BT Portföy Yönetimi Ekibinize Nasıl Para Tasarrufu Sağlayabilir?

Çok sayıda BT projesini yönetmek zordur.

Projelerinizi yönetmek ve sonuçları yönlendirmek için birçok faaliyet, varlık ve kaynakla ilgilenmeniz gerekir. Ancak standardizasyon eksikliği olduğunda, BT portföyünüzü yönetmek daha da karmaşık hale gelebilir.

Projelerin sorunsuz ilerlemesini sağlamak için uygun bir sürece sahip olmalısınız. BT portföy yönetimi, projelerinizi ve girişimlerinizi organize etme ve yönetme konusunda size güç veren, stratejik karar verme için yeterli veriyi elde etmenizi sağlayan böyle bir süreçtir.

Bunu birkaç proje için elektronik tablolarda manuel olarak yapabilirsiniz. Ancak, bunu daha büyük ölçekte yaparken BT hizmet yönetimi yazılımı, portföy yönetimi yazılımı ve daha fazlası gibi teknolojileri kullanmanız önerilir.

Daha önce, bunlar gayri resmi bir şekilde hallediliyordu, ancak BT portföy yönetimi ile BT departmanıyla birlikte mali durumunuzun daha iyi ve net bir resmini elde edersiniz. Basitçe söylemek gerekirse, süreç, BT bütçelerinizi ayrıntılı bir düzeyde izlemenize ve yönetmenize yardımcı olur.

BT portföy yönetimi, başlangıcından bu yana proje merkezli bir önyargıya sahipti, ancak şimdi gelişti. Artık sadece olağan operasyonel izleme değil; kararlı durum proje girişlerini, uygulama yönetimini ve daha fazlasını içerecek şekilde kapsamını genişletti.

Paydaşların karar verme sürecine katıldığı ve diğer ekipler arasında direktifleri paylaştığı süreçte yukarıdan aşağıya bir proje planlama yaklaşımınız var. Burada, BT portföy yönetiminin birleştirici hedefi, BT departmanından işin ihtiyaçları üzerinde tam bir görünürlük elde etmek ve öngörülebilir gelecekte ortaya çıkabilecek talepleri daha iyi tahmin etmektir.

BT portföy yönetimi süreci nedir?

BT portföy yönetimi, genel operasyonların bir parçası olan tüm projeleri ve uygulama hizmetlerini kapsayan adım adım bir süreçtir.

BT portföy yönetiminin tüm sürecini anlamak için daha derine inelim.

Bir strateji oluşturun

İlk olarak, gelecekte özetlenenler de dahil olmak üzere tüm proje ve faaliyetleri değerlendirmeniz gerekir. Bu, tüm BT yatırımlarının envanterini oluşturmayı, projenin yaşam döngüsündeki mevcut aşamasını belirlemeyi, bunları değerlendirmeyi ve işi stratejik amaç ve hedeflerine doğru yönlendirmeyi içerir.

Projelerin ve gelecekteki girişimlerin işletmenin hedefleriyle uyumlu olup olmadığını ve değilse, şirketinizin yoluna yakınlaştırmak için ele almanız gereken en işlevsel alanları kontrol edin. Ardından, operasyonel süreçleri kolaylaştırmak ve bu hedeflere daha iyi ulaşmak için bir iş stratejisi oluşturun. Stratejiyi yürütmek için BT departmanından ve yatırımları daha yakından incelemek için finans departmanından üyelerden oluşan bir uygulama ekibi oluşturmak en iyisidir. Bazen uygulama ekibi, kaynakları daha iyi yönetmek için insanların ekibinden üyelere sahip olabilir.

Uygulama ekibi, operasyonlarını denetlemek için bir yönetim yetkisine sahip olacaktır. Bu yetki, BT portföyünün temel kısıtlamalarını ve diğer parametrelerini ayarlayarak, durum analizi yapmak için şirketin üst düzey liderliğinden bir kişi veya bir grup profesyonel olabilir. Alternatif yatırım seçeneklerinin etkisini ölçerler ve yatırımların farklı kategorilere optimal dağılımına karar verirler.

Portföyünüzü analiz edin

Analiz ederken projelerinizin güçlü ve zayıf yönlerini objektif olarak değerlendirin. Bu, projenizin kilometre taşları, raporlama programı, potansiyel yatırım getirisi (ROI) ve kaynak tahsisi ile ilgili verilerin toplanmasını gerektirir.

