Как управление ИТ-портфелем может сэкономить деньги вашей команды

Управлять множеством ИТ-проектов сложно.

Вам нужно позаботиться о многих действиях, активах и ресурсах для управления вашими проектами и достижения результатов. Но при отсутствии стандартизации управление портфелем ИТ может оказаться еще более сложным.

У вас должен быть надлежащий процесс для поддержания беспрепятственного хода проектов. Управление портфелем ИТ — один из таких процессов, который позволяет вам организовывать и управлять своими проектами и инициативами, позволяя вам получать достаточно данных для принятия стратегических решений.

Вы можете сделать это вручную в электронных таблицах для нескольких проектов. Но рекомендуется использовать такие технологии, как программное обеспечение для управления ИТ-услугами, программное обеспечение для управления портфелем и т. д., когда вы делаете это в больших масштабах.

Раньше об этом заботились неофициально, но благодаря управлению ИТ-портфелем вы получаете более четкое и четкое представление о своих финансовых показателях, связанных с ИТ-отделом. Проще говоря, этот процесс помогает отслеживать и управлять вашими ИТ-бюджетами на детальном уровне.

С самого начала управление портфелем ИТ было ориентировано на проекты, но теперь оно эволюционировало. Это больше не просто обычное оперативное отслеживание, оно расширило сферу своей деятельности, включив в него записи о стабильном состоянии проекта, управление приложениями и многое другое.

У вас есть подход к планированию проекта сверху вниз, когда заинтересованные стороны принимают участие в принятии решений и делятся директивами с остальными командами. Здесь объединяющая цель управления ИТ-портфелем состоит в том, чтобы получить полное представление о потребностях бизнеса от ИТ-отдела и лучше прогнозировать потребности, которые могут возникнуть в обозримом будущем.

Что представляет собой процесс управления ИТ-портфелем?

Управление ИТ-портфелем — это пошаговый процесс, охватывающий все проекты и сервисы приложений, которые являются частью общих операций.

Давайте углубимся в понимание всего процесса управления ИТ-портфелем.

Создать стратегию

Во-первых, нужно оценить все проекты и мероприятия, в том числе намеченные на перспективу. Это включает в себя создание реестров всех инвестиций в ИТ, определение текущей стадии жизненного цикла проекта, их оценку и продвижение бизнеса к его стратегическим целям и задачам.

Проверьте, соответствуют ли проекты и будущие инициативы бизнес-целям, а если нет, то какие функциональные области вы должны решить, чтобы совместить их в направлении пути вашей компании. Затем создайте бизнес-стратегию для оптимизации операционных процессов и более эффективного достижения этих целей. Лучше всего создать команду внедрения, состоящую из представителей ИТ-отдела для реализации стратегии и финансового отдела, чтобы внимательно следить за инвестициями. Иногда в группу внедрения могут входить члены из команды людей, чтобы лучше управлять ресурсами.

Группа внедрения будет иметь руководящие полномочия для надзора за ее операциями. Этим органом может быть отдельное лицо или группа специалистов из высшего руководства компании для выполнения анализа возможных вариантов, корректировки ключевых ограничений и других параметров ИТ-портфеля. Они измеряют влияние альтернативных вариантов инвестирования и определяют оптимальное распределение инвестиций по различным категориям.

Проанализируйте свое портфолио

Анализируя, объективно оценивайте сильные и слабые стороны ваших проектов. Это влечет за собой сбор данных об основных этапах вашего проекта, графике отчетности, потенциальном возврате инвестиций (ROI) и распределении ресурсов.

Вы должны придать портфолио надлежащую структуру, что означает установление показателей для отслеживания прогресса, организацию и классификацию значимости действий и процессов. Выявите любое дублирование или если некоторые существующие проекты могут не обеспечить существенной эффективности при параллельном выполнении.

Оценка рисков является частью этого шага, на котором вы должны установить стандартные критерии с пороговыми уровнями и сопоставить ожидаемые преимущества ИТ-проекта/мероприятия с финансовым и техническим успехом всего портфеля. Создайте механизм проверки для оценки технических условий, стоимости бизнеса и рисков. Крайне важно обеспечить успех ИТ в повышении эффективности бизнеса и миссии. На этапе анализа должны быть доступны пробелы в требованиях, стандартах, анализе заинтересованных сторон, представлении архитектуры предприятия и всеобъемлющем каталоге ИТ-активов, чтобы вы могли быстро сопоставить ИТ-инвестиции с этими областями.

Обеспечение прямого общения и мозгового штурма является ключевой частью здесь; в конце концов, вам нужно тщательно обсудить все ключевые переменные.

