Comment mener une réunion d'affaires efficace ; À faire et à ne pas faire

En tant que cadre intermédiaire, il y a de fortes chances que vous passiez 35 % de votre temps de travail en réunion.

D'un autre côté, les cadres supérieurs investissent 50 % de leur temps dans la mise en place et la conduite de réunions, à la fois virtuelles et physiques.

Et quand on y jette un coup d'œil attentif, la plupart de ces réunions ne se déroulent pas tout à fait comme prévu.

Certains participants se présentent avec 15 minutes de retard ou plus…

Parfois, il suffit de faire un report complet.

Pour ainsi dire, si vous en avez marre et que vous voulez savoir comment mener une réunion d'affaires efficace ; choses à faire et à ne pas faire , vous êtes au bon endroit.

Allons-y pour que vous puissiez;

• Créer une stratégie de réunion réussie

• Passez moins de temps à faire ce qui est nécessaire

• Assurez-vous que tout le monde se présente

• Gagnez du temps pour d'autres choses qui comptent le plus.

Super? Plongeons dedans.

7 choses à faire pour une réunion d'affaires réussie

• Les bonnes personnes pour la bonne réunion ; avant de faire le tour des appels téléphoniques, renseignez-vous sur une chose ; cette rencontre est-elle vraiment nécessaire ? Cela devrait être répondu honnêtement. Vous voulez vous asseoir, aller au fond de l'objectif de la réunion. La plupart du temps, ce qu'il faut plutôt faire, c'est envoyer des e-mails personnalisés pour faire passer votre message une fois pour toutes. Donc, supposons que l'envoi de courriers ou d'autres systèmes de communication virtuels ne suffise pas, alors une réunion réelle peut être inévitable. Mais encore une fois, vous voulez garder votre cercle petit. Et juste selon Jeff Bezos, si une pizza ne suffit pas à nourrir un certain nombre de participants à la réunion, rien de grand n'en sortira. Une bonne règle de base consiste à inviter uniquement les personnes que vous avez conclues sur la base d'une analyse pour contribuer énormément au résultat net de la réunion.

• La bonne salle de réunion et le bon moment ; les rencontres transatlantiques sont les plus difficiles à mettre en place. Juste au moment où certains participants se rassemblent pour la journée, d'autres partent. Pour établir un horaire conçu de manière à ce que chaque participant se présente, envoyez une note pour savoir à quelle heure chaque participant serait disponible. Notez que le temps dont vous avez besoin pour conclure la réunion doit également être pris en compte. Cela vous permettra de savoir s'il s'agit d'une réunion ponctuelle ou récurrente. En procédant ainsi, trouvez un moyen de créer un calendrier qui vous convienne. De même, sécurisez un espace de réunion qui s'aligne sur le nombre de participants.

• Préparer; c'est essentiel, et je veux dire vraiment. Les attentes, les critères de réussite, les agendas et les documents essentiels doivent tous être définis. Les participants doivent-ils apporter leurs ordinateurs portables et leurs blocs-notes pour prendre des notes ? Quels sont les problèmes à résoudre et sur quels fondamentaux la réunion portera-t-elle ? Vous voulez étendre tout cela pour vous assurer que votre niveau d'engagement envers le programme est réciproque pour éviter une dure réalité. Assurez-vous également que tout l'équipement nécessaire au succès du programme est fourni dès le départ.

• Confirmer, annuler le conflit ou répéter ; après avoir gravé les détails du programme dans votre invitation officielle et les avoir envoyés, envoyez un suivi à chaque participant la veille du jour J. Cela vous permettra de savoir si la réunion doit être annulée ou non à en juger par le nombre de commentaires positifs que vous obtenez. S'il est positif, vous voulez passer en revue l'ensemble du shebang pour la dernière fois. Aucune grande direction ne fait une présentation à l'improviste. Alors allez-y et répétez vos diapositives.

• Attribuez un leader et faites l'écoute ; bien que vous ayez besoin d'un preneur de notes pour rédiger le procès-verbal, vous avez également besoin d'un animateur de réunion pour coordonner l'ensemble. Cela vous donne la plate-forme pour investir votre concentration et votre énergie dans la réalisation de la présentation à la maison. Inutile de dire, écoutez plus que vous ne parlez, soyez attentif aux différentes personnalités, soyez poli, habillez-vous professionnellement et sachez où vous asseoir.

• Temps supplémentaire; restez présent, déplacez-vous, parlez en toute confiance, connaissez votre public et restez sur le sujet. Bien que toutes ces questions soient liées à la contrainte de temps, il est également essentiel de laisser du temps pour les pauses. Attention, un autre temps supplémentaire devrait être prévu pour répondre aux questions et y répondre.

• Remerciements, suivis des notes et actions; à la fin, remercier tous les participants fait la différence. Partagez également des notes qui couvrent les idées, les solutions et les actions qui ressortent de la présentation. Il est préférable de le faire par e-mail avec une demande de commentaires incluse.

5 choses à ne pas faire lors d'une réunion d'affaires réussie

Voici ce qu'il ne faut pas faire en réunion...

• Ne soyez pas négatif; voici comment une réunion devient catastrophique ; blâmer, porter un jugement et être sur la défensive. La meilleure chose que vous puissiez faire est de vous assurer que tous les commentaires sont constructifs avec un renforcement positif. Utilisez un ton qui favorise la créativité et évitez de parler négativement même d'une personne qui n'est pas présente sur les lieux.

• Ne soyez pas autoritaire/ne perdez pas de temps ; il vous suffit peut-être de parcourir vos diapositives juste avant le programme pour vous débarrasser des peluches et éviter de perdre du temps sur des choses inutiles. Et pendant que vous essayez autant que possible de diriger la réunion, ne soyez pas autoritaire même lorsqu'un groupe de membres semble digresser inutilement.

• Ne tergiversez pas; une fois que l'heure, le lieu et le nombre de participants ont été décidés, respectez le plan.

• Ne soyez pas en retard; Que vous soyez l'organisateur ou un participant, réorganisez votre emploi du temps de manière à ce que rien ne vous empêche d'arriver à temps sur le lieu de la réunion. Et juste pour que tu arrives en retard, à cause d'une circonstance imprévue, de grandes excuses ne feraient pas de mal, n'est-ce pas ?

• N'oubliez pas les visuels ; les visuels sont un moyen d'établir un environnement de présentation encourageant. Jouez avec suffisamment d'entre eux avant le jour J et incluez les images dans votre carton d'invitation pour encourager même les participants récalcitrants.

Conclusion

Organiser une réunion réussie n'est peut-être pas une promenade de santé. Avec les bonnes règles alignées sur une stratégie solide, vous pouvez éviter les fossés et faire passer votre présentation à la maison. Je crois que je viens de vous montrer la diapositive complète sur la façon de mener une réunion d'affaires efficace . Déposez vos messages dans les commentaires ci-dessous si vous manquez quelque chose.