ซอฟต์แวร์ธุรกิจคือโปรแกรมอิเล็กทรอนิกส์หรือชุดโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ผู้ใช้ทางธุรกิจใช้เพื่อดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจต่างๆ อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่โปรแกรมคอมพิวเตอร์ง่ายๆ ที่ใช้ในการติดตามการขายและสินค้าคงคลัง ไปจนถึงชุดโปรแกรมที่ซับซ้อนซึ่งออกแบบมาเพื่อให้การดำเนินธุรกิจง่ายขึ้น ซอฟต์แวร์ธุรกิจสามารถใช้ได้หลายวิธี วิธีหนึ่งเหล่านี้คือการช่วยให้ข้อมูลเข้าถึงได้มากขึ้นและอำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างสมาชิกหลายคนในทีมธุรกิจ

มีแอพพลิเคชั่นซอฟต์แวร์ธุรกิจหลายประเภทที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถใช้ได้ โปรแกรมเหล่านี้บางส่วนได้รับการออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการทางธุรกิจเฉพาะของผู้ประกอบการแต่ละราย ส่วนอื่นๆ เป็นสากลมากขึ้น ทำให้สามารถแบ่งปันข้อมูลระหว่างแผนกและหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กรขนาดใหญ่ได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าจะเลือกโปรแกรมประเภทใด มีหลายสิ่งที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กทุกคนสามารถทำได้เพื่อทำให้โปรแกรมซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ของตนมีประสิทธิภาพมากที่สุด สิ่งเหล่านี้รวมถึงการอัปเดตซอฟต์แวร์อย่างสม่ำเสมอ มีวิธีแชร์ข้อมูลล่าสุดกับผู้อื่นในบริษัทอย่างง่ายดาย เรียนรู้วิธีใช้คุณสมบัติพิเศษของโปรแกรม และทดสอบซอฟต์แวร์ใหม่เป็นประจำ

องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของซอฟต์แวร์การจัดการธุรกิจขนาดเล็กคือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการอัปเดตเป็นประจำ หากเจ้าของไม่อัปเดตซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์อาจไม่ได้ผลในอนาคต ตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กแต่ละรายเพื่อให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ของเขาทันสมัยอยู่เสมอคือการซื้อฐานข้อมูลลูกค้าที่ค้นหาได้ของ Zoho ด้วยผลิตภัณฑ์นี้ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถนำเข้าข้อมูลลูกค้าทั้งหมดจากจุดหนึ่ง จากนั้นใช้ฐานข้อมูลนี้เพื่อดำเนินการทุกอย่างตั้งแต่การสร้างและจัดการรายชื่อผู้รับจดหมาย ไปจนถึงการติดตามข้อมูลการขายและการซื้อ

องค์ประกอบสำคัญอีกประการของแอปพลิเคชันทางธุรกิจคือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใช้งานอย่างถูกต้อง วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์คือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดแป้นพิมพ์ลัดให้กับแอปพลิเคชันคอมพิวเตอร์ที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น หากผู้ใช้คอมพิวเตอร์จำเป็นต้องป้อนข้อมูลบางอย่างลงในโปรแกรม พวกเขาควรเรียนรู้วิธีพิมพ์การกดแป้นเหล่านี้อย่างรวดเร็ว แทนที่จะใช้แป้นลูกศรบนแป้นพิมพ์ หลายคนทำผิดพลาดโดยอาศัยปุ่มลูกศรและกดแป้นเว้นวรรคหลายครั้งเพื่อป้อนการกดแป้นพิมพ์ นี่เป็นวิธีการป้อนข้อมูลที่ไม่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากคอมพิวเตอร์อาจสับสนและเริ่มค้นหาผ่านเมนูต่างๆ ก่อนที่จะพบข้อมูลที่ต้องการป้อน

ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักอื่นๆ ที่ควรคำนึงถึงสำหรับธุรกิจขนาดเล็กเพื่อเพิ่มผลผลิตคือการติดตามและปรับปรุงสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการรวมการใช้เครื่องมือตรวจสอบตนเองของพนักงานเข้ากับแอปพลิเคชันคอมพิวเตอร์และ CRM เครื่องมือยอดนิยมสำหรับจุดประสงค์นี้คือเครื่องมือบ้าน ด้วยการใช้ hrms เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถเห็นได้อย่างง่ายดายว่าพนักงานคนใดทำงานอย่างถูกต้องและคนใดไม่ทำงาน สิ่งนี้มีประโยชน์ไม่เพียงแต่สำหรับการเพิ่มผลผลิตแต่ยังสำหรับการกำจัดผู้ปฏิบัติงานที่ด้อยประสิทธิภาพด้วย

สุดท้ายนี้ ธุรกิจขนาดเล็กควรพิจารณาซื้อซอฟต์แวร์สั่งทำพิเศษจากบุคคลที่สาม หากความต้องการมีความซับซ้อนมาก ตัวอย่างบางส่วนของแอปพลิเคชันที่ซับซ้อนเหล่านี้ ได้แก่ แอปพลิเคชันการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) และซอฟต์แวร์สนับสนุนการขายและการบริการ สิ่งเหล่านี้มีราคาแพงกว่าผลิตภัณฑ์ Office แบบดั้งเดิมมาก แต่มีฟังก์ชันการทำงานและความน่าเชื่อถือที่เหนือกว่า ในหลายกรณี สิ่งเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการขององค์กรขนาดใหญ่ ซึ่งหมายความว่ามักจะได้รับการปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของธุรกิจขนาดเล็ก อย่างไรก็ตาม แม้แต่แอปพลิเคชั่นที่ใหญ่ที่สุดและแพงที่สุดก็ไร้ประโยชน์หากพนักงานที่ใช้งานไม่รู้วิธีใช้งานอย่างถูกต้อง

ซอฟต์แวร์ธุรกิจคือซอฟต์แวร์หรือกลุ่มแอปพลิเคชันคอมพิวเตอร์ใดๆ ที่เจ้าของธุรกิจใช้เพื่อทำหน้าที่ทางธุรกิจต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ธุรกิจเหล่านี้ใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงาน และทำหน้าที่ทางธุรกิจอื่นๆ ได้แม่นยำยิ่งขึ้น โดยพื้นฐานแล้ว ซอฟต์แวร์ธุรกิจคือแอปพลิเคชันที่ใช้คอมพิวเตอร์ซึ่งได้รับการออกแบบและใช้งานเพื่อช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการใช้ซอฟต์แวร์ดังกล่าว ทำให้งานต่างๆ สำเร็จลุล่วงได้เร็วกว่ามาก รวมทั้งแม่นยำและแม่นยำมากกว่าที่เจ้าของธุรกิจต้องทำด้วยตนเอง

ซอฟต์แวร์ธุรกิจมีหลายประเภท หนึ่งในประเภทเหล่านี้คือซอฟต์แวร์ธุรกิจที่ใช้ในการจัดการและดำเนินการธุรกรรมทางการเงินต่างๆ ประเภทนี้มักจะเกี่ยวข้องกับโมดูลทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับการจัดการบัญชีเงินเดือน การจัดการเงินสด การจัดการการขาย บัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้ การจัดทำงบประมาณ และการติดตามชั่วโมงทำงานของพนักงาน มีโมดูลทางการเงินประเภทต่างๆ มากมายสำหรับจัดการงานเหล่านี้ ตัวอย่างบางส่วนรวมถึงเครื่องที่ออกแบบมาเพื่อทำงานอัตโนมัติ เช่น เครื่องเดบิตและบัตรเครดิต การออกใบแจ้งหนี้ การจ่ายเงินเดือน และการติดตามเวลา โมดูลอื่นๆ ยังสามารถให้บริการเพื่อจัดการภาษีเงินเดือนและใบสั่งงาน และเตรียมรายงานที่ติดตามข้อมูล เช่น ยอดขายของลูกค้า ค่าใช้จ่าย และวันที่

