Perangkat lunak bisnis pada dasarnya adalah setiap program elektronik atau serangkaian program komputer yang digunakan oleh pengguna bisnis untuk melakukan berbagai aktivitas bisnis. Ini bisa apa saja, mulai dari program komputer sederhana yang digunakan untuk melacak penjualan dan inventaris hingga serangkaian program kompleks yang dirancang untuk mempermudah pengoperasian bisnis. Perangkat lunak bisnis dapat digunakan dengan berbagai cara. Salah satu cara ini adalah membantu membuat informasi lebih mudah diakses dan memfasilitasi komunikasi antara berbagai anggota tim bisnis.

Ada berbagai jenis aplikasi perangkat lunak bisnis yang tersedia untuk digunakan oleh pemilik usaha kecil. Beberapa dari program ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis khusus dari pengusaha perorangan. Yang lain lebih universal, memungkinkan berbagi informasi dengan mudah di antara berbagai departemen dan unit dalam perusahaan besar. Terlepas dari jenis program yang dipilih, ada beberapa hal yang dapat dilakukan oleh setiap pemilik usaha kecil untuk membuat program perangkat lunak komputernya seefektif mungkin. Hal-hal ini termasuk memelihara pembaruan rutin untuk perangkat lunak, memiliki cara untuk berbagi informasi terbaru dengan mudah dengan orang lain di perusahaan, mempelajari cara menggunakan fitur khusus dari program, dan menguji perangkat lunak baru secara teratur.

Salah satu elemen terpenting dari perangkat lunak manajemen bisnis kecil adalah memastikannya diperbarui secara teratur. Jika pemilik tidak memperbarui perangkat lunak, itu bisa menjadi tidak efektif di masa depan. Opsi terbaik bagi pemilik usaha kecil perorangan untuk memastikan bahwa perangkat lunaknya selalu mutakhir adalah dengan membeli database pelanggan Zoho one yang dapat dicari. Dengan produk ini, pemilik usaha kecil dapat mengimpor semua informasi pelanggan dari satu titik dan kemudian menggunakan database ini untuk melakukan segalanya mulai dari membuat dan mengelola milis hingga melacak informasi penjualan dan pembelian.

Komponen kunci lain dari aplikasi bisnis adalah memastikan bahwa mereka digunakan dengan benar. Salah satu cara termudah untuk memaksimalkan produktivitas saat menggunakan program komputer adalah memastikan bahwa pintasan keyboard ditetapkan ke aplikasi komputer yang tepat. Misalnya, jika pengguna komputer perlu memasukkan informasi tertentu ke dalam program, mereka harus belajar mengetik dengan cepat penekanan tombol ini daripada mengandalkan tombol panah pada keyboard. Banyak orang membuat kesalahan dengan mengandalkan tombol panah dan menekan spasi beberapa kali untuk memasukkan penekanan tombol. Ini adalah cara memasukkan informasi yang tidak efektif karena komputer mungkin menjadi bingung dan mulai mencari melalui berbagai menu sebelum menemukan informasi yang dimaksudkan untuk dimasukkan.

Indikator kinerja utama lainnya yang perlu diingat untuk usaha kecil untuk memaksimalkan produktivitas adalah melacak dan meningkatkan kesehatan dan kesejahteraan karyawannya. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menggabungkan penggunaan alat pemantauan diri karyawan ke dalam aplikasi komputer dan CRM. Alat yang paling populer untuk tujuan ini adalah alat rumah. Dengan menggunakan SDM, pemilik usaha kecil dapat dengan mudah melihat karyawan mana yang melakukan pekerjaan mereka dengan benar dan mana yang tidak. Ini berguna tidak hanya untuk meningkatkan produktivitas tetapi juga untuk menghilangkan orang yang berkinerja buruk.

Terakhir, usaha kecil harus mempertimbangkan untuk membeli perangkat lunak yang dipesan lebih dahulu dari pihak ketiga jika kebutuhannya sangat kompleks. Beberapa contoh aplikasi kompleks ini termasuk aplikasi manajemen hubungan pelanggan (CRM) dan perangkat lunak pendukung penjualan dan layanan. Ini jauh lebih mahal daripada produk Office tradisional, tetapi mereka menyediakan fungsionalitas dan keandalan yang unggul. Dalam banyak kasus, ini dirancang untuk memenuhi persyaratan perusahaan besar, yang berarti bahwa mereka biasanya disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik bisnis kecil. Namun, bahkan yang terbesar dan paling mahal dari aplikasi ini tidak berguna jika staf yang menggunakannya tidak tahu cara menggunakannya dengan benar.

