Как писать информационные письма, которые приносят результаты [+1 шаблон]

Есть много людей, которые не знают, как писать информационные письма , которые люди действительно будут читать.

Вы придумали то, что считали идеальной темой письма.

Ваша презентация была достаточно подробной и длинной, чтобы человек или компания поняли ваше предложение.

Вы отправили электронное письмо… и даже спустя три недели нет ответа.

Итак, что пошло не так? Вы что-то пропустили?

Чтобы помочь вам понять , как писать четкие и лаконичные электронные письма , в этом блоге обсуждаются семь лучших практик, которым вы можете следовать:

• Поделитесь предложением, которое принесет пользу человеку или компании
• Пишите короткие и четкие темы
• Делайте электронные письма короткими
• Отправляйте персонализированные сообщения каждому получателю
• Включите призыв к действию
• Проверяйте информационные письма перед отправкой
• Подпишитесь дважды

Давайте начнем.

7 советов о том, как писать информационные письма

1. Поделитесь предложением, которое выгодно человеку или компании

Если вы просите получателя о чем-то, будет справедливо, если вы предоставите что-то еще взамен. Это ситуация взаимных уступок.

Просьба к получателю сделать ссылку на ваш веб-сайт в обмен на то, что он просто поделится своей статьей на Facebook, не подходит.

Поэтому напишите копию информационного письма , которая не делает сообщение только о вас. Получатель также должен получить что-то полезное от этой сделки. Если таких шансов нет, то зачем они вам помогут? Только потому, что вы встречались с ними раньше на конференции? нет .

Прежде чем отправить электронное письмо, спросите себя: что это значит для них? Удовлетворяет ли это их болевые точки?

Мгновенные деньги или веб-трафик не считаются преимуществом. Это может быть краткосрочной выгодой, если вообще будет, но вы должны предоставить получателю что-то, что принесет ему пользу в долгосрочной перспективе.

Как насчет приглашения к совместной работе над проектом, выхода на новый рынок, таргетинга на новую аудиторию или чего-то в этом роде?

Имейте в виду, что вы не должны просить о сделке. Также не должно казаться, что вы делаете получателю одолжение, просто отправляя ему сообщение. Вы должны заслужить сделку, написав взаимовыгодное информационное письмо .

2. Пишите короткие и четкие темы

Если вы слишком сосредоточены на своей презентации, это не значит, что вы можете игнорировать строку темы электронного письма. Не забывайте, что тема письма — это первое, что видит получатель. Они откроют письмо только в том случае, если посчитают, что оно стоит их времени.

Даже если вы создали потрясающую презентацию, это будет напрасно, если получатель удалит письмо, не прочитав его.

По этой причине написание четких и кратких тем является важным аспектом написания информационно-пропагандистских электронных писем . Это поможет повысить уровень открытия вашей электронной почты, зацепив получателя.

Вот несколько советов, как написать действенную тему:

• Не используйте слишком расплывчатые или формальные формулировки, такие как « Запрос на сотрудничество » или « Читай мой блог ».
• Люди обычно открывают электронные письма из любопытства. Чтобы пробудить это любопытство в получателе, попробуйте сделать свои темы интересными для него. Например, « У меня есть идея улучшить ваш контент. Звонить в 10? » или « Отзывы о вашем последнем сообщении в блоге » могут иметь больший успех, чем « У моего блога 500 подписчиков, и их число продолжает расти ». Почему получателя волнует, есть ли у вашего блога 2 или 500 подписчиков?

3. Делайте электронные письма короткими

Прочитав четкую строку темы, получатель может переключить свое внимание на презентацию.

Здесь вы объясняете, почему вы пишете человеку или компании. Вы можете спрашивать об открытой вакансии, улучшать SEO или контент их веб-сайта, запрашивать обратную ссылку или представлять себя в качестве ведущего вебинара.

Независимо от того, что вы предлагаете, вы должны знать, как писать четкие и лаконичные электронные письма . Насколько вам известно, получатель может быть занятым человеком.

Таким образом, чем длиннее ваше электронное письмо, тем выше его шансы не прочитать его до конца.

Поэтому идеальная длина вашего электронного письма должна составлять от 80 до 150 слов.

Например, предположим, что вы только что опубликовали запись в блоге о лучших показателях контент-маркетинга и хотите продвигать ее.

В то же время вы обнаружили в Интернете ресурсную статью о том, как создать стратегию контент-маркетинга . Теперь вы хотите получить обратную ссылку из ресурсной статьи на ваш пост в блоге.

В этом случае в разделе презентации вашего электронного письма нужно объяснить владельцу сайта, как вы наткнулись на их ресурсную статью, и как и почему вы думаете, что обратная ссылка на ваш пост может повысить ценность его аудитории.

Такой подход показывает получателю, что вы думаете и об его аудитории, а не только о себе.

4. Отправляйте персонализированные сообщения каждому получателю

Помните, человек, которому вы отправляете электронное письмо, не знает вас. Только когда вы устанавливаете связь с этим человеком, он может прочитать остальную часть вашей электронной почты.

Чтобы построить такую ​​связь, ваша электронная почта должна быть гиперличной. Если вы отправляете обычное электронное письмо, которое вы можете адресовать кому угодно, получатель может быть недостаточно мотивирован, чтобы открыть и прочитать его.

Например, « Уважаемый сэр/мэм » теперь является старомодным способом обращения к кому-либо, граничащим со «скучным».

С другой стороны, персонализированное электронное письмо вызывает у получателя больше любопытства относительно того, что вы хотите ему сообщить.

