IT 投資組合管理如何為您的團隊節省資金

管理大量 IT 項目非常棘手。

您需要處理許多活動、資產和資源來處理您的項目和推動結果。 但是，如果缺乏標準化，管理您的 IT 產品組合可能會變得更加複雜。

您應該有適當的流程來保持項目的順利進行。 IT 投資組合管理就是這樣一種流程，它使您能夠組織和管理您的項目和計劃，使您能夠獲得足夠的數據來製定戰略決策。

您可以在少數項目的電子表格上手動執行此操作。 但是，當您進行更大規模的操作時，建議使用 IT 服務管理軟件、投資組合管理軟件等技術。

早些時候，這些都是以非正式的方式處理的，但通過 IT 投資組合管理，您可以更好、更清晰地了解與 IT 部門結盟的財務狀況。 簡而言之，該流程可幫助您在粒度級別跟踪和管理您的 IT 預算。

從一開始，IT 投資組合管理就有以項目為中心的偏見，但現在它已經發展了。 它不再只是通常的操作跟踪；它已將其範圍擴大到包括穩態項目條目、應用程序管理等。

在利益相關者參與決策並在其他團隊之間共享指令的過程中，您有一個自上而下的項目規劃方法。 在這裡，IT 投資組合管理的統一目標是從 IT 部門獲得對業務需求的完全可見性，並更好地預測在可預見的未來可能出現的需求。

什麼是 IT 投資組合管理流程？

IT 投資組合管理是一個循序漸進的過程，涵蓋所有項目和應用程序服務，它們是整體運營的一部分。

讓我們深入了解 IT 投資組合管理的完整過程。

創建策略

首先，您需要評估所有項目和活動，包括未來概述的項目和活動。 這包括創建所有 IT 投資的清單、確定項目在生命週期中的當前階段、對其進行評估以及推動業務朝著其戰略目標和目標前進。

檢查項目和未來計劃是否與業務目標一致，如果不是，您應該解決的最重要的功能領域，以使其朝著公司發展的方向發展。 接下來，制定業務戰略以簡化運營流程並更好地實現這些目標。 最好與 IT 部門的成員組成一個實施團隊來執行戰略，而財務部門則密切關注投資。 有時，實施團隊可能有來自人民團隊的成員來更好地管理資源。

實施團隊將擁有監督其運作的管理權力。 該權力可以是來自公司高級領導層的個人或一組專業人員，以執行假設分析、調整關鍵約束和 IT 組合的其他參數。 他們衡量另類投資選擇的影響，並決定將投資最佳分配到不同類別。

分析您的投資組合

在分析時，客觀地評估項目的優勢和劣勢。 這需要收集有關項目里程碑、報告時間表、潛在投資回報 (ROI) 和資源分配的數據。

您應該為投資組合提供適當的結構，這意味著建立度量來跟踪進度、組織和分類活動和流程的權重。 識別任何重複或某些現有項目在並行執行時是否可能無法提供實質性效率。

評估風險是此步驟的一部分，您應該設置具有閾值水平的標準標準，並權衡 IT 項目/活動的預期收益與整體投資組合的財務和技術成功。 建立篩選機制，對技術條件、商業價值和風險進行評估。 確保 IT 在提高業務和任務績效方面取得成功至關重要。 在分析階段，應提供需求、標準、利益相關者分析、企業架構視圖和 IT 資產綜合目錄方面的差距，以便您可以將 IT 投資快速映射到這些領域。

確保直接的溝通和頭腦風暴是這裡的關鍵部分； 畢竟，您需要徹底討論所有關鍵變量。

確保更好地調整您的投資組合

執行對齊分析將幫助您觀察關鍵項目以及您的關鍵資源是否正在處理它們。 制定團隊的指導方針，以確保項目符合公司的戰略目標。

你的指導方針應該從根本上包括投資組合和公司之間的戰略契合程度。 你需要在短期目標、長期目標和周期性創新之間找到平衡。 然後，展示與不同戰略目標相一致的項目的數量和性質，以增加經濟價值並交付預期結果。 您還應該採取措施來評估相關風險，不僅在金融投資組合中，而且在進度、資源、範圍或技術中可能出現的挑戰。

在 IT 投資組合管理流程中，跟踪和監控 IT 投資。 您有平衡記分卡、KPI、服務水平協議 (SLA) 和其他指標來衡量 IT 投資的健康狀況。 但是，當這些指標超過閾值水平時，就會觸發 IT 投資組合的變化。 由於這裡對投資進行了重新評估，因此應根據公司的目標更新業務案例。

管理您的投資組合

在管理您的 IT 投資組合時，根據您在 IT 投資組合管理流程的先前階段發現的參數和變量，做出重新分配預算、資源、項目優先級等的基本投資決策。

在此步驟中，重點關注風險管理、資源管理和變更管理。 在整個過程中，協作對於製定戰略決策和滿足內部要求至關重要。

在某些情況下，您可能沒有在第一次嘗試時就正確完成 IT 項目組合管理流程。 隨著 IT 組織的需求不同，實時測試和調整。 最好總是接受反饋。 最初，從幾個利益相關者開始，聽取他們的建議，並採用敏捷的方法來管理信息技術組合。 IT 項目組合管理最初可能有點複雜，但是一旦您擴展了您的專業知識，您將能夠更好地指導您的 IT 部門。

