Wie IT-Portfoliomanagement Ihrem Team Geld sparen kann

Die Verwaltung einer Vielzahl von IT-Projekten ist schwierig.

Sie müssen sich um viele Aktivitäten, Vermögenswerte und Ressourcen kümmern, um Ihre Projekte abzuwickeln und Ergebnisse zu erzielen. Aber wenn es an Standardisierung mangelt, kann sich die Verwaltung Ihres IT-Portfolios als noch komplizierter erweisen.

Sie sollten über einen geeigneten Prozess verfügen, um einen reibungslosen Projektfortschritt zu gewährleisten. Das IT-Portfoliomanagement ist ein solcher Prozess, der Sie in die Lage versetzt, Ihre Projekte und Initiativen zu organisieren und zu verwalten, sodass Sie genügend Daten für strategische Entscheidungen gewinnen können.

Sie können dies manuell in Tabellenkalkulationen für eine Handvoll Projekte tun. Aber es ist ratsam, Technologien wie IT-Service-Management-Software, Portfolio-Management-Software und mehr zu verwenden, wenn Sie dies in größerem Umfang tun.

Früher wurden diese auf informelle Weise erledigt, aber mit dem IT-Portfoliomanagement erhalten Sie ein besseres und klareres Bild Ihrer Finanzen in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung. Einfach ausgedrückt hilft Ihnen der Prozess dabei, Ihre IT-Budgets auf granularer Ebene zu verfolgen und zu verwalten.

Das IT-Portfoliomanagement war von Anfang an projektzentriert ausgerichtet, hat sich aber inzwischen weiterentwickelt. Es ist nicht mehr nur das übliche operative Tracking, es hat seinen Anwendungsbereich erweitert, um stationäre Projekteingaben, Anwendungsmanagement und mehr einzuschließen.

Sie haben einen Top-Down-Projektplanungsansatz in dem Prozess, bei dem die Interessenvertreter an der Entscheidungsfindung teilnehmen und Anweisungen an die übrigen Teams weitergeben. Hier besteht das verbindende Ziel des IT-Portfoliomanagements darin, von der IT-Abteilung einen vollständigen Überblick über die Anforderungen des Unternehmens zu erhalten und die Anforderungen, die in absehbarer Zeit auftreten können, besser vorherzusagen.

Was ist der IT-Portfolio-Management-Prozess?

Das IT-Portfoliomanagement ist ein schrittweiser Prozess, der alle Projekte und Anwendungsdienste abdeckt, die Teil des Gesamtbetriebs sind.

Lassen Sie uns tiefer in das Verständnis des gesamten Prozesses des IT-Portfoliomanagements eintauchen.

Erstellen Sie eine Strategie

Zunächst müssen Sie alle Projekte und Aktivitäten bewerten, einschließlich der in der Zukunft skizzierten. Dazu gehört die Erstellung von Inventaren aller IT-Investitionen, die Identifizierung der aktuellen Phase des Projekts im Lebenszyklus, deren Bewertung und die Ausrichtung des Unternehmens auf seine strategischen Ziele und Ziele.

Überprüfen Sie, ob die Projekte und zukünftigen Initiativen auf die Unternehmensziele ausgerichtet sind, und wenn nicht, die funktionalsten Bereiche, die Sie ansprechen sollten, um sie in Richtung Ihres Unternehmenspfads zu konvergieren. Erstellen Sie als Nächstes eine Geschäftsstrategie, um die betrieblichen Prozesse zu rationalisieren und diese Ziele besser zu erreichen. Es ist am besten, ein Implementierungsteam mit Mitgliedern der IT-Abteilung aufzubauen, um die Strategie umzusetzen, und der Finanzabteilung, um die Investitionen genauer im Auge zu behalten. Manchmal kann das Implementierungsteam Mitglieder aus dem People's Team haben, um die Ressourcen besser zu verwalten.

Das Implementierungsteam wird eine Regierungsbehörde haben, die seine Operationen überwacht. Bei dieser Autorität kann es sich um eine Einzelperson oder eine Gruppe von Fachleuten aus der Unternehmensleitung handeln, die Was-wäre-wenn-Analysen durchführt und wichtige Einschränkungen und andere Parameter des IT-Portfolios anpasst. Sie messen die Wirkung alternativer Anlagemöglichkeiten und entscheiden über die optimale Allokation von Anlagen in verschiedene Kategorien.

Analysieren Sie Ihr Portfolio

Bewerten Sie bei der Analyse objektiv die Stärken und Schwächen Ihrer Projekte. Dies beinhaltet das Sammeln von Daten zu den Meilensteinen Ihres Projekts, zum Berichtszeitplan, zum potenziellen Return on Investment (ROI) und zur Ressourcenzuweisung.

