Neden istemci prova yazılımı ajanslar için gelecek?

Ajans hayatından ne istiyorsun? Eğer benim gibiyseniz, gurur duyacağınız işler yaratmak ve bunu yaparken eğlenmek istersiniz. Kariyerime bir reklam ajansında başladığımda istediğim buydu.

Ancak her projede yorgunluğun başladığı bir nokta vardır. Ve genellikle geri bildirim için çalışmanızı müşteriyle paylaştığınız zaman civarındadır.

Aniden, başlangıçta hissettiğiniz eğlence ve heyecanın yerini şu şekilde alıyor:

• Müşterilerinizin geri bildirimi ne kadar sürede paylaştığı konusunda hayal kırıklığı
• Toplantılarda harcadığınız süre konusunda umutsuzluk
• Hızla daralan bir zaman diliminde mümkün olan en iyi işi yaratma baskısı

Geçen yılın sonunda Filestage, geri bildirimleri ve onay deneyimleri hakkında 250'den fazla reklam ve pazarlama uzmanıyla anket yaptı.

İstemci prova süreci hakkında öğrendiğimiz ilk üç şeyin yanı sıra içgörüler ve çevrimiçi prova yazılımının nasıl yardımcı olabileceğine dair bilgiler.

1. Geri bildirim peşinde koşmayı bırakın, son teslim tarihlerinize ulaşmaya başlayın

Reklam ve pazarlama ajansları, çalışmaları hakkında geri bildirim almak için büyük miktarda zaman harcarlar. Ancak e-postadan Filestage gibi amaca yönelik bir istemci prova aracına geçerek, yaratıcı inceleme sürecinizdeki herkes için ayda bir kişi için bir gün tasarruf edebilirsiniz.

5 hesap yöneticisinden 4'ü paydaşlardan gecikmeli geri bildirim alıyor

İnceleme Yılı raporumuz, hesap yöneticilerinin %80'inin geçen yıl içinde müşterilerinden gecikmeli geri bildirim aldığını tespit etti. Ve bir ajansta beş dakikadan fazla çalıştıysanız, muhtemelen bu rakama hiç şaşırmayacaksınız.

Ama gerçekten suçlu müşterileriniz mi? E-posta gibi temel iletişim araçlarıyla geri bildirim vermek çok fazla zaman alır. Ve şu ya da bu nedenle, nadiren birinin listesinin başında yer alır.

Pazarlamacılar için geri bildirim verme deneyimiyle ilgili raporumuzun ortaya çıkardığı şeyler şunlardır:

• %64'ü görseller hakkında geri bildirim vermek için ekran görüntüsü aldı
• %19'u videolar hakkında geri bildirim vermek için zaman kodları yazdı
• %36'sı en az bir eseri nerede bulacağını bilmiyordu
• %17'si geri bildirim paylaşmak için en iyi yöntemi bilmediğini kabul ediyor

5 proje yöneticisinden 3'ü geri bildirim almak için zaman harcıyor

Geri bildirim için bekleyebileceğiniz kadar uzun bir süre var. Sonuçta, son teslim tarihi kesin olarak belirlenmiştir. Sonunda, müşterilerinizi kovalamaya başlamanız gereken bir nokta gelir.

Pasif agresif e-postalar başlasın!

Raporumuz, proje yöneticilerinin %62'sinin 2021'de çalışmalarıyla ilgili geri bildirim almak için müşterilerin peşine düştüğünü tespit etti. Bu süreç son derece manuel ve sinir bozucu olabilir ve genellikle kimin neyi onayladığını takip etmek için özel e-tablolar gerektirebilir.

Ancak istemci prova süreci ne kadar uzun sürerse, işlerin ters gitmesi için o kadar fazla zaman vardır. Aslında, raporumuz şunu gösterdi:

• %21'i bir dosyanın eski bir sürümü hakkında geri bildirim aldı
• %18'i bir çalışmayı kimin onayladığının izini kaybetti
• Önemli inceleme adımları atlandığından %11 hata yayınladı
• Dosyalar zamanında onaylanmadığı için %8 projeleri iptal etti

İstemci prova yazılımı, ajansları ayda kişi başına bir gün kurtarır

İnceleme Yılı raporumuz, geri bildirimi e-posta ve Filestage'in istemci doğrulama aracıyla yönetmek için harcanan süreyi karşılaştırdı. 250'den fazla reklam ve pazarlama uzmanına dayanarak, Filestage'in prova sürecinizdeki herkes için (müşterileriniz de dahil olmak üzere) ayda kişi başına bir gün tasarruf ettiğini gördük!

Çevrimiçi prova araçlarının size zaman kazandırmasının birkaç yolu:

• İçeriğinizin hemen üstünde geri bildirim toplayın ve tartışın
• Son tarihler belirleyin ve gözden geçirenlere otomatik hatırlatıcılar gönderin
• Yeni sürümleri aynı platformda paylaşın ve karşılaştırın

Filestage'in istemci prova yazılımı, e-posta gürültüsüne de yardımcı olur. GroupM'den Rain Balares'in dediği gibi, “Filestage, ekibimizin günlük e-posta gelen kutusunu yaklaşık %25-30 oranında azalttı – bu gerçekten çok fazla. Gelen kutularımız artık içerik onaylarıyla ilgili bu e-postalarla dolup taşmadığı için günün diğer önemli işlerine odaklanabiliriz.”

2. Toplantılarda daha az zaman, yaratıcı olmak için daha fazla zaman

Ortalama olarak, yöneticiler haftada yaklaşık 23 saat toplantılarda vakit geçirirler. Bir proje veya hesap yöneticisiyseniz, bu kulağa doğru gelebilir. Tasarımcılar, yaratıcılar ve diğer stüdyo rolleri için muhtemelen çok daha azdır. Ama hangi departmanda oturursanız (ya da oturursanız) olursanız olun, hepimizin hemfikir olabileceği bir şey olduğundan eminim.

Toplantılar berbat!

Reklam öğelerinin %44'ü müşterilerinden çelişkili ve net olmayan geri bildirimler alıyor

E-posta üzerinden yaratıcı çalışmaları gözden geçirirken, geri bildirimin gelen kutunuza ulaşması savaşın yalnızca yarısıdır. Ardından büyük çözülme geliyor.

Açık çatışmalar.

Tartışılmamış anlaşmazlıklar.

Tamamen anlaşılmaz yorumlar.

Oddity'nin UX Direktörü Marcel Martin'in Filestage'den önceki hayat hakkında söylediği gibi, “Proje yöneticilerimiz, incelemek, özetlemek ve asenkron geri bildirim hazırlamakla çok meşguldü. Bu süreç zaman alıcıydı, tatmin edici değildi ve ne yazık ki çoğu zaman yanlış anlaşılmalar içeriyordu.”

Bir nedenden dolayı, müşteriler nadiren geri bildirimlerini pekiştirmek için zaman ayırırlar. Bu yüzden bulmacayı bir araya getirmek, nerede hizalandıklarını bulmak ve nerede olmadıklarını belirtmek sizin işiniz.

Çoğu durumda, bu bir toplantı çağırmak anlamına gelir.

Proje yöneticilerinin %71'i geri bildirimleri netleştirmek için toplantılar düzenliyor

Ajanslarda, proje yöneticileri yaratıcı kaynağın koruyucuları ve faturalanabilirlik şampiyonlarıdır. Bu da geri bildirimle ilgili toplantıları kendi taraflarında sinir bozucu ve verimsiz bir diken haline getiriyor.

İstemci doğrulama sürecinde toplantıların bu kadar yaygın olmasının birkaç nedeni şunlardır:

• Dosyalar ve geri bildirimler ayrılmıştır, bu nedenle müşterilerin tam olarak ne anlama geldiklerini açıklamaları zordur
• Yorumlar farklı e-posta zincirlerinde paylaşılır, bu nedenle müşteriler arasında şeffaflık olmaz
• Müşteriler önceki sürümler hakkında söylediklerini unutur ve önceki yorumlarla çelişir

Neyse ki, doğru istemci prova yazılımı tüm bu sorunları ve daha fazlasını çözebilir.

Filestage'in istemci prova yazılımını kullanan ekipler, e-postaya kıyasla "gereksiz toplantılarda" %28'lik bir azalma görüyor

Filestage'de, müşteri prova süreci boyunca ajansların zamandan ve emekten tasarruf etmesine yardımcı olmayı seviyoruz. Ve İnceleme Yılı raporumuza göre, müşteri doğrulama aracımız ayrıca ekiplerin gereksiz toplantılarda %28 daha az zaman harcamasına yardımcı oluyor.

Publicis Health'in Tıbbi Direktörü Sarah Chen'in dediği gibi, “Dosya aşaması işleri kolaylaştırıyor. Ajans ve müşterilerin daha fazla işbirliği içinde çalışabilmesi için herkesin yorumları net ve aynı yerde.”

Filestage'in müşterilerinizin geri bildirimlerini daha net hale getirmesinin birkaç yolu:

• İşaretler oluşturmak ve çalışmanızın üstüne yorum eklemek için herhangi bir yere dokunun (hatta videolar)
• Geri bildirimi daha net hale getirmek için metni vurgulayın veya ek açıklamalar çizin
• Nelerin değiştiğini görmek için sürümleri ve yorumları yan yana karşılaştırın
• Ekstra bağlam sağlamak için yorumlara referanslar ekleyin
• Aynı sayfada gerçek zamanlı olarak yer almak için diğer kişileri etiketleyin

3. Elveda fazla mesai, merhaba daha iyi iş

Bir reklam ajansında ilk çalışmaya başladığımda, ödenmemiş fazla mesai bekleniyordu. Ve son on yılda pek bir şeyin değiştiğini hayal edemiyorum. Ancak ajanslar, biraz daha üretken ve daha etkili iletişim kurarak, en iyi çalışmalarını yaratmak için ihtiyaç duydukları odaklanma süresini serbest bırakabilirler.

