برنامج الأعمال هو في الأساس أي برنامج إلكتروني أو مجموعة من برامج الكمبيوتر التي يستخدمها مستخدمو الأعمال للقيام بأنشطة تجارية مختلفة. يمكن أن يكون هذا أي شيء من برنامج كمبيوتر بسيط يستخدم لتتبع المبيعات والمخزون إلى مجموعة معقدة من البرامج المصممة لتسهيل تشغيل الأعمال التجارية. يمكن استخدام برامج الأعمال بعدة طرق مختلفة. تتمثل إحدى هذه الطرق في المساعدة في تسهيل الوصول إلى المعلومات وتسهيل الاتصال بين مختلف أعضاء فريق العمل.

هناك أنواع مختلفة من تطبيقات برامج الأعمال المتاحة للاستخدام من قبل أصحاب الأعمال الصغيرة. تم تصميم بعض هذه البرامج لتلبية احتياجات العمل المحددة لأصحاب المشاريع الفردية. البعض الآخر أكثر شمولية ، مما يسمح بمشاركة المعلومات بسهولة بين الإدارات والوحدات المختلفة داخل شركة كبيرة. بغض النظر عن نوع البرنامج الذي يتم اختياره ، هناك العديد من الأشياء التي يمكن لكل صاحب شركة صغيرة القيام بها لجعل برامج الكمبيوتر الخاصة به فعالة قدر الإمكان. تتضمن هذه الأشياء الحفاظ على تحديثات منتظمة للبرنامج ، وإيجاد طريقة لمشاركة أحدث المعلومات بسهولة مع الآخرين في الشركة ، وتعلم كيفية استخدام الميزات الخاصة للبرامج ، واختبار البرامج الجديدة على أساس منتظم.

أحد أهم عناصر برامج إدارة الأعمال الصغيرة هو التأكد من تحديثه بشكل منتظم. إذا لم يقم المالك بتحديث البرنامج ، فقد يصبح غير فعال في المستقبل. الخيار الأفضل لمالك الأعمال الصغيرة الفردي للتأكد من أن برامجه محدثة دائمًا هو شراء قاعدة بيانات Zoho للعملاء القابلة للبحث. باستخدام هذا المنتج ، يمكن لمالك الأعمال الصغيرة استيراد جميع معلومات العميل من نقطة واحدة ثم استخدام قاعدة البيانات هذه لأداء كل شيء بدءًا من إنشاء القوائم البريدية وإدارتها إلى تتبع معلومات المبيعات والشراء.

من المكونات الرئيسية الأخرى لتطبيقات الأعمال التأكد من استخدامها بشكل صحيح. تتمثل إحدى أسهل الطرق لزيادة الإنتاجية عند استخدام برامج الكمبيوتر في التأكد من تعيين اختصارات لوحة المفاتيح لتطبيق الكمبيوتر الصحيح. على سبيل المثال ، إذا احتاج مستخدمو الكمبيوتر إلى إدخال معلومات معينة في أحد البرامج ، فيجب عليهم تعلم كيفية كتابة ضغطات المفاتيح هذه بسرعة بدلاً من الاعتماد على مفاتيح الأسهم على لوحة المفاتيح. يخطئ الكثير من الأشخاص في الاعتماد على مفاتيح الأسهم والضغط على مفتاح المسافة عدة مرات لإدخال ضغطة مفتاح. هذه طريقة غير فعالة لإدخال المعلومات حيث قد يصبح الكمبيوتر مرتبكًا ويبدأ البحث في القوائم المختلفة قبل أن يجد المعلومات التي كان من المفترض إدخالها.

مؤشرات الأداء الرئيسية الأخرى التي يجب وضعها في الاعتبار بالنسبة للشركات الصغيرة لزيادة الإنتاجية إلى أقصى حد هي تتبع وتحسين صحة وعافية موظفيها. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في دمج استخدام أدوات المراقبة الذاتية للموظفين في تطبيقات الكمبيوتر وإدارة علاقات العملاء. الأداة الأكثر شيوعًا لهذا الغرض هي الأداة المنزلية. باستخدام نظام إدارة الموارد البشرية ، يمكن لأصحاب الأعمال الصغيرة بسهولة معرفة أي من موظفيهم يقوم بعملهم بشكل صحيح وأيهم لا يقوم بذلك. هذا مفيد ليس فقط لزيادة الإنتاجية ولكن أيضًا للقضاء على الأداء الضعيف.

أخيرًا ، يجب على الشركات الصغيرة النظر في شراء برامج مخصصة من أطراف ثالثة إذا كانت احتياجاتها معقدة للغاية. تتضمن بعض الأمثلة على هذه التطبيقات المعقدة تطبيقات إدارة علاقات العملاء (CRM) وبرامج دعم المبيعات والخدمات. هذه أكثر تكلفة بكثير من منتجات Office التقليدية ، لكنها توفر وظائف وموثوقية فائقة. في كثير من الحالات ، تم تصميمها لتلبية متطلبات الشركات الكبيرة ، مما يعني أنها عادة ما تكون مخصصة لتلبية الاحتياجات المحددة للأعمال التجارية الصغيرة. ومع ذلك ، فحتى أكبر هذه التطبيقات وأكثرها تكلفة تكون عديمة الفائدة إذا كان الموظفون الذين يستخدمونها لا يعرفون كيفية استخدامها بشكل صحيح.

