Почему программное обеспечение для проверки клиентов — это будущее для агентств

Чего вы хотите от агентской жизни? Если вы чем-то похожи на меня, вы хотите создавать работу, которой вы гордитесь, и получать от этого удовольствие. Это то, чего я хотел, когда начинал свою карьеру в рекламном агентстве.

Но в каждом проекте есть момент, когда начинает проявляться усталость. Обычно это происходит примерно в то время, когда вы делитесь своей работой с клиентом для получения обратной связи.

Внезапно веселье и азарт, которые вы чувствовали в начале, сменяются:

• Разочарование по поводу того, сколько времени требуется вашим клиентам, чтобы поделиться отзывом
• Отчаяние из-за количества времени, которое вы проводите на собраниях
• Давление для создания наилучшей возможной работы в быстро сокращающихся временных рамках

В конце прошлого года Filestage опросила более 250 специалистов по рекламе и маркетингу, чтобы узнать об их отзывах и опыте одобрения.

Вот три основные вещи, которые мы узнали о процессе проверки клиентов, а также идеи и то, как программное обеспечение для онлайн-проверки может помочь.

1. Перестаньте гоняться за отзывами, начните укладываться в сроки

Рекламные и маркетинговые агентства тратят огромное количество времени на погоню за отзывами о своей работе. Но, переключившись с электронной почты на специально созданный инструмент проверки клиентов, такой как Filestage, вы можете сэкономить один день на человека в месяц для всех, кто участвует в процессе проверки вашего творчества.

4 из 5 менеджеров по работе с клиентами получают обратную связь от заинтересованных сторон с опозданием

Наш отчет Year In Review показал, что 80% менеджеров по работе с клиентами за последний год получали обратную связь от своих клиентов с опозданием. И если вы проработали в агентстве больше пяти минут, то вряд ли вас удивит эта цифра.

Но действительно ли виноваты ваши клиенты? При использовании основных средств связи, таких как электронная почта, предоставление обратной связи занимает огромное количество времени. И по той или иной причине он редко находится в верхней части чьего-либо списка.

Вот что рассказал наш отчет об опыте предоставления отзывов маркетологам:

• 64% сделали скриншоты, чтобы оставить отзыв о визуальных эффектах.
• 19% написали тайм-коды, чтобы оставить отзыв о видео.
• 36% не знали, где найти хотя бы одну работу
• 17% признаются, что не знают, как лучше всего делиться отзывами

3 из 5 руководителей проектов тратят время на погоню за отзывами

Есть только так долго, вы можете ждать обратной связи. В конце концов, окончательный срок доставки установлен в камне. В конце концов, наступает момент, когда вы должны начать преследовать своих клиентов.

Да начнутся пассивно-агрессивные электронные письма!

Наш отчет показал, что в 2021 году 62% руководителей проектов обращались к клиентам за отзывами о своей работе. Этот процесс может быть чрезвычайно ручным и разочаровывающим, часто требуя настраиваемых электронных таблиц, чтобы попытаться отслеживать, кто что утвердил.

Но чем дольше длится процесс проверки клиента, тем больше времени остается на то, чтобы что-то пошло не так. Фактически, наш отчет показал, что:

• 21% получили отзыв о старой версии файла
• 18% потеряли информацию о том, кто утвердил ту или иную работу.
• 11% опубликовали ошибки, потому что были пропущены важные этапы проверки
• 8% отменили проекты из-за того, что файлы не были утверждены вовремя

Программное обеспечение для проверки клиентов экономит агентствам один день на человека в месяц

В нашем отчете Year In Review сравнивалось время, затрачиваемое на обработку отзывов с помощью электронной почты и инструмента проверки клиентов Filestage. И, основываясь на опыте более 250 специалистов по рекламе и маркетингу, мы обнаружили, что Filestage экономит один день на человека в месяц для всех, кто участвует в процессе проверки, включая ваших клиентов!

Вот несколько способов, с помощью которых онлайн-инструменты для проверки правописания сэкономят ваше время:

• Собирайте и обсуждайте отзывы прямо поверх вашего контента
• Установите сроки и отправляйте автоматические напоминания рецензентам
• Делитесь и сравнивайте новые версии на одной платформе

Программное обеспечение Filestage для проверки клиентов также помогает с шумом электронной почты. Как говорит Рэйн Баларес из GroupM: «Filestage сократил ежедневный объем входящей электронной почты нашей команды примерно на 25-30%, что действительно много. Поскольку наши почтовые ящики больше не завалены этими электронными письмами об утверждении контента, мы можем сосредоточиться на других важных задачах на день».

2. Меньше времени на встречи, больше времени на творчество

В среднем руководители проводят на совещаниях около 23 часов в неделю. Если вы менеджер проекта или аккаунта, это может звучать правильно. Для дизайнеров, креативщиков и других студийных должностей это, вероятно, намного меньше. Но независимо от того, в каком отделе вы сидите (или работаете), я уверен, что есть одна вещь, с которой мы все можем согласиться.

Встречи отстой!

44% креативщиков получают противоречивые и неясные отзывы от своих клиентов.

Когда вы просматриваете творческую работу по электронной почте, получение отзыва в вашем почтовом ящике — это только полдела. Дальше идет великое распутывание.

Открытые конфликты.

Необсужденные разногласия.

Совершенно непонятные комментарии.

Как говорит Марсель Мартин, UX-директор Oddity, о жизни до Filestage: «Наши менеджеры проектов были очень заняты просмотром, обобщением и подготовкой асинхронной обратной связи. Этот процесс отнимал много времени, не приносил удовлетворения и, к сожалению, часто сопровождался недоразумениями».

По той или иной причине клиенты редко находят время для обобщения своих отзывов. Так что ваша задача — собрать головоломку, выяснить, где они совпадают, и указать, где они не совпадают.

В большинстве случаев это означает созыв собрания.

71% руководителей проектов организуют встречи для уточнения отзывов

В агентствах менеджеры проектов являются хранителями творческих ресурсов и поборниками платежеспособности. Из-за этого встречи по поводу обратной связи становятся раздражающей и неэффективной занозой в их боку.

Вот несколько причин, по которым встречи так часто встречаются в процессе проверки клиентов:

• Файлы и отзывы разделены, поэтому клиентам сложно объяснить, что они имеют в виду.
• Комментарии передаются в разных цепочках электронной почты, поэтому между клиентами нет прозрачности.
• Клиенты забывают, что говорили о предыдущих версиях, и в конечном итоге противоречат предыдущим комментариям.

К счастью, правильное программное обеспечение для проверки клиентов может решить все эти и многие другие проблемы.

Команды, использующие программное обеспечение Filestage для проверки клиентов, отмечают сокращение «ненужных совещаний» на 28 % по сравнению с электронной почтой.

В Filestage нам нравится помогать агентствам экономить время и усилия на протяжении всего процесса проверки клиентов. И, согласно нашему отчету Year In Review, наш инструмент проверки клиентов также помогает командам тратить на 28% меньше времени на ненужные встречи.

Как говорит медицинский директор Publicis Health Сара Чен, «Filestage упрощает работу. Все комментарии четкие и находятся в одном месте, чтобы агентство и клиенты могли работать в более тесном сотрудничестве».

Вот несколько способов, с помощью которых Filestage делает отзывы ваших клиентов более понятными:

• Коснитесь в любом месте, чтобы создать маркеры и добавить комментарии к своей работе (даже к видео).
• Выделите текст или нарисуйте аннотации, чтобы сделать обратную связь более четкой.
• Сравните версии и комментарии, чтобы увидеть, что изменилось
• Прикрепляйте ссылки к комментариям, чтобы дать дополнительный контекст
• Отметьте других людей, чтобы попасть на ту же страницу в режиме реального времени

3. Прощай сверхурочная работа, здравствуй, работай лучше

Когда я впервые начал работать в рекламном агентстве, ожидалось, что неоплачиваемая сверхурочная работа будет неоплачиваемой. И я не могу представить, что многое изменилось за последнее десятилетие. Но, будучи немного более продуктивным и более эффективно взаимодействуя, агентства могут высвободить время, необходимое им для создания своей лучшей работы.

