Vendor sourcing: 7 tips untuk menerapkannya secara efektif di tahun 2023

Vendor sourcing melibatkan menemukan , mengevaluasi , dan memilih pemasok terbaik untuk barang dan jasa Anda. Namun, ini adalah proses yang rumit yang membutuhkan perencanaan dan pelaksanaan yang cermat. Sebaliknya, ini akan membantu Anda menemukan vendor yang cocok untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda, seperti titik harga , ekspektasi kualitas , keandalan , layanan pelanggan , dan jadwal pengiriman .

Mari kita lihat contoh vendor sourcing ini:

Perusahaan perlu membeli perlengkapan kantor. Mereka melakukan vendor sumber dengan mengevaluasi banyak pemasok, membandingkan harga dan kualitas produk, dan menegosiasikan kesepakatan terbaik. Mereka akhirnya memilih vendor yang secara konsisten dapat menyediakan barang-barang kantor berkualitas tinggi dengan biaya yang masuk akal.

Apa strategi sumbernya?

Strategic sourcing atau sourcing strategy adalah metode pengadaan komprehensif yang berfokus pada nilai keseluruhan yang diperoleh dari hubungan vendor, bukan hanya mempertimbangkan biaya produk atau layanan mereka. Sebagai aspek penting dari manajemen rantai pasokan, ini menekankan solusi yang disesuaikan dan kemitraan vendor yang kuat. Ini sering dilihat sebagai siklus berkelanjutan yang terdiri dari analisis pembelanjaan, evaluasi pemasok, dan keterlibatan berkelanjutan.

Pengadaan vs sumber

Sumber dan pengadaan sering digunakan dalam konteks manajemen rantai pasokan ritel. Namun, mereka tidak dapat dipertukarkan. Mereka mengacu pada berbagai aspek proses.

Memahami perbedaan di antara mereka sangat penting untuk menciptakan sistem yang efisien dan efektif untuk masing-masing. Mari kita mulai dengan mendefinisikan istilah:
Sumber adalah proses meneliti dan mengevaluasi pemasok yang berbeda untuk menentukan yang paling cocok untuk kebutuhan perusahaan dalam hal kualitas, harga, pengiriman, dan faktor lainnya.

Ini bertujuan untuk menemukan pemasok yang paling andal dan hemat biaya yang dapat memenuhi persyaratan dan harapan perusahaan.

Pengadaan, di sisi lain, mengacu pada proses pembelian barang dan jasa yang telah bersumber. Ini melibatkan berbagai aktivitas, antara lain merencanakan pembelian, menempatkan pesanan, melacak pengiriman, membayar pesanan, menangani manajemen inventaris, menegosiasikan kondisi dengan pemasok, dan membeli produk.

Tujuan pengadaan adalah untuk memastikan bahwa perusahaan menerima produk dan layanan yang tepat pada waktu yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dan dengan harga yang tepat.

Singkatnya, sumber berfokus pada menemukan pemasok terbaik, sementara pengadaan berfokus pada pembelian barang dan jasa yang bersumber.

Memilih pemasok bukan hanya tentang menemukan barang dan jasa termurah. Sebaliknya, Anda harus fokus membangun hubungan baik dengan pemasok Anda. Tergantung pada apa yang Anda cari, Anda dapat bekerja sama dengan grosir, produsen, atau distributor.

Istilah-istilah ini bisa membingungkan dan tumpang tindih, meskipun kami akan mengungkapkannya dengan cara yang paling mudah dipahami. Jadi, mari kita lihat!

Pengalihdayaan

Outsourcing adalah ketika sebuah organisasi mentransfer beberapa rantai pasokan dan fungsi pengadaan mereka ke pihak ketiga. Ini membantu banyak bisnis mendapatkan keuntungan dari pengetahuan dan keahlian pasar pihak ketiga, serta untuk mengurangi biaya. Selain itu, perusahaan biasanya mengalihdayakan bahan, aktivitas, dan tenaga kerja yang disebut sebagai pengadaan tidak langsung.

Insourcing

Istilah ini mengacu pada perusahaan yang menggunakan karyawan dan sumber daya mereka sendiri untuk menangani fungsi pengadaan dan rantai pasokan tanpa mempekerjakan pihak ketiga eksternal. Dengan insourcing, perusahaan mengandalkan tenaga kerja mereka sendiri untuk memenuhi kebutuhan rantai pasokan sehari-hari.

Dekat-sumber

Near-sourcing atau local vendor sourcing adalah strategi pengadaan yang melibatkan penempatan operasi yang dekat dengan target pasar atau di mana produk akhir akan dijual. Ini berarti bahwa segala sesuatu mulai dari sumber hingga manufaktur dan pasokan terjadi di satu tempat.

Dengan near-sourcing, perusahaan hanya dapat beroperasi dalam ruang rantai pasokan yang terbatas karena berada di satu lokasi geografis.

Namun, strategi ini dapat menghemat banyak uang bagi organisasi untuk biaya transportasi, dan jika perusahaan berinvestasi di lahan kosong, mereka juga dapat menghemat biaya gudang.

