Comment la gestion du portefeuille informatique peut faire économiser de l'argent à votre équipe

Gérer une multitude de projets informatiques est délicat.

Vous devez vous occuper de nombreuses activités, actifs et ressources pour gérer vos projets et obtenir des résultats. Mais en l'absence de standardisation, la gestion de votre parc informatique peut s'avérer encore plus compliquée.

Vous devez mettre en place un processus approprié pour maintenir une progression fluide des projets. La gestion du portefeuille informatique est l'un de ces processus qui vous permet d'organiser et de gérer vos projets et initiatives, vous permettant d'obtenir suffisamment de données pour la prise de décision stratégique.

Vous pouvez le faire manuellement sur des feuilles de calcul pour une poignée de projets. Mais il est conseillé d'utiliser des technologies telles que des logiciels de gestion de services informatiques, des logiciels de gestion de portefeuille, etc., lorsque vous le faites à plus grande échelle.

Auparavant, ceux-ci étaient pris en charge de manière informelle, mais avec la gestion du portefeuille informatique, vous obtenez une image meilleure et plus claire de vos finances en collaboration avec le service informatique. En termes simples, le processus vous aide à suivre et à gérer vos budgets informatiques à un niveau granulaire.

Depuis sa création, la gestion de portefeuille informatique avait un parti pris centré sur les projets, mais elle a maintenant évolué. Il ne s'agit plus seulement du suivi opérationnel habituel ; il a élargi sa portée pour inclure les entrées de projet à l'état stable, la gestion des applications, etc.

Vous avez une approche de planification de projet descendante dans le processus où les parties prenantes participent à la prise de décision et partagent les directives entre le reste des équipes. Ici, l'objectif unificateur de la gestion du portefeuille informatique est d'obtenir une visibilité complète sur les besoins de l'entreprise de la part du service informatique et de mieux prévoir les demandes qui pourraient survenir dans un avenir prévisible.

Qu'est-ce que le processus de gestion du portefeuille informatique ?

La gestion du portefeuille informatique est un processus étape par étape couvrant tous les projets et services applicatifs, qui font partie des opérations globales.

Approfondissons la compréhension du processus complet de gestion du portefeuille informatique.

Créer une stratégie

Tout d'abord, vous devez évaluer tous les projets et activités, y compris ceux décrits à l'avenir. Cela comprend la création d'inventaires de tous les investissements informatiques, l'identification de l'étape actuelle du projet dans le cycle de vie, leur évaluation et la conduite de l'entreprise vers ses objectifs et buts stratégiques.

Vérifiez si les projets et les initiatives futures sont alignés avec les objectifs de l'entreprise, et si non, les domaines les plus fonctionnels que vous devriez aborder pour le faire converger dans le sens de la trajectoire de votre entreprise. Ensuite, créez une stratégie commerciale pour rationaliser les processus opérationnels et mieux atteindre ces objectifs. Il est préférable de constituer une équipe de mise en œuvre avec des membres du service informatique pour exécuter la stratégie et du service financier pour surveiller de plus près les investissements. Parfois, l'équipe de mise en œuvre peut avoir des membres de l'équipe des gens pour mieux gérer les ressources.

L'équipe de mise en œuvre aura une autorité dirigeante pour superviser ses opérations. Cette autorité peut être un individu ou un groupe de professionnels de la haute direction de l'entreprise pour effectuer une analyse de simulation, ajuster les contraintes clés et d'autres paramètres du portefeuille informatique. Ils mesurent l'impact des options d'investissement alternatives et décident de l'allocation optimale des investissements dans différentes catégories.

Analysez votre portefeuille

Lors de l'analyse, évaluez objectivement les forces et les faiblesses de vos projets. Cela implique la collecte de données concernant les étapes de votre projet, le calendrier des rapports, le retour sur investissement (ROI) potentiel et l'allocation des ressources.

Vous devez donner une structure appropriée au portefeuille, ce qui signifie établir des mesures pour suivre les progrès, organiser et classer la pondération des activités et des processus. Identifiez toute duplication ou si certains projets existants pourraient ne pas fournir une efficacité substantielle lorsqu'ils sont exécutés en parallèle.

L'évaluation des risques fait partie de cette étape, où vous devez définir des critères standard avec des niveaux de seuil et peser les avantages attendus du projet/de l'activité informatique par rapport au succès financier et technique de l'ensemble du portefeuille. Établir un mécanisme de sélection pour évaluer les conditions techniques, la valeur commerciale et les risques. Il est essentiel d'assurer le succès de l'informatique dans l'amélioration des performances de l'entreprise et de la mission. Au stade de l'analyse, les lacunes dans les exigences, les normes, l'analyse des parties prenantes, la vue de l'architecture d'entreprise et un catalogue complet d'actifs informatiques doivent être mis à disposition afin que vous puissiez mapper rapidement les investissements informatiques dans ces domaines.

Assurer une communication et un brainstorming simples est ici un élément essentiel ; après tout, vous devez discuter en profondeur de toutes les variables clés.

