Como o gerenciamento de portfólio de TI pode economizar o dinheiro da sua equipe

Gerenciar uma infinidade de projetos de TI é complicado.

Você precisa cuidar de muitas atividades, ativos e recursos para lidar com seus projetos e gerar resultados. Mas quando há falta de padronização, gerenciar seu portfólio de TI pode se tornar ainda mais complicado.

Você deve ter um processo adequado para manter o progresso dos projetos sem atritos. O gerenciamento de portfólio de TI é um desses processos que permite que você organize e gerencie seus projetos e iniciativas, permitindo que você obtenha dados suficientes para a tomada de decisões estratégicas.

Você pode fazer isso manualmente em planilhas para vários projetos. Mas é aconselhável usar tecnologia como software de gerenciamento de serviços de TI, software de gerenciamento de portfólio e muito mais, quando estiver fazendo isso em uma escala maior.

Anteriormente, estes eram atendidos de forma informal, mas com a gestão do portfólio de TI, você obtém uma visão melhor e mais clara do seu financeiro aliado ao departamento de TI. Simplificando, o processo ajuda você a rastrear e gerenciar seus orçamentos de TI em um nível granular.

Desde a sua criação, o gerenciamento de portfólio de TI tinha um viés centrado em projetos, mas agora evoluiu. Não é mais apenas o rastreamento operacional usual; ele expandiu seu escopo para incluir entradas de projetos em estado estacionário, gerenciamento de aplicativos e muito mais.

Você tem uma abordagem de planejamento de projeto de cima para baixo no processo em que as partes interessadas participam da tomada de decisões e compartilham diretrizes entre o restante das equipes. Aqui, o objetivo unificador do gerenciamento de portfólio de TI é obter visibilidade completa das necessidades do negócio do departamento de TI e prever melhor as demandas que podem surgir no futuro próximo.

Qual é o processo de gerenciamento de portfólio de TI?

O gerenciamento de portfólio de TI é um processo passo a passo que abrange todos os projetos e serviços de aplicativos, que fazem parte das operações gerais.

Vamos nos aprofundar no entendimento do processo completo de gerenciamento de portfólio de TI.

Crie uma estratégia

Primeiro, você precisa avaliar todos os projetos e atividades, incluindo aqueles descritos no futuro. Isso inclui criar inventários de todos os investimentos em TI, identificar o estágio atual do projeto no ciclo de vida, avaliá-los e direcionar o negócio para seus objetivos e metas estratégicos.

Verifique se os projetos e iniciativas futuras estão alinhados com os objetivos do negócio e, se não, as áreas mais funcionais que você deve abordar para convergir na direção do caminho da sua empresa. Em seguida, crie uma estratégia de negócios para otimizar os processos operacionais e atingir melhor essas metas. É melhor montar uma equipe de implementação com membros do departamento de TI para executar a estratégia e o departamento financeiro para acompanhar mais de perto os investimentos. Às vezes, a equipe de implementação pode ter membros da equipe de pessoas para gerenciar melhor os recursos.

A equipe de implementação terá uma autoridade governamental para supervisionar suas operações. Essa autoridade pode ser um indivíduo ou um grupo de profissionais da liderança sênior da empresa para realizar a análise hipotética, ajustando as principais restrições e outros parâmetros do portfólio de TI. Eles medem o impacto de opções alternativas de investimento e decidem a alocação ideal de investimentos em diferentes categorias.

Analise seu portfólio

Ao analisar, avalie objetivamente os pontos fortes e fracos de seus projetos. Isso envolve a coleta de dados sobre os marcos do seu projeto, cronograma de relatórios, potencial de retorno do investimento (ROI) e alocação de recursos.

Você deve dar uma estrutura adequada ao portfólio, o que significa estabelecer métricas para acompanhar o progresso, organizar e classificar o peso das atividades e processos. Identifique qualquer duplicação ou se alguns projetos existentes podem não fornecer eficiência substancial quando executados paralelamente.

A avaliação dos riscos faz parte desta etapa, na qual você deve definir critérios padrão com níveis de limite e pesar os benefícios previstos do projeto/atividade de TI em relação ao sucesso financeiro e técnico do portfólio geral. Estabeleça um mecanismo de triagem para avaliar as condições técnicas, o valor do negócio e o risco. É essencial garantir o sucesso da TI no aprimoramento do desempenho dos negócios e da missão. Na fase de análise, as lacunas nos requisitos, padrões, análise das partes interessadas, visão da arquitetura corporativa e um catálogo abrangente de ativos de TI devem ser disponibilizados para que você possa mapear os investimentos de TI para essas áreas rapidamente.

Garantir a comunicação direta e o brainstorming é uma parte fundamental aqui; afinal, você precisa discutir exaustivamente todas as variáveis-chave.