Perangkat lunak bisnis pada dasarnya adalah perangkat lunak atau kumpulan aplikasi komputer yang digunakan oleh pemilik bisnis untuk melakukan berbagai fungsi bisnis secara lebih efisien. Aplikasi perangkat lunak bisnis ini digunakan terutama untuk memaksimalkan produktivitas, memantau produktivitas, dan melakukan fungsi bisnis lainnya dengan lebih akurat. Intinya, perangkat lunak bisnis adalah aplikasi berbasis komputer yang dirancang dan diimplementasikan untuk membantu membuat bisnis berjalan lebih efisien. Dengan aplikasi perangkat lunak tersebut, tugas dapat diselesaikan lebih cepat, serta lebih tepat dan akurat daripada jika pemilik bisnis melakukan tugas secara manual.

Ada banyak jenis perangkat lunak bisnis. Salah satunya adalah perangkat lunak bisnis yang digunakan untuk mengelola dan menjalankan berbagai transaksi keuangan. Jenis ini biasanya melibatkan modul keuangan yang berhubungan dengan penanganan penggajian, manajemen kas, mengelola penjualan, hutang dan piutang, penganggaran, dan pelacakan jam kerja karyawan. Berbagai jenis modul keuangan tersedia untuk menangani tugas-tugas ini. Beberapa contoh termasuk yang dirancang untuk mengotomatisasi tugas-tugas seperti mesin debit dan kartu kredit, pembuatan faktur, penggajian, dan pelacakan waktu. Modul lain bahkan dapat menyediakan layanan untuk mengelola pajak gaji dan perintah kerja serta menyiapkan laporan yang melacak informasi seperti penjualan pelanggan, pengeluaran, dan tanggal.

Contoh lain dari sistem perangkat lunak bisnis yang populer adalah manajemen hubungan pelanggan. Jenis ini mirip dengan CRM, tetapi secara khusus berkaitan dengan strategi pemasaran dan pengembangan bisnis. Manajemen hubungan pelanggan juga berurusan dengan penanganan pertanyaan dan interaksi pelanggan dan dapat menyediakan layanan e-commerce. CRM telah ditemukan memiliki banyak efek positif pada kepuasan pelanggan secara keseluruhan, serta mengurangi biaya yang terkait dengan penjualan yang hilang, reputasi yang rusak, dan karyawan yang tidak produktif.

Jenis umum lainnya dari sistem perangkat lunak bisnis adalah yang digunakan untuk mengelola catatan karyawan. Dalam banyak cara yang sama seperti contoh CRM di atas, sistem ERP untuk fungsi manajemen karyawan terutama melalui antarmuka web. Beberapa paket ERP dapat mengelola dan melacak semua aspek yang berbeda dari komunikasi karyawan, termasuk alamat email, kontak, daftar tugas, file, laporan kinerja, dan banyak lagi. Jenis perangkat lunak ini dapat digunakan untuk menganalisis data dari penggajian dan manajemen kinerja, serta untuk melaporkan dan mengelola detail karyawan. Banyak perusahaan menggunakan perangkat lunak ERP untuk melacak data penggajian setiap karyawan secara individual dan kemudian dapat menjalankan analisis data untuk karyawan tersebut menggunakan paket ERP.

Sistem perangkat lunak bisnis juga dapat dikembangkan untuk menangani perangkat lunak akuntansi. Fungsi dasar perangkat lunak akuntansi adalah untuk melacak dan mengumpulkan transaksi keuangan, seperti penjualan, persediaan, dan biaya keuangan. Ini termasuk tugas-tugas seperti membuat perintah kerja, melacak proses pemesanan, dan memberikan laporan dan dokumentasi keuangan. Sistem perangkat lunak bisnis dapat melacak transaksi ini saat terjadi, memungkinkan perusahaan membuat keputusan manajemen yang baik tentang kapan bagian tertentu dari proses akuntansi harus dilakukan, di mana seharusnya terjadi, dan bagaimana seharusnya terjadi. Beberapa contoh perangkat lunak akuntansi termasuk Quick Books Pro, QuickBooks POS, QuickBooks Enterprise Solutions, Peachtree Accounting, dan Sage Financial Suite. Jenis perangkat lunak akuntansi ini mungkin tidak kompatibel dengan semua paket ERP, sehingga berguna untuk mengevaluasi kebutuhan Anda terlebih dahulu.

Data Mining dan Manajemen Sumber Daya Aplikasi perangkat lunak ERP menggabungkan data dari berbagai sumber, seperti catatan pelanggan, database internal atau eksternal, situs Web, dan sebagainya. Tujuan dari jenis ERP ini adalah untuk mengidentifikasi hubungan di antara banyak sumber data yang berbeda dan kemudian membangun, mengatur, dan mengevaluasi informasi ini. Seringkali ini dilakukan dengan menggunakan apa yang disebut ekstraktor, yang merupakan alat yang mengidentifikasi pola, atau hubungan, dalam sejumlah besar data. Kemudian alat dapat membuat laporan dari informasi yang diekstraksi. Ini sering dilakukan dengan menggunakan alat pemrosesan bahasa alami, seperti aplikasi Pemrosesan Bahasa Alami. Salah satu contoh alat semacam ini adalah Oracle Enterprise Miner.