Assurer un meilleur alignement de votre portefeuille

L'exécution d'une analyse d'alignement vous aidera à observer les projets critiques et à déterminer si vos ressources critiques y travaillent. Découper les lignes directrices des équipes pour s'assurer que les projets s'alignent sur les objectifs stratégiques de l'entreprise.

Vos directives doivent essentiellement inclure le degré d'adéquation stratégique entre le portefeuille et l'entreprise. Vous devez trouver un équilibre entre les objectifs à court terme, les objectifs à long terme et les innovations périodiques. Ensuite, présentez le nombre et la nature des projets alignés sur différents objectifs stratégiques de manière à ce qu'ils ajoutent de la valeur économique et produisent les résultats escomptés. Vous devez également placer des mesures pour évaluer les risques associés, non seulement dans le portefeuille financier, mais également les défis qui peuvent survenir dans le calendrier, les ressources, la portée ou la technologie.

Dans le processus de gestion du portefeuille informatique, les investissements informatiques sont suivis et contrôlés. Vous disposez de tableaux de bord équilibrés, d'indicateurs de performance clés, d'accords de niveau de service (SLA) et d'autres mesures pour mesurer la santé des investissements informatiques. Mais lorsque ces métriques dépassent les seuils, cela déclenche des changements dans le portefeuille informatique. Au fur et à mesure que les investissements sont réévalués ici, l'analyse de rentabilisation doit être mise à jour en fonction des objectifs de l'entreprise.

Gérez votre portefeuille

Lors de la gestion de votre portefeuille informatique, prenez des décisions d'investissement essentielles telles que la réaffectation des budgets, des ressources, la hiérarchisation des projets, etc., en fonction des paramètres et des variables que vous avez découverts au cours des étapes précédentes du processus de gestion du portefeuille informatique.

Dans cette étape, concentrez-vous sur la gestion des risques, la gestion des ressources et la gestion du changement. Tout au long du processus, la collaboration est primordiale pour prendre des décisions stratégiques et répondre aux exigences internes.

Il peut y avoir des cas où vous n'obtenez pas votre processus de gestion de portefeuille de projets informatiques correctement du premier coup. Testez et adaptez en temps réel car les besoins des organisations informatiques sont différents. Il est préférable que vous preniez toujours en compte les commentaires. Au départ, commencez avec quelques parties prenantes, prenez leurs suggestions et adoptez une méthodologie agile pour gérer les portefeuilles de technologies de l'information. La gestion de portefeuille de projets informatiques peut être un peu complexe au départ, mais une fois que vous aurez développé votre expertise, vous pourrez mieux guider votre service informatique.

La valeur est démontrée en évaluant l'exécution, en évaluant l'exécution du programme et en mesurant la performance réelle du portefeuille informatique.

Bonnes pratiques de gestion de portefeuille informatique

La gestion du portefeuille informatique vous aide à établir une perspective stratégique pour gérer la pléthore d'activités dans les projets planifiés et en cours. Discutons des meilleures pratiques pour commencer le processus et accélérer votre entreprise vers une croissance stratégique.

Concentrez-vous sur une étape à la fois

Si vous avez récemment assumé les responsabilités d'un gestionnaire de portefeuille informatique, il est important que vous procédiez une étape à la fois, dans une approche progressive. Vous rencontrerez diverses activités qui doivent être gérées, mais à zéro, concentrez-vous sur la mise en œuvre de la stratégie sur une unité commerciale plutôt que sur l'ensemble du département.

Cela vous aidera à identifier les failles du processus avant d'étendre la mise en œuvre à l'échelle de l'entreprise, et il est important de ne pas vous précipiter. Pour faire passer la gestion de votre portefeuille informatique de zéro à 100, suivez une étape à la fois, testez-la sur un petit évoluer et s'adapter.

Surveiller l'approche

Le processus de gestion du portefeuille informatique varie d'une entreprise à l'autre. Il ne s'agit pas d'une approche unique. Vous devez maintenir votre agilité et optimiser en fonction des résultats obtenus par votre approche. Il est donc crucial de garder une trace de vos résultats tout le temps.

Vous pouvez mesurer les performances de vos projets précédents et identifier les changements spécifiques qui ont produit les résultats attendus. Lorsque vous évaluez objectivement vos performances dans des projets à long terme, vous pouvez facilement trouver des écarts entre ce que votre projet était censé livrer au stade initial et ce qu'il a réellement livré à l'achèvement. Cela vous permettra de mieux optimiser votre approche de planification et de gestion.

Utiliser un logiciel approprié

En tant que gestionnaire de portefeuille informatique, le suivi et le reporting d'une grande variété d'activités est votre tasse de thé quotidienne. Mais lorsque les projets augmentent dans le portefeuille informatique, il en va de même pour les gérer manuellement. Vous avez besoin d'un logiciel de gestion de portefeuille informatique pour renforcer vos capacités de gestion. Les outils de gestion de portefeuille informatique vous aident à organiser les ressources et les activités sur plusieurs portefeuilles informatiques et à maximiser les revenus et le retour sur investissement.

Que fait un gestionnaire de portefeuille informatique ?

