Vendor sourcing: 7 wskazówek, jak skutecznie go wdrożyć w 2023 roku

Pozyskiwanie dostawców obejmuje znajdowanie , ocenianie i wybieranie najlepszych dostawców dla Twoich towarów i usług. Jest to jednak złożony proces wymagający starannego planowania i wykonania. To z kolei pomoże Ci znaleźć odpowiednich dostawców, którzy spełnią Twoje specyficzne potrzeby, takie jak cena , oczekiwania jakościowe , niezawodność , obsługa klienta i harmonogram dostaw .

Rzućmy okiem na ten przykład pozyskiwania dostawców:

Firma musi kupić materiały biurowe. Pozyskują dostawców, oceniając wielu dostawców, porównując ceny i jakość produktów oraz negocjując najlepszą ofertę. Ostatecznie wybierają dostawcę, który może konsekwentnie dostarczać artykuły biurowe wysokiej jakości po rozsądnej cenie.

Jaka jest strategia sourcingu?

Strategiczne zaopatrzenie lub strategia zaopatrzenia to kompleksowa metoda zaopatrzenia, która koncentruje się na ogólnej wartości uzyskanej z relacji z dostawcą, zamiast wyłącznie na uwzględnieniu kosztów ich produktów lub usług. Jako ważny aspekt zarządzania łańcuchem dostaw kładzie nacisk na dostosowane rozwiązania i silne partnerstwo z dostawcami. Jest to często postrzegane jako ciągły cykl obejmujący analizę wydatków, ocenę dostawców i bieżące zaangażowanie.

Zaopatrzenie kontra zaopatrzenie

Pozyskiwanie i zaopatrzenie są często używane w kontekście zarządzania łańcuchem dostaw w handlu detalicznym. Nie są one jednak wymienne. Odnoszą się one do różnych aspektów procesu.

Zrozumienie różnic między nimi ma kluczowe znaczenie dla tworzenia wydajnych i skutecznych systemów dla każdego z nich. Zacznijmy od zdefiniowania pojęć:
Sourcing to proces badania i oceny różnych dostawców w celu określenia najlepszego dopasowania do potrzeb firmy pod względem jakości, ceny, dostawy i innych czynników.

Ma na celu znalezienie najbardziej niezawodnych i efektywnych kosztowo dostawców, którzy są w stanie sprostać wymaganiom i oczekiwaniom firmy.

Z drugiej strony zaopatrzenie odnosi się do procesu zakupu towarów i usług, które zostały pozyskane. Obejmuje to różne czynności, takie jak między innymi planowanie zakupów, składanie zamówień, śledzenie dostaw, płacenie za zamówienia, zarządzanie zapasami, negocjowanie warunków z dostawcami i zakup produktów.

Celem zaopatrzenia jest zapewnienie, że firma otrzyma odpowiednie produkty i usługi we właściwym czasie, we właściwej ilości i po właściwej cenie.

Krótko mówiąc, sourcing koncentruje się na znalezieniu najlepszych dostawców, podczas gdy zamówienia koncentrują się na zakupie pozyskiwanych towarów i usług.

Wybór dostawców to nie tylko znalezienie najtańszych towarów i usług. Zamiast tego powinieneś skupić się na budowaniu dobrych relacji z dostawcami. W zależności od tego, czego szukasz, możesz współpracować z hurtownikami, producentami lub dystrybutorami.

Terminy te mogą być mylące i nakładać się na siebie, chociaż przedstawimy je w jak najbardziej zrozumiały sposób. Spójrzmy więc!

Outsourcing

Outsourcing ma miejsce, gdy organizacja przenosi część swoich funkcji związanych z łańcuchem dostaw i zaopatrzeniem na stronę trzecią. Pomaga to wielu firmom czerpać korzyści z wiedzy i doświadczenia rynkowego stron trzecich, a także obniżać koszty. Poza tym firmy zazwyczaj zlecają na zewnątrz materiały, działania i siłę roboczą, co określa się mianem zamówień pośrednich.