Sumber vendor global

Sumber global melibatkan pembelian barang dan jasa dari vendor yang berlokasi di berbagai negara atau wilayah. Jenis sumber ini memberikan akses yang lebih luas ke berbagai produk dan layanan, serta kemampuan untuk menemukan harga dan kualitas terbaik.

Selain itu, sumber global dapat membantu bisnis mencapai skala ekonomi, kapasitas produksi yang lebih tinggi, mengurangi biaya, dan mengurangi risiko yang terkait dengan mengandalkan pemasok atau pasar tunggal.

Namun, sumber pemasok global juga menghadirkan tantangan, seperti perbedaan bahasa dan budaya, waktu pengiriman yang lebih lama, tarif dan pajak lokal tambahan, serta biaya transportasi yang lebih tinggi.

Ada banyak keuntungan yang dapat diperoleh bisnis ritel dari proses pemasok sumber yang efektif. Manfaat ini termasuk, namun tidak terbatas pada:

Penghematan biaya

Kemampuan untuk mencapai penghematan biaya melalui sumber strategis tidak diragukan lagi merupakan manfaat terbesar dari proses ini. Survei terbaru yang dilakukan oleh Deloitte mengungkapkan bahwa pengurangan biaya adalah prioritas utama bagi 74% Chief Procurement Officer (CPO).

Dengan mengurangi biaya barang dan jasa, perusahaan dapat meningkatkan margin dan meningkatkan kinerja keuangannya. Ini dapat memiliki efek riak positif di seluruh organisasi, yang mengarah pada peningkatan investasi proyek baru, moral karyawan, dan kepuasan pelanggan.

Mengurangi risiko

Sumber daya strategis tidak hanya berfokus pada menemukan vendor yang tepat tetapi juga menghindari kemitraan yang bermasalah. Survei Deloitte juga menunjukkan bahwa 75% CPO melihat peningkatan berbagi informasi vendor sebagai strategi manajemen risiko utama mereka, dan kolaborasi merupakan aspek kunci dari sumber strategis.

Oleh karena itu, sumber pemasok strategis didasarkan pada gagasan hubungan daripada hanya pendekatan transaksional dengan vendor. Pendekatan ini mengarah pada kemitraan yang lebih kuat dan terpercaya yang ditandai dengan keandalan, akuntabilitas, dan komunikasi terbuka antara kedua belah pihak.

Hubungan ini akan membantu Anda memastikan pasokan barang dan layanan berkualitas tinggi secara konsisten dan meminimalkan risiko kehilangan pelanggan karena kekurangan inventaris selama musim ramai seperti liburan.

Keberlanjutan yang ditingkatkan

Dengan mempertimbangkan faktor keberlanjutan seperti dampak lingkungan dan praktik ketenagakerjaan, bisnis dapat memastikan bahwa pemasok selaras dengan nilai mereka dan berkontribusi pada rantai pasokan yang lebih berkelanjutan.

Peningkatan konsistensi

Ketika vendor dan pembeli bekerja sama dalam kemitraan yang saling menguntungkan, mereka dapat dengan cepat memperbaiki masalah apa pun terkait produk cacat atau rantai pasokan. Ini membantu menjaga integritas rantai pasokan dan mencegah keterlambatan operasional.

Hubungan vendor yang lebih kuat

Proses pencarian sumber pemasok yang efektif membantu membangun hubungan yang kuat dan saling menguntungkan dengan pemasok. Dengan bekerja sama dengan vendor, sebuah bisnis dapat memastikan bahwa pemasok mereka memahami kebutuhan mereka dan dapat menyediakan produk dan layanan terbaik.

Proses pengadaan pemasok biasanya melibatkan beberapa langkah penting, termasuk:

Langkah 1 — Menilai kebutuhan dan persyaratan

Sebelum mencari vendor, merek harus mengevaluasi kebutuhan masing-masing departemen dengan melakukan pemeriksaan sumber daya saat ini.
Ini termasuk menentukan biaya saat ini serta biaya tambahan yang akan dikeluarkan untuk memperoleh barang-barang yang diperlukan.

Langkah 2 — Akses pasar

Penilaian pasar menyeluruh sangat penting untuk memastikan bahwa Anda membuat keputusan berdasarkan informasi tentang sumber strategis Anda. Ini melibatkan penelitian dan analisis tren pasar, intelijen kompetitif, vendor utama, dan praktik terbaik industri.

Langkah 3 — Buat panduan sumber

Untuk mendapatkan yang terbaik dari kumpulan pemasok Anda sambil meminimalkan risiko dan biaya, penting untuk menentukan metode dan lokasi pengadaan Anda.
Mulailah dengan menentukan tujuan bisnis Anda dan menetapkan persyaratan minimum untuk pemasok. Kemudian, Anda dapat membuat serangkaian kriteria pemilihan berdasarkan pemasok mana yang memenuhi kebutuhan, kemampuan, dan sumber daya Anda. Ini akan membantu Anda memilih vendor yang tepat untuk bisnis Anda.

Langkah 4 — Pilih proses sumber

Langkah selanjutnya adalah memilih metode yang tepat untuk meminta tawaran. Salah satu pendekatan umum yang digunakan banyak bisnis adalah mengeluarkan permintaan proposal (RFP).