Sie sollten dem Portfolio eine angemessene Struktur geben, was bedeutet, dass Sie Metriken festlegen, um den Fortschritt zu verfolgen, die Gewichtung von Aktivitäten und Prozessen zu organisieren und zu klassifizieren. Identifizieren Sie Doppelarbeit oder ob einige bestehende Projekte bei paralleler Ausführung keine wesentliche Effizienz bieten.

Die Bewertung von Risiken ist Teil dieses Schritts, bei dem Sie Standardkriterien mit Schwellenwerten festlegen und den erwarteten Nutzen des IT-Projekts/der IT-Aktivität gegen den finanziellen und technischen Erfolg des Gesamtportfolios abwägen sollten. Richten Sie einen Screening-Mechanismus ein, um die technischen Bedingungen, den Geschäftswert und das Risiko zu bewerten. Es ist wichtig, den Erfolg der IT bei der Verbesserung der Geschäfts- und Missionsleistung sicherzustellen. In der Analysephase sollten Anforderungslücken, Standards, Stakeholder-Analyse, Unternehmensarchitektursicht und ein umfassender Katalog von IT-Assets verfügbar gemacht werden, damit Sie IT-Investitionen diesen Bereichen schnell zuordnen können.

Die Sicherstellung einer unkomplizierten Kommunikation und Ideenfindung ist hier ein zentraler Bestandteil; Schließlich müssen Sie alle wichtigen Variablen gründlich besprechen.

Sorgen Sie für eine bessere Ausrichtung Ihres Portfolios

Die Durchführung einer Ausrichtungsanalyse hilft Ihnen, die kritischen Projekte zu beobachten und festzustellen, ob Ihre kritischen Ressourcen daran arbeiten. Erstellen Sie die Richtlinien der Teams, um sicherzustellen, dass die Projekte mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen.

Ihre Leitlinien sollten grundsätzlich den Grad der strategischen Passung zwischen Portfolio und Unternehmen beinhalten. Sie müssen ein Gleichgewicht zwischen kurzfristigen Zielen, langfristigen Zielen und regelmäßigen Innovationen finden. Präsentieren Sie dann die Anzahl und Art der Projekte, die auf verschiedene strategische Ziele ausgerichtet sind, so, dass sie einen wirtschaftlichen Mehrwert schaffen und die erwarteten Ergebnisse liefern. Sie sollten auch Maßnahmen zur Bewertung der damit verbundenen Risiken platzieren, nicht nur im Finanzportfolio, sondern auch in Bezug auf die Herausforderungen, die sich in Bezug auf Zeitplan, Ressourcen, Umfang oder Technologie ergeben können.

Im Rahmen des IT-Portfoliomanagements werden IT-Investitionen nachverfolgt und überwacht. Sie haben Balanced Scorecards, KPIs, Service Level Agreements (SLA) und andere Metriken, um den Zustand von IT-Investitionen zu messen. Aber wenn diese Metriken die Schwellenwerte überschreiten, löst dies Änderungen im IT-Portfolio aus. Da hier die Investitionen neu bewertet werden, sollte der Business Case im Einklang mit den Unternehmenszielen aktualisiert werden.

Verwalten Sie Ihr Portfolio

Treffen Sie bei der Verwaltung Ihres IT-Portfolios wichtige Investitionsentscheidungen zur Neuzuweisung von Budgets, Ressourcen, Priorisierung von Projekten und mehr auf der Grundlage von Parametern und Variablen, die Sie in den vorherigen Phasen des IT-Portfolio-Managementprozesses ermittelt haben.

Konzentrieren Sie sich in diesem Schritt auf Risikomanagement, Ressourcenmanagement und Änderungsmanagement. Während des gesamten Prozesses ist die Zusammenarbeit von größter Bedeutung, um strategische Entscheidungen zu treffen und interne Anforderungen zu erfüllen.

Es kann Fälle geben, in denen Sie Ihren IT-Projektportfolio-Managementprozess nicht beim ersten Versuch richtig hinbekommen. Testen und passen Sie in Echtzeit an, da die Anforderungen von IT-Organisationen unterschiedlich sind. Am besten nehmen Sie Feedback immer an. Beginnen Sie zunächst mit einigen Stakeholdern, nehmen Sie deren Vorschläge auf und übernehmen Sie eine agile Methodik für das Management von IT-Portfolios. IT-Projektportfoliomanagement kann anfangs etwas komplex sein, aber wenn Sie Ihr Fachwissen darauf aufbauen, können Sie Ihre IT-Abteilung besser führen.

