Como conduzir uma reunião de negócios eficaz; Faça e não faça

Como gerente intermediário, é provável que você gaste 35% do seu tempo de trabalho em reuniões.

Por outro lado, os principais gerentes investem 50% de seu tempo configurando e conduzindo reuniões, tanto virtuais quanto físicas.

E quando você dá uma boa olhada nisso, a maioria dessas reuniões não sai exatamente como o planejado.

Alguns participantes chegando com 15 ou mais minutos de atraso…

Às vezes você só precisa fazer um adiamento completo.

Por assim dizer, se você está cansado disso e quer saber como conduzir uma reunião de negócios eficaz; fazer e não fazer , você está no lugar certo.

Vamos entrar nisso para que você possa;

• Crie uma estratégia de reunião bem-sucedida

• Gaste menos tempo fazendo o que é necessário

• Certifique-se de que todos apareçam

• Economize tempo para outras coisas que mais importam.

Parece bom? Vamos mergulhar.

7 afazeres de uma reunião de negócios bem-sucedida

• As pessoas certas para a reunião certa; antes de fazer rondas com telefonemas, esclareça uma coisa; esta reunião é realmente necessária ? Isso deve ser respondido honestamente. Você quer sentar, chegar ao fundo do propósito da reunião. Na maioria das vezes, o que é necessário fazer é enviar pedaços de e-mails personalizados para passar sua mensagem de uma vez por todas. Então, suponha que enviar e-mails ou outros sistemas de comunicação virtual não funcione, então uma reunião na vida real pode ser inevitável. Mas, novamente, você deseja manter seu círculo pequeno. E, de acordo com Jeff Bezos, se uma pizza não for suficiente para alimentar vários participantes da reunião, nada de bom sairá dela. Uma boa regra é convidar apenas as pessoas que você concluiu com base na análise para contribuir enormemente para o resultado final da reunião.

• A sala de reunião certa e a hora certa; as reuniões transatlânticas são as mais difíceis de organizar. Justamente no momento em que alguns participantes estão se reunindo para o dia, outros estão apenas partindo. Para chegar a uma programação de forma que todos os participantes apareçam, envie uma nota para descobrir a que horas cada participante estaria disponível. Observe que quanto tempo você precisa para concluir a reunião também deve ser considerado. Isso lhe dará uma visão retrospectiva sobre se esta é uma reunião única ou recorrente. Prosseguindo, descubra uma maneira de criar um cronograma adequado. Da mesma forma, garanta um espaço de reunião alinhado com o número de participantes.

• Preparar; isso é essencial, e eu realmente quero dizer. Expectativas, critérios de sucesso, agendas e documentos essenciais devem ser todos definidos. Os participantes devem trazer seus laptops e blocos de notas para fazer anotações? Quais são os problemas a serem resolvidos e quais fundamentos a reunião abordará? Você quer estender tudo isso para garantir que seu nível de compromisso com o programa seja recíproco para evitar uma dura realidade. Além disso, certifique-se de que todos os equipamentos necessários para o sucesso do programa sejam fornecidos antecipadamente.

• Confirme, cancele o conflito ou ensaie; depois de gravar os detalhes do programa em seu convite oficial e enviá-los, envie um acompanhamento para cada participante no dia anterior ao dia D. Isso permitirá que você saiba se a reunião deve ser cancelada ou não a julgar pelo feedback positivo que você recebe. Se positivo, você quer repassar toda a conversa pela última vez. Nenhum grande gerenciamento faz uma apresentação inesperada. Então vá em frente e ensaie seus slides.

• Designe um líder e faça a escuta; enquanto você pode precisar de um anotador para fazer as atas, você também precisa de um líder de reunião para coordenar a coisa toda. Isso lhe dá a plataforma para investir seu foco e energia em levar a apresentação para casa. Escusado será dizer, ouça mais do que fala, esteja atento às diferentes personalidades, seja educado, vista-se profissionalmente e saiba onde sentar.

• Tempo extra; fique presente, movimente-se, fale com confiança, conheça seu público e permaneça no tópico. Embora todas essas questões sejam tão importantes quanto seguir a restrição de tempo, é igualmente essencial deixar tempo para pausas. Lembre-se, outro tempo extra deve ser deixado de fora para tirar dúvidas e respondê-las.

• Agradecimentos, acompanhamentos de notas e ações; ao final, agradecer a todos os participantes faz a diferença. Além disso, compartilhe notas que abordem as ideias, soluções e ações resultantes da apresentação. Isso é feito melhor por e-mail com um pedido de feedback incluído.

5 Don's de uma reunião de negócios bem sucedida

Aqui estão o que não fazer em uma reunião…

• Não seja negativo; eis como uma reunião se torna catastrófica; passar culpas, ser crítico e defensivo. A melhor coisa que você pode fazer é garantir que todos os comentários sejam construtivos com reforço positivo. Use um tom que estimule a criatividade e evite falar negativamente até mesmo sobre uma pessoa que não está presente no local.

• Não seja mandão/não perca tempo; talvez você só tenha que passar por seus slides imediatamente antes do programa para se livrar dos fiapos e evitar perder tempo com coisas desnecessárias. E enquanto você tenta o máximo possível direcionar a reunião, não seja mandão mesmo quando um grupo de membros parece estar divagando desnecessariamente.

• Não procrastine; uma vez que a hora, o local e o número de participantes tenham sido decididos, siga o plano.

• Não se atrase; seja você o organizador ou um participante, embaralhe sua agenda de forma que nada impeça você de chegar ao local da reunião na hora certa. E só para chegar tarde, por algum imprevisto, um grande pedido de desculpas não faria mal, certo?

• Não se esqueça dos recursos visuais; os recursos visuais são uma maneira de estabelecer um ambiente de apresentação encorajador. Brinque com o suficiente deles antes do dia D e inclua as fotos em seu cartão de convite para encorajar até mesmo os participantes relutantes.

Conclusão

Organizar uma reunião bem-sucedida pode não ser um passeio no parque. Com as regras certas alinhadas com uma estratégia sólida, você pode evitar as valas e levar sua apresentação para casa. Acredito que acabei de mostrar a você o slide completo sobre como conduzir uma reunião de negócios eficaz . Deixe suas mensagens nos comentários abaixo se você perder alguma coisa.