RFP adalah dokumen yang disusun oleh tim pengadaan yang mencari proposal melalui proses penawaran. Ini menguraikan spesifikasi, persyaratan, harga, ketentuan hukum dan keuangan, dan kriteria evaluasi untuk produk atau layanan yang diinginkan.

Langkah 5 — Bernegosiasi

Setelah menerima tanggapan dari beberapa pemasok ke RFP Anda, saatnya untuk mempersempit daftar calon pemasok. Anda harus meninjau informasi atau melakukan wawancara klarifikasi jika diperlukan.

Memiliki informasi yang lengkap tentang setiap pemasok akan memudahkan proses pengambilan keputusan. Selain itu, menyimpan semua informasi di satu tempat mengurangi kebutuhan akan pertukaran email dan panggilan konferensi yang panjang.

Langkah 6 — Memasukkan vendor ke dalam proses implementasi

Setelah tahap negosiasi selesai, saatnya untuk menyelesaikan pemilihan pemasok dan menginformasikan mitra yang dipilih.

Langkah selanjutnya yang perlu Anda lakukan setelah memilih pemasok yang ideal adalah memastikan kelancaran pengiriman barang dan jasa melalui peramalan tahunan dan inventaris.

Langkah 7 — Pantau kinerja pemasok melalui pembandingan

Memeriksa kinerja vendor secara teratur sangat penting untuk menilai kemajuan mereka. Ini dimulai dengan menetapkan garis dasar untuk status produk saat ini, terus melacak kinerjanya, dan memastikan bahwa hasil yang diinginkan tercapai.

Dengan mengambil langkah-langkah ini, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi masalah apa pun selama penerapan dan memberi tahu pemasok Anda untuk membantu mengurangi dampak masalah tersebut pada bisnis.

Tetap buka komunikasi

Setiap anggota tim sumber strategis Anda memiliki sesuatu yang berharga untuk dikontribusikan. Untuk membuat keputusan terbaik, penting untuk tetap terhubung dan berkolaborasi. Dan ketika Anda menghadapi tantangan baru, bekerja sama untuk menemukan solusi terbaik.

Lihatlah melampaui label harga

Sasaran sumber daya strategis tidak hanya untuk mengurangi biaya tetapi juga untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengidentifikasi pemasok yang berkinerja buruk, menstandarkan proses, dan membangun kemitraan yang menguntungkan. Dengan berfokus pada produktivitas, keuntungan, dan kemajuan, Anda dapat mencapai kesuksesan jangka panjang.

Evaluasi pemasok Anda secara teratur

Untuk memastikan bahwa Anda bekerja dengan vendor terbaik, kumpulkan tim sumber Anda secara teratur dan mintalah umpan balik. Ajukan pertanyaan tentang apa yang berhasil dan di mana perbaikan dapat dilakukan. Dengan mengevaluasi pemasok dan proses sumber, Anda dapat terus meningkatkan.

Gunakan permintaan vendor yang tepat

Ada tiga jenis permintaan vendor: permintaan informasi, permintaan proposal, dan permintaan penawaran. Memahami kapan harus menggunakan setiap jenis sangat penting untuk melibatkan vendor potensial secara efektif.

Permintaan informasi (RFI)

RFI meminta vendor untuk memberikan saran dan solusi kreatif untuk suatu masalah. Meskipun dapat menjadi pendahulu RFP atau RFQ, tujuan utamanya adalah untuk menginformasikan calon pembeli tentang vendor, layanan, atau barang yang tersedia.

Permintaan proposal (RFP)

RFP adalah proses formal yang digunakan saat pembelian atau kemitraan strategis sudah dekat. Ini membantu Anda membandingkan vendor dan menemukan yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Permintaan Penawaran (RFQ)

RFQ adalah permintaan sederhana untuk penetapan harga dan ketentuan pembayaran. Paling baik digunakan saat Anda sudah tahu solusi apa yang Anda cari dan ingin mengevaluasi vendor berdasarkan harga.

7 tips yang diberikan dalam artikel ini harus menjadi titik awal yang berguna bagi perusahaan yang ingin menerapkan strategi sumber vendor yang sukses di tahun 2023. Tips ini termasuk melakukan penelitian menyeluruh, menetapkan tujuan dan kriteria yang jelas, membangun kemitraan yang bermakna, dan secara teratur memantau dan mengevaluasi pemasok pertunjukan.

Dengan pendekatan yang tepat, perusahaan dapat menciptakan strategi sourcing yang memberikan nilai jangka panjang untuk bisnis mereka dan mendukung pertumbuhan dan keberhasilan organisasi mereka.

Karena manajemen vendor hanyalah salah satu tugas bisnis ritel, untuk mengotomatiskan dan merampingkan seluruh operasi ritel Anda, sistem manajemen toko akan membantu.
Kami harap Anda menemukan artikel ini informatif dan menarik. Terakhir, jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah lain tentang topik ini atau cara mengelola vendor Anda dengan sukses, Anda dapat menghubungi kami kapan saja.