Bagaimana Manajemen Portofolio TI Dapat Menghemat Uang Tim Anda

Mengelola banyak proyek TI itu rumit.

Anda perlu mengurus banyak aktivitas, aset, dan sumber daya untuk menangani proyek Anda dan mendorong hasil. Tetapi ketika standarisasi kurang, mengelola portofolio TI Anda mungkin menjadi lebih rumit.

Anda harus memiliki proses yang tepat untuk mempertahankan kemajuan proyek yang lancar. Manajemen portofolio TI adalah salah satu proses yang memberdayakan Anda untuk mengatur dan mengelola proyek dan inisiatif Anda, memungkinkan Anda memperoleh data yang cukup untuk pengambilan keputusan strategis.

Anda dapat melakukannya secara manual pada spreadsheet untuk beberapa proyek. Tetapi disarankan untuk menggunakan teknologi seperti perangkat lunak manajemen layanan TI, perangkat lunak manajemen portofolio, dan banyak lagi, ketika Anda melakukannya dalam skala yang lebih besar.

Sebelumnya, ini ditangani secara informal, tetapi dengan manajemen portofolio TI, Anda mendapatkan gambaran yang lebih baik dan lebih jelas tentang keuangan Anda yang terkait dengan departemen TI. Sederhananya, proses ini membantu Anda melacak dan mengelola anggaran TI Anda pada tingkat yang terperinci.

Sejak awal, manajemen portofolio TI memiliki bias proyek-sentris, tetapi sekarang telah berkembang. Ini bukan hanya pelacakan operasional biasa lagi;, ini telah memperluas cakupannya untuk memasukkan entri proyek kondisi mapan, manajemen aplikasi, dan banyak lagi.

Anda memiliki pendekatan perencanaan proyek top-down dalam proses di mana para pemangku kepentingan mengambil bagian dalam pengambilan keputusan dan berbagi arahan di antara tim lainnya. Di sini, tujuan pemersatu manajemen portofolio TI adalah untuk mendapatkan visibilitas lengkap atas kebutuhan bisnis dari departemen TI dan memperkirakan lebih baik tuntutan yang mungkin muncul di masa mendatang.

Apa proses manajemen portofolio TI?

Manajemen portofolio TI adalah proses langkah demi langkah yang mencakup semua proyek dan layanan aplikasi, yang merupakan bagian dari keseluruhan operasi.

Mari selami lebih dalam untuk memahami proses lengkap manajemen portofolio TI.

Buat strategi

Pertama, Anda perlu mengevaluasi semua proyek dan kegiatan, termasuk yang digariskan di masa depan. Ini termasuk membuat inventaris semua investasi TI, mengidentifikasi tahap proyek saat ini dalam siklus hidup, mengevaluasinya, dan mengarahkan bisnis menuju tujuan dan sasaran strategisnya.

Periksa apakah proyek dan inisiatif masa depan selaras dengan tujuan bisnis, dan jika tidak, area paling fungsional yang harus Anda tangani untuk menyatukannya ke arah jalur perusahaan Anda. Selanjutnya, buat strategi bisnis untuk merampingkan proses operasional dan mencapai target tersebut dengan lebih baik. Yang terbaik adalah membangun tim implementasi dengan anggota dari departemen TI untuk menjalankan strategi dan departemen keuangan untuk mengawasi investasi lebih dekat. Terkadang tim implementasi mungkin memiliki anggota dari tim rakyat untuk mengelola sumber daya dengan lebih baik.

Tim implementasi akan memiliki otoritas yang mengatur untuk mengawasi operasinya. Otoritas ini dapat berupa individu atau kelompok profesional dari pimpinan senior perusahaan untuk melakukan analisis bagaimana-jika, menyesuaikan batasan utama dan parameter lain dari portofolio TI. Mereka mengukur dampak pilihan investasi alternatif dan memutuskan alokasi investasi yang optimal ke dalam kategori yang berbeda.

Analisis portofolio Anda

Saat menganalisis, evaluasi kekuatan dan kelemahan proyek Anda secara objektif. Ini memerlukan pengumpulan data mengenai pencapaian proyek Anda, jadwal pelaporan, potensi pengembalian investasi (ROI), dan alokasi sumber daya.