Portföye uygun bir yapı vermelisiniz; bu, ilerlemeyi izlemek için metrikler oluşturmak, faaliyetlerin ve süreçlerin ağırlığını düzenlemek ve sınıflandırmak anlamına gelir. Herhangi bir tekrarı veya mevcut bazı projelerin paralel olarak yürütüldüğünde önemli bir verimlilik sağlayıp sağlamayacağını belirleyin.

Risklerin değerlendirilmesi, eşik seviyeleri ile standart kriterler belirlemeniz ve BT projesinin/faaliyetinin beklenen faydalarını genel portföyün finansal ve teknik başarısına karşı tartmanız gereken bu adımın bir parçasıdır. Teknik koşulları, iş değerini ve riski değerlendirmek için bir tarama mekanizması oluşturun. BT'nin iş ve görev performansını artırmadaki başarısını garanti etmek çok önemlidir. Analiz aşamasında, BT yatırımlarını bu alanlara hızlı bir şekilde eşleyebilmeniz için gereksinimler, standartlar, paydaş analizi, kurumsal mimari görünümü ve kapsamlı bir BT varlıkları kataloğundaki boşluklar sağlanmalıdır.

Doğrudan iletişim ve beyin fırtınası sağlamak burada çok önemli bir kısımdır; sonuçta, tüm temel değişkenleri iyice tartışmanız gerekir.

Portföyünüzün daha iyi hizalanmasını sağlayın

Bir hizalama analizi yapmak, kritik projeleri ve kritik kaynaklarınızın bunlar üzerinde çalışıp çalışmadığını gözlemlemenize yardımcı olacaktır. Projelerin şirketin stratejik hedefleriyle uyumlu olmasını sağlamak için ekiplerin yönergelerini belirleyin.

Yönergeleriniz temel olarak portföy ve şirket arasındaki stratejik uyumun derecesini içermelidir. Kısa vadeli hedefler, uzun vadeli hedefler ve periyodik yenilikler arasında bir denge bulmanız gerekir. Ardından, ekonomik değer katacak ve beklenen sonuçları verecek şekilde farklı stratejik hedeflerle uyumlu projelerin sayısını ve niteliğini gösterin. Ayrıca, yalnızca finansal portföyde değil, aynı zamanda program, kaynaklar, kapsam veya teknolojide ortaya çıkabilecek zorluklarla ilişkili riskleri değerlendirmek için önlemler almalısınız.

BT portföy yönetimi sürecinde BT yatırımları takip edilir ve izlenir. BT yatırımlarının sağlığını ölçmek için dengeli puan kartlarınız, KPI'larınız, hizmet düzeyi anlaşmalarınız (SLA) ve diğer ölçümleriniz var. Ancak bu metrikler eşik seviyelerini aştığında, BT portföyündeki değişiklikleri tetikler. Yatırımlar burada yeniden değerlendirildiği için iş gerekçesi şirket hedefleri doğrultusunda güncellenmelidir.

Portföyünüzü yönetin

BT portföyünüzü yönetirken, BT portföy yönetimi sürecinin önceki aşamalarında keşfettiğiniz parametrelere ve değişkenlere dayalı olarak bütçeleri, kaynakları, projelerin önceliklendirilmesini ve daha fazlasını yeniden tahsis etmek için temel yatırım kararları alın.

Bu adımda risk yönetimi, kaynak yönetimi ve değişiklik yönetimine odaklanın. Tüm süreç boyunca, stratejik kararlar almak ve iç gereksinimleri karşılamak için işbirliği çok önemlidir.

BT proje portföy yönetimi sürecinizi ilk denemede tam olarak alamadığınız durumlar olabilir. BT organizasyonlarının ihtiyaçları farklı olduğu için gerçek zamanlı olarak test edin ve uyarlayın. Her zaman geri bildirim alırsanız en iyisidir. İlk olarak, birkaç paydaşla başlayın, onların önerilerini alın ve bilgi teknolojisi portföylerini yönetmek için çevik bir metodoloji benimseyin. BT proje portföy yönetimi başlangıçta biraz karmaşık olabilir, ancak bu konudaki uzmanlığınızı bir kez ölçeklendirdiğinizde BT departmanınıza daha iyi rehberlik edebileceksiniz.

