Cum să desfășurăm o întâlnire de afaceri eficientă; Ce să faci și ce să nu faci

Ca manager de mijloc, sunt șanse să petreceți 35% din timpul de lucru în întâlniri.

Pe de altă parte, managerii de top investesc 50% din timpul lor organizând și desfășurând întâlniri, atât virtuale, cât și fizice.

Și când te uiți cu atenție la asta, majoritatea acestor întâlniri nu decurg conform planului.

Unii participanți apar cu 15 sau mai multe minute întârziere...

Uneori trebuie doar să faci o amânare completă.

Ca să zic așa, dacă te-ai săturat și vrei să știi cum să conduci o întâlnire de afaceri eficientă; ce trebuie și nu , ești în locul potrivit.

Să intrăm în asta ca să poți;

• Creați o strategie de întâlnire de succes

• Petreceți mai puțin timp făcând ceea ce este necesar

• Asigurați-vă că toți apar

• Economisiți timp pentru alte lucruri care contează cel mai mult.

Sună bine? Să ne scufundăm.

7 lucruri de făcut pentru o întâlnire de afaceri de succes

• Oamenii potriviți pentru întâlnirea potrivită; înainte de a face tururi cu apeluri telefonice clarificați un lucru; chiar este nevoie de această întâlnire ? Acest lucru ar trebui să fie răspuns sincer. Vrei să stai pe spate, să ajungi la fundul scopului întâlnirii. De cele mai multe ori, ceea ce trebuie făcut este să trimiteți bucăți de e-mailuri personalizate pentru a vă transmite mesajul odată pentru totdeauna. Deci, să presupunem că trimiterea de e-mailuri sau alte sisteme de comunicații virtuale nu va funcționa, atunci o întâlnire în viața reală poate fi inevitabilă. Dar din nou, vrei să-ți păstrezi cercul mic. Și tocmai conform lui Jeff Bezos, dacă o pizza nu este suficientă pentru a hrăni un număr de participanți la întâlnire, nu va ieși nimic grozav din ea. O regulă de bază bună este să invitați doar persoanele pe care le-ați concluzionat pe baza analizei să contribuie enorm la rezultatul întâlnirii.

• Sala de ședințe potrivită și momentul potrivit; întâlnirile transatlantice sunt cele mai greu de organizat. Chiar în acel moment, când unii participanți se adună pentru ziua respectivă, alții tocmai pornesc. Pentru a veni cu un program conceput astfel încât fiecare participant să apară, trimiteți o notă pentru a afla la ce oră ar fi disponibil fiecare participant. Rețineți că ar trebui luat în considerare cât timp aveți nevoie pentru a încheia întâlnirea. Asta vă va oferi o imagine retrospectivă dacă aceasta este o întâlnire unică sau recurentă. Procedând astfel, găsiți o modalitate de a crea un program care se potrivește. De asemenea, asigurați un spațiu de întâlnire care să se alinieze cu numărul de participanți.

• A pregati; acest lucru este esențial și vreau să spun cu adevărat. Așteptările, criteriile de succes, agendele și documentele esențiale ar trebui definite. Participanții trebuie să-și aducă laptopurile și blocnotesele pentru a lua notițe? Care sunt problemele de rezolvat și ce fundamente va acoperi întâlnirea? Vrei să extinzi toate acestea pentru a te asigura că nivelul tău de angajament față de program este reciproc pentru a evita o realitate dură. De asemenea, asigurați-vă că toate echipamentele necesare pentru succesul programului sunt asigurate din timp.

• Confirmați, anulați conflictul sau repetați; după ce ați gravat detaliile programului în invitația dumneavoastră oficială și le-ați trimis, trimiteți o urmărire fiecărui participant cu o zi înainte de ziua Z. Acest lucru vă va informa dacă întâlnirea ar trebui anulată sau nu, judecând după cât de mult feedback pozitiv primiți. Dacă este pozitiv, vrei să treci peste tot shebang pentru ultima dată. Nicio conducere grozavă nu face o prezentare din senin. Deci, continuă și repetă diapozitivele.

• Desemnați un lider și ascultați; în timp ce s-ar putea să aveți nevoie de un observator pentru a face procesele-verbale, aveți nevoie și de un lider de întâlnire care să coordoneze totul. Acest lucru vă oferă platforma pentru a vă concentra concentrarea și energia în a duce prezentarea acasă. Inutil să spun că ascultă mai mult decât vorbești, fii atent la diferite personalități, fii politicos, îmbracă-te profesional și știi unde să stai.

• Timp suplimentar; rămâi prezent, mișcă-te, vorbește cu încredere, cunoaște-ți publicul și rămâne la subiect. Deși toate aceste lucruri contează la fel cum este următoarea constrângere de timp, este la fel de esențial să omiteți timp pentru pauze. Rețineți, un alt timp suplimentar ar trebui să fie lăsat deoparte pentru a răspunde la întrebări și a le răspunde.

• Mulțumiri, urmăriri ale notelor și acțiunilor; la încheiere, mulțumirea tuturor participanților face diferența. De asemenea, împărtășiți note care acoperă ideile, soluțiile și acțiunile rezultate din prezentare. Cel mai bine se face acest lucru prin e-mail, cu o solicitare de feedback inclusă.

5 ce nu trebuie făcute pentru o întâlnire de afaceri de succes

Iată ce să nu faci într-o întâlnire...

• Nu fi negativ; iată cum o întâlnire devine catastrofală; dând vina, judecând și defensiv. Cel mai bun lucru pe care îl puteți face este să vă asigurați că toate feedback-urile sunt constructive cu întăriri pozitive. Utilizați un ton care încurajează creativitatea și evitați să vorbiți negativ chiar și despre o persoană care nu este prezentă la locație.

• Nu te stăpâni/ nu pierde timpul; poate trebuie doar să vă parcurgeți diapozitivele imediat înainte de program pentru a scăpa de pufurile pentru a evita pierderea timpului cu lucruri inutile. Și, în timp ce încerci pe cât posibil să orientezi întâlnirea, nu devii stăpân chiar și atunci când un grup de membri pare să divare inutil.

• Nu amâna; odată ce ora, locația și numărul de participanți au fost stabilite, respectați planul.

• Nu întârzia; indiferent dacă sunteți organizatorul sau un participant, amestecați-vă programul într-un mod în care nimic nu vă împiedică să ajungeți la locația întâlnirii la timp. Și doar ca să ajungi târziu, din cauza unor circumstanțe neprevăzute, scuze mari nu ar strica, nu?

• Nu uita de imagini vizuale; imaginile sunt o modalitate de a stabili un mediu de prezentare încurajator. Joacă-te cu destui dintre ei înainte de ziua Z și include imaginile în cardul de invitație pentru a-i încuraja chiar și pe participanții care nu doresc.

Concluzie

Organizarea unei întâlniri de succes poate să nu fie o plimbare în parc. Cu regulile potrivite aliniate cu o strategie solidă, puteți evita șanțurile și vă puteți conduce prezentarea acasă. Cred că tocmai v-am arătat diapozitivul complet despre cum să desfășurați o întâlnire de afaceri eficientă . Aruncă mesajele în comentariile de mai jos dacă îți scapă ceva.