Garanta um melhor alinhamento do seu portfólio

Realizar uma análise de alinhamento ajudará você a observar os projetos críticos e se seus recursos críticos estão trabalhando neles. Traçar as diretrizes das equipes para garantir que os projetos estejam alinhados aos objetivos estratégicos da empresa.

Suas diretrizes devem incluir fundamentalmente o grau de ajuste estratégico entre o portfólio e a empresa. Você precisa encontrar um equilíbrio entre metas de curto prazo, metas de longo prazo e inovações periódicas. Em seguida, mostre o número e a natureza dos projetos alinhados a diferentes objetivos estratégicos de forma que agreguem valor econômico e entreguem os resultados esperados. Você também deve colocar medidas para avaliar os riscos associados, não apenas no portfólio financeiro, mas também os desafios que podem surgir no cronograma, recursos, escopo ou tecnologia.

No processo de gerenciamento de portfólio de TI, os investimentos em TI são acompanhados e monitorados. Você tem balanced scorecards, KPIs, acordos de nível de serviço (SLA) e outras métricas para medir a integridade dos investimentos em TI. Mas quando essas métricas superam os níveis de limite, isso desencadeia mudanças no portfólio de TI. À medida que os investimentos são reavaliados aqui, o business case deve ser atualizado em alinhamento com os objetivos da empresa.

Gerencie seu portfólio

Ao gerenciar seu portfólio de TI, tome decisões de investimento essenciais de realocação de orçamentos, recursos, priorização de projetos e muito mais com base em parâmetros e variáveis ​​que você descobriu durante os estágios anteriores do processo de gerenciamento de portfólio de TI.

Nesta etapa, concentre-se no gerenciamento de riscos, no gerenciamento de recursos e no gerenciamento de mudanças. Durante todo o processo, a colaboração é fundamental para a tomada de decisões estratégicas e atendimento dos requisitos internos.

Pode haver casos em que você não acerte o processo de gerenciamento de portfólio de projetos de TI na primeira tentativa. Teste e adapte em tempo real, pois as necessidades das organizações de TI são diferentes. É melhor se você sempre aceitar o feedback. Inicialmente, comece com alguns stakeholders, aceite suas sugestões e adote uma metodologia ágil para gerenciar portfólios de tecnologia da informação. O gerenciamento de portfólio de projetos de TI pode ser um pouco complexo inicialmente, mas depois de aumentar sua experiência, você poderá orientar melhor seu departamento de TI.

O valor é demonstrado avaliando a execução, avaliando a execução do programa e medindo o desempenho real do portfólio de TI.

Práticas recomendadas de gerenciamento de portfólio de TI

O gerenciamento de portfólio de TI ajuda você a construir uma perspectiva estratégica para gerenciar a infinidade de atividades em projetos planejados e em andamento. Vamos discutir as melhores práticas para iniciar o processo e acelerar seus negócios em direção ao crescimento estratégico.

Concentre-se em um passo de cada vez

Se você assumiu recentemente as responsabilidades de um gerente de portfólio de TI, é importante que você dê um passo de cada vez, em uma abordagem em fases. Você encontrará várias atividades que precisam ser gerenciadas, mas, no ponto zero, concentre-se na implementação da estratégia em uma unidade de negócios em vez de em todo o departamento.

Ele o ajudará a identificar falhas no processo antes de expandir a implementação em toda a empresa, e é importante não se apressar. dimensionar e adaptar.

Monitore a abordagem

O processo de gerenciamento de portfólio de TI varia entre as empresas. Não é uma abordagem de tamanho único. Você precisa manter sua agilidade e otimizar com base nos resultados que sua abordagem oferece. Portanto, é crucial acompanhar seus resultados o tempo todo.

Você pode medir o desempenho de seus projetos anteriores e identificar mudanças específicas que geraram os resultados esperados. Ao avaliar objetivamente seu desempenho em projetos de longo prazo, você pode facilmente encontrar lacunas entre o que seu projeto deveria entregar no estágio inicial e o que ele realmente entregaria após a conclusão. Isso permitirá que você otimize melhor sua abordagem de planejamento e gerenciamento.

Use softwares apropriados

Como gerente de portfólio de TI, acompanhar e relatar uma ampla variedade de atividades é sua xícara de chá diária. Mas quando os projetos aumentam no portfólio de TI, aumenta também o incômodo de gerenciá-los manualmente. Você precisa de um software de gerenciamento de portfólio de TI para fortalecer sua capacidade de gerenciá-los. As ferramentas de gerenciamento de portfólio de TI ajudam você a organizar recursos e atividades em vários portfólios de TI e maximizar a receita e o ROI.

O que faz um gerente de portfólio de TI?