Der Wert wird durch die Bewertung der Ausführung, die Bewertung der Programmausführung und die Messung der tatsächlichen Leistung des IT-Portfolios nachgewiesen.

Best Practices für das IT-Portfoliomanagement

IT-Portfoliomanagement hilft Ihnen, eine strategische Perspektive für die Verwaltung der Fülle von Aktivitäten in geplanten und laufenden Projekten aufzubauen. Lassen Sie uns die Best Practices besprechen, um mit dem Prozess zu beginnen und Ihr Unternehmen in Richtung strategisches Wachstum zu beschleunigen.

Konzentrieren Sie sich auf einen Schritt nach dem anderen

Wenn Sie kürzlich die Aufgaben eines IT-Portfoliomanagers übernommen haben, ist es wichtig, dass Sie einen Schritt nach dem anderen in einem schrittweisen Ansatz unternehmen. Sie werden auf verschiedene Aktivitäten stoßen, die verwaltet werden müssen, aber konzentrieren Sie sich von Grund auf darauf, die Strategie in einer Geschäftseinheit und nicht in der gesamten Abteilung umzusetzen.

Es hilft Ihnen, Fehler im Prozess zu erkennen, bevor Sie die Implementierung auf das gesamte Unternehmen ausdehnen, und es ist wichtig, dass Sie es nicht überstürzen. Um Ihr IT-Portfoliomanagement von null auf 100 zu bringen, folgen Sie einem Schritt nach dem anderen und testen Sie es an einem kleinen skalieren und anpassen.

Überwachen Sie den Ansatz

Der Prozess des IT-Portfoliomanagements variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Es ist kein einheitlicher Ansatz. Sie müssen Ihre Agilität bewahren und basierend auf den Ergebnissen, die Ihr Ansatz liefert, optimieren. Daher ist es wichtig, die Ergebnisse jederzeit im Auge zu behalten.

Sie können die Leistung Ihrer vorherigen Projekte messen und spezifische Änderungen identifizieren, die die erwarteten Ergebnisse geliefert haben. Wenn Sie Ihre Leistung in langfristigen Projekten objektiv bewerten, können Sie leicht Lücken zwischen dem finden, was Ihr Projekt in der Anfangsphase liefern sollte, und dem, was es nach Abschluss tatsächlich geliefert hat. Dadurch können Sie Ihren Planungs- und Steuerungsansatz besser optimieren.

Verwenden Sie geeignete Software

Als IT-Portfoliomanager ist die Verfolgung und Berichterstattung über eine Vielzahl von Aktivitäten Ihre tägliche Tasse Tee. Aber wenn die Projekte im IT-Portfolio zunehmen, steigt auch der Aufwand, sie manuell zu verwalten. Sie benötigen IT-Portfolio-Management-Software, um Ihre Fähigkeiten bei der Verwaltung zu stärken. IT-Portfolio-Management-Tools helfen Ihnen, Ressourcen und Aktivitäten über mehrere IT-Portfolios hinweg zu organisieren und Umsatz und ROI zu maximieren.

Was macht ein IT-Portfoliomanager?

Als IT-Portfoliomanager sind Sie für die erfolgreiche Umsetzung der IT-Strategie in einer Organisation verantwortlich. Die Rolle dreht sich in der Regel um das IT-Management und die Arbeit mit verschiedenen Finanzalgorithmen und -modellen, um den IT-Betrieb auf die strategischen Ziele und Zielsetzungen der Organisation abzustimmen.

Sie behalten den Überblick über alles innerhalb eines Portfolios und entwickeln Managementstandards, um ein besseres Funktionieren und eine bessere Koordination in der IT-Abteilung zu gewährleisten.

IT-Portfoliomanager können Teil des Project Management Office (PMO) sein, wo sie Portfolios verwalten und Geschäftsprozesse und Standards für die Abteilung festlegen. Sie können auch Methoden wie Agile oder Scrum festlegen, um IT-Portfolios besser zu verwalten.

Vorteile des IT-Portfoliomanagements

Es gibt zahlreiche Vorteile des IT-Portfoliomanagements für ein Unternehmen. Hier sind einige speziell.

Kosten überwachen und Ausgaben reduzieren

Mit IT-Portfoliomanagement reduzieren Sie Ihre Ausgaben, indem Sie redundante Projekte eliminieren und Ressourcen und Assets effizient nutzen. Wenn Sie Daten und Informationen aus mehreren Aufgaben in einem einzigen Verzeichnis sammeln, können Sie sich wiederholende Aktivitäten einfach visualisieren und sie vernichten, um Kosten zu sparen.

