Oprogramowanie biznesowe to w zasadzie dowolny program elektroniczny lub zestaw programów komputerowych wykorzystywanych przez użytkowników biznesowych do wykonywania różnych czynności biznesowych. Może to być wszystko, od prostego programu komputerowego służącego do śledzenia sprzedaży i zapasów do złożonego zestawu programów ułatwiających prowadzenie firmy. Oprogramowanie biznesowe może być używane na wiele różnych sposobów. Jednym z tych sposobów jest ułatwienie dostępu do informacji i ułatwienie komunikacji między różnymi członkami zespołu biznesowego.

Istnieją różne rodzaje aplikacji biznesowych dostępnych dla właścicieli małych firm. Niektóre z tych programów mają na celu zaspokojenie konkretnych potrzeb biznesowych indywidualnych przedsiębiorców. Inne są bardziej uniwersalne, co pozwala na łatwe udostępnianie informacji między różnymi działami i jednostkami w ramach dużej korporacji. Niezależnie od rodzaju wybranego programu, jest kilka rzeczy, które każdy właściciel małej firmy może zrobić, aby jego programy komputerowe były jak najbardziej efektywne. Należą do nich regularne aktualizacje oprogramowania, możliwość łatwego dzielenia się najnowszymi informacjami z innymi osobami w firmie, nauka korzystania ze specjalnych funkcji programów oraz regularne testowanie nowego oprogramowania.

Jednym z najważniejszych elementów oprogramowania do zarządzania małym przedsiębiorstwem jest regularne aktualizowanie go. Jeśli właściciel nie zaktualizuje oprogramowania, może ono w przyszłości stać się nieskuteczne. Najlepszą opcją dla indywidualnego właściciela małej firmy, aby upewnić się, że jego oprogramowanie jest zawsze aktualne, jest zakup jednej bazy danych klientów Zoho z możliwością przeszukiwania. Dzięki temu produktowi właściciel małej firmy może zaimportować wszystkie informacje o klientach z jednego miejsca, a następnie użyć tej bazy danych do wykonywania wszystkich czynności, od tworzenia list mailingowych i zarządzania nimi po śledzenie informacji o sprzedaży i zakupach.

Kolejnym kluczowym elementem aplikacji biznesowych jest upewnienie się, że są one prawidłowo używane. Jednym z najprostszych sposobów maksymalizacji wydajności podczas korzystania z programów komputerowych jest upewnienie się, że skróty klawiaturowe są przypisane do właściwej aplikacji komputerowej. Na przykład, jeśli użytkownicy komputerów muszą wprowadzić określone informacje do programu, powinni nauczyć się szybko wpisywać te naciśnięcia klawiszy zamiast polegać na klawiszach strzałek na klawiaturze. Wiele osób popełnia błąd polegając na klawiszach strzałek i wielokrotnym naciskaniu spacji, aby wprowadzić naciśnięcie klawisza. Jest to nieefektywny sposób wprowadzania informacji, ponieważ komputer może się pomylić i zacząć przeszukiwać różne menu, zanim znajdzie informacje, które miały zostać wprowadzone.

Innymi kluczowymi wskaźnikami wydajności, o których należy pamiętać w przypadku małej firmy, aby zmaksymalizować produktywność, jest śledzenie i poprawa stanu zdrowia i samopoczucia pracowników. Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest włączenie narzędzi do samodzielnego monitorowania pracowników w aplikacjach komputerowych i CRM. Najpopularniejszym narzędziem do tego celu jest narzędzie domowe. Korzystając z hrms, właściciele małych firm mogą łatwo sprawdzić, którzy z ich pracowników wykonują swoją pracę prawidłowo, a którzy nie. Jest to przydatne nie tylko do zwiększania produktywności, ale także do eliminowania słabych pracowników.

Wreszcie, małe firmy powinny rozważyć zakup oprogramowania na zamówienie od stron trzecich, jeśli jego potrzeby są tak złożone. Niektóre przykłady takich złożonych aplikacji obejmują aplikacje do zarządzania relacjami z klientami (CRM) oraz oprogramowanie do obsługi sprzedaży i serwisu. Są one znacznie droższe niż tradycyjne produkty pakietu Office, ale zapewniają doskonałą funkcjonalność i niezawodność. W wielu przypadkach są one projektowane pod kątem wymagań dużych korporacji, co oznacza, że ​​zazwyczaj są dostosowywane do specyficznych potrzeb małego biznesu. Jednak nawet największe i najdroższe z tych aplikacji są bezużyteczne, jeśli korzystający z nich personel nie wie, jak z nich właściwie korzystać.

Oprogramowanie biznesowe to w zasadzie dowolne oprogramowanie lub grupa aplikacji komputerowych wykorzystywanych przez właścicieli firm do bardziej efektywnego wykonywania różnych funkcji biznesowych. Te aplikacje biznesowe służą przede wszystkim do maksymalizacji produktywności, monitorowania produktywności i dokładniejszego wykonywania innych funkcji biznesowych. Zasadniczo oprogramowanie biznesowe to aplikacje komputerowe, które zostały zaprojektowane i zaimplementowane, aby pomóc w bardziej wydajnym prowadzeniu firmy. Dzięki zastosowaniu takiego oprogramowania zadania można wykonać znacznie szybciej, a także dokładniej i dokładniej, niż gdyby właściciel firmy wykonywał je ręcznie.

Istnieje wiele różnych rodzajów oprogramowania biznesowego. Jednym z tych typów jest oprogramowanie biznesowe służące do zarządzania i przeprowadzania różnych transakcji finansowych. Ten typ zwykle obejmuje moduły finansowe, które zajmują się obsługą płac, zarządzaniem gotówką, zarządzaniem sprzedażą, rozliczeniami z dostawcami i odbiorcami, budżetowaniem i śledzeniem godzin pracy pracowników. Do obsługi tych zadań dostępna jest szeroka gama różnych typów modułów finansowych. Niektóre przykłady obejmują te, które zostały zaprojektowane do automatyzacji zadań, takich jak maszyny do obsługi kart debetowych i kredytowych, fakturowanie, płace i śledzenie czasu. Inne moduły mogą nawet świadczyć usługi zarządzania podatkami od wynagrodzeń i zleceniami pracy oraz przygotowywania raportów śledzących informacje, takie jak sprzedaż klientów, wydatki i daty.

Innym przykładem popularnego systemu oprogramowania biznesowego jest zarządzanie relacjami z klientami. Ten typ jest podobny do CRM, ale dotyczy w szczególności strategii marketingowych i rozwoju biznesu. Zarządzanie relacjami z klientami zajmuje się również obsługą zapytań i interakcji z klientami oraz może świadczyć usługi e-commerce. Stwierdzono, że CRM ma wiele pozytywnych skutków na ogólną satysfakcję klientów, a także zmniejsza koszty związane z utratą sprzedaży, nadszarpniętą reputacją i nieproduktywnymi pracownikami.

Innym powszechnym rodzajem systemu oprogramowania biznesowego jest ten używany do zarządzania rekordami pracowników. Podobnie jak w powyższym przykładzie CRM, system ERP do zarządzania pracownikami działa głównie poprzez interfejs WWW. Niektóre pakiety ERP mogą zarządzać i śledzić wszystkie różne aspekty komunikacji pracowników, w tym adresy e-mail, kontakty, listy zadań, pliki, raporty wydajności i inne. Tego typu oprogramowanie może służyć do analizy danych z listy płac i zarządzania wydajnością, a także do raportowania i zarządzania danymi pracowników. Wiele firm używa oprogramowania ERP do śledzenia danych płacowych każdego pracownika z osobna, a następnie może przeprowadzić analizę danych dla tego konkretnego pracownika za pomocą pakietu ERP.

Systemy oprogramowania biznesowego mogą być również rozwijane do obsługi oprogramowania księgowego. Podstawową funkcją oprogramowania księgowego jest śledzenie i zbieranie transakcji finansowych, takich jak sprzedaż, zapasy i koszty finansowe. Obejmuje to takie zadania, jak tworzenie zleceń pracy, śledzenie procesu zamawiania oraz dostarczanie zestawień i dokumentacji finansowej. System oprogramowania biznesowego może śledzić te transakcje w miarę ich występowania, umożliwiając firmie podejmowanie dobrych decyzji zarządczych dotyczących tego, kiedy należy wykonać określone części procesu księgowego, gdzie powinny wystąpić i w jaki sposób. Niektóre przykłady oprogramowania księgowego obejmują Quick Books Pro, QuickBooks POS, QuickBooks Enterprise Solutions, Peachtree Accounting i Sage Financial Suite. Te typy oprogramowania księgowego mogą nie być kompatybilne ze wszystkimi pakietami ERP, więc są przydatne do oceny Twoich potrzeb w pierwszej kolejności.

Aplikacje ERP do eksploracji danych i zarządzania zasobami łączą dane z różnych źródeł, takich jak rekordy klientów, wewnętrzne lub zewnętrzne bazy danych, witryny internetowe i tak dalej. Celem tego rodzaju ERP jest identyfikacja relacji między wieloma różnymi źródłami danych, a następnie budowanie, organizowanie i ocena tych informacji. Często odbywa się to za pomocą tak zwanych ekstraktorów, czyli narzędzi, które identyfikują wzorce lub relacje w dużych ilościach danych. Następnie narzędzie może stworzyć raport z wyodrębnionych informacji. Często odbywa się to za pomocą narzędzi do przetwarzania języka naturalnego, takich jak aplikacje do przetwarzania języka naturalnego. Jednym z przykładów tego rodzaju narzędzia może być Oracle Enterprise Miner.