อีกตัวอย่างหนึ่งของระบบซอฟต์แวร์ธุรกิจยอดนิยมคือการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ ประเภทนี้คล้ายกับ CRM แต่เกี่ยวข้องกับกลยุทธ์ทางการตลาดและการพัฒนาธุรกิจโดยเฉพาะ การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้ายังเกี่ยวข้องกับการจัดการคำถามและการโต้ตอบกับลูกค้า และสามารถให้บริการอีคอมเมิร์ซได้ พบว่า CRM มีผลในเชิงบวกมากมายต่อความพึงพอใจของลูกค้าโดยรวม รวมถึงการลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการสูญเสียการขาย ชื่อเสียงที่เสียหาย และพนักงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ

ระบบซอฟต์แวร์ธุรกิจทั่วไปอีกประเภทหนึ่งที่ใช้สำหรับจัดการบันทึกของพนักงาน เช่นเดียวกับตัวอย่าง CRM ด้านบน ระบบ ERP สำหรับการจัดการพนักงานทำงานผ่านอินเทอร์เฟซเว็บเป็นหลัก แพ็คเกจ ERP บางแพ็คเกจสามารถจัดการและติดตามแง่มุมต่าง ๆ ของการสื่อสารของพนักงาน รวมถึงที่อยู่อีเมล ผู้ติดต่อ รายการงาน ไฟล์ รายงานประสิทธิภาพ และอื่นๆ ซอฟต์แวร์ประเภทนี้สามารถใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลจากการจัดการเงินเดือนและประสิทธิภาพ ตลอดจนการรายงานและการจัดการรายละเอียดพนักงาน หลายบริษัทใช้ซอฟต์แวร์ ERP เพื่อติดตามข้อมูลเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน จากนั้นจึงเรียกใช้การวิเคราะห์ข้อมูลสำหรับพนักงานคนนั้นโดยใช้แพ็คเกจ ERP

ระบบซอฟต์แวร์ธุรกิจยังสามารถพัฒนาเพื่อจัดการกับซอฟต์แวร์บัญชี ฟังก์ชันพื้นฐานของซอฟต์แวร์บัญชีคือการติดตามและรวบรวมธุรกรรมทางการเงิน เช่น การขาย สินค้าคงคลัง และต้นทุนทางการเงิน ซึ่งรวมถึงงานต่างๆ เช่น การสร้างใบสั่งงาน การติดตามกระบวนการสั่งซื้อ และการจัดหาใบแจ้งยอดและเอกสารทางการเงิน ระบบซอฟต์แวร์ธุรกิจสามารถติดตามธุรกรรมเหล่านี้ได้ตามที่เกิดขึ้น ทำให้บริษัทสามารถตัดสินใจในการจัดการที่ดีว่าเมื่อใดควรดำเนินการบางส่วนของกระบวนการบัญชี เกิดขึ้นที่ใด และควรเกิดขึ้นอย่างไร ตัวอย่างซอฟต์แวร์บัญชี ได้แก่ Quick Books Pro, QuickBooks POS, QuickBooks Enterprise Solutions, Peachtree Accounting และ Sage Financial Suite ซอฟต์แวร์บัญชีประเภทนี้อาจเข้ากันไม่ได้กับแพ็คเกจ ERP ทั้งหมด ดังนั้นจึงมีประโยชน์ในการประเมินความต้องการของคุณก่อน

แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ Data Mining และ Resource Management รวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ เช่น บันทึกของลูกค้า ฐานข้อมูลภายในหรือภายนอก เว็บไซต์ และอื่นๆ เป้าหมายของ ERP ประเภทนี้คือการระบุความสัมพันธ์ระหว่างแหล่งข้อมูลต่างๆ จากนั้นจึงสร้าง จัดระเบียบ และประเมินข้อมูลนี้ บ่อยครั้งทำได้โดยใช้สิ่งที่เรียกว่าตัวแยก ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ระบุรูปแบบหรือความสัมพันธ์ในข้อมูลจำนวนมาก จากนั้นเครื่องมือก็สามารถสร้างรายงานจากข้อมูลที่ดึงออกมาได้ ซึ่งมักจะทำโดยใช้เครื่องมือประมวลผลภาษาธรรมชาติ เช่น แอปพลิเคชันการประมวลผลภาษาธรรมชาติ ตัวอย่างหนึ่งของเครื่องมือประเภทนี้คือ Oracle Enterprise Miner