Treffen Sie fundierte Entscheidungen

Da Sie den Fortschritt und die Leistung von Projekten in Ihrer Pipeline überwacht haben, können Sie datengesteuerte Entscheidungen treffen, um die Anforderungen Ihrer Abteilung vorherzusagen und Ihre IT-Projekte in absehbarer Zukunft besser zu planen. Es hilft Ihnen, den Top-Down-Ansatz des Projektmanagements zu meistern und unterstützt Ihre Entscheidungen mit Daten als Asset.

Verbessern Sie den Fokus auf die Geschäftsziele

IT-Portfoliomanagement hilft Ihnen, Klarheit über verschiedene Projekte zu gewinnen und sie besser an Ihren Geschäftszielen auszurichten. Sie legen bestimmte Ziele und Meilensteine ​​in dem Prozess fest, anhand derer Sie erkennen können, wie die Erfüllung des Geschäftsziels einen Mehrwert bringt und Sie motiviert, ohne Unordnung produktiv zu arbeiten.

Stellen Sie eine rechtzeitige Projektabwicklung sicher

Es gibt eine Vielzahl unvorhergesehener Faktoren, die den Fortschritt eines Projekts behindern können. Der IT-Portfolio-Management-Prozess rüstet Fachleute aus, um Projekte in unterschiedlichen Situationen mit einer zentralisierten Datenbank aller Aktivitäten zu verwalten, und fördert Agilität und Anpassungsfähigkeit, um pünktliche Ergebnisse sicherzustellen.

Herausforderungen des IT-Portfoliomanagements

Die Verwaltung eines IT-Portfolios erfordert Kooperation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und Interessenvertretern. Sie müssen Ihr Budget, Ihr Risiko und Ihre Ressourcen effizient verwalten, um ein erfolgreiches IT-Portfolio zu erhalten. Aber es gibt ein paar Herausforderungen, die auf Sie zukommen könnten.

Ausbildung

Einige Teams zeigen möglicherweise Widerstand gegen eine neue Aufgabe oder ein neues Tool, selbst wenn es die Arbeit erleichtert. Der Grund könnte eine steile Lernkurve der neuesten Software oder Komplikationen bei der Einführung einer neuen Aktivität sein.

Es ist wichtig, vor der Einführung neuer Technologien eine angemessene Schulung anzubieten und gleichzeitig sicherzustellen, dass das gesamte Team auf derselben Seite steht. Geben Sie ihnen einen kleinen Einblick, wie die neue Aufgabe oder das neue Tool zu einem Gewinn für das Unternehmen werden kann. Sie müssen ihnen den Wert und die Effizienz zeigen, die es Ihrem IT-Portfoliomanagementprozess bringen kann.

Transparenz

Sie haben Einblick in mehrere IT-Projekte an verschiedenen Orten, aber möglicherweise nicht im gleichen Format. Dies liegt hauptsächlich an einer fehlenden Standardisierung bei der Erfassung und Berichterstellung von Daten durch Fachleute oder Software aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen des Teams. Der Vergleich von Daten solcher Projekte könnte problematisch sein, da Sie sie nicht objektiv bewerten könnten.

Sie können es lösen, indem Sie ein IT-Portfolio-Management-Tool implementieren, das Daten in einem einheitlichen Format zusammenführen kann, sodass Sie sie verfolgen und untersuchen können. Es kann Ihnen auch ermöglichen, eine effiziente Berichterstellung sicherzustellen und durch die Verwendung von Automatisierung Zeit zu sparen.

Ressourcenzuweisung

Die größte Herausforderung im IT-Portfoliomanagement ist das Ressourcenmanagement. Sie müssen sicherstellen, dass die besten Ihrer Mitarbeiter zur richtigen Zeit an den richtigen Projekten arbeiten. Manchmal kann es zu Verzögerungen kommen, wenn die Informationen von IT-, Finanz- und HR-Teams gesammelt werden, um Ressourcen strategisch auszurichten. Daher ist es wichtig, über ein zentralisiertes Informationssystem zu verfügen, um Daten abzurufen, die für eine ordnungsgemäße Ressourcenzuweisung erforderlich sind.

Verwalten Sie Ihr IT-Portfolio wie ein Profi

Mit einem tadellosen IT-Portfolio-Management-Prozess können Sie Ihre Ressourcen und Vermögenswerte strategisch einsetzen, um in Projekten vorbildliche Ergebnisse zu erzielen. Beginnen Sie noch heute mit der Implementierung des Prozesses und stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Strategie richtig auf Ihr Geschäftsziel und Ihre Wertsteigerung ausgerichtet ist.

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