Insourcing

Termin ten odnosi się do firmy korzystającej z własnych pracowników i zasobów do obsługi zaopatrzenia i funkcji łańcucha dostaw bez zatrudniania zewnętrznej strony trzeciej. Dzięki insourcingowi firma polega na własnej sile roboczej, aby sprostać codziennym potrzebom łańcucha dostaw.

Near-sourcing

Near-sourcing lub pozyskiwanie lokalnych dostawców to strategia zakupowa, która obejmuje lokalizowanie operacji blisko rynku docelowego lub miejsca sprzedaży produktów końcowych. Oznacza to, że wszystko, od zaopatrzenia po produkcję i dostawę, odbywa się w jednym miejscu.

Dzięki nearsourcingowi firmy mogą działać tylko w ramach ograniczonej przestrzeni łańcucha dostaw ze względu na lokalizację geograficzną.

Jednak ta strategia może zaoszczędzić organizacjom dużo pieniędzy na kosztach transportu, a jeśli firma zainwestuje w puste tereny, może również zaoszczędzić na kosztach magazynowania.

Globalne pozyskiwanie dostawców

Globalne zaopatrzenie obejmuje zakup towarów i usług od dostawców zlokalizowanych w różnych krajach lub regionach. Ten rodzaj sourcingu zapewnia szerszy dostęp do asortymentu produktów i usług, a także możliwość znalezienia najlepszych cen i jakości.

Co więcej, globalne zaopatrzenie może pomóc firmie osiągnąć korzyści skali, zwiększyć moce produkcyjne, obniżyć koszty i złagodzić ryzyko związane z poleganiem na jednym dostawcy lub rynku.

Jednak pozyskiwanie globalnych dostawców wiąże się również z wyzwaniami, takimi jak różnice językowe i kulturowe, dłuższe terminy dostaw, dodatkowe lokalne taryfy i podatki oraz wyższe koszty transportu.

Istnieje wiele korzyści, które firmy handlu detalicznego mogą czerpać ze skutecznego procesu pozyskiwania dostawców. Korzyści te obejmują między innymi:

Oszczędność kosztów

Możliwość uzyskania oszczędności kosztowych poprzez strategiczne zaopatrzenie jest niewątpliwie największą korzyścią tego procesu. Niedawna ankieta przeprowadzona przez firmę Deloitte wykazała, że ​​redukcja kosztów jest najwyższym priorytetem dla 74% dyrektorów ds. zamówień publicznych (CPO).

Obniżając koszty towarów i usług, firma może zwiększyć swoje marże i poprawić wyniki finansowe. Może to mieć pozytywny wpływ na całą organizację, prowadząc do wzrostu inwestycji w nowe projekty, morale pracowników i zadowolenia klientów.

Zmniejszone ryzyko

Pozyskiwanie strategiczne koncentruje się nie tylko na znalezieniu odpowiedniego dostawcy, ale także na uniknięciu problematycznego partnerstwa. Ankieta Deloitte pokazuje również, że 75% CPO uważa ulepszone udostępnianie informacji o dostawcach za swoją główną strategię zarządzania ryzykiem, a współpraca jest kluczowym aspektem strategicznego pozyskiwania.

Dlatego strategiczne pozyskiwanie dostawców opiera się na idei relacji, a nie tylko na podejściu transakcyjnym z dostawcą. Takie podejście prowadzi do silniejszego i bardziej zaufanego partnerstwa, charakteryzującego się niezawodnością, odpowiedzialnością i otwartą komunikacją między obiema stronami.

Ta relacja pomoże Ci zapewnić stałą dostawę wysokiej jakości towarów i usług oraz zminimalizować ryzyko utraty klientów z powodu braku zapasów w sezonie, takim jak święta.

