كيف يمكن لإدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات أن توفر أموال فريقك

تعد إدارة العديد من مشاريع تكنولوجيا المعلومات أمرًا صعبًا.

تحتاج إلى الاهتمام بالعديد من الأنشطة والأصول والموارد للتعامل مع مشاريعك وتحقيق النتائج. ولكن عندما يكون هناك نقص في التوحيد القياسي ، فقد تصبح إدارة مجموعة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك أكثر تعقيدًا.

يجب أن يكون لديك عملية مناسبة في المكان للحفاظ على تقدم غير احتكاك للمشاريع. إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات هي إحدى هذه العمليات التي تمكّنك من تنظيم وإدارة مشاريعك ومبادراتك ، مما يتيح لك الحصول على بيانات كافية لاتخاذ القرارات الاستراتيجية.

يمكنك القيام بذلك يدويًا على جداول البيانات لعدد قليل من المشاريع. ولكن يُنصح باستخدام تقنية مثل برامج إدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات وبرامج إدارة المحافظ وغير ذلك عندما تقوم بذلك على نطاق أوسع.

في وقت سابق ، تم الاهتمام بهذه الأمور بطريقة غير رسمية ، ولكن مع إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات ، يمكنك الحصول على صورة أفضل وأوضح عن أموالك المالية المتحالفة مع قسم تكنولوجيا المعلومات. ببساطة ، تساعدك العملية في تتبع وإدارة ميزانيات تكنولوجيا المعلومات على مستوى دقيق.

منذ إنشائها ، كان لدى إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات تحيزًا متمحورًا حول المشروع ، لكنها تطورت الآن. لم يعد الأمر يقتصر على التتبع التشغيلي المعتاد بعد الآن ؛ لقد وسع نطاقه ليشمل إدخالات مشروع الحالة المستقرة وإدارة التطبيقات والمزيد.

لديك نهج تخطيط مشروع من أعلى إلى أسفل في العملية حيث يشارك أصحاب المصلحة في صنع القرار ومشاركة التوجيهات بين بقية الفرق. هنا ، الهدف الموحد لإدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات هو الحصول على رؤية كاملة لاحتياجات العمل من قسم تكنولوجيا المعلومات والتنبؤ بشكل أفضل بالمطالب التي قد تنشأ في المستقبل المنظور.

ما هي عملية إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات؟

إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات هي عملية خطوة بخطوة تغطي جميع المشاريع وخدمات التطبيقات ، والتي تعد جزءًا من العمليات الإجمالية.

دعنا نتعمق أكثر في فهم العملية الكاملة لإدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات.

ضع استراتيجية

أولاً ، تحتاج إلى تقييم جميع المشاريع والأنشطة ، بما في ذلك تلك المحددة في المستقبل. يتضمن ذلك إنشاء قوائم جرد لجميع استثمارات تكنولوجيا المعلومات ، وتحديد المرحلة الحالية للمشروع في دورة الحياة ، وتقييمها ، ودفع الأعمال نحو أهدافها وغاياتها الاستراتيجية.

تحقق مما إذا كانت المشاريع والمبادرات المستقبلية تتماشى مع أهداف العمل ، وإذا لم يكن الأمر كذلك ، فإن أكثر المجالات الوظيفية التي يجب عليك معالجتها لتقريبها في اتجاه مسار شركتك. بعد ذلك ، قم بإنشاء إستراتيجية عمل لتبسيط العمليات التشغيلية وتحقيق هذه الأهداف بشكل أفضل. من الأفضل تكوين فريق تنفيذ يضم أعضاء من قسم تكنولوجيا المعلومات لتنفيذ الاستراتيجية وقسم الشؤون المالية لإلقاء نظرة فاحصة على الاستثمارات. في بعض الأحيان ، قد يكون لدى فريق التنفيذ أعضاء من فريق الأشخاص لإدارة الموارد بشكل أفضل.

سيكون لفريق التنفيذ سلطة حاكمة للإشراف على عملياته. يمكن أن تكون هذه السلطة فردًا أو مجموعة من المهنيين من القيادة العليا للشركة لإجراء تحليل ماذا لو ، وتعديل القيود الرئيسية والمعايير الأخرى لمحفظة تكنولوجيا المعلومات. يقيسون تأثير خيارات الاستثمار البديلة ويقررون التخصيص الأمثل للاستثمارات في فئات مختلفة.

تحليل محفظتك

أثناء التحليل ، قم بتقييم نقاط القوة والضعف في مشاريعك بموضوعية. يستلزم ذلك جمع البيانات المتعلقة بالمراحل الرئيسية لمشروعك وجدول إعداد التقارير والعائد المحتمل على الاستثمار (ROI) وتخصيص الموارد.