برامج الأعمال هي في الأساس أي برنامج أو مجموعة من تطبيقات الكمبيوتر التي يستخدمها أصحاب الأعمال للقيام بوظائف العمل المختلفة بشكل أكثر كفاءة. تُستخدم تطبيقات برامج الأعمال هذه بشكل أساسي لزيادة الإنتاجية ومراقبة الإنتاجية والقيام بوظائف الأعمال الأخرى بشكل أكثر دقة. في الأساس ، برامج الأعمال عبارة عن تطبيقات قائمة على الكمبيوتر تم تصميمها وتنفيذها للمساعدة في جعل الأعمال التجارية تعمل بكفاءة أكبر. من خلال تطبيق مثل هذه البرامج ، يمكن إنجاز المهام بشكل أسرع ، وكذلك بشكل أكثر دقة ودقة مما لو كان على صاحب العمل القيام بالمهمة يدويًا.

هناك العديد من أنواع برامج الأعمال المختلفة. أحد هذه الأنواع هو برامج الأعمال المستخدمة لإدارة وتشغيل المعاملات المالية المختلفة. يتضمن هذا النوع عادةً وحدات مالية تتعامل مع كشوف المرتبات وإدارة النقد وإدارة المبيعات والحسابات الدائنة والمدينين والميزنة وتتبع ساعات الموظفين. تتوفر مجموعة متنوعة من أنواع الوحدات المالية المختلفة للتعامل مع هذه المهام. تتضمن بعض الأمثلة تلك المصممة لأتمتة المهام مثل ماكينات بطاقات الخصم والائتمان والفواتير وكشوف المرتبات وتتبع الوقت. يمكن للوحدات النمطية الأخرى تقديم خدمات لإدارة ضرائب الرواتب وأوامر العمل وإعداد التقارير التي تتعقب المعلومات مثل مبيعات العملاء والمصروفات والتواريخ.

مثال آخر على نظام برمجيات الأعمال الشائع هو إدارة علاقات العملاء. هذا النوع يشبه CRM ، لكنه يتعامل بشكل خاص مع استراتيجيات التسويق وتطوير الأعمال. تتعامل إدارة علاقات العملاء أيضًا مع استفسارات العملاء والتفاعلات ويمكنها تقديم خدمات التجارة الإلكترونية. لقد وجد أن CRM له العديد من التأثيرات الإيجابية على رضا العملاء بشكل عام ، بالإضافة إلى تقليل التكاليف المرتبطة بالمبيعات المفقودة والسمعة التالفة والموظفين غير المنتجين.

نوع آخر شائع من أنظمة برامج الأعمال هو ذلك المستخدم لإدارة سجلات الموظفين. يشبه إلى حد كبير مثال CRM أعلاه ، يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات لإدارة الموظفين بشكل أساسي من خلال واجهة الويب. يمكن لبعض حزم تخطيط موارد المؤسسات إدارة وتعقب جميع الجوانب المختلفة لاتصالات الموظفين ، بما في ذلك عناوين البريد الإلكتروني وجهات الاتصال وقوائم المهام والملفات وتقارير الأداء والمزيد. يمكن استخدام هذا النوع من البرامج لتحليل البيانات من كشوف المرتبات وإدارة الأداء ، وكذلك للإبلاغ عن تفاصيل الموظفين وإدارتها. تستخدم العديد من الشركات برنامج ERP لتتبع بيانات كشوف المرتبات لكل موظف على حدة ويمكنها بعد ذلك تشغيل تحليل البيانات لهذا الموظف المعين باستخدام حزمة ERP.

يمكن أيضًا تطوير أنظمة برامج الأعمال للتعامل مع برامج المحاسبة. تتمثل الوظيفة الأساسية لبرنامج المحاسبة في تتبع وجمع المعاملات المالية ، مثل المبيعات والمخزون والتكاليف المالية. يتضمن ذلك مهام مثل إنشاء أوامر العمل ، وتتبع عملية الطلب ، وتوفير البيانات والوثائق المالية. يمكن لنظام برمجيات الأعمال تتبع هذه المعاملات عند حدوثها ، مما يسمح للشركة باتخاذ قرارات إدارية جيدة حول وقت تنفيذ أجزاء معينة من العملية المحاسبية ، وأين يجب أن تحدث ، وكيف يجب أن تحدث. تتضمن بعض أمثلة برامج المحاسبة Quick Books Pro و QuickBooks POS و QuickBooks Enterprise Solutions و Peachtree Accounting و Sage Financial Suite. قد لا تتوافق هذه الأنواع من برامج المحاسبة مع جميع حزم تخطيط موارد المؤسسات ، لذا فهي مفيدة لتقييم احتياجاتك أولاً.

تجمع تطبيقات برمجيات تخطيط موارد المؤسسات واستخراج البيانات وإدارة الموارد البيانات من مجموعة متنوعة من المصادر ، مثل سجلات العملاء وقواعد البيانات الداخلية أو الخارجية ومواقع الويب وما إلى ذلك. الهدف من هذا النوع من تخطيط موارد المؤسسات هو تحديد العلاقات بين العديد من مصادر البيانات المختلفة ثم بناء هذه المعلومات وتنظيمها وتقييمها. غالبًا ما يتم ذلك باستخدام ما يسمى بالمستخرج ، وهي أدوات تحدد الأنماط أو العلاقات في كميات كبيرة من البيانات. ثم يمكن للأداة إنشاء تقرير من المعلومات المستخرجة. يتم ذلك غالبًا باستخدام أدوات معالجة اللغة الطبيعية ، مثل تطبيقات معالجة اللغة الطبيعية. أحد الأمثلة على هذا النوع من الأدوات هو Oracle Enterprise Miner.