Vendor sourcing: 7 consejos para implementarlo de manera efectiva en 2023

El abastecimiento de proveedores implica encontrar , evaluar y seleccionar a los mejores proveedores para sus bienes y servicios. Sin embargo, es un proceso complejo que requiere una cuidadosa planificación y ejecución. A su vez, esto lo ayudará a encontrar los proveedores adecuados para satisfacer sus necesidades específicas, como el punto de precio , las expectativas de calidad , la confiabilidad , el servicio al cliente y el cronograma de entrega .

Echemos un vistazo a este ejemplo de abastecimiento de proveedores:

Una empresa necesita comprar material de oficina. Llevan a cabo proveedores de abastecimiento evaluando múltiples proveedores, comparando precios y calidad del producto y negociando el mejor trato. En última instancia, seleccionan un proveedor que pueda proporcionar constantemente artículos de oficina de alta calidad a un costo razonable.

¿Cuál es la estrategia de abastecimiento?

El abastecimiento estratégico o la estrategia de abastecimiento es un método integral de adquisición que se enfoca en el valor general obtenido de una relación con el proveedor en lugar de considerar únicamente el costo de sus productos o servicios. Como un aspecto importante de la gestión de la cadena de suministro, enfatiza las soluciones personalizadas y las sólidas asociaciones con los proveedores. Esto a menudo se ve como un ciclo continuo que comprende el análisis de gastos, la evaluación de proveedores y el compromiso continuo.

Adquisiciones vs abastecimiento

El abastecimiento y la adquisición se utilizan con frecuencia en el contexto de la gestión de la cadena de suministro minorista. Sin embargo, no son intercambiables. Se refieren a diferentes aspectos del proceso.

Comprender la distinción entre ellos es crucial para crear sistemas eficientes y efectivos para cada uno. Comencemos por definir los términos:
El abastecimiento es el proceso de investigación y evaluación de diferentes proveedores para determinar la mejor opción para las necesidades de la empresa en términos de calidad, precio, entrega y otros factores.

Su objetivo es encontrar los proveedores más confiables y rentables que puedan cumplir con los requisitos y expectativas de la empresa.

La adquisición, por otro lado, se refiere al proceso de compra de los bienes y servicios que se han obtenido. Esto implica diversas actividades, como la planificación de compras, la realización de pedidos, el seguimiento de la entrega, el pago de pedidos, el manejo de la gestión de inventario, la negociación de condiciones con los proveedores y la compra de productos, entre otras cosas.

El objetivo de las adquisiciones es garantizar que la empresa reciba los productos y servicios adecuados en el momento adecuado, en la cantidad adecuada y al precio adecuado.

En resumen, el abastecimiento se enfoca en encontrar los mejores proveedores, mientras que el aprovisionamiento se enfoca en comprar los bienes y servicios obtenidos.

Seleccionar proveedores no se trata solo de encontrar los bienes y servicios más baratos. En su lugar, debe centrarse en establecer una buena relación con sus proveedores. Dependiendo de lo que esté buscando, puede trabajar con mayoristas, fabricantes o distribuidores.

Estos términos pueden resultar confusos y superpuestos, aunque los expresaremos de la forma más comprensible. Entonces, ¡echemos un vistazo!

Subcontratación

La subcontratación es cuando una organización transfiere algunas de sus funciones de cadena de suministro y adquisiciones a un tercero. Esto ayuda a muchas empresas a beneficiarse del conocimiento y la experiencia del mercado de terceros, así como a reducir costos. Además, las empresas suelen subcontratar materiales, actividades y mano de obra, lo que se denomina contratación indirecta.

internalización

Este término se refiere a una empresa que utiliza sus propios empleados y recursos para manejar las funciones de compras y cadena de suministro sin contratar a un tercero externo. Con la contratación interna, la empresa depende de su propia fuerza laboral para satisfacer las necesidades diarias de la cadena de suministro.

Aprovisionamiento cercano

El abastecimiento cercano o el abastecimiento de proveedores locales es una estrategia de adquisición que implica ubicar las operaciones cerca del mercado objetivo o donde se venderán los productos finales. Esto significa que todo, desde el abastecimiento hasta la fabricación y el suministro, ocurre en un solo lugar.

Con el abastecimiento cercano, las empresas solo pueden operar dentro de un espacio limitado de la cadena de suministro debido a que se encuentran en una ubicación geográfica.

Sin embargo, esta estrategia puede ahorrar a las organizaciones mucho dinero en costos de transporte y, si la empresa invierte en terrenos baldíos, también puede ahorrar en costos de almacenamiento.