يجب عليك إعطاء هيكل مناسب للمحفظة ، مما يعني إنشاء مقاييس لتتبع التقدم والتنظيم وتصنيف وزن الأنشطة والعمليات. حدد أي ازدواجية أو إذا كانت بعض المشاريع الحالية قد لا توفر كفاءة كبيرة عند تنفيذها بشكل متوازي.

يعد تقييم المخاطر جزءًا من هذه الخطوة ، حيث يجب عليك وضع معايير قياسية بمستويات حدية ، وموازنة الفوائد المتوقعة لمشروع / نشاط تكنولوجيا المعلومات مقابل النجاح المالي والتقني للمحفظة الإجمالية. إنشاء آلية فحص لتقييم الشروط الفنية وقيمة الأعمال والمخاطر. من الضروري ضمان نجاح تكنولوجيا المعلومات في تحسين أداء الأعمال والرسالة. في مرحلة التحليل ، يجب توفير الفجوات في المتطلبات والمعايير وتحليل أصحاب المصلحة وعرض بنية المؤسسة وكتالوج شامل لأصول تكنولوجيا المعلومات بحيث يمكنك تعيين استثمارات تكنولوجيا المعلومات في هذه المجالات بسرعة.

يعد ضمان التواصل المباشر والعصف الذهني جزءًا محوريًا هنا ؛ بعد كل شيء ، تحتاج إلى مناقشة جميع المتغيرات الرئيسية بدقة.

تأكد من مواءمة محفظتك بشكل أفضل

سيساعدك إجراء تحليل المحاذاة على مراقبة المشاريع الهامة وما إذا كانت مواردك الحيوية تعمل عليها. وضع المبادئ التوجيهية للفرق لضمان توافق المشاريع مع الأهداف الإستراتيجية للشركة.

يجب أن تتضمن إرشاداتك بشكل أساسي درجة التوافق الاستراتيجي بين المحفظة والشركة. تحتاج إلى إيجاد توازن بين الأهداف قصيرة المدى والأهداف طويلة المدى والابتكارات الدورية. بعد ذلك ، اعرض عدد وطبيعة المشاريع المتوافقة مع الأهداف الإستراتيجية المختلفة بطريقة تضيف قيمة اقتصادية وتحقق النتائج المتوقعة. يجب عليك أيضًا وضع تدابير لتقييم المخاطر المرتبطة ، ليس فقط في المحفظة المالية ولكن أيضًا التحديات التي قد تنشأ في الجدول الزمني أو الموارد أو النطاق أو التكنولوجيا.

في عملية إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات ، يتم تعقب استثمارات تكنولوجيا المعلومات ومراقبتها. لديك بطاقات أداء متوازنة ومؤشرات أداء رئيسية واتفاقيات مستوى الخدمة (SLA) ومقاييس أخرى لقياس صحة استثمارات تكنولوجيا المعلومات. ولكن عندما تتغلب هذه المقاييس على مستويات العتبة ، فإنها تؤدي إلى حدوث تغييرات في محفظة تكنولوجيا المعلومات. نظرًا لإعادة تقييم الاستثمارات هنا ، يجب تحديث دراسة الجدوى بما يتماشى مع أهداف الشركة.

إدارة محفظتك

في إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك ، اتخذ قرارات استثمارية أساسية لإعادة تخصيص الميزانيات والموارد وتحديد أولويات المشاريع والمزيد بناءً على المعلمات والمتغيرات التي اكتشفتها خلال المراحل السابقة من عملية إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات.

في هذه الخطوة ، ركز على إدارة المخاطر وإدارة الموارد وإدارة التغيير. أثناء العملية الكاملة ، يعد التعاون أمرًا بالغ الأهمية لاتخاذ قرارات إستراتيجية وتلبية المتطلبات الداخلية.

قد تكون هناك حالات لا تحصل فيها على عملية إدارة محفظة مشاريع تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك بشكل صحيح من المحاولة الأولى. الاختبار والتكيف في الوقت الفعلي حيث تختلف احتياجات مؤسسات تكنولوجيا المعلومات. من الأفضل أن تأخذ التعليقات دائمًا. في البداية ، ابدأ بعدد قليل من أصحاب المصلحة ، واخذ اقتراحاتهم ، واعتمد منهجية رشيقة لإدارة حافظات تكنولوجيا المعلومات. قد تكون إدارة مجموعة مشروعات تكنولوجيا المعلومات معقدة بعض الشيء في البداية ، ولكن بمجرد توسيع نطاق خبرتك في هذا المجال ، ستتمكن من توجيه قسم تكنولوجيا المعلومات لديك بشكل أفضل.

