Cómo llevar a cabo una reunión de negocios eficaz; Normas

Como mando intermedio, lo más probable es que pase el 35 % de su tiempo de trabajo en reuniones.

Por otro lado, los altos directivos invierten el 50 % de su tiempo organizando y realizando reuniones, tanto virtuales como físicas.

Y cuando lo miras detenidamente, la mayoría de estas reuniones no salen como estaba previsto.

Algunos participantes llegan 15 o más minutos tarde...

A veces solo hay que hacer un aplazamiento completo.

Por así decirlo, si está harto y cansado de eso y quiere saber cómo llevar a cabo una reunión de negocios efectiva; Qué hacer y qué no hacer , estás en el lugar correcto.

Entremos en ello para que puedas;

• Crear una estrategia de reunión exitosa

• Pase menos tiempo haciendo lo que se necesita

• Asegúrate de que todos se presenten

• Ahorre tiempo para otras cosas que son más importantes.

¿Suena genial? Sumerjámonos.

7 cosas que hacer para una reunión de negocios exitosa

• Las personas adecuadas para la reunión adecuada; antes de hacer rondas con llamadas telefónicas, aclare una cosa; ¿Es realmente necesaria esta reunión ? Esto debe ser respondido honestamente. Quiere sentarse, llegar al fondo del propósito de la reunión. La mayoría de las veces, lo que más se necesita hacer es enviar correos electrónicos personalizados para transmitir su mensaje de una vez por todas. Entonces, supongamos que enviar correos u otros sistemas de comunicación virtual no funcionan, entonces una reunión en la vida real puede ser inevitable. Pero, de nuevo, desea mantener su círculo pequeño. Y según Jeff Bezos, si una pizza no es suficiente para alimentar a un número de asistentes a la reunión, no saldrá nada bueno de ella. Una buena regla general es invitar solo a las personas que haya concluido en función del análisis para que contribuyan enormemente al resultado final de la reunión.

• La sala de reuniones adecuada y el momento adecuado; Las reuniones transatlánticas son las más difíciles de organizar. Justo en ese momento, cuando algunos participantes se están reuniendo para el día, otros simplemente se están poniendo en marcha. Para elaborar un horario diseñado de manera que todos los participantes se presenten, envíe una nota para averiguar a qué hora estaría disponible cada participante. Tenga en cuenta que también se debe considerar cuánto tiempo necesita para concluir la reunión. Eso le dará una idea retrospectiva de si se trata de una reunión única o recurrente. Procediendo a esto, encuentre una manera de crear un horario que se ajuste. Asimismo, asegure un espacio de reunión que se alinee con el número de participantes.

• Preparar; esto es esencial, y quiero decir realmente. Deben definirse expectativas, criterios de éxito, agendas y documentos esenciales. ¿Los asistentes deben traer sus computadoras portátiles y blocs de notas para tomar notas? ¿Cuáles son los problemas a resolver y qué fundamentos cubrirá la reunión? Desea extender todo esto para asegurarse de que su nivel de compromiso con el programa sea recíproco para evitar una dura realidad. Además, asegúrese de que todo el equipo necesario para el éxito del programa se atienda por adelantado.

• Confirmar, cancelar conflicto o ensayar; después de grabar los detalles del programa en su invitación oficial y enviarlos, envíe un seguimiento a cada participante el día antes del día D. Esto le permitirá saber si la reunión debe cancelarse o no, a juzgar por la cantidad de comentarios positivos que recibe. Si es positivo, desea repasar todo el tinglado por última vez. Ninguna gran gerencia improvisa una presentación. Así que adelante, ensaya tus diapositivas.

• Asigne un líder y escuche; Si bien es posible que necesite un tomador de notas para hacer las actas, también necesita un líder de reunión para coordinar todo. Esto le brinda la plataforma para invertir su enfoque y energía en llevar la presentación a casa. No hace falta decir que escuche más de lo que habla, tenga en cuenta las diferentes personalidades, sea cortés, vista profesionalmente y sepa dónde sentarse.

• Tiempo extra; manténgase presente, muévase, hable con confianza, conozca a su audiencia y manténgase dentro del tema. Si bien todos estos asuntos son tan importantes como seguir la restricción de tiempo, es igualmente esencial dejar de lado el tiempo para los descansos. Eso sí, se debe dejar otro tiempo extra para tomar preguntas y responderlas.

• Gracias, seguimientos de notas y acciones; al finalizar, agradecer a todos los asistentes marca la diferencia. Además, comparta notas que cubran las ideas, soluciones y acciones que surgen de la presentación. Esto se hace mejor por correo electrónico con una solicitud de comentarios incluida.

5 cosas que no se deben hacer en una reunión de negocios exitosa

Esto es lo que no se debe hacer en una reunión...

• No seas negativo; así es como una reunión se vuelve catastrófica; pasar culpas, juzgar y estar a la defensiva. Lo mejor que puede hacer es asegurarse de que todos los comentarios sean constructivos con refuerzo positivo. Utilice un tono que fomente la creatividad y evite hablar negativamente incluso de una persona que no esté presente en el lugar.

• No seas mandón/no pierdas el tiempo; tal vez solo tenga que revisar las diapositivas inmediatamente antes del programa para deshacerse de las pelusas y evitar perder el tiempo en cosas innecesarias. Y mientras intenta en la medida de lo posible poner la reunión en marcha, no se ponga mandón incluso cuando un grupo de miembros parezca estar divagando innecesariamente.

• No pospongas las cosas; Una vez que se haya decidido la hora, el lugar y el número de asistentes, siga el plan.

• No llegues tarde; ya sea que sea el organizador o un asistente, organice su agenda de manera que nada se interponga en su camino para llegar al lugar de la reunión justo a tiempo. Y solo para llegar tarde, por algún imprevisto, una gran disculpa no vendría mal, ¿no?

• No olvide las imágenes; las imágenes son una forma de establecer un entorno de presentación alentador. Juega con suficientes de ellos antes del día D e incluye las imágenes en tu tarjeta de invitación para animar incluso a los participantes que no lo deseen.

Conclusión

Organizar una reunión exitosa puede no ser un paseo por el parque. Con las reglas correctas alineadas con una estrategia sólida, puede evitar las zanjas y llevar su presentación a casa. Creo que le acabo de mostrar la diapositiva completa sobre cómo llevar a cabo una reunión de negocios efectiva . Deje sus mensajes en los comentarios a continuación si se pierde algo.