Ajans personelinin %73'ü sözleşmeli saatlerinden daha fazla çalışıyor

Şok edici, ama ne yazık ki doğru. İnceleme Yılı raporumuz, ajanslardaki neredeyse her 4 kişiden 3'ünün sözleşmeli saatlerinden daha fazla çalıştığını tespit etti.

Ve anladım. Bazen heyecan verici bir adım gelir ve her şey güvertededir. Kazanırsanız, işinizi (veya portföyünüzü) bir sonraki seviyeye taşıyan hesap olacaktır. Ancak çok fazla kurumda geç saatlere kadar çalışmak günlük bir olaydır. Bunun iki büyük nedeni var: manuel görevler ve yeniden çalışma.

Ajansların bu alanlarda düzenli olarak zaman kaybetme yollarından bazıları şunlardır:

• Müşteriye sunulabilir görünmesi için tüm çalışmalarınızı bir slayt gösterisine ekleme
• Aktarım bağlantısı zaman aşımına uğradığı için içeriği istemciyle yeniden yükleme ve paylaşma
• Bir e-tabloda nelerin paylaşıldığını ve onaylandığını izleme
• Farklı e-posta zincirlerinden gelen geri bildirimleri kopyalayıp tek bir belgeye yapıştırma
• Ekip geri bildirimi yanlış yorumladığı için tüm inceleme turunu iptal etmek
• Müşteri zamanında onaylamadığı için tüm projeyi iptal etme

Proje yöneticilerinin %90'ı geri bildirimi yönetmek için daha az zaman harcarlarsa daha iyi işler üretebilirler.

Yukarıda da söylediğim gibi, bir ajansta çalışıyorsanız, gurur duyacağınız işler yaratmak ve bunu yaparken de eğlenmek istersiniz.

Dolayısıyla proje yöneticilerinin %90'ı size daha iyi işler üretmelerine yardımcı olmanın bir yolu olduğunu söylediğinde, bunu fark etmenin zamanı gelmiştir.

Ve bu yeterli bir sebep değilse, %67'si geri bildirimi yönetmek için daha az zaman harcarlarsa işte daha mutlu hissedeceklerini söylüyor.

Ajanslar, bu süreçleri otomatikleştirerek ve merkezi ve şeffaf bir müşteri doğrulama süreci oluşturarak daha parlak, daha üretken ve daha karlı bir geleceğin keyfini çıkarabilirler.

İstemci doğrulama yazılımı, ajansların en iyi işlerini sunmaya odaklanabilmeleri için yaratıcı geliştirme süresini yarıya indirir

Barselona ve Los Angeles merkezli ajans SLAPS, müşterileriyle yapılan yüzlerce sosyal gönderiyi incelemek için Filestage'i kullanıyor. E-posta ve WhatsApp'tan özel bir istemci doğrulama aracına geçerek tasarım sürelerini yarıya indirdiler ve kalite ve sosyal katılım için daha fazla zaman kazandılar.

Kurucu ve Kreatif Direktör Sebastien Vandecasteele, “Sosyal medyada çalışan hem müşteri hem de ajans tarafında çalışanlarımız var. Bir metin yazarımız, sosyal yöneticimiz ve tasarımcımız var ve müşteri tarafında geri bildirim sürecinde 2-3 kişi var. Filestage bize herkesin birbiriyle kolayca etkileşimde bulunabileceği ve geri bildirimde bulunabileceği bir yer sağlıyor.”

İşte grafik tasarımcılar ve ajanslar için çevrimiçi provanın dokuz avantajı daha:

1. Tüm tasarımlarınızı ve sürümlerinizi tek bir yere yükleyin
2. Reklam öğenizin hemen üstünde geri bildirim toplayın
3. Geri bildirimi doğrudan gözden geçirenlerle tartışın
4. Sonraki sürümü oluştururken yorumları işaretleyin
5. Nelerin değiştiğini kontrol etmek için sürümleri yan yana karşılaştırın
6. Tek bir tıklamayla tasarımları onaylayın veya değişiklik talep edin
7. Geri bildirimde bulunmaları için dahili ve harici gözden geçirenleri davet edin
8. Tasarım incelemelerinin ilerlemesini sağlamak için son tarihler belirleyin
9. Videoları, tasarımları, resimleri, belgeleri ve daha fazlasını inceleyin

Son düşünceler

Ajanslar için istemci prova yazılımının önemi hakkındaki iki kuruşumu okuduğunuz için teşekkür ederim. Teknoloji ve yazılım söz konusu olduğunda ajansların nadiren ön planda olduklarını biliyorum – 2018'de ayrıldığımda ekibim hala masa telefonu kullanıyordu. Ancak oturduğum yerden geri bildirim yönetimi, çözülmesi gereken bir sorun.

Filestage hakkında daha fazla bilgi edinmek veya ekibinizle birlikte denemek istiyorsanız, buradan ücretsiz deneme talebinde bulunun →