Jak przeprowadzić efektywne spotkanie biznesowe; Za I przeciw

Jako menedżer średniego szczebla prawdopodobnie spędzasz 35% czasu pracy na spotkaniach.

Z drugiej strony, najlepsi menedżerowie inwestują 50% swojego czasu w organizację i prowadzenie spotkań, zarówno wirtualnych, jak i fizycznych.

A kiedy przyjrzysz się temu uważnie, większość z tych spotkań nie przebiega zgodnie z planem.

Niektórzy uczestnicy spóźniają się co najmniej 15 minut…

Czasami wystarczy całkowicie odroczyć.

Że tak powiem, jeśli masz tego dość i chcesz wiedzieć, jak przeprowadzić efektywne spotkanie biznesowe; robić i nie robić , jesteś we właściwym miejscu.

Przejdźmy do tego, abyś mógł;

• Stwórz skuteczną strategię spotkania

• Poświęć mniej czasu na robienie tego, co jest potrzebne

• Upewnij się, że wszyscy się pojawią

• Oszczędź czas na inne rzeczy, które są najważniejsze.

Brzmi wspaniale? Zanurzmy się.

7 wskazówek dotyczących udanego spotkania biznesowego

• Właściwi ludzie na właściwe spotkanie; zanim zrobisz obchód z telefonami, wyjaśnij jedną rzecz; czy to spotkanie jest naprawdę potrzebne ? Należy na to szczerze odpowiedzieć. Chcesz usiąść wygodnie, dotrzeć do sedna celu spotkania. W większości przypadków wystarczy wysłać fragmenty spersonalizowanych wiadomości e-mail, aby raz na zawsze przekazać swoją wiadomość. Załóżmy więc, że wysyłanie wiadomości e-mail lub innych wirtualnych systemów komunikacji nie wystarczy, wtedy spotkanie w prawdziwym życiu może być nieuniknione. Ale znowu chcesz, aby krąg był mały. I właśnie według Jeffa Bezosa, jeśli pizza nie wystarczy, by nakarmić wielu uczestników spotkania, nic wielkiego z tego nie wyjdzie. Dobrą praktyczną zasadą jest zapraszanie tylko tych osób, które ustaliłeś na podstawie analizy, aby wniosły duży wkład w wyniki spotkania.

• Właściwa sala konferencyjna i odpowiedni czas; spotkania transatlantyckie są najtrudniejsze do zorganizowania. Właśnie w tym czasie, gdy niektórzy uczestnicy kończą dzień, inni po prostu wyruszają. Aby opracować harmonogram ukształtowany w taki sposób, aby każdy uczestnik się pojawił, wyślij notatkę, aby dowiedzieć się, o której godzinie każdy uczestnik będzie dostępny. Pamiętaj, że należy również wziąć pod uwagę, ile czasu potrzebujesz na zakończenie spotkania. To da ci z perspektywy czasu, czy jest to spotkanie jednorazowe, czy cykliczne. Kontynuując, wymyśl sposób na stworzenie odpowiedniego harmonogramu. W podobny sposób zapewnij miejsce spotkań dopasowane do liczby uczestników.

• Przygotować; to jest niezbędne i naprawdę mam na myśli. Należy zdefiniować oczekiwania, kryteria sukcesu, programy i niezbędne dokumenty. Czy uczestnicy mają przynieść ze sobą laptopy i notatniki do robienia notatek? Jakie są problemy do rozwiązania i jakie podstawy będzie dotyczyć spotkania? Chcesz rozciągnąć to wszystko, aby upewnić się, że twój poziom zaangażowania w program jest odwzajemniony, aby uniknąć trudnej rzeczywistości. Upewnij się również, że cały sprzęt potrzebny do powodzenia programu jest dostarczany z góry.