Abastecimiento de proveedores globales

El abastecimiento global implica la compra de bienes y servicios de proveedores ubicados en diferentes países o regiones. Este tipo de abastecimiento proporciona un acceso más amplio a una gama de productos y servicios, así como la capacidad de encontrar los mejores precios y calidad.

Además, el abastecimiento global puede ayudar a una empresa a lograr economías de escala, una mayor capacidad de producción, reducir costos y mitigar los riesgos asociados con la dependencia de un solo proveedor o mercado.

Sin embargo, la contratación de proveedores globales también presenta desafíos, como diferencias culturales y de idioma, tiempos de entrega más prolongados, tarifas e impuestos locales adicionales y costos de transporte más altos.

Existen numerosas ventajas que las empresas minoristas pueden derivar de un proceso eficaz de proveedor de abastecimiento. Estos beneficios incluyen, pero no se limitan a:

Ahorro de costes

La capacidad de lograr ahorros de costos a través del abastecimiento estratégico es, sin duda, el mayor beneficio de este proceso. Una encuesta reciente realizada por Deloitte reveló que la reducción de costos es la máxima prioridad para el 74 % de los directores de adquisiciones (CPO).

Al reducir el costo de los bienes y servicios, una empresa puede aumentar sus márgenes y mejorar su desempeño financiero. Esto puede tener un efecto dominó positivo en toda la organización, lo que lleva a un aumento de la inversión en nuevos proyectos, la moral de los empleados y la satisfacción del cliente.

Riesgo reducido

El abastecimiento estratégico se centra no solo en encontrar el proveedor adecuado, sino también en evitar una asociación problemática. La encuesta de Deloitte también muestra que el 75 % de los CPO ven la mejora en el intercambio de información de los proveedores como su principal estrategia de gestión de riesgos, y la colaboración es un aspecto clave del abastecimiento estratégico.

Por lo tanto, el abastecimiento estratégico de proveedores se basa en la idea de una relación y no solo en un enfoque transaccional con un proveedor. Este enfoque conduce a una asociación más sólida y confiable caracterizada por la confiabilidad, la responsabilidad y la comunicación abierta entre ambas partes.

Esta relación lo ayudará a garantizar un suministro constante de bienes y servicios de alta calidad y minimizar el riesgo de perder clientes debido a la escasez de inventario durante la temporada alta, como los días festivos.

Sostenibilidad mejorada

Al considerar factores de sostenibilidad como el impacto ambiental y las prácticas laborales, una empresa puede garantizar que los proveedores se alineen con sus valores y contribuyan a una cadena de suministro más sostenible.

Consistencia mejorada

Cuando un vendedor y un comprador trabajan juntos en una asociación mutuamente beneficiosa, pueden solucionar rápidamente cualquier problema con productos defectuosos o la cadena de suministro. Esto ayuda a mantener la integridad de la cadena de suministro y evita cualquier retraso operativo.

Relaciones más sólidas con los proveedores

Un proceso eficaz de abastecimiento de proveedores ayuda a construir relaciones sólidas y mutuamente beneficiosas con los proveedores. Al trabajar en estrecha colaboración con los proveedores, una empresa puede asegurarse de que sus proveedores entiendan sus necesidades y puedan proporcionar los mejores productos y servicios.

El proceso de abastecimiento de proveedores generalmente implica varios pasos importantes, que incluyen:

Paso 1: evaluar las necesidades y los requisitos

Antes de buscar proveedores, las marcas deben evaluar las necesidades de cada departamento realizando un examen de los recursos actuales.
Esto incluye determinar los costos actuales, así como cualquier gasto adicional en el que se incurrirá para obtener los elementos necesarios.

Paso 2: acceda al mercado

Una evaluación exhaustiva del mercado es esencial para asegurarse de que está tomando decisiones informadas sobre su abastecimiento estratégico. Esto implica investigar y analizar las tendencias del mercado, la inteligencia competitiva, los proveedores clave y las mejores prácticas de la industria.

Paso 3: Cree pautas de abastecimiento

Para obtener lo mejor de su grupo de proveedores y minimizar el riesgo y el costo, es importante determinar su método y ubicación para la adquisición.
Comience por definir sus objetivos comerciales y establecer los requisitos mínimos para los proveedores. Luego, puede crear un conjunto de criterios de selección en función de qué proveedores satisfacen sus necesidades, capacidades y recursos. Esto le ayudará a elegir los proveedores adecuados para su negocio.

