Wie man ein effektives Geschäftstreffen durchführt; Verhaltensregeln

Als mittlere Führungskraft verbringen Sie wahrscheinlich 35 % Ihrer Arbeitszeit in Meetings.

Auf der anderen Seite investieren Top-Manager 50 % ihrer Zeit in die Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen, sowohl virtuell als auch physisch.

Und wenn man genau hinschaut, laufen die meisten dieser Meetings nicht ganz nach Plan.

Einige Teilnehmer erscheinen 15 oder mehr Minuten zu spät…

Manchmal muss man einfach komplett aufschieben.

Sozusagen, wenn Sie davon die Nase voll haben und wissen wollen, wie man ein effektives Geschäftsmeeting durchführt; Do's and Don'ts , hier sind Sie richtig.

Lassen Sie uns darauf eingehen, damit Sie es können;

• Erstellen Sie eine erfolgreiche Meeting-Strategie

• Verbringen Sie weniger Zeit damit, das Notwendige zu tun

• Stellen Sie sicher, dass alle erscheinen

• Sparen Sie Zeit für andere wichtige Dinge.

Klingt gut? Tauchen wir ein.

7 Dinge für ein erfolgreiches Geschäftstreffen

• Die richtigen Leute für das richtige Meeting; Bevor Sie mit Telefonanrufen Runden machen, sollten Sie eines klarstellen. Ist dieses Treffen wirklich nötig ? Das sollte ehrlich beantwortet werden. Sie möchten sich zurücklehnen, dem Zweck des Meetings auf den Grund gehen. Meistens müssen Sie eher personalisierte E-Mails senden, um Ihre Nachricht ein für alle Mal zu übermitteln. Angenommen, das Versenden von E-Mails oder andere virtuelle Kommunikationssysteme reichen nicht aus, dann kann ein Treffen im wirklichen Leben unvermeidlich sein. Aber auch hier möchten Sie Ihren Kreis klein halten. Und laut Jeff Bezos, wenn eine Pizza nicht ausreicht, um eine Reihe von Meeting-Teilnehmern zu ernähren, wird nichts Großartiges dabei herauskommen. Eine gute Faustregel ist, nur die Personen einzuladen, die Sie basierend auf der Analyse festgestellt haben, um einen enormen Beitrag zum Endergebnis des Meetings zu leisten.

• Der richtige Besprechungsraum und die richtige Zeit; transatlantische Treffen sind am schwierigsten einzurichten. Gerade dann, wenn einige Teilnehmer den Tag zusammenfassen, brechen andere gerade auf. Um einen Zeitplan zu erstellen, der so gestaltet ist, dass jeder Teilnehmer erscheint, senden Sie eine Notiz, um herauszufinden, wann jeder Teilnehmer verfügbar wäre. Beachten Sie, dass auch berücksichtigt werden sollte, wie viel Zeit Sie zum Abschluss des Meetings benötigen. So können Sie im Nachhinein erkennen, ob es sich um ein einmaliges oder wiederkehrendes Meeting handelt. Überlegen Sie sich dann, wie Sie einen passenden Zeitplan erstellen können. Sichern Sie sich ebenso einen Besprechungsraum, der der Anzahl der Teilnehmer entspricht.

• Vorbereiten; das ist wichtig, und ich meine wirklich. Erwartungen, Erfolgskriterien, Tagesordnungen und wesentliche Dokumente sollten alle definiert werden. Sollen die Teilnehmer ihre Laptops und Notizblöcke mitbringen, um sich Notizen zu machen? Welche Probleme gilt es zu lösen und welche Grundlagen soll das Treffen umfassen? Sie sollten all dies ausdehnen, um sicherzustellen, dass Ihr Engagement für das Programm erwidert wird, um eine harte Realität zu vermeiden. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle für den Erfolg des Programms erforderlichen Geräte im Voraus bereitgestellt werden.

• Bestätigen, Konflikt aufheben oder proben; Nachdem Sie die Details des Programms in Ihre offizielle Einladung geätzt und diese verschickt haben, senden Sie jedem Teilnehmer am Tag vor dem D-Day ein Follow-up. Dadurch erfahren Sie, ob das Meeting abgesagt werden sollte oder nicht, gemessen an der Menge an positivem Feedback, das Sie erhalten. Wenn ja, wollen Sie den ganzen Kram ein letztes Mal durchgehen. Kein großartiges Management beflügelt eine Präsentation aus heiterem Himmel. Also machen Sie weiter und proben Sie Ihre Folien.