Değer, yürütmeyi değerlendirerek, program yürütmeyi değerlendirerek ve BT portföyünün gerçek performansını ölçerek gösterilir.

BT portföy yönetimi en iyi uygulamaları

BT portföy yönetimi, planlanmış ve devam eden projelerdeki çok sayıda etkinliği yönetmeye yönelik stratejik bir bakış açısı oluşturmanıza yardımcı olur. Süreçle başlamak ve işinizi stratejik büyümeye doğru hızlandırmak için en iyi uygulamaları tartışalım.

Her seferinde bir adıma odaklanın

Yakın zamanda bir BT portföy yöneticisinin sorumluluklarını üstlendiyseniz, aşamalı bir yaklaşımla her seferinde bir adım atmanız önemlidir. Yönetilmesi gereken çeşitli faaliyetlerle karşılaşacaksınız, ancak sıfır noktasında, stratejiyi tüm departman yerine tek bir iş biriminde uygulamaya odaklanacaksınız.

Uygulamayı şirket çapında genişletmeden önce süreçteki kusurları belirlemenize yardımcı olacaktır ve acele etmemek önemlidir. BT portföy yönetiminizi sıfırdan 100'e çıkarmak için her seferinde bir adım izleyin, küçük bir testte test edin. ölçeklendirin ve uyarlayın.

Yaklaşımı izleyin

BT portföy yönetimi süreci şirketler arasında farklılık gösterir. Herkese uyan tek bir yaklaşım değil. Çevikliğinizi korumanız ve yaklaşımınızın sunduğu sonuçlara göre optimizasyon yapmanız gerekir. Bu nedenle sonuçlarınızı her zaman takip etmek çok önemlidir.

Önceki projelerinizin performansını ölçebilir ve beklenen sonuçları veren belirli değişiklikleri belirleyebilirsiniz. Uzun vadeli projelerdeki performansınızı objektif olarak değerlendirdiğinizde, projenizin ilk aşamada teslim etmesi beklenen ile tamamlandığında gerçekte teslim ettiği arasındaki boşlukları kolayca bulabilirsiniz. Bu, planlama ve yönetim yaklaşımınızı daha iyi optimize etmenizi sağlayacaktır.

Uygun yazılımı kullanın

Bir BT portföy yöneticisi olarak, çok çeşitli aktiviteleri izlemek ve raporlamak günlük çayınızdır. Ancak BT portföyündeki projeler arttıkça, bunları manuel olarak yönetme zorluğu da artıyor. Bunları yönetme konusundaki kaslarınızı güçlendirmek için BT portföy yönetimi yazılımına ihtiyacınız var. BT portföy yönetimi araçları, birden çok BT portföyünde kaynakları ve etkinlikleri düzenlemenize ve geliri ve yatırım getirisini en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olur.

BT portföy yöneticisi ne iş yapar?

Bir BT portföy yöneticisi olarak, bir kuruluşta BT stratejisini başarıyla uygulamaktan siz sorumlusunuz. Rol genellikle BT yönetimi etrafında döner ve BT operasyonlarını organizasyonun stratejik amaç ve hedeflerine doğru birleştirmek için farklı finansal algoritmalar ve modellerle çalışır.

Bir portföy içindeki her şeye üst düzey bir genel bakış sağlar ve BT departmanında daha iyi işlev ve koordinasyon sağlamak için yönetim standartları geliştirirsiniz.

BT portföy yöneticileri, portföyleri yönettikleri ve departmanın takip etmesi için iş süreçleri ve standartları belirledikleri Proje Yönetim Ofisi'nin (PMO) bir parçası olabilir. BT portföylerini daha iyi bir şekilde yönetmek için Agile veya Scrum gibi metodolojiler de belirleyebilirsiniz.

BT portföy yönetiminin faydaları

Bir işletme için BT portföy yönetiminin sayısız faydası vardır. İşte özellikle birkaçı.

Maliyetleri izleyin ve masrafları azaltın

BT portföy yönetimi ile gereksiz projeleri keserek ve kaynakları ve varlıkları verimli bir şekilde kullanarak giderlerinizi azaltırsınız. Tek bir dizinde birden çok görevden veri ve bilgi toplarken, tekrarlayan etkinlikleri kolayca görselleştirebilir ve maliyetten tasarruf etmek için bunları parçalayabilirsiniz.

