți furnizori la cererea dvs. de propuneri, este timpul să restrângeți lista potențialilor furnizori. Ar trebui să revizuiți informațiile sau să efectuați interviuri de clarificare dacă este necesar.

Deținerea de informații complete despre fiecare furnizor va facilita procesul de luare a deciziilor. În plus, stocarea tuturor informațiilor într-un singur loc reduce nevoia de schimburi de e-mail îndelungate și apeluri de conferință.

Pasul 6 — Încorporați furnizorii în procesul de implementare

Odată finalizată faza de negociere, este timpul să finalizezi selecția furnizorului și să informezi partenerii aleși.

Următoarea mișcare pe care trebuie să o faceți după selectarea furnizorului ideal este să asigurați livrarea fără probleme a bunurilor și serviciilor prin prognoza anuală și a stocurilor.

Pasul 7 — Monitorizați performanța furnizorilor prin benchmarking

Verificarea periodică a performanței furnizorilor este crucială pentru a evalua progresul acestora. Aceasta începe cu stabilirea unei linii de bază pentru starea curentă a produsului, urmărirea continuă a performanței acestuia și confirmarea faptului că rezultatul dorit este atins.

Luând aceste măsuri, puteți identifica rapid orice probleme în timpul implementării și puteți notifica furnizorii în consecință pentru a ajuta la atenuarea impactului problemei asupra afacerii.

Păstrați comunicarea deschisă

Fiecare membru al echipei dumneavoastră strategice de aprovizionare are ceva valoros de contribuit. Pentru a lua cele mai bune decizii, este esențial să rămâneți conectat și să colaborați. Și când vă confruntați cu noi provocări, lucrați împreună pentru a găsi cele mai bune soluții.

Privește dincolo de eticheta de preț

Scopul aprovizionării strategice nu este doar reducerea costurilor, ci și îmbunătățirea eficienței operaționale, identificarea furnizorilor cu performanțe slabe, standardizarea proceselor și construirea de parteneriate profitabile. Concentrându-vă pe productivitate, profit și progres, puteți obține succes pe termen lung.

Evaluează-ți furnizorii în mod regulat

Pentru a vă asigura că lucrați cu cei mai buni furnizori, reuniți-vă echipa de aprovizionare în mod regulat și căutați feedback. Pune întrebări despre ceea ce funcționează și unde pot fi aduse îmbunătățiri. Evaluând furnizorii și procesul de aprovizionare, vă puteți îmbunătăți continuu.

Utilizați cererile corecte ale furnizorului

Există trei tipuri de solicitări ale furnizorului: cerere de informații, cerere de ofertă și cerere de ofertă. Înțelegerea când să utilizați fiecare tip este esențială pentru a implica în mod eficient potențialii furnizori.

Solicitare de informații (RFI)

O RFI solicită vânzătorilor să ofere sugestii și soluții creative la o problemă. Deși poate fi un precursor al unui RFP sau RFQ, scopul său principal este de a informa potențialul cumpărător despre vânzătorii, serviciile sau bunurile disponibile.

Cerere de propunere (RFP)

Un RFP este un proces formal utilizat atunci când o achiziție sau un parteneriat strategic este iminent. Vă ajută să comparați furnizorii și să găsiți cea mai potrivită pentru nevoile dvs.

Cerere de ofertă (RFQ)

Un RFQ este o simplă solicitare pentru prețuri și condiții de plată. Cel mai bine este să utilizați atunci când știți deja ce soluție căutați și doriți să evaluați furnizorii în funcție de preț.

Cele 7 sfaturi oferite în acest articol ar trebui să servească drept punct de plecare util pentru companiile care doresc să implementeze o strategie de succes de aprovizionare a furnizorilor în 2023. Aceste sfaturi includ efectuarea de cercetări amănunțite, stabilirea de obiective și criterii clare, construirea de parteneriate semnificative și monitorizarea și evaluarea periodică a furnizorului. performanţă.

Cu abordarea corectă, companiile pot crea o strategie de aprovizionare care oferă valoare pe termen lung afacerii lor și sprijină creșterea și succesul organizației lor.

Deoarece managementul furnizorilor este doar o sarcină a unei afaceri de vânzare cu amănuntul, pentru a automatiza și eficientiza toate operațiunile de vânzare cu amănuntul, un sistem de management al magazinului vă va ajuta.
Sperăm că ați găsit articolul informativ și captivant. În cele din urmă, dacă aveți alte întrebări sau nelămuriri legate de acest subiect sau despre cum să vă gestionați cu succes furnizorii, ne puteți contacta oricând.