• Weisen Sie einen Leiter zu und hören Sie zu; Während Sie vielleicht einen Protokollführer brauchen, um das Protokoll zu führen, brauchen Sie auch einen Besprechungsleiter, um das Ganze zu koordinieren. Dies gibt Ihnen die Plattform, um Ihren Fokus und Ihre Energie darauf zu verwenden, die Präsentation mit nach Hause zu nehmen. Unnötig zu erwähnen, dass Sie mehr zuhören als sprechen, auf unterschiedliche Persönlichkeiten achten, höflich sein, sich professionell kleiden und wissen, wo Sie sitzen müssen.

• Extra Zeit; Bleiben Sie präsent, bewegen Sie sich, sprechen Sie selbstbewusst, kennen Sie Ihr Publikum und bleiben Sie beim Thema. Während all diese Dinge genauso wichtig sind wie die folgenden Zeitvorgaben, ist es ebenso wichtig, Zeit für Pausen einzuplanen. Allerdings sollte für die Beantwortung und Beantwortung von Fragen noch einmal extra Zeit eingeplant werden.

• Danke, Follow-ups zu Notizen und Aktionen; Am Ende macht der Dank an alle Teilnehmer den Unterschied. Teilen Sie auch Notizen, die die Ideen, Lösungen und Aktionen abdecken, die von der Präsentation abprallen. Dies geschieht am besten per E-Mail mit einer Bitte um Feedback.

5 Donts eines erfolgreichen Geschäftsmeetings

Hier sind die Dinge, die Sie in einem Meeting nicht tun sollten…

• Seien Sie nicht negativ; So wird ein Meeting katastrophal; Schuldzuweisungen, wertend und defensiv. Das Beste, was Sie tun können, ist sicherzustellen, dass alle Rückmeldungen konstruktiv mit positiver Verstärkung sind. Verwenden Sie einen Ton, der die Kreativität fördert, und vermeiden Sie es, negativ über eine Person zu sprechen, die nicht vor Ort anwesend ist.

• Werden Sie nicht herrisch/vergeuden Sie keine Zeit; Vielleicht müssen Sie Ihre Folien direkt vor dem Programm durchgehen, um die Flusen loszuwerden, damit Sie keine Zeit mit unnötigen Dingen verschwenden. Und während Sie so viel wie möglich versuchen, das Meeting in eine Richtung zu lenken, werden Sie nicht herrisch, selbst wenn eine Gruppe von Mitgliedern unnötigerweise abzuschweifen scheint.

• Zögern Sie nicht; Sobald Zeit, Ort und Anzahl der Teilnehmer feststehen, halten Sie sich an den Plan.

• Kommen Sie nicht zu spät; Egal, ob Sie der Organisator oder ein Teilnehmer sind, passen Sie Ihren Zeitplan so an, dass Sie nichts daran hindert, rechtzeitig am Ort des Meetings zu sein. Und nur damit Sie aufgrund unvorhergesehener Umstände zu spät kommen, würde eine große Entschuldigung nicht schaden, oder?

• Vergessen Sie nicht die Optik; Visuals sind eine Möglichkeit, eine ermutigende Präsentationsumgebung zu schaffen. Spielen Sie vor dem D-Day mit genug von ihnen herum und fügen Sie die Bilder in Ihre Einladungskarte ein, um auch die unwilligen Teilnehmer zu ermutigen.

Fazit

Ein erfolgreiches Meeting zusammenzustellen, ist vielleicht kein Spaziergang im Park. Mit den richtigen Regeln, die mit einer soliden Strategie abgestimmt sind, können Sie die Gräben vermeiden und Ihre Präsentation nach Hause bringen. Ich glaube, ich habe Ihnen gerade die vollständige Folie gezeigt, wie Sie ein effektives Geschäftsmeeting durchführen können . Hinterlassen Sie Ihre Nachrichten in den Kommentaren unten, wenn Sie etwas vermissen.