يتم إظهار القيمة من خلال تقييم التنفيذ وتقييم تنفيذ البرنامج وقياس الأداء الفعلي لمحفظة تكنولوجيا المعلومات.

أفضل ممارسات إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات

تساعدك إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات على بناء منظور استراتيجي تجاه إدارة عدد كبير من الأنشطة في المشاريع المخطط لها والمستمرة. دعونا نناقش أفضل الممارسات لبدء العملية وتسريع عملك نحو النمو الاستراتيجي.

ركز على خطوة واحدة في كل مرة

إذا كنت قد توليت مؤخرًا مسؤوليات مدير محفظة تكنولوجيا المعلومات ، فمن المهم أن تتخذ خطوة واحدة في كل مرة ، في نهج تدريجي. سوف تصادف العديد من الأنشطة التي تحتاج إلى إدارتها ، ولكن في نقطة الصفر ، ركز على تنفيذ الاستراتيجية على وحدة عمل واحدة بدلاً من القسم بأكمله.

سيساعدك هذا في تحديد العيوب في العملية قبل توسيع التنفيذ على مستوى الشركة ، ومن المهم عدم التسرع في ذلك .. لنقل إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك من صفر إلى 100 ، اتبع خطوة واحدة في كل مرة ، واختبرها على نطاق صغير على نطاق واسع والتكيف.

راقب النهج

تختلف عملية إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات عبر الشركات. إنه ليس نهجًا واحدًا يناسب الجميع. تحتاج إلى الحفاظ على خفة الحركة والتحسين بناءً على النتائج التي يحققها نهجك. لذلك من الضروري متابعة نتائجك طوال الوقت.

يمكنك قياس أداء مشاريعك السابقة وتحديد التغييرات المحددة التي أعطت النتائج المتوقعة. عندما تقوم بتقييم أدائك في المشاريع طويلة الأجل بموضوعية ، يمكنك بسهولة العثور على فجوات بين ما كان من المتوقع أن يقدمه مشروعك في المرحلة الأولية وما تم تسليمه بالفعل عند الانتهاء. سيمكنك هذا من تحسين نهج التخطيط والإدارة بشكل أفضل.

استخدم البرامج المناسبة

بصفتك مديرًا لمحفظة تكنولوجيا المعلومات ، فإن التتبع وإعداد التقارير حول مجموعة متنوعة من الأنشطة هو كوب الشاي اليومي الخاص بك. ولكن عندما تزداد المشاريع في محفظة تكنولوجيا المعلومات ، تزداد المتاعب في إدارتها يدويًا. أنت بحاجة إلى برنامج إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات لتقوية عضلاتك في إدارتها. تساعدك أدوات إدارة قوائم تكنولوجيا المعلومات على تنظيم الموارد والأنشطة عبر العديد من محافظ تكنولوجيا المعلومات وزيادة الإيرادات وعائد الاستثمار.

ماذا يفعل مدير محفظة تكنولوجيا المعلومات؟

بصفتك مدير محفظة تكنولوجيا المعلومات ، فأنت مسؤول عن تنفيذ إستراتيجية تكنولوجيا المعلومات بنجاح في أي مؤسسة. يدور الدور عادة حول إدارة تكنولوجيا المعلومات والعمل مع خوارزميات ونماذج مالية مختلفة لتقريب عمليات تكنولوجيا المعلومات نحو الأهداف والغايات الإستراتيجية للمؤسسة.

ستحتفظ بنظرة عامة عالية المستوى على كل شيء ضمن مجموعة ما وتطور معايير الإدارة لضمان تحسين الأداء والتنسيق في قسم تكنولوجيا المعلومات.

يمكن أن يكون مديرو حافظة تكنولوجيا المعلومات جزءًا من مكتب إدارة المشاريع (PMO) ، حيث يديرون المحافظ ويضعون العمليات التجارية والمعايير التي يتبعها القسم. يمكنك أيضًا تعيين منهجيات مثل Agile أو Scrum لإدارة حافظات تكنولوجيا المعلومات بطريقة أفضل.

فوائد إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات

هناك العديد من الفوائد لإدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات للأعمال. هنا القليل على وجه التحديد.

مراقبة التكاليف وتقليل النفقات

مع إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات ، يمكنك تقليل نفقاتك عن طريق الاستغناء عن المشاريع الزائدة عن الحاجة واستخدام الموارد والأصول بكفاءة. أثناء قيامك بجمع البيانات والمعلومات من مهام متعددة في دليل واحد ، يمكنك بسهولة تصور الأنشطة المتكررة الجارية ، ويمكنك تمزيقها لتوفير التكاليف.