Вы можете следовать этим простым советам при написании информационных писем , чтобы установить связь с получателем:

• Не отправляйте одно и то же сообщение всем компаниям в вашем списке рассылки.
• Найдите точки соприкосновения между собой и получателем и включите это в электронное письмо.
• Если у вас и получателя есть взаимная связь, упомяните этого человека в своем электронном письме.
• Измените свое сообщение в зависимости от того, насколько хорошо вы знаете получателя. Возможно, вы встречались с ними или сотрудничали с ними раньше, и в этом случае вы можете оставить свое сообщение непринужденным.

Например, сообщение может выглядеть так: « Я А, мы сотрудничали над проектом Б для клиента С пару месяцев назад. Помните идею XYZ, которая тогда пришла нам в голову? ”

• Поздравьте получателя и пожелайте ему удачи в его недавнем достижении, таком как продвижение по службе или новая работа.
• Похвалите работу получателя и расскажите, почему она вам понравилась.
• Электронные письма не считаются персонализированными, если они содержат одно и то же сообщение с измененными только именем и ссылкой.
• Если вы все еще не знаете, как писать персонализированные информационные письма, представьте, что вы ведете живую беседу с получателем. Какие предложения вы бы использовали? Какого корпоративного языка вы бы избегали?

Не используйте предложение в своем электронном письме, если вы также не будете использовать его в живом разговоре с получателем.

• Самое главное, будьте искренними, когда пытаетесь установить связь с получателем. Не лгите о взаимной связи или общем интересе.

Точно так же хвалите получателя только тогда, когда вы имеете в виду это. Ложь только повредит вашим шансам получить то, о чем вы просили, по электронной почте.

5. Включите призыв к действию

Ваша работа не заканчивается после написания питча. Вы также должны сообщить получателю, что вы хотите, чтобы он сделал после прочтения вашего сообщения. Для этого вы должны вставить четкий призыв к действию (CTA).

CTA побуждает получателя совершить желаемое действие. Например, вы можете попросить человека сделать ссылку на ваш сайт или сообщение в блоге. Однако это не дает вам возможности заполнить вашу электронную почту большим количеством CTA.

Вы, естественно, можете запутаться в том, следует ли вам попросить человека прочитать ваш последний пост в блоге и загрузить шаблон вместе со ссылкой на ваш сайт. Тем не менее, чем больше вариантов вы бомбардируете получателя, тем больше вероятность, что он запутается и вообще не сделает выбора.

В конечном счете, вам нужно выделить только один вариант в качестве CTA — какое самое важное действие вы хотите, чтобы они предприняли? Если это обратная ссылка, то ваш CTA должен иметь только эту опцию. Это позволяет получателю либо предоставить вам обратную ссылку, либо просто проигнорировать ваше письмо.

Например, если вы влиятельный человек, который хочет, чтобы человек обратился к вам за продвижением своего продукта, ваш призыв к действию может быть таким: « Если вы хотите узнать больше о том, как я могу помочь вам с XYZ, не стесняйтесь бронировать вызов в моем календаре на следующую неделю [в идеале следует ссылка Calendly] ».

6. Проверяйте информационные письма перед отправкой

Последнее, что вы хотите, чтобы ваш получатель увидел, — это орфографическую ошибку в его имени. Или что вы хвалите их за статью, которую они никогда не писали. Хуже того, вы хотели отправить информационное письмо одному человеку, а в итоге адресовали его совершенно другому.

Каждая из этих ошибок отпугивает любого. Как вы думаете, кто-нибудь захочет работать с кем-то, кто даже не может справиться с электронной почтой?

Конечно, ошибки бывают только у людей, но нет ничего плохого в проверке и перепроверке ваших электронных писем перед их отправкой.

7. Следите дважды

Итак, вы отправили информационное письмо , но все еще ждете ответа. Это нормально, потому что человек мог либо пропустить ваше письмо, либо вообще забыть о нем.

Некоторые люди могут ответить после того, как вы напишете в первый раз, а другие — нет. Чтобы узнать, заинтересована ли вторая категория людей в вашем предложении или нет, вам нужно отправить им еще одно дополнительное электронное письмо.

Вы можете получить некоторые ответы после второго повторения, но опять же, вы не можете. Вот твой ответ.

Другими словами, если вы не получили ответа даже после второго электронного письма, вы знаете, что пришло время попрощаться с человеком. В противном случае, если вы продолжите следить, несмотря на отсутствие ответов, человек может разозлиться.

Это потому, что они уже указали на отсутствие интереса к вашему предложению, не отвечая на ваши электронные письма. В результате они могут отправить ваши будущие электронные письма в папку со спамом.

Шаблон копирования электронной почты информационно-разъяснительной работы

Причины, по которым это работает:

• Тема сообщения короткая и четкая
• Электронное письмо приносит пользу получателю, поскольку он уже опубликовал свой пост в блоге.
• Это умный способ поиска обратной ссылки, поскольку в вашей статье уже есть их пост.
• В электронном письме есть четкий CTA, то есть проверить вашу статью.
• Он фокусирует внимание на получателе
• Его цель - установить связь с получателем

Резюме: как написать хорошее информационное письмо

Теперь, когда вы знаете, как писать информационные письма , пришло время приступить к работе. С семью ключевыми советами, которые мы рассмотрели выше, у вас есть все, что вам нужно, чтобы повысить эффективность ваших информационно-пропагандистских кампаний.

Более того, вы можете обратиться к специалистам по маркетингу по электронной почте в MyTasker, которые всегда готовы вам помочь. От создания действенных строк темы до вставки четких CTA, они могут помочь вашим кампаниям по охвату электронной почты и, таким образом, ускорить рост вашего бизнеса.