Etkili Bir İş Toplantısı Nasıl Gerçekleştirilir; Yapılması ve yapılmaması gerekenler

Bir orta düzey yönetici olarak, çalışma zamanınızın %35'ini toplantılarda geçirme şansınız vardır.

Öte yandan, üst düzey yöneticiler zamanlarının %50'sini hem sanal hem de fiziksel toplantılar düzenlemek ve yürütmek için harcıyorlar.

Ve yakından baktığınızda, bu toplantıların çoğu planlandığı gibi gitmiyor.

Bazı katılımcılar 15 dakika veya daha fazla geç geliyor…

Bazen tamamen ertelemeniz gerekir.

Tabiri caizse, bunlardan bıktıysanız ve etkili bir iş görüşmesinin nasıl yapılacağını öğrenmek istiyorsanız; yapılacaklar ve yapılmayacaklar , doğru yerdesiniz.

Hadi girelim ki;

• Başarılı bir toplantı stratejisi oluşturun

• Gerekli olanı yapmak için daha az zaman harcayın

• Herkesin ortaya çıktığından emin olun

• En önemli olan diğer şeyler için zaman kazanın.

Kulağa harika geliyor mu? Hadi dalalım.

Başarılı Bir İş Görüşmesinde Yapılması Gereken 7 Şey

• Doğru toplantı için doğru insanlar; telefon görüşmeleri yapmadan önce bir şeyi açıklığa kavuşturun; Bu toplantı gerçekten gerekli mi? Bu dürüstçe cevaplanmalıdır. Arkanıza yaslanıp toplantının amacının özüne inmek istiyorsunuz. Çoğu zaman yapılması gereken şey, mesajınızı bir kez ve herkes için iletmek için kişiselleştirilmiş e-posta parçaları göndermektir. Öyleyse, posta veya diğer sanal iletişim sistemlerinin göndermediğini varsayalım, o zaman gerçek hayattaki bir toplantı kaçınılmaz olabilir. Ama yine de çevrenizi küçük tutmak istiyorsunuz. Ve sadece Jeff Bezos'a göre, bir pizza bir dizi toplantı katılımcısını beslemek için yeterli değilse, bundan harika bir şey çıkmaz. İyi bir kural, yalnızca analize dayalı olarak sonuçlandırdığınız kişileri toplantının alt satırına büyük ölçüde katkıda bulunmaya davet etmektir.

• Doğru toplantı odası ve doğru zaman; transatlantik toplantıları ayarlamak en zor olanlardır. Tam o sırada, bazı katılımcılar gün için toplanırken, diğerleri daha yeni yola çıkıyor. Her katılımcının ortaya çıkacağı şekilde bir program hazırlamak için, her katılımcının ne zaman müsait olacağını öğrenmek için bir not gönderin. Toplantıyı bitirmek için ne kadar zamana ihtiyacınız olduğunu da göz önünde bulundurmanız gerektiğini unutmayın. Bu size bunun tek seferlik mi yoksa tekrar eden bir toplantı mı olduğu konusunda fikir verecektir. Bunu sürdürerek, uygun bir program oluşturmanın bir yolunu bulun. Aynı şekilde, katılımcı sayısıyla uyumlu bir toplantı alanı sağlayın.

• HAZIRLAMA; bu çok önemli ve gerçekten demek istiyorum. Beklentiler, başarı kriterleri, gündemler ve temel belgelerin tümü tanımlanmalıdır. Katılımcılar not almak için dizüstü bilgisayarlarını ve not defterlerini getirmeli mi? Çözülmesi gereken sorunlar nelerdir ve toplantı hangi esasları kapsayacaktır? Sert bir gerçeklikten kaçınmak için programa olan bağlılık düzeyinizin karşılıklı olmasını sağlamak için tüm bunları uzatmak istiyorsunuz. Ayrıca, programın başarısı için gerekli tüm ekipmanın önceden tedarik edildiğinden emin olun.