En tant que gestionnaire de portefeuille informatique, vous êtes responsable de la mise en œuvre réussie de la stratégie informatique dans une organisation. Le rôle tourne généralement autour de la gestion informatique et de l'utilisation de différents algorithmes et modèles financiers pour faire converger les opérations informatiques vers les buts et objectifs stratégiques de l'organisation.

Vous garderiez une vue d'ensemble de haut niveau sur tout ce qui se trouve dans un portefeuille et développeriez des normes de gestion pour assurer un meilleur fonctionnement et une meilleure coordination au sein du service informatique.

Les responsables de portefeuille informatique peuvent faire partie du bureau de gestion de projet (PMO), où ils gèrent les portefeuilles et définissent les processus et les normes métier à suivre par le département. Vous pouvez également définir des méthodologies telles que Agile ou Scrum pour mieux gérer les portefeuilles informatiques.

Avantages de la gestion de portefeuille informatique

Les avantages de la gestion du parc informatique pour une entreprise sont nombreux. En voici quelques-uns spécifiquement.

Surveiller les coûts et réduire les dépenses

Avec la gestion du portefeuille informatique, vous réduisez vos dépenses en supprimant les projets redondants et en utilisant efficacement les ressources et les actifs. Lorsque vous rassemblez des données et des informations à partir de plusieurs tâches dans un seul répertoire, vous pouvez facilement visualiser les activités répétitives en cours et vous pouvez les déchiqueter pour réduire les coûts.

Prendre des décisions éclairées

Comme vous avez supervisé la progression et les performances des projets de votre pipeline, vous pouvez prendre des décisions basées sur les données pour prévoir les besoins de votre service et mieux planifier vos projets informatiques dans un avenir prévisible. Il vous aide à maîtriser l'approche descendante de la gestion de projet et soutient vos décisions avec les données comme un atout.

Mieux se concentrer sur les objectifs de l'entreprise

La gestion du portefeuille informatique vous aide à clarifier les différents projets et à mieux les aligner sur vos objectifs commerciaux. Vous établissez des objectifs et des jalons particuliers dans le processus qui vous permettent d'identifier comment sa réalisation ajoute de la valeur à l'objectif commercial et vous motive à travailler de manière productive sans encombrement.

Assurer la livraison du projet dans les délais

Il existe une multitude d'imprévus qui peuvent entraver l'avancement d'un projet. Le processus de gestion de portefeuille informatique permet aux professionnels de gérer des projets dans diverses situations avec une base de données centralisée de toutes les activités et favorise l'agilité et l'adaptabilité pour garantir des livrables en temps opportun.

Défis de la gestion de portefeuille informatique

La gestion d'un portefeuille informatique nécessite une coopération et une collaboration entre différentes équipes et parties prenantes. Vous devez gérer efficacement votre budget, vos risques et vos ressources pour maintenir un portefeuille informatique performant. Mais il y a quelques défis qui pourraient se présenter à vous.

Entraînement

Certaines équipes peuvent montrer de la résistance à adopter une nouvelle tâche ou un nouvel outil, même si cela facilite le travail. La raison pourrait être une courbe d'apprentissage abrupte des derniers logiciels ou des complications dans l'introduction d'une nouvelle activité.

Il est essentiel de fournir une formation adéquate avant d'introduire une nouvelle technologie tout en s'assurant que toute l'équipe est sur la même longueur d'onde. Donnez-leur un aperçu de la façon dont la nouvelle tâche ou l'outil peut devenir un atout pour l'entreprise. Vous devez leur montrer la valeur et l'efficacité que cela peut apporter à votre processus de gestion de portefeuille informatique.

Transparence

Vous avez une visibilité sur plusieurs projets informatiques à différents endroits, mais cela peut ne pas être dans le même format. Cela est principalement dû à un manque de standardisation dans la capture et la communication des données par des professionnels ou des logiciels en raison des besoins variés de l'équipe. La comparaison des données de tels projets pourrait être problématique car vous ne seriez pas en mesure de les évaluer objectivement.

Vous pouvez le résoudre en mettant en œuvre un outil de gestion de portefeuille informatique, qui peut rassembler les données dans un format uniforme, vous permettant de suivre et d'examiner. Cela peut également vous permettre d'assurer un reporting efficace et de gagner du temps en utilisant l'automatisation.

Affectation des ressources

Le défi majeur dans la gestion du portefeuille informatique est la gestion des ressources. Vous devez vous assurer que les meilleurs de vos collaborateurs travaillent sur les bons projets au bon moment. Parfois, des retards peuvent survenir lorsque les informations sont collectées auprès des équipes informatiques, financières et RH pour aligner les ressources de manière stratégique. Il est donc essentiel de disposer d'un système d'information centralisé pour extraire les données nécessaires à une allocation appropriée des ressources.

Gérez votre portefeuille informatique comme un pro

Avec un processus de gestion de portefeuille informatique impeccable, vous serez en mesure d'utiliser stratégiquement vos ressources et actifs pour produire des résultats exemplaires dans les projets. Commencez par mettre en œuvre le processus dès aujourd'hui et assurez-vous que votre stratégie informatique est correctement alignée sur votre objectif commercial et que vous générez de la valeur.

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