通過評估執行、評估程序執行和衡量 IT 組合的實際性能來證明其價值。

IT 投資組合管理最佳實踐

IT 項目組合管理可幫助您建立戰略視角，以管理計劃中和正在進行的項目中的大量活動。 讓我們討論從流程開始並加速您的業務實現戰略增長的最佳實踐。

一次專注於一個步驟

如果您最近承擔了 IT 投資組合經理的職責，那麼以分階段的方式一次邁出一步很重要。 您將遇到需要管理的各種活動，但在零基礎上，專注於在一個業務部門而不是整個部門實施戰略。

它將幫助您在在全公司範圍內擴展實施之前識別流程中的缺陷，重要的是不要急於進行。要將您的 IT 投資組合管理從零到 100，請一步一步地進行測試規模化和適應。

監控方法

IT 投資組合管理流程因公司而異。 這不是一種萬能的方法。 您需要保持敏捷性並根據您的方法提供的結果進行優化。 因此，始終跟踪您的結果至關重要。

您可以衡量以前項目的績效，並確定交付預期結果的特定更改。 當您客觀地評估您在長期項目中的表現時，您可以很容易地發現您的項目在初始階段的預期交付與完成後實際交付的內容之間的差距。 這將使您能夠更好地優化您的計劃和管理方法。

使用合適的軟件

作為一名 IT 投資組合經理，跟踪和報告各種活動是您的日常工作。 但是，當 IT 組合中的項目增加時，手動管理它們的麻煩也會增加。 您需要 IT 投資組合管理軟件來加強管理它們的能力。 IT 投資組合管理工具可幫助您跨多個 IT 投資組合組織資源和活動，並最大限度地提高收入和投資回報率。

IT 投資組合經理做什麼的？

作為 IT​​ 投資組合經理，您負責在組織中成功實施 IT 戰略。 該角色通常圍繞 IT 管理和使用不同的財務算法和模型來將 IT 運營融合到組織的戰略目標和目標上。

您將對投資組合中的所有內容保持高級概述，並製定管理標準以確保 IT 部門更好地運作和協調。

IT 投資組合經理可以成為項目管理辦公室 (PMO) 的一部分，他們在那裡管理投資組合併設置部門要遵循的業務流程和標準。 您還可以設置敏捷或 Scrum 等方法，以更好地管理 IT 投資組合。

IT 投資組合管理的好處

IT 投資組合管理對企業有很多好處。 這裡有一些具體的。

監控成本並減少開支

借助 IT 投資組合管理，您可以通過削減冗餘項目並有效利用資源和資產來減少開支。 當您從單個目錄中的多個任務收集數據和信息時，您可以輕鬆地可視化正在進行的重複性活動，並且可以將它們分解以節省成本。

做出明智的決定

由於您已經監督了管道中項目的進度和績效，因此您可以做出數據驅動的決策，以預測您部門的需求並在可預見的未來更好地規劃您的 IT 項目。 它可以幫助您掌握自上而下的項目管理方法，並以數據作為資產來支持您的決策。

加強對業務目標的關注

IT 投資組合管理可幫助您清楚地了解不同的項目，並使它們與您的業務目標和目標更好地保持一致。 您在流程中建立特定的目標和里程碑，以便您確定其完成如何為業務目標增加價值，並激勵您在沒有混亂的情況下高效地工作。

確保項目及時交付

有許多不可預見的因素可能會阻礙項目的進展。 IT 投資組合管理流程使專業人員能夠通過所有活動的集中數據庫管理各種情況下的項目，並提高敏捷性和適應性以確保及時交付。

IT 投資組合管理的挑戰

管理 IT 投資組合需要不同團隊和利益相關者之間的合作與協作。 您需要有效地管理預算、風險和資源，以維護成功的 IT 產品組合。 但是，您可能會遇到一些挑戰。

訓練

一些團隊可能會拒絕採用新任務或工具，即使它使工作更容易。 原因可能是最新軟件的陡峭學習曲線或引入新活動的複雜性。

在引入新技術之前提供適當的培訓，同時確保整個團隊都在同一個頁面上，這一點至關重要。 讓他們先睹為快，了解新任務或工具如何成為企業的資產。 您需要向他們展示它可以為您的 IT 投資組合管理流程帶來的價值和效率。

透明度

您可以查看不同位置的多個 IT 項目，但格式可能不同。 這主要是由於團隊的不同需求，專業人員或軟件在捕獲和報告數據方面缺乏標準化。 比較此類項目的數據可能會有問題，因為您無法客觀地評估它們。

您可以通過實施 IT 投資組合管理工具來解決這個問題，該工具可以將數據以統一的格式匯集在一起，使您能夠跟踪和檢查。 它還可以讓您通過使用自動化來確保高效的報告並節省時間。

資源分配

IT 組合管理的主要挑戰是管理資源。 您需要確保最優秀的員工在正確的時間從事正確的項目。 有時，當從 IT、財務和 HR 團隊收集信息以戰略性地調整資源時，可能會發生延遲，因此必須擁有一個集中的信息系統來提取適當資源分配所需的數據。

像專業人士一樣管理您的 IT 投資組合

憑藉無可挑剔的 IT 投資組合管理流程，您將能夠戰略性地使用您的資源和資產，在項目中產生模范成果。 從今天開始實施流程，並確保您的 IT 戰略與您的業務目標和驅動價值正確對齊。

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