• Onaylayın, çakışmayı iptal edin veya prova yapın; Programın ayrıntılarını resmi davetiyenize kazıdıktan ve bunları gönderdikten sonra, D gününden bir gün önce her katılımcıya bir takip mesajı gönderin. Bu, ne kadar olumlu geri bildirim aldığınıza bakmaksızın toplantının iptal edilip edilmeyeceğini size bildirir. Olumluysa, tüm meseleyi son kez gözden geçirmek istersiniz. Hiçbir büyük yönetim birdenbire bir sunumu kanatlandıramaz. Öyleyse devam edin ve slaytlarınızı prova edin.

• Bir lider atayın ve dinlemeyi yapın; Tutanakları yapmak için bir not tutucuya ihtiyacınız olabilirken, her şeyi koordine edecek bir toplantı liderine de ihtiyacınız var. Bu size sunumu eve götürmek için odağınızı ve enerjinizi yatırmanız için bir platform sağlar. Söylemeye gerek yok, konuştuğunuzdan daha fazla dinleyin, farklı kişiliklere dikkat edin, kibar olun, profesyonelce giyinin ve nerede oturacağınızı bilin.

• Ekstra zaman; anda kalın, dolaşın, güvenle konuşun, hedef kitlenizi tanıyın ve konuyla ilgili kalın. Tüm bunlar zaman kısıtlamasına uymak kadar önemli olsa da, molalar için zaman ayırmak da aynı derecede önemlidir. Dikkat edin, soru almak ve cevaplamak için fazladan bir zaman daha bırakılmalıdır.

• Teşekkürler, notlar ve eylemlerle ilgili takipler; Sonuç olarak, tüm katılımcılara teşekkür etmek fark yaratır. Ayrıca, sunumdan çıkan fikirleri, çözümleri ve eylemleri kapsayan notları paylaşın. Bu, en iyi, geri bildirim isteği dahil e-posta yoluyla yapılır.

Başarılı Bir İş Görüşmesinde Yapılmaması Gereken 5 Şey

İşte toplantıda yapılmaması gerekenler…

• Negatif olmayın; İşte bir toplantı nasıl felakete dönüşüyor; suçlamak, yargılayıcı olmak ve savunmak. Yapabileceğiniz en iyi şey, tüm geri bildirimlerin olumlu pekiştirmeyle yapıcı olduğundan emin olmaktır. Yaratıcılığı teşvik eden bir ton kullanın ve mekanda bulunmayan bir kişi hakkında olumsuz konuşmaktan kaçının.

• Otoriter olmayın/zaman kaybetmeyin; belki de gereksiz şeylerle zaman kaybetmemek için tüylerden kurtulmak için programdan hemen önce slaytlarınızı gözden geçirmeniz gerekiyor. Ve toplantıyı mümkün olduğunca yönlendirmeye çalışırken, bir grup üye gereksiz yere konuyu dağıtıyor gibi görünse bile patronluk taslamayın.

• ertelemeyin; zaman, yer ve katılımcı sayısı kararlaştırıldıktan sonra plana sadık kalın.

• Geç kalmayın; İster organizatör olun ister katılımcı olun, toplantınızın yerine tam zamanında gitmenize hiçbir şeyin engel olmayacağı şekilde programınızı karıştırın. Öngörülemeyen bir durum yüzünden oraya geç kalman için büyük bir özürden zarar gelmez, değil mi?

• görselleri unutmayın; görseller, teşvik edici bir sunum ortamı oluşturmanın bir yoludur. D gününden önce onlarla yeterince oynayın ve isteksiz katılımcıları bile teşvik etmek için resimleri davetiyenize ekleyin.

Çözüm

Başarılı bir toplantıyı bir araya getirmek parkta bir yürüyüş olmayabilir. Sağlam bir stratejiyle uyumlu doğru kurallarla, hendeklerden kaçınabilir ve sunumunuzu eve götürebilirsiniz. Size etkili bir iş toplantısının nasıl yapılacağına dair tam slaydı gösterdiğime inanıyorum. Bir şeyi kaçırırsanız, mesajlarınızı aşağıdaki yorumlara bırakın.