اتخذ قرارات مستنيرة

نظرًا لأنك أشرفت على تقدم وأداء المشاريع في خط الأنابيب الخاص بك ، يمكنك اتخاذ قرارات تستند إلى البيانات للتنبؤ باحتياجات إدارتك والتخطيط بشكل أفضل لمشاريع تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك في المستقبل المنظور. يساعدك على إتقان النهج التنازلي لإدارة المشروع ويدعم قراراتك بالبيانات كأصل.

تعزيز التركيز على أهداف العمل

تساعدك إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات على اكتساب الوضوح بشأن المشاريع المختلفة ومواءمتها بشكل أفضل مع أهداف عملك وأهدافك. أنت تضع أهدافًا ومعالم معينة في العملية تسمح لك بتحديد كيف يضيف استكمالها قيمة إلى هدف العمل ويحفزك على العمل بشكل منتج دون فوضى.

ضمان تسليم المشروع في الوقت المناسب

هناك العديد من العوامل غير المتوقعة التي قد تعيق تقدم المشروع. تزود عملية إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات المهنيين لإدارة المشاريع في مواقف متنوعة بقاعدة بيانات مركزية لجميع الأنشطة وتعزز المرونة والقدرة على التكيف لضمان الإنجازات في الوقت المناسب.

تحديات إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات

تتطلب إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات التعاون والتعاون بين مختلف الفرق وأصحاب المصلحة. تحتاج إلى إدارة ميزانيتك ومخاطرك ومواردك بكفاءة للحفاظ على محفظة تكنولوجيا معلومات ناجحة. ولكن هناك بعض التحديات التي قد تواجهك.

تمرين

قد تظهر بعض الفرق مقاومة لاعتماد مهمة أو أداة جديدة ، حتى لو كانت تجعل العمل أسهل. قد يكون السبب هو منحنى تعليمي حاد لأحدث البرامج أو التعقيدات في إدخال نشاط جديد.

من الضروري توفير التدريب المناسب قبل إدخال تقنية جديدة مع ضمان وجود الفريق بأكمله في نفس الصفحة. امنحهم نظرة خاطفة على كيف يمكن أن تصبح المهمة أو الأداة الجديدة أحد الأصول للأعمال. تحتاج إلى إظهار القيمة والكفاءة التي يمكن أن تجلبها إلى عملية إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك.

الشفافية

لديك رؤية عبر العديد من مشاريع تكنولوجيا المعلومات في أماكن مختلفة ، ولكنها قد لا تكون بنفس التنسيق. يرجع ذلك في المقام الأول إلى الافتقار إلى التوحيد القياسي في التقاط البيانات والإبلاغ عنها من قبل المتخصصين أو البرامج بسبب احتياجات الفريق المتنوعة. قد تكون مقارنة بيانات مثل هذه المشاريع إشكالية لأنك لن تكون قادرًا على تقييمها بموضوعية.

يمكنك حلها عن طريق تطبيق أداة إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات ، والتي يمكن أن تجمع البيانات معًا في تنسيق موحد ، مما يتيح لك المتابعة والفحص. يمكن أن يسمح لك أيضًا بضمان كفاءة إعداد التقارير وتوفير الوقت باستخدام الأتمتة.

تخصيص الموارد

التحدي الرئيسي في إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات هو إدارة الموارد. تحتاج إلى التأكد من أن أفضل موظفيك يعملون على المشاريع المناسبة في الوقت المناسب. في بعض الأحيان ، قد تحدث تأخيرات عندما يتم جمع المعلومات من فرق تكنولوجيا المعلومات ، والتمويل ، والموارد البشرية لمواءمة الموارد بشكل استراتيجي ، لذلك من الضروري أن يكون لديك نظام معلومات مركزي لسحب البيانات المطلوبة لتخصيص الموارد بشكل مناسب.

قم بإدارة مجموعة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك مثل المحترفين

من خلال عملية إدارة محفظة تكنولوجيا المعلومات التي لا تشوبها شائبة ، ستتمكن من استخدام مواردك وأصولك بشكل استراتيجي لتحقيق نتائج مثالية في المشاريع. ابدأ بتنفيذ العملية اليوم وتأكد من المواءمة المناسبة لاستراتيجية تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك مع هدف عملك ودفع القيمة.

تعرف على المزيد حول كيفية إدارة إنفاق SaaS الخاص بك وتوفير المزيد في تكاليف تكنولوجيا المعلومات.