Anda harus memberikan struktur yang tepat untuk portofolio, yang berarti menetapkan metrik untuk melacak kemajuan, mengatur, dan mengklasifikasikan bobot aktivitas dan proses. Identifikasi duplikasi atau jika beberapa proyek yang ada mungkin tidak memberikan efisiensi yang substansial ketika dijalankan secara paralel.

Mengevaluasi risiko adalah bagian dari langkah ini, di mana Anda harus menetapkan kriteria standar dengan tingkat ambang batas, dan mempertimbangkan manfaat yang diantisipasi dari proyek/aktivitas TI terhadap keberhasilan finansial dan teknis dari keseluruhan portofolio. Menetapkan mekanisme penyaringan untuk menilai kondisi teknis, nilai bisnis, dan risiko. Sangat penting untuk memastikan keberhasilan TI dalam meningkatkan kinerja bisnis dan misi. Pada tahap analisis, kesenjangan dalam persyaratan, standar, analisis pemangku kepentingan, tampilan arsitektur perusahaan, dan katalog lengkap aset TI harus tersedia sehingga Anda dapat memetakan investasi TI ke area ini dengan cepat.

Memastikan komunikasi langsung dan curah pendapat adalah bagian penting di sini; lagi pula, Anda perlu mendiskusikan semua variabel kunci secara menyeluruh.

Pastikan penyelarasan portofolio Anda lebih baik

Melakukan analisis keselarasan akan membantu Anda mengamati proyek-proyek penting dan apakah sumber daya penting Anda sedang mengerjakannya. Buat pedoman tim untuk memastikan proyek selaras dengan tujuan strategis perusahaan.

Pedoman Anda pada dasarnya harus mencakup tingkat kesesuaian strategis antara portofolio dan perusahaan. Anda perlu menemukan keseimbangan antara tujuan jangka pendek, tujuan jangka panjang, dan inovasi berkala. Kemudian, tunjukkan jumlah dan sifat proyek yang selaras dengan tujuan strategis yang berbeda sedemikian rupa sehingga menambah nilai ekonomi dan memberikan hasil yang diharapkan. Anda juga harus menempatkan langkah-langkah untuk mengevaluasi risiko terkait, tidak hanya dalam portofolio keuangan tetapi juga tantangan yang mungkin muncul dalam jadwal, sumber daya, ruang lingkup, atau teknologi.

Dalam proses manajemen portofolio TI, investasi TI dilacak dan dipantau. Anda memiliki kartu skor seimbang, KPI, perjanjian tingkat layanan (SLA), dan metrik lainnya untuk mengukur kesehatan investasi TI. Tetapi ketika metrik ini mengalahkan tingkat ambang batas, itu memicu perubahan dalam portofolio TI. Karena investasi dievaluasi kembali di sini, kasus bisnis harus diperbarui sesuai dengan tujuan perusahaan.

Kelola portofolio Anda

Dalam mengelola portofolio TI Anda, buat keputusan investasi penting untuk mengalokasikan kembali anggaran, sumber daya, prioritas proyek, dan lainnya berdasarkan parameter dan variabel yang Anda temukan selama tahap sebelumnya dari proses manajemen portofolio TI.

Pada langkah ini, fokus pada manajemen risiko, manajemen sumber daya, dan manajemen perubahan. Selama proses lengkap, kolaborasi sangat penting untuk membuat keputusan strategis dan memenuhi persyaratan internal.

Mungkin ada contoh di mana Anda tidak mendapatkan proses manajemen portofolio proyek TI Anda dengan benar pada percobaan pertama. Uji dan adaptasikan secara real time karena kebutuhan organisasi TI berbeda. Lebih baik jika Anda selalu menerima umpan balik. Awalnya, mulailah dengan beberapa pemangku kepentingan, terima saran mereka, dan adopsi metodologi tangkas untuk mengelola portofolio teknologi informasi. Manajemen portofolio proyek TI mungkin agak rumit pada awalnya, tetapi begitu Anda meningkatkan keahlian Anda, Anda akan dapat memandu departemen TI Anda dengan lebih baik.

Nilai tersebut ditunjukkan dengan menilai pelaksanaan, mengevaluasi pelaksanaan program, dan mengukur kinerja aktual portofolio TI.