Zwiększona trwałość

Biorąc pod uwagę czynniki zrównoważonego rozwoju, takie jak wpływ na środowisko i praktyki pracownicze, firma może zapewnić, że dostawcy są zgodni z ich wartościami i przyczyniają się do bardziej zrównoważonego łańcucha dostaw.

Poprawiona spójność

Kiedy sprzedawca i kupujący współpracują w ramach wzajemnie korzystnego partnerstwa, mogą szybko naprawić wszelkie problemy z wadliwymi produktami lub łańcuchem dostaw. Pomaga to zachować integralność łańcucha dostaw i zapobiega wszelkim opóźnieniom operacyjnym.

Silniejsze relacje z dostawcami

Skuteczny proces pozyskiwania dostawców pomaga budować silne i wzajemnie korzystne relacje z dostawcami. Dzięki ścisłej współpracy z dostawcami firma może zapewnić, że ich dostawcy rozumieją ich potrzeby i mogą dostarczać najlepsze produkty i usługi.

Proces pozyskiwania dostawców zwykle obejmuje kilka ważnych kroków, w tym:

Krok 1 — Oceń potrzeby i wymagania

Przed poszukiwaniem dostawców marki powinny ocenić potrzeby każdego działu, przeprowadzając badanie obecnych zasobów.
Obejmuje to określenie bieżących kosztów, a także wszelkich dodatkowych wydatków, które zostaną poniesione w celu pozyskania niezbędnych przedmiotów.

Krok 2 — Uzyskaj dostęp do rynku

Dokładna ocena rynku jest niezbędna, aby upewnić się, że podejmujesz świadome decyzje dotyczące strategicznego zaopatrzenia. Obejmuje to badanie i analizę trendów rynkowych, informacji o konkurencji, kluczowych dostawców i najlepszych praktyk branżowych.

Krok 3 — Zbuduj wytyczne dotyczące pozyskiwania

Aby jak najlepiej wykorzystać pulę dostawców przy jednoczesnej minimalizacji ryzyka i kosztów, ważne jest określenie metody i lokalizacji zaopatrzenia.
Zacznij od zdefiniowania celów biznesowych i ustalenia minimalnych wymagań dla dostawców. Następnie możesz utworzyć zestaw kryteriów wyboru, na podstawie których dostawcy spełniają Twoje potrzeby, możliwości i zasoby. Pomoże Ci to wybrać odpowiednich dostawców dla Twojej firmy.

Krok 4 — Wybierz proces pozyskiwania

Kolejnym krokiem jest wybór odpowiedniej metody pozyskiwania ofert. Jednym z powszechnych podejść stosowanych przez wiele firm jest wystosowanie zapytania ofertowego (RFP).

Zapytanie ofertowe to dokument sporządzony przez zespół ds. zamówień, który poszukuje propozycji w ramach procesu przetargowego. Przedstawia specyfikacje, wymagania, ceny, warunki prawne i finansowe oraz kryteria oceny pożądanego produktu lub usługi.

Krok 5 — Negocjuj

Po otrzymaniu odpowiedzi od wielu dostawców na Twoje zapytanie ofertowe, nadszedł czas, aby zawęzić listę potencjalnych dostawców. W razie potrzeby należy przejrzeć informacje lub przeprowadzić rozmowy wyjaśniające.

Posiadanie wyczerpujących informacji o każdym dostawcy ułatwi proces decyzyjny. Ponadto przechowywanie wszystkich informacji w jednym miejscu zmniejsza potrzebę długich wymian e-maili i połączeń konferencyjnych.

Krok 6 — Włącz dostawców do procesu wdrażania

Po zakończeniu fazy negocjacji czas na sfinalizowanie wyboru dostawcy i poinformowanie wybranych partnerów.

Następnym krokiem, który musisz wykonać po wybraniu idealnego dostawcy, jest zapewnienie płynnej dostawy towarów i usług poprzez prognozowanie roczne i zapasowe.