Обеспечьте лучшую согласованность вашего портфолио

Выполнение анализа согласования поможет вам наблюдать за критически важными проектами и над тем, работают ли над ними ваши критически важные ресурсы. Составьте рекомендации для команд, чтобы обеспечить соответствие проектов стратегическим целям компании.

Ваши руководящие принципы должны в основном включать степень стратегического соответствия между портфелем и компанией. Вам нужно найти баланс между краткосрочными целями, долгосрочными целями и периодическими инновациями. Затем продемонстрируйте количество и характер проектов, соответствующих различным стратегическим целям, таким образом, чтобы они повышали экономическую ценность и приносили ожидаемые результаты. Вы также должны принять меры для оценки сопутствующих рисков не только в финансовом портфеле, но и в проблемах, которые могут возникнуть в графике, ресурсах, объеме или технологии.

В процессе управления портфелем ИТ отслеживаются и контролируются инвестиции в ИТ. У вас есть сбалансированные системы показателей, ключевые показатели эффективности, соглашения об уровне обслуживания (SLA) и другие показатели для оценки эффективности инвестиций в ИТ. Но когда эти показатели превышают пороговые уровни, это вызывает изменения в ИТ-портфеле. Поскольку инвестиции здесь переоцениваются, экономическое обоснование должно быть обновлено в соответствии с целями компании.

Управляйте своим портфолио

Управляя своим ИТ-портфелем, принимайте важные инвестиционные решения о перераспределении бюджетов, ресурсов, приоритезации проектов и многом другом на основе параметров и переменных, которые вы обнаружили на предыдущих этапах процесса управления ИТ-портфелем.

На этом этапе сосредоточьтесь на управлении рисками, управлении ресурсами и управлении изменениями. В течение всего процесса сотрудничество имеет первостепенное значение для принятия стратегических решений и выполнения внутренних требований.

Могут быть случаи, когда у вас не получается правильно управлять портфелем ИТ-проектов с первой попытки. Тестируйте и адаптируйте в режиме реального времени, поскольку потребности ИТ-организаций различны. Будет лучше, если вы всегда примете обратную связь. Сначала начните с нескольких заинтересованных сторон, примите их предложения и примените гибкую методологию для управления портфелями информационных технологий. Поначалу управление портфелем ИТ-проектов может быть немного сложным, но как только вы расширите свой опыт в этом, вы сможете лучше руководить своим ИТ-отделом.

Ценность демонстрируется путем оценки выполнения, оценки выполнения программы и измерения фактической производительности ИТ-портфеля.

Лучшие практики управления ИТ-портфелем

Управление ИТ-портфелем помогает выстроить стратегическую перспективу управления множеством действий в запланированных и текущих проектах. Давайте обсудим лучшие практики, чтобы начать процесс и ускорить ваш бизнес в направлении стратегического роста.

Сосредоточьтесь на одном шаге за раз

Если вы недавно взяли на себя обязанности управляющего ИТ-портфелем, важно, чтобы вы делали один шаг за раз, применяя поэтапный подход. Вы столкнетесь с различными видами деятельности, которыми необходимо управлять, но в первую очередь сосредоточьтесь на реализации стратегии в одном бизнес-подразделении, а не во всем отделе.

Это поможет вам выявить недостатки в процессе, прежде чем расширять внедрение на всю компанию, и важно не торопиться с этим. Чтобы поднять управление вашим ИТ-портфелем с нуля до 100, выполняйте один шаг за раз, масштабировать и адаптировать.

Следите за подходом

Процесс управления ИТ-портфелем различается в разных компаниях. Это не универсальный подход. Вам необходимо поддерживать свою гибкость и оптимизировать на основе результатов, которые дает ваш подход. Поэтому крайне важно постоянно отслеживать свои результаты.

Вы можете измерить эффективность ваших предыдущих проектов и определить конкретные изменения, которые принесли ожидаемые результаты. Когда вы объективно оцениваете свою работу в долгосрочных проектах, вы можете легко найти разрыв между тем, что ваш проект должен был дать на начальном этапе, и тем, что он действительно дал после завершения. Это позволит вам лучше оптимизировать свой подход к планированию и управлению.

Используйте соответствующее программное обеспечение

Как менеджер портфеля ИТ, отслеживание и отчетность по широкому спектру действий — это ваша ежедневная чашка чая. Но когда количество проектов в ИТ-портфеле увеличивается, возрастает и сложность управления ими вручную. Вам нужно программное обеспечение для управления ИТ-портфелем, чтобы укрепить свои силы в управлении ими. Инструменты управления ИТ-портфелем помогают организовать ресурсы и действия в нескольких ИТ-портфелях и максимизировать доход и рентабельность инвестиций.

Что делает менеджер портфолио ИТ?

Как менеджер портфолио ИТ, вы несете ответственность за успешную реализацию ИТ-стратегии в организации. Роль обычно связана с управлением ИТ и работой с различными финансовыми алгоритмами и моделями для объединения ИТ-операций со стратегическими целями и задачами организации.

Вы будете вести общий обзор всего портфолио и разрабатывать стандарты управления, чтобы обеспечить лучшее функционирование и координацию в ИТ-отделе.

Менеджеры ИТ-портфелей могут входить в состав Офиса управления проектами (PMO), где они управляют портфелями и устанавливают бизнес-процессы и стандарты для отдела. Вы также можете установить такие методологии, как Agile или Scrum, для более эффективного управления ИТ-портфелями.

Преимущества управления ИТ-портфелем

Существует множество преимуществ управления ИТ-портфелем для бизнеса. Вот несколько конкретно.

Контролируйте затраты и сокращайте расходы

Благодаря управлению портфелем ИТ вы сократите свои расходы за счет отказа от избыточных проектов и эффективного использования ресурсов и активов. Когда вы собираете данные и информацию из нескольких задач в одном каталоге, вы можете легко визуализировать повторяющиеся действия и сокращать их, чтобы сократить расходы.

Принимайте обоснованные решения

Наблюдая за ходом выполнения и производительностью проектов в вашей воронке, вы можете принимать решения на основе данных, чтобы прогнозировать потребности вашего отдела и лучше планировать свои ИТ-проекты в обозримом будущем. Это поможет вам освоить нисходящий подход к управлению проектами и поддержит ваши решения, используя данные как актив.

Повышение концентрации внимания на бизнес-целях

Управление ИТ-портфелем помогает вам получить четкое представление о различных проектах и ​​лучше согласовать их с вашими бизнес-целями и задачами. Вы устанавливаете конкретные цели и вехи в процессе, что позволяет вам определить, как его завершение повышает ценность бизнес-цели и мотивирует вас работать продуктивно без беспорядка.

Обеспечить своевременную сдачу проекта

Существует множество непредвиденных факторов, которые могут помешать реализации проекта. Процесс управления ИТ-портфелем дает профессионалам возможность управлять проектами в различных ситуациях с помощью централизованной базы данных обо всех действиях и способствует гибкости и адаптируемости для обеспечения своевременных результатов.

Проблемы управления ИТ-портфелем

Управление ИТ-портфелем требует сотрудничества и сотрудничества между различными командами и заинтересованными сторонами. Вам необходимо эффективно управлять своим бюджетом, рисками и ресурсами, чтобы поддерживать успешный портфель ИТ. Но есть несколько проблем, которые могут встретиться на вашем пути.

Подготовка

Некоторые команды могут сопротивляться принятию новой задачи или инструмента, даже если это облегчает работу. Причиной может быть крутая кривая освоения новейшего программного обеспечения или сложности при внедрении нового вида деятельности.

Очень важно обеспечить надлежащее обучение перед внедрением новых технологий, гарантируя при этом, что вся команда находится на одной волне. Дайте им краткий обзор того, как новая задача или инструмент могут стать активом для бизнеса. Вам нужно показать им ценность и эффективность, которые они могут принести в процесс управления вашим ИТ-портфелем.

Прозрачность

У вас есть представление о нескольких ИТ-проектах в разных местах, но они могут быть в другом формате. В первую очередь это связано с отсутствием стандартизации сбора и представления данных профессионалами или программным обеспечением из-за различных потребностей команды. Сравнение данных таких проектов может быть проблематичным, поскольку вы не сможете объективно их оценить.

Вы можете решить эту проблему, внедрив инструмент управления ИТ-портфелем, который может объединять данные в едином формате, позволяя вам отслеживать и анализировать. Это также может позволить вам обеспечить эффективную отчетность и сэкономить время с помощью автоматизации.

Распределение ресурсов

Основной проблемой в управлении портфелем ИТ является управление ресурсами. Вы должны убедиться, что лучшие из ваших сотрудников работают над нужными проектами в нужное время. Иногда могут возникать задержки, поскольку информация собирается от ИТ-, финансовых и кадровых групп для стратегического согласования ресурсов, поэтому важно иметь централизованную информационную систему для получения данных, необходимых для правильного распределения ресурсов.

Управляйте своим ИТ-портфелем как профессионал

Благодаря безупречному процессу управления ИТ-портфелем вы сможете стратегически использовать свои ресурсы и активы для достижения образцовых результатов в проектах. Начните с внедрения этого процесса сегодня и убедитесь, что ваша ИТ-стратегия соответствует вашим бизнес-целям и приносит пользу.

Узнайте больше о том, как управлять расходами на SaaS и еще больше сэкономить на ИТ.