Paso 4: Seleccione el proceso de abastecimiento

El próximo paso es seleccionar el método apropiado para solicitar ofertas. Un enfoque común que utilizan muchas empresas es emitir una solicitud de propuesta (RFP).

La RFP es un documento redactado por el equipo de adquisiciones que busca propuestas a través de un proceso de licitación. Describe las especificaciones, los requisitos, los precios, los términos legales y financieros y los criterios de evaluación del producto o servicio deseado.

Paso 5 — Negociar

Después de recibir respuestas de múltiples proveedores a su RFP, es hora de reducir la lista de proveedores potenciales. Debe revisar la información o realizar entrevistas de aclaración si es necesario.

Disponer de información completa de cada proveedor facilitará la toma de decisiones. Además, almacenar toda la información en un solo lugar reduce la necesidad de largos intercambios de correos electrónicos y conferencias telefónicas.

Paso 6: incorporar proveedores en el proceso de implementación

Una vez finalizada la fase de negociación, es el momento de finalizar la selección de proveedores e informar a los socios elegidos.

El próximo paso que debe hacer después de seleccionar el proveedor ideal es garantizar la entrega sin problemas de bienes y servicios a través de la previsión anual y de inventario.

Paso 7: monitorear el desempeño del proveedor a través de la evaluación comparativa

Verificar el desempeño de los proveedores con regularidad es crucial para evaluar su progreso. Esto comienza con el establecimiento de una línea de base para el estado actual del producto, el seguimiento continuo de su rendimiento y la confirmación de que se está logrando el resultado deseado.

Al tomar estas medidas, puede identificar rápidamente cualquier problema durante la implementación y notificar a sus proveedores en consecuencia para ayudar a mitigar el impacto del problema en el negocio.

Mantenga la comunicación abierta

Cada miembro de su equipo de abastecimiento estratégico tiene algo valioso que aportar. Para tomar las mejores decisiones, es esencial mantenerse conectado y colaborar. Y cuando enfrente nuevos desafíos, trabajen juntos para encontrar las mejores soluciones.

Mire más allá de la etiqueta de precio

El objetivo del abastecimiento estratégico no es solo reducir costos, sino también mejorar la eficiencia operativa, identificar proveedores con bajo rendimiento, estandarizar procesos y crear asociaciones rentables. Al centrarse en la productividad, las ganancias y el progreso, puede lograr el éxito a largo plazo.

Evalúa a tus proveedores regularmente

Para asegurarse de que está trabajando con los mejores proveedores, reúna a su equipo de abastecimiento regularmente y busque comentarios. Haga preguntas sobre lo que funciona y dónde se pueden realizar mejoras. Al evaluar a los proveedores y el proceso de abastecimiento, puede mejorar continuamente.

Utilice las solicitudes de proveedores adecuadas

Hay tres tipos de solicitudes de proveedores: solicitud de información, solicitud de propuesta y solicitud de cotización. Comprender cuándo usar cada tipo es fundamental para atraer a los proveedores potenciales de manera efectiva.

Solicitud de información (RFI)

Una RFI solicita a los proveedores que proporcionen sugerencias y soluciones creativas a un problema. Si bien puede ser un precursor de una RFP o RFQ, su objetivo principal es informar al comprador potencial sobre los proveedores, servicios o bienes que están disponibles.

Solicitud de propuesta (RFP)

Una RFP es un proceso formal que se utiliza cuando una compra o asociación estratégica es inminente. Le ayuda a comparar proveedores y encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades.

Solicitud de cotización (RFQ)

Una RFQ es una simple solicitud de precios y condiciones de pago. Es mejor usarlo cuando ya sabe qué solución está buscando y desea evaluar a los proveedores en función del precio.

Los 7 consejos proporcionados en este artículo deberían servir como un punto de partida útil para las empresas que buscan implementar una estrategia exitosa de abastecimiento de proveedores en 2023. Estos consejos incluyen realizar una investigación exhaustiva, establecer objetivos y criterios claros, crear asociaciones significativas y monitorear y evaluar regularmente a los proveedores. actuación.

Con el enfoque adecuado, las empresas pueden crear una estrategia de abastecimiento que proporcione valor a largo plazo a su negocio y respalde el crecimiento y el éxito de su organización.

Dado que la gestión de proveedores es solo una de las tareas de un negocio minorista, para automatizar y optimizar todas sus operaciones minoristas, un sistema de gestión de tiendas ayudará.
Esperamos que haya encontrado el artículo informativo y atractivo. Por último, si tiene otras preguntas o inquietudes sobre este tema o sobre cómo administrar a sus proveedores de manera fructífera, puede comunicarse con nosotros en cualquier momento.