Praktik terbaik manajemen portofolio TI

Manajemen portofolio TI membantu Anda membangun perspektif strategis untuk mengelola sejumlah besar aktivitas dalam proyek yang direncanakan dan yang sedang berlangsung. Mari kita bahas praktik terbaik untuk memulai proses dan mempercepat bisnis Anda menuju pertumbuhan strategis.

Fokus pada satu langkah pada satu waktu

Jika Anda baru saja mengambil tanggung jawab manajer portofolio TI, penting bagi Anda untuk mengambil langkah demi langkah, dalam pendekatan bertahap. Anda akan menemukan berbagai aktivitas yang perlu dikelola, tetapi di titik nol, fokuslah pada penerapan strategi pada satu unit bisnis, bukan seluruh departemen.

Ini akan membantu Anda mengidentifikasi kelemahan dalam proses sebelum memperluas implementasi di seluruh perusahaan, dan penting untuk tidak terburu-buru. skala, dan beradaptasi.

Pantau pendekatannya

Proses manajemen portofolio TI bervariasi di seluruh perusahaan. Ini bukan pendekatan satu ukuran untuk semua. Anda perlu mempertahankan kelincahan dan mengoptimalkan berdasarkan hasil yang diberikan oleh pendekatan Anda. Jadi sangat penting untuk melacak hasil Anda sepanjang waktu.

Anda dapat mengukur kinerja proyek Anda sebelumnya dan mengidentifikasi perubahan spesifik yang memberikan hasil yang diharapkan. Ketika Anda mengevaluasi kinerja Anda dalam proyek jangka panjang secara objektif, Anda dapat dengan mudah menemukan kesenjangan antara apa yang diharapkan untuk diberikan oleh proyek Anda pada tahap awal dan apa yang sebenarnya diberikan setelah selesai. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan pendekatan perencanaan dan pengelolaan Anda dengan lebih baik.

Gunakan perangkat lunak yang sesuai

Sebagai manajer portofolio TI, melacak dan melaporkan berbagai aktivitas adalah secangkir teh harian Anda. Tetapi ketika proyek meningkat dalam portofolio TI, begitu juga kerumitan dalam mengelolanya secara manual. Anda membutuhkan perangkat lunak manajemen portofolio TI untuk memperkuat otot Anda dalam mengelolanya. Alat manajemen portofolio TI membantu Anda mengatur sumber daya dan aktivitas di berbagai portofolio TI dan memaksimalkan pendapatan dan ROI.

Apa yang dilakukan manajer portofolio TI?

Sebagai manajer portofolio TI, Anda bertanggung jawab untuk berhasil menerapkan strategi TI dalam suatu organisasi. Peran biasanya berkisar pada manajemen TI dan bekerja dengan algoritma dan model keuangan yang berbeda untuk menyatukan operasi TI menuju tujuan dan sasaran strategis organisasi.

Anda akan menyimpan tinjauan tingkat tinggi dari segala sesuatu dalam portofolio dan mengembangkan standar manajemen untuk memastikan fungsi dan koordinasi yang lebih baik di departemen TI.

Manajer portofolio TI dapat menjadi bagian dari Project Management Office (PMO), tempat mereka mengelola portofolio dan menetapkan proses dan standar bisnis untuk diikuti departemen. Anda juga dapat mengatur metodologi seperti Agile atau Scrum untuk mengelola portofolio TI dengan cara yang lebih baik.

Manfaat manajemen portofolio TI

Ada banyak manfaat dari manajemen portofolio TI untuk bisnis. Berikut adalah beberapa secara spesifik.

Pantau biaya dan kurangi pengeluaran

Dengan manajemen portofolio TI, Anda mengurangi pengeluaran Anda dengan memotong proyek yang berlebihan dan memanfaatkan sumber daya dan aset secara efisien. Saat Anda mengumpulkan data dan informasi dari beberapa tugas dalam satu direktori, Anda dapat dengan mudah memvisualisasikan aktivitas berulang yang terjadi, dan Anda dapat menghancurkannya untuk menghemat biaya.