Bilinçli kararlar verin

Boru hattınızdaki projelerin ilerlemesini ve performansını denetlediğiniz için, departmanınızın ihtiyaçlarını tahmin etmek ve öngörülebilir gelecekte BT projelerinizi daha iyi planlamak için veriye dayalı kararlar verebilirsiniz. Proje yönetiminin yukarıdan aşağıya yaklaşımında uzmanlaşmanıza yardımcı olur ve bir varlık olarak verilerle kararlarınızı destekler.

İş hedeflerine odaklanmayı geliştirin

BT portföy yönetimi, farklı projeler üzerinde netlik kazanmanıza ve bunları iş hedefleriniz ve hedeflerinizle daha iyi hizalamanıza yardımcı olur. Tamamlanmasının iş hedefine nasıl değer kattığını belirlemenize olanak tanıyan ve sizi dağınıklık olmadan üretken bir şekilde çalışmaya motive eden süreçte belirli hedefler ve kilometre taşları belirlersiniz.

Zamanında proje teslimini sağlamak

Bir projenin ilerlemesini engelleyebilecek çok sayıda öngörülemeyen faktör vardır. BT portföy yönetimi süreci, profesyonelleri tüm faaliyetlerin merkezi bir veritabanıyla çeşitli durumlarda projeleri yönetmeleri için donatır ve zamanında teslimatları sağlamak için çevikliği ve uyarlanabilirliği teşvik eder.

BT portföy yönetiminin zorlukları

Bir BT portföyünü yönetmek, farklı ekipler ve paydaşlar arasında işbirliği ve işbirliği gerektirir. Başarılı bir BT portföyünü sürdürmek için bütçenizi, riskinizi ve kaynaklarınızı verimli bir şekilde yönetmeniz gerekir. Ancak yolunuza çıkabilecek birkaç zorluk var.

Eğitim

Bazı ekipler, işi kolaylaştırsa bile yeni bir görevi veya aracı benimsemeye direnç gösterebilir. Bunun nedeni, en son yazılımın dik bir öğrenme eğrisi veya yeni bir aktivitenin tanıtılmasındaki komplikasyonlar olabilir.

Tüm ekibin aynı fikirde olmasını sağlarken, yeni teknolojiyi tanıtmadan önce uygun eğitimi sağlamak çok önemlidir. Onlara, yeni görevin veya aracın işletme için nasıl bir varlık haline gelebileceğine dair bir fikir verin. BT portföy yönetimi sürecinize getirebileceği değeri ve verimliliği onlara göstermeniz gerekir.

şeffaflık

Çeşitli yerlerde birden fazla BT projesinde görünürlüğünüz var, ancak bu aynı biçimde olmayabilir. Bu öncelikle, ekibin çeşitli ihtiyaçları nedeniyle profesyoneller veya yazılımlar tarafından verilerin yakalanması ve raporlanmasında standardizasyon eksikliğinden kaynaklanmaktadır. Bu tür projelerin verilerini karşılaştırmak, onları objektif olarak değerlendiremeyeceğiniz için sorunlu olabilir.

Verileri tek bir formatta bir araya getirebilen, takip etmenizi ve incelemenizi sağlayan bir BT portföy yönetim aracı uygulayarak çözebilirsiniz. Ayrıca otomasyon kullanarak verimli raporlama yapmanızı ve zamandan tasarruf etmenizi sağlayabilir.

Kaynak tahsisi

BT portföy yönetimindeki en büyük zorluk kaynakları yönetmektir. Çalışanlarınızın en iyilerinin doğru zamanda doğru projeler üzerinde çalıştığından emin olmalısınız. Kaynakları stratejik olarak hizalamak için BT, finans ve İK ekiplerinden bilgi toplanırken bazen gecikmeler olabilir, bu nedenle uygun kaynak tahsisi için gerekli verileri çekmek için merkezi bir bilgi sistemine sahip olmak önemlidir.

BT portföyünüzü bir profesyonel gibi yönetin

Kusursuz bir BT portföy yönetimi süreci ile, projelerinizde örnek sonuçlar elde etmek için kaynaklarınızı ve varlıklarınızı stratejik olarak kullanabileceksiniz. Süreci bugün uygulayarak başlayın ve BT stratejinizin iş hedefinize uygun şekilde hizalanmasını sağlayın ve değer yaratın.

SaaS harcamalarınızı nasıl yöneteceğiniz ve BT maliyetlerinden nasıl daha fazla tasarruf edeceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinin.