Jak zarządzanie portfelem IT może zaoszczędzić Twojemu zespołowi pieniądze

Zarządzanie wieloma projektami IT jest trudne.

Musisz zadbać o wiele działań, zasobów i zasobów do obsługi projektów i osiągania wyników. Ale gdy brakuje standaryzacji, zarządzanie portfelem IT może okazać się jeszcze bardziej skomplikowane.

Powinieneś mieć odpowiedni proces, aby utrzymać bezproblemowy postęp projektów. Zarządzanie portfelem IT to jeden z takich procesów, który umożliwia organizowanie i zarządzanie projektami i inicjatywami, umożliwiając uzyskanie wystarczającej ilości danych do podejmowania strategicznych decyzji.

Możesz to zrobić ręcznie w arkuszach kalkulacyjnych dla kilku projektów. Zaleca się jednak korzystanie z technologii, takich jak oprogramowanie do zarządzania usługami IT, oprogramowanie do zarządzania portfelem i nie tylko, gdy robisz to na większą skalę.

Wcześniej załatwiano je w sposób nieformalny, ale dzięki zarządzaniu portfelem IT uzyskujesz lepszy i wyraźniejszy obraz swoich finansów w porozumieniu z działem IT. Mówiąc najprościej, proces pomaga w śledzeniu i zarządzaniu budżetami IT na poziomie szczegółowym.

Od samego początku zarządzanie portfelem IT było ukierunkowane na projekty, ale teraz ewoluowało. Nie jest to już tylko zwykłe śledzenie operacyjne; rozszerzono jego zakres o wpisy projektów w stanie ustalonym, zarządzanie aplikacjami i wiele innych.

Masz odgórne podejście do planowania projektu w procesie, w którym interesariusze biorą udział w podejmowaniu decyzji i dzielą się dyrektywami z pozostałymi zespołami. W tym przypadku jednoczącym celem zarządzania portfelem IT jest uzyskanie pełnego wglądu w potrzeby biznesowe ze strony działu IT i lepsze prognozowanie wymagań, które mogą pojawić się w przewidywalnej przyszłości.

Jak wygląda proces zarządzania portfelem IT?

Zarządzanie portfelem IT to proces krok po kroku obejmujący wszystkie projekty i usługi aplikacyjne, które są częścią całości operacji.

Przyjrzyjmy się bliżej pełnemu procesowi zarządzania portfelem IT.

Stwórz strategię

Najpierw musisz ocenić wszystkie projekty i działania, w tym te, które zostaną nakreślone w przyszłości. Obejmuje to tworzenie spisów wszystkich inwestycji informatycznych, identyfikowanie obecnego etapu projektu w cyklu życia, ich ocenę i kierowanie działalności w kierunku jej strategicznych celów i celów.

Sprawdź, czy projekty i przyszłe inicjatywy są zgodne z celami biznesowymi, a jeśli nie, to najbardziej funkcjonalne obszary, którymi powinieneś się zająć, aby zbiegać się w kierunku ścieżki Twojej firmy. Następnie stwórz strategię biznesową, aby usprawnić procesy operacyjne i lepiej osiągnąć te cele. Najlepiej zbudować zespół wdrożeniowy składający się z członków działu IT do realizacji strategii oraz działu finansów, aby bliżej przyjrzeć się inwestycjom. Czasami zespół wdrożeniowy może mieć członków z zespołu ludzi, aby lepiej zarządzać zasobami.

Zespół wdrożeniowy będzie miał organ zarządzający do nadzorowania jego działalności. Organem tym może być osoba lub grupa specjalistów z kierownictwa wyższego szczebla firmy, którzy przeprowadzają analizę typu „co, jeśli”, dostosowując kluczowe ograniczenia i inne parametry portfolio IT. Mierzą wpływ alternatywnych opcji inwestycyjnych i decydują o optymalnej alokacji inwestycji do różnych kategorii.

Przeanalizuj swoje portfolio

Analizując, obiektywnie oceniaj mocne i słabe strony swoich projektów. Wiąże się to z gromadzeniem danych dotyczących kamieni milowych projektu, harmonogramu raportowania, potencjalnego zwrotu z inwestycji (ROI) i alokacji zasobów.

Powinieneś nadać portfelowi odpowiednią strukturę, co oznacza ustalenie wskaźników do śledzenia postępów, organizowania i klasyfikowania wagi działań i procesów. Zidentyfikuj wszelkie duplikaty lub jeśli niektóre istniejące projekty mogą nie zapewniać znacznej wydajności, gdy są wykonywane równolegle.

Ocena ryzyka jest częścią tego kroku, w którym należy ustalić standardowe kryteria z poziomami progowymi i porównać przewidywane korzyści projektu/działania IT z finansowym i technicznym sukcesem całego portfela. Ustanowienie mechanizmu przesiewowego w celu oceny warunków technicznych, wartości biznesowej i ryzyka. Niezbędne jest zapewnienie powodzenia działu IT w zwiększaniu wydajności biznesowej i misji. Na etapie analizy należy udostępnić luki w wymaganiach, standardach, analizie interesariuszy, widoku architektury przedsiębiorstwa oraz obszerny katalog zasobów IT, aby można było szybko przyporządkować inwestycje informatyczne do tych obszarów.

Zapewnienie bezpośredniej komunikacji i burzy mózgów jest tutaj kluczową częścią; w końcu musisz dokładnie omówić wszystkie kluczowe zmienne.

Zapewnij lepsze dopasowanie swojego portfela

Przeprowadzenie analizy wyrównania pomoże Ci zaobserwować krytyczne projekty i czy Twoje krytyczne zasoby nad nimi pracują. Opracuj wytyczne zespołów, aby zapewnić zgodność projektów z celami strategicznymi firmy.

Twoje wytyczne powinny zasadniczo obejmować stopień strategicznego dopasowania portfela do firmy. Musisz znaleźć równowagę między celami krótkoterminowymi, długoterminowymi i okresowymi innowacjami. Następnie zaprezentuj liczbę i charakter projektów dostosowanych do różnych celów strategicznych w taki sposób, aby zwiększały wartość ekonomiczną i przynosiły oczekiwane rezultaty. Powinieneś również umieścić środki do oceny powiązanych ryzyk, nie tylko w portfelu finansowym, ale także wyzwań, które mogą pojawić się w harmonogramie, zasobach, zakresie lub technologii.

W procesie zarządzania portfelem IT inwestycje IT są śledzone i monitorowane. Masz zrównoważone karty wyników, kluczowe wskaźniki wydajności, umowy dotyczące poziomu usług (SLA) i inne metryki do pomiaru kondycji inwestycji IT. Ale kiedy te wskaźniki przekraczają poziomy progowe, powoduje to zmiany w portfolio IT. Ponieważ inwestycje są tutaj ponownie oceniane, uzasadnienie biznesowe powinno być aktualizowane zgodnie z celami firmy.

Zarządzaj swoim portfelem

Zarządzając swoim portfelem IT, podejmuj kluczowe decyzje inwestycyjne dotyczące realokacji budżetów, zasobów, priorytetyzacji projektów i nie tylko w oparciu o parametry i zmienne, które odkryłeś na poprzednich etapach procesu zarządzania portfelem IT.

Na tym etapie skoncentruj się na zarządzaniu ryzykiem, zarządzaniu zasobami i zarządzaniu zmianą. Podczas całego procesu współpraca ma kluczowe znaczenie dla podejmowania strategicznych decyzji i spełnienia wymagań wewnętrznych.

Mogą wystąpić sytuacje, w których proces zarządzania portfelem projektów IT nie jest prawidłowy przy pierwszej próbie. Testuj i dostosowuj w czasie rzeczywistym, ponieważ potrzeby organizacji IT są różne. Najlepiej, jeśli zawsze przyjmujesz opinie. Najpierw zacznij od kilku interesariuszy, zapoznaj się z ich sugestiami i zastosuj zwinną metodologię zarządzania portfelami technologii informatycznych. Zarządzanie portfelem projektów IT może być początkowo nieco skomplikowane, ale po przeskalowaniu swojej wiedzy fachowej będziesz w stanie lepiej pokierować swoim działem IT.

Wartość jest wykazywana przez ocenę wykonania, ocenę wykonania programu i pomiar rzeczywistej wydajności portfela IT.

Najlepsze praktyki zarządzania portfelem IT

Zarządzanie portfelem IT pomaga budować strategiczną perspektywę zarządzania mnóstwem działań w planowanych i realizowanych projektach. Omówmy najlepsze praktyki, aby rozpocząć proces i przyspieszyć rozwój firmy w kierunku strategicznego rozwoju.

Skoncentruj się na jednym kroku na raz

Jeśli niedawno przejąłeś obowiązki menedżera ds. portfela IT, ważne jest, abyś robił krok po kroku, w podejściu etapowym. Natkniesz się na różne działania, którymi trzeba zarządzać, ale w punkcie zerowym skup się na wdrażaniu strategii w jednej jednostce biznesowej, a nie w całym dziale.

Pomoże Ci zidentyfikować błędy w procesie przed rozszerzeniem firmy wdrożeniowej na całą firmę i ważne jest, aby nie spieszyć się z tym. skalować i dostosowywać.

Monitoruj podejście

Proces zarządzania portfelem IT różni się w zależności od firmy. To nie jest podejście uniwersalne. Musisz zachować zwinność i optymalizować w oparciu o wyniki, które zapewnia Twoje podejście. Dlatego ważne jest, aby cały czas śledzić swoje wyniki.

Możesz mierzyć wydajność swoich poprzednich projektów i identyfikować konkretne zmiany, które przyniosły oczekiwane rezultaty. Kiedy obiektywnie oceniasz swoje wyniki w długoterminowych projektach, możesz łatwo znaleźć luki między tym, co Twój projekt miał dostarczyć na początkowym etapie, a tym, co faktycznie przyniósł po zakończeniu. Umożliwi to lepszą optymalizację podejścia do planowania i zarządzania.

Użyj odpowiedniego oprogramowania

Jako menedżer portfela IT, śledzenie i raportowanie różnorodnych działań to codzienna filiżanka herbaty. Ale kiedy projekty powiększają się w portfolio IT, rosną kłopoty z ręcznym zarządzaniem nimi. Potrzebujesz oprogramowania do zarządzania portfelem IT, aby wzmocnić swoje mięśnie w zarządzaniu nimi. Narzędzia do zarządzania portfelami IT pomagają organizować zasoby i działania w wielu portfelach IT oraz maksymalizować przychody i zwrot z inwestycji.

Czym zajmuje się menedżer portfela IT?

Jako menedżer portfela IT jesteś odpowiedzialny za skuteczne wdrożenie strategii IT w organizacji. Rola zwykle obraca się wokół zarządzania IT i pracy z różnymi algorytmami i modelami finansowymi w celu konwergencji operacji IT w kierunku strategicznych celów i zadań organizacji.

Będziesz mieć ogólny przegląd wszystkiego w portfelu i opracować standardy zarządzania, aby zapewnić lepsze funkcjonowanie i koordynację w dziale IT.

Menedżerowie portfeli IT mogą być częścią Biura Zarządzania Projektami (PMO), gdzie zarządzają portfelami i ustalają procesy biznesowe i standardy do naśladowania dla działu. Możesz także ustawić metodyki, takie jak Agile lub Scrum, aby lepiej zarządzać portfelami IT.

Korzyści z zarządzania portfelem IT

Istnieje wiele korzyści z zarządzania portfelem IT dla biznesu. Oto kilka konkretnie.

Monitoruj koszty i ograniczaj wydatki

Dzięki zarządzaniu portfelem IT zmniejszasz wydatki, eliminując zbędne projekty i efektywnie wykorzystując zasoby i aktywa. Gromadząc dane i informacje z wielu zadań w jednym katalogu, można łatwo wizualizować powtarzające się czynności i niszczyć je w celu obniżenia kosztów.

Podejmuj świadome decyzje

Ponieważ nadzorowałeś postęp i wydajność projektów w swoim lejku, możesz podejmować decyzje oparte na danych, aby prognozować potrzeby swojego działu i lepiej planować projekty IT w przewidywalnej przyszłości. Pomaga opanować odgórne podejście do zarządzania projektami i wspiera podejmowanie decyzji za pomocą danych jako zasobu.

Zwiększ koncentrację na celach biznesowych

Zarządzanie portfelem IT pomaga uzyskać przejrzystość różnych projektów i lepiej dopasować je do celów i celów biznesowych. Ustalasz konkretne cele i kamienie milowe w procesie, co pozwala określić, w jaki sposób jego realizacja dodaje wartości do celu biznesowego i motywuje Cię do wydajnej pracy bez bałaganu.

Zapewnij terminową dostawę projektu

Istnieje wiele nieprzewidzianych czynników, które mogą utrudnić postęp projektu. Proces zarządzania portfelem IT zapewnia profesjonalistom zarządzanie projektami w różnych sytuacjach dzięki scentralizowanej bazie danych wszystkich działań oraz promuje elastyczność i zdolność adaptacji w celu zapewnienia terminowych rezultatów.

Wyzwania zarządzania portfelem IT

Zarządzanie portfelem IT wymaga współpracy i współpracy między różnymi zespołami i interesariuszami. Aby utrzymać udany portfel IT, musisz efektywnie zarządzać swoim budżetem, ryzykiem i zasobami. Ale jest kilka wyzwań, które mogą pojawić się na twojej drodze.

Trening

Niektóre zespoły mogą wykazywać opór przed przyjęciem nowego zadania lub narzędzia, nawet jeśli ułatwia to pracę. Powodem może być stroma krzywa uczenia się najnowszego oprogramowania lub komplikacje przy wprowadzaniu nowej aktywności.

Niezbędne jest odpowiednie przeszkolenie przed wprowadzeniem nowej technologii, przy jednoczesnym zapewnieniu, że cały zespół jest na tej samej stronie. Daj im wgląd w to, jak nowe zadanie lub narzędzie może stać się atutem firmy. Musisz pokazać im wartość i wydajność, jaką może wnieść do procesu zarządzania portfelem IT.

Przezroczystość

Masz wgląd w wiele projektów IT w różnych miejscach, ale może nie być w tym samym formacie. Wynika to przede wszystkim z braku standaryzacji w przechwytywaniu i raportowaniu danych przez profesjonalistów lub oprogramowanie ze względu na zróżnicowane potrzeby zespołu. Porównywanie danych takich projektów może być problematyczne, ponieważ nie będziesz w stanie ich obiektywnie ocenić.

Możesz go rozwiązać, wdrażając narzędzie do zarządzania portfelem IT, które może zebrać dane w jednolitym formacie, umożliwiając śledzenie i badanie. Pozwala również zapewnić wydajne raportowanie i zaoszczędzić czas dzięki automatyzacji.

Alokacja zasobów

Głównym wyzwaniem w zarządzaniu portfelem IT jest zarządzanie zasobami. Musisz upewnić się, że najlepsi z Twoich ludzi pracują nad właściwymi projektami we właściwym czasie. Czasami mogą wystąpić opóźnienia, ponieważ informacje są gromadzone z zespołów IT, finansów i HR w celu strategicznego dostosowania zasobów, dlatego niezbędne jest posiadanie scentralizowanego systemu informacyjnego do pobierania danych wymaganych do właściwej alokacji zasobów.

Zarządzaj swoim portfelem IT jak profesjonalista

Dzięki nienagannemu procesowi zarządzania portfelem IT będziesz w stanie strategicznie wykorzystać swoje zasoby i aktywa, aby uzyskać wzorowe wyniki w projektach. Zacznij od wdrożenia procesu już dziś i zapewnij właściwe dopasowanie strategii IT do celu biznesowego i zwiększ wartość.

Dowiedz się więcej o tym, jak zarządzać wydatkami na SaaS i oszczędź jeszcze więcej na kosztach IT.