Krok 7 — Monitoruj wyniki dostawców za pomocą testów porównawczych

Regularne sprawdzanie wyników dostawców ma kluczowe znaczenie dla oceny ich postępów. Rozpoczyna się to od ustalenia punktu odniesienia dla aktualnego stanu produktu, ciągłego śledzenia jego działania i potwierdzania, że ​​pożądany wynik został osiągnięty.

Podejmując te środki, możesz szybko zidentyfikować wszelkie problemy podczas wdrażania i odpowiednio powiadomić swoich dostawców, aby pomóc złagodzić wpływ problemu na biznes.

Zachowaj otwartą komunikację

Każdy członek zespołu strategicznego zaopatrzenia ma coś wartościowego do wniesienia. Aby podejmować najlepsze decyzje, niezbędne jest pozostawanie w kontakcie i współpraca. A kiedy staniesz przed nowymi wyzwaniami, pracuj razem, aby znaleźć najlepsze rozwiązania.

Spójrz poza cenę

Celem strategicznego zaopatrzenia jest nie tylko redukcja kosztów, ale także poprawa wydajności operacyjnej, identyfikacja dostawców osiągających słabe wyniki, standaryzacja procesów i budowanie zyskownych partnerstw. Koncentrując się na produktywności, zyskach i postępie, możesz osiągnąć długoterminowy sukces.

Regularnie oceniaj swoich dostawców

Aby mieć pewność, że współpracujesz z najlepszymi dostawcami, regularnie zbieraj swój zespół ds. zaopatrzenia i zasięgaj opinii. Zadawaj pytania o to, co działa i gdzie można wprowadzić ulepszenia. Oceniając dostawców i proces pozyskiwania, możesz stale się doskonalić.

Użyj odpowiednich żądań dostawców

Istnieją trzy typy próśb dostawców: prośba o informacje, prośba o ofertę i prośba o ofertę. Zrozumienie, kiedy używać każdego typu, ma kluczowe znaczenie dla skutecznego angażowania potencjalnych dostawców.

Prośba o informacje (RFI)

RFI prosi dostawców o przedstawienie sugestii i kreatywnych rozwiązań problemu. Chociaż może być prekursorem zapytania ofertowego lub zapytania ofertowego, jego głównym celem jest poinformowanie potencjalnego nabywcy o dostępnych dostawcach, usługach lub towarach.

Zapytanie ofertowe (RFP)

Zapytanie ofertowe to formalny proces stosowany, gdy zbliża się zakup lub partnerstwo strategiczne. Pomaga porównać dostawców i znaleźć najlepiej dopasowanego do Twoich potrzeb.

Zapytanie ofertowe (RFQ)

Zapytanie ofertowe to proste zapytanie o cenę i warunki płatności. Najlepiej używać, gdy już wiesz, jakiego rozwiązania szukasz i chcesz ocenić dostawców na podstawie ceny.

7 wskazówek zawartych w tym artykule powinno służyć jako przydatny punkt wyjścia dla firm, które chcą wdrożyć skuteczną strategię pozyskiwania dostawców w 2023 r. Wskazówki te obejmują przeprowadzanie dokładnych badań, ustalanie jasnych celów i kryteriów, budowanie znaczących partnerstw oraz regularne monitorowanie i ocenianie dostawców wydajność.

Dzięki odpowiedniemu podejściu firmy mogą stworzyć strategię zaopatrzenia, która zapewnia długoterminową wartość dla ich działalności oraz wspiera rozwój i sukces ich organizacji.

Ponieważ zarządzanie dostawcami to tylko jedno zadanie firmy detalicznej, w celu zautomatyzowania i usprawnienia wszystkich operacji detalicznych pomocny będzie system zarządzania sklepem.
Mamy nadzieję, że artykuł był dla Ciebie pouczający i interesujący. Na koniec, jeśli masz inne pytania lub wątpliwości dotyczące tego tematu lub skutecznego zarządzania dostawcami, możesz skontaktować się z nami w dowolnym momencie.