Como gerente de portfólio de TI, você é responsável pela implementação bem-sucedida da estratégia de TI em uma organização. A função geralmente gira em torno do gerenciamento de TI e do trabalho com diferentes algoritmos e modelos financeiros para convergir as operações de TI para as metas e objetivos estratégicos da organização.

Você manteria uma visão geral de alto nível de tudo dentro de um portfólio e desenvolveria padrões de gerenciamento para garantir um melhor funcionamento e coordenação no departamento de TI.

Os gerentes de portfólio de TI podem fazer parte do Project Management Office (PMO), onde gerenciam portfólios e definem processos e padrões de negócios a serem seguidos pelo departamento. Você também pode definir metodologias como Agile ou Scrum para gerenciar portfólios de TI de uma maneira melhor.

Benefícios do gerenciamento de portfólio de TI

Existem inúmeros benefícios do gerenciamento de portfólio de TI para uma empresa. Aqui estão alguns especificamente.

Monitore os custos e reduza as despesas

Com o gerenciamento de portfólio de TI, você reduz suas despesas eliminando os projetos redundantes e utilizando recursos e ativos com eficiência. Ao reunir dados e informações de várias tarefas em um único diretório, você pode visualizar facilmente as atividades repetitivas em andamento e pode destruí-las para economizar custos.

Tome decisões informadas

Como você supervisionou o progresso e o desempenho dos projetos em seu pipeline, você pode tomar decisões baseadas em dados para prever as necessidades do seu departamento e planejar melhor seus projetos de TI no futuro próximo. Ele ajuda você a dominar a abordagem de cima para baixo do gerenciamento de projetos e apóia suas decisões com dados como um ativo.

Aumente o foco nos objetivos de negócios

O gerenciamento de portfólio de TI ajuda você a obter clareza sobre diferentes projetos e a alinhá-los melhor com seus objetivos e metas de negócios. Você estabelece metas e marcos específicos no processo que permitem identificar como sua conclusão agrega valor à meta de negócios e o motiva a trabalhar de forma produtiva sem confusão.

Garantir a entrega oportuna do projeto

Há uma infinidade de fatores imprevistos que podem atrapalhar o andamento de um projeto. O processo de gerenciamento de portfólio de TI capacita profissionais para gerenciar projetos em diversas situações com um banco de dados centralizado de todas as atividades e promove agilidade e adaptabilidade para garantir entregas em tempo hábil.

Desafios da gestão de portfólio de TI

Gerenciar um portfólio de TI requer cooperação e colaboração entre diferentes equipes e partes interessadas. Você precisa gerenciar seu orçamento, riscos e recursos com eficiência para manter um portfólio de TI bem-sucedido. Mas existem alguns desafios que podem surgir no seu caminho.

Treinamento

Algumas equipes podem mostrar resistência em adotar uma nova tarefa ou ferramenta, mesmo que isso facilite o trabalho. O motivo pode ser uma curva de aprendizado íngreme do software mais recente ou complicações na introdução de uma nova atividade.

É essencial fornecer treinamento adequado antes de introduzir uma nova tecnologia, garantindo que toda a equipe esteja na mesma página. Dê a eles uma prévia de como a nova tarefa ou ferramenta pode se tornar um ativo para o negócio. Você precisa mostrar a eles o valor e a eficiência que isso pode trazer ao seu processo de gerenciamento de portfólio de TI.

Transparência

Você tem visibilidade em vários projetos de TI em vários lugares, mas pode não estar no mesmo formato. Isso se deve principalmente à falta de padronização na captura e reporte de dados por profissionais ou softwares devido às diversas necessidades da equipe. A comparação de dados de tais projetos pode ser problemática, pois você não seria capaz de avaliá-los objetivamente.

Você pode resolvê-lo implementando uma ferramenta de gerenciamento de portfólio de TI, que pode reunir dados em um formato uniforme, permitindo que você acompanhe e examine. Ele também pode permitir que você garanta relatórios eficientes e economize tempo usando a automação.

Alocação de recursos

O maior desafio no gerenciamento de portfólio de TI é gerenciar os recursos. Você precisa garantir que o melhor de seu pessoal esteja trabalhando nos projetos certos na hora certa. Às vezes, podem ocorrer atrasos quando as informações são coletadas das equipes de TI, finanças e RH para alinhar os recursos estrategicamente, por isso é essencial ter um sistema de informações centralizado para extrair os dados necessários para a alocação adequada de recursos.

Gerencie seu portfólio de TI como um profissional

Com um processo de gestão de portfólio de TI impecável, você poderá usar estrategicamente seus recursos e ativos para produzir resultados exemplares em projetos. Comece implementando o processo hoje e assegure o alinhamento adequado de sua estratégia de TI em relação ao seu objetivo de negócios e gere valor.

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