• Potwierdź, anuluj konflikt lub przeprowadź próbę; po wytrawieniu szczegółów programu w oficjalnym zaproszeniu i wysłaniu ich, wyślij wiadomość uzupełniającą do każdego uczestnika dzień przed dniem D. Dzięki temu dowiesz się, czy spotkanie powinno zostać odwołane, czy nie sądząc po tym, ile otrzymasz pozytywnych opinii. Jeśli jest pozytywna, chcesz po raz ostatni przejrzeć cały ten huk. Żadne świetne kierownictwo nie rzuca się na prezentację znikąd. Więc śmiało przećwicz swoje slajdy.

• Wyznacz lidera i wysłuchaj; podczas gdy możesz potrzebować sporządzającego notatki, aby sporządzić protokół, potrzebujesz również lidera spotkania, który koordynuje całość. Daje to platformę do zainwestowania uwagi i energii w zabranie prezentacji do domu. Nie trzeba dodawać, że słuchaj więcej niż mówisz, zwracaj uwagę na różne osobowości, bądź grzeczny, ubieraj się profesjonalnie i wiedz, gdzie usiąść.

• Dogrywka; bądź obecny, poruszaj się, rozmawiaj pewnie, poznaj swoich odbiorców i pozostań na temacie. Chociaż wszystkie te kwestie są tak samo ważne, jak przestrzeganie ograniczeń czasowych, równie ważne jest pozostawienie czasu na przerwy. Pamiętaj, że kolejny dodatkowy czas należy poświęcić na zadawanie pytań i odpowiadanie na nie.

• Dzięki, kontynuacja notatek i działań; na zakończenie podziękowanie wszystkim uczestnikom robi różnicę. Udostępniaj też notatki, które obejmują pomysły, rozwiązania i działania odbijające się od prezentacji. Najlepiej zrobić to za pośrednictwem poczty e-mail z dołączoną prośbą o opinię.

5 Nie ma udanego spotkania biznesowego

Oto, czego nie robić na spotkaniu…

• Nie bądź negatywny; oto jak spotkanie staje się katastrofalne; przerzucanie winy, osądzanie i defensywa. Najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić, to upewnić się, że wszystkie informacje zwrotne są konstruktywne z pozytywnym wzmocnieniem. Używaj tonu, który sprzyja kreatywności i unikaj mówienia negatywnie nawet o osobie, która nie jest obecna w danym miejscu.

• Nie bądź apodyktyczny/nie trać czasu; być może po prostu musisz przejrzeć slajdy bezpośrednio przed programem, aby pozbyć się kłaczków i nie marnować czasu na niepotrzebne rzeczy. I chociaż starasz się, jak to tylko możliwe, ustawić kierunek spotkania, nie bądź apodyktyczny, nawet gdy grupa członków wydaje się niepotrzebnie dygresje.

• Nie zwlekaj; Po ustaleniu czasu, lokalizacji i liczby uczestników trzymaj się planu.

• Nie spóźnij się; niezależnie od tego, czy jesteś organizatorem, czy uczestnikiem, przetasuj swój harmonogram w taki sposób, aby nic nie przeszkodziło Ci w dotarciu na miejsce spotkania na czas. I żeby się tam spóźnić, z powodu jakiejś nieprzewidzianej okoliczności, wielkie przeprosiny nie zaszkodzą, prawda?

• Nie zapomnij o wizualizacjach; wizualizacje to sposób na stworzenie zachęcającego środowiska prezentacji. Pobaw się z wystarczającą ich liczbą przed dniem D i dołącz zdjęcia do swojej karty zaproszenia, aby zachęcić nawet niechętnych uczestników.

Wniosek

Ułożenie udanego spotkania może nie być spacerkiem po parku. Dzięki właściwym regułom zgodnym z solidną strategią, możesz uniknąć rowów i prowadzić prezentację do domu. Chyba właśnie pokazałem Wam pełny slajd o tym, jak przeprowadzić efektywne spotkanie biznesowe . Upuść swoje wiadomości w komentarzach poniżej, jeśli coś przegapisz.