Membuat keputusan berdasarkan informasi

Karena Anda telah mengawasi kemajuan dan kinerja proyek di saluran Anda, Anda dapat membuat keputusan berdasarkan data untuk memperkirakan kebutuhan departemen Anda dan merencanakan proyek TI Anda dengan lebih baik di masa mendatang. Ini membantu Anda menguasai pendekatan manajemen proyek top-down dan mendukung keputusan Anda dengan data sebagai aset.

Tingkatkan fokus pada tujuan bisnis

Manajemen portofolio TI membantu Anda mendapatkan kejelasan atas berbagai proyek dan menyelaraskannya lebih baik dengan tujuan dan sasaran bisnis Anda. Anda menetapkan target dan tonggak tertentu dalam proses yang memungkinkan Anda mengidentifikasi bagaimana penyelesaiannya menambah nilai pada tujuan bisnis dan memotivasi Anda untuk bekerja secara produktif tanpa kekacauan.

Pastikan pengiriman proyek tepat waktu

Ada banyak faktor tak terduga yang dapat menghambat kemajuan proyek. Proses manajemen portofolio TI membekali para profesional untuk mengelola proyek dalam situasi yang beragam dengan database terpusat dari semua aktivitas dan mendorong kelincahan dan kemampuan beradaptasi untuk memastikan pengiriman tepat waktu.

Tantangan manajemen portofolio TI

Mengelola portofolio TI membutuhkan kerja sama dan kolaborasi antara tim dan pemangku kepentingan yang berbeda. Anda perlu mengelola anggaran, risiko, dan sumber daya secara efisien untuk mempertahankan portofolio TI yang sukses. Tapi ada beberapa tantangan yang bisa menghampiri Anda.

Pelatihan

Beberapa tim mungkin menunjukkan penolakan untuk mengadopsi tugas atau alat baru, bahkan jika itu membuat pekerjaan lebih mudah. Alasannya bisa menjadi kurva pembelajaran yang curam dari perangkat lunak terbaru atau komplikasi dalam memperkenalkan aktivitas baru.

Sangat penting untuk memberikan pelatihan yang tepat sebelum memperkenalkan teknologi baru sambil memastikan bahwa seluruh tim berada di halaman yang sama. Beri mereka gambaran tentang bagaimana tugas atau alat baru dapat menjadi aset bagi bisnis. Anda perlu menunjukkan kepada mereka nilai dan efisiensi yang dapat dibawanya ke proses manajemen portofolio TI Anda.

Transparansi

Anda memiliki visibilitas di beberapa proyek TI di berbagai tempat, tetapi mungkin tidak dalam format yang sama. Ini terutama karena kurangnya standarisasi dalam menangkap dan melaporkan data oleh para profesional atau perangkat lunak karena kebutuhan tim yang bervariasi. Membandingkan data proyek semacam itu mungkin bermasalah karena Anda tidak akan dapat mengevaluasinya secara objektif.

Anda dapat mengatasinya dengan menerapkan alat manajemen portofolio TI, yang dapat menyatukan data dalam format yang seragam, memungkinkan Anda untuk mengikuti dan memeriksa. Ini juga memungkinkan Anda memastikan pelaporan yang efisien dan menghemat waktu dengan menggunakan otomatisasi.

Alokasi sumber daya

Tantangan utama dalam manajemen portofolio TI adalah mengelola sumber daya. Anda perlu memastikan bahwa orang-orang terbaik Anda mengerjakan proyek yang tepat pada waktu yang tepat. Terkadang, penundaan dapat terjadi karena informasi dikumpulkan dari tim TI, keuangan, dan SDM untuk menyelaraskan sumber daya secara strategis, jadi penting untuk memiliki sistem informasi terpusat untuk menarik data yang diperlukan untuk alokasi sumber daya yang tepat.

Kelola portofolio TI Anda seperti seorang profesional

Dengan proses manajemen portofolio TI yang sempurna, Anda akan dapat menggunakan sumber daya dan aset Anda secara strategis untuk menghasilkan hasil yang patut dicontoh dalam proyek. Mulailah dengan menerapkan proses hari ini dan pastikan keselarasan yang tepat dari strategi TI Anda menuju tujuan bisnis Anda dan mendorong nilai.

Pelajari lebih lanjut tentang cara mengelola pengeluaran SaaS Anda dan lebih menghemat biaya TI.