73% сотрудников агентства работают больше, чем предусмотрено контрактом.

Шокирует, но, к сожалению, правда. Наш отчет Year In Review показал, что почти 3 из 4 человек в агентствах работают больше, чем предусмотрено контрактом.

И я понимаю. Иногда случается захватывающая подача, и все руки на палубе. Если вы выиграете, это будет учетная запись, которая выведет ваш бизнес (или портфолио) на новый уровень. Но во многих агентствах работа допоздна — обычное дело. На это есть две большие причины: ручные задачи и доработка.

Вот некоторые из способов, которыми агентства регулярно тратят время в этих областях:

• Добавление всей вашей работы в слайд-шоу, чтобы оно выглядело презентабельно для клиента
• Повторная загрузка и обмен контентом с клиентом из-за истечения времени ожидания ссылки для передачи
• Отслеживание того, что было опубликовано и одобрено в электронной таблице
• Скопируйте и вставьте отзывы из разных цепочек электронной почты в один документ.
• Отмена всего раунда проверки, потому что команда неверно истолковала отзыв
• Отмена всего проекта, потому что клиент не одобрил его вовремя

90% руководителей проектов могли бы работать лучше, если бы тратили меньше времени на обработку отзывов.

Как я сказал выше, если вы работаете в агентстве, вы хотите создавать работу, которой вы гордитесь, и получать удовольствие от нее.

Поэтому, когда 90% менеджеров проектов говорят вам, что вы можете помочь им улучшить работу, пришло время обратить на это внимание.

И если этого недостаточно, 67% говорят, что они чувствовали бы себя более счастливыми на работе, если бы тратили меньше времени на управление обратной связью.

Автоматизируя эти процессы и настраивая централизованный и прозрачный процесс проверки клиентов, агентства могут рассчитывать на более светлое, более продуктивное и прибыльное будущее.

Программное обеспечение для проверки клиентов вдвое сокращает время творческой разработки, поэтому агентства могут сосредоточиться на выполнении своей работы наилучшим образом.

Агентство SLAPS из Барселоны и Лос-Анджелеса использует Filestage для просмотра сотен постов в социальных сетях со своими клиентами. Перейдя с электронной почты и WhatsApp на специальный инструмент проверки клиентов, они вдвое сократили время разработки и высвободили больше времени для качества и социального взаимодействия.

Основатель и креативный директор Себастьян Вандекастиле говорит: «Работая над социальными сетями, у нас есть люди как со стороны клиента, так и со стороны агентства. У нас есть копирайтер, социальный менеджер и дизайнер, а со стороны клиента у нас есть 2-3 человека в процессе обратной связи. Filestage дает нам место, где каждый может легко взаимодействовать друг с другом и оставлять отзывы».

Вот еще девять преимуществ онлайн-проверки для графических дизайнеров и агентств:

1. Загрузите все свои дизайны и версии в одном месте
2. Собирайте отзывы прямо поверх вашего объявления
3. Обсуждайте отзывы напрямую с рецензентами
4. Отметьте комментарии при создании следующей версии
5. Сравните версии рядом, чтобы проверить, что изменилось
6. Утверждайте проекты или запрашивайте изменения в один клик
7. Пригласите внутренних и внешних рецензентов для обратной связи
8. Установите сроки выполнения, чтобы проверки дизайна продвигались вперед
9. Просматривайте видео, дизайны, изображения, документы и многое другое

Последние мысли

Спасибо, что прочитали мои два цента о важности программного обеспечения для проверки клиентов для агентств. Я знаю, что агентства редко находятся в авангарде, когда речь идет о технологиях и программном обеспечении — моя команда все еще использовала настольные телефоны, когда я ушел в 2018 году. Но с того места, где я сижу, управление обратной связью — это проблема, которая требует решения.

Если вы хотите узнать больше о Filestage или попробовать его в своей команде, запросите бесплатную пробную версию здесь →