14 лучших лайфхаков и инструментов для командной работы

Хотя производительность группы во многом зависит от мотивации и навыков членов, определенные организационные улучшения также могут способствовать этому. Особенно в тех случаях, когда члены команды работают частично или полностью удаленно. Для тех, кто хочет остановить плохую работу, вот практический контрольный список.

6 советов по улучшению командной работы

1. Избегайте микроменеджмента

Никто не любит работать в стрессовой обстановке, и бесконечный поток комментариев и напоминаний — это то, что запускает такую ​​рабочую среду. Однако слишком расслабленное или беззаботное управление тоже не лучший вариант. Если вы хотите, чтобы сотрудники брали на себя ответственность за результаты работы и проявляли инициативу, вам следует найти идеальный баланс между контролем и независимостью. Подумайте о том, чтобы сделать следующее:

• делегировать задачи
• наймите подходящего человека на подходящую работу
• четко объясните, что вы ожидаете получить
• собрать обратную связь от сотрудников

2. Не переусердствуйте со встречами

Может показаться, что все проблемы можно решить за круглым столом. Но на самом деле большинство совещаний превращаются в затяжные монологи или предвзятые дебаты и не приводят к четким решениям или простым задачам.

Прежде чем назначить встречу, спросите себя, сможете ли вы справиться с проблемой без нее. Если ответ положительный, лучше заменить встречи ежедневными или еженедельными сводками по электронной почте.

3. Установите OKR

Основная идея схемы «Цели и ключевые результаты» заключается в гибкости целей. После того, как поставлена ​​цель, каждая цель должна сопровождаться метриками, позволяющими измерять ее прогресс. Кроме того, цель должна учитывать вклад людей, ответственных за ее выполнение.

OKR не сильно отличаются от целей SMART. Итак, чтобы установить их, придерживайтесь лучших практик:

• поставить цели на определенный период времени
• сделать цели конкретными и измеримыми
• каскадные задачи
• пересматривать и корректировать первоначальные планы

4. Работайте спринтами

Методология Agile всем нравится, так почему бы не попробовать? Команды более продуктивны, когда у них есть ограниченные периоды времени для выполнения определенной задачи, а не когда им приходится рассеивать внимание и выполнять несколько задач одновременно.

Хотя спринты обычно упоминаются в контексте программирования, каждая команда может использовать этот подход. Начните с подготовки журнала невыполненных работ и определите продолжительность спринта (обычно 2 недели). Затем заполните каждый спринт задачами из бэклога. Отслеживайте прогресс команды, а в конце спринта оценивайте производительность и оставляйте отзывы.

5. Что можно автоматизировать — нужно

Некоторые процессы не приносят большого значения производительности, но все же требуют обработки. Итак, чтобы поднять базовый уровень производительности, автоматизируйте операции. Например, если ваши торговые представители готовят еженедельный отчет о новых сделках, вы можете сформировать шаблон стандартного формата и написать сценарий или макрос, который будет заполнять поля данных. Или – создайте и сохраните шаблон отчета в своей CRM.

6. Обеспечьте команду программным обеспечением

Рынок программного обеспечения для совместной работы полон инструментов для любых целей — от программного обеспечения для управления проектами и облачного хранилища данных до онлайн-ледоколов. У них есть много удобных встроенных опций, облегчающих повседневную работу, таких как планирование встреч, отслеживание времени, обмен документами и т. д.

8 лучших инструментов для совместной работы для каждой команды

Разное программное обеспечение служит разным целям. Мы подготовили необходимый набор инструментов, с которым должна начинать каждая команда.

Вейе

Эта цифровая доска может служить рабочим пространством как для индивидуальных пользователей, так и для команд. После того, как вы зарегистрируетесь в Weje, вы можете либо начать с чистого онлайн-холста, либо взять какой-нибудь шаблон, например доску Канбан, из библиотеки, а затем настроить его под свои нужды. Вы можете пригласить коллег или приятелей на доску, чтобы они тоже могли внести свой вклад.

Информация на плате Weje организована в виде карт данных. Инструмент поддерживает все типы файлов, включая документы, электронные таблицы, PDF-файлы и многое другое. Вы можете либо скопировать и вставить данные из Интернета, либо – загрузить их со своего компьютера. После этого вы можете группировать объекты, перетаскивая их, и оставлять онлайн-заметки и комментарии для других.

Трелло

Это отличная бесплатная альтернатива JIRA от Atlassian. Trello понравится творческим или небольшим командам, в частности, за его простоту. Инструмент не требует сложных настроек для запуска. После регистрации пользователь может сразу же легко создать доску Канбан.

Вы можете планировать спринты команды проекта и назначать соавторов для выполнения конкретных задач. Каждый раз, когда статус задачи изменяется, соавторы получают уведомления. С Trello вы также можете организовывать сеансы удаленного мозгового штурма и обмениваться данными с другими приложениями, такими как Evernote, Google Drive и Slack.

материальный

Если вы искали альтернативу Slack, Mattermost — как раз то, что вам нужно. Это бесплатный онлайн-чат с открытым исходным кодом, что означает, что вы можете размещать его локально и настраивать в соответствии с потребностями команды.

Mattermost предлагает новейшие технические функции для сотрудников, включая интеграцию аудио и видео и архивы сообщений.

Понятие

Notion.so — это цифровой блокнот команды. Его репозитории можно использовать для планирования задач, хранения и обмена документами, управления файлами и т. д. Инструмент поддерживает LaTex, поэтому вы можете использовать его для автоматизации форматирования текста. Кроме того, вы можете вставлять контент на свои страницы с помощью Embed.ly.

В библиотеке Notion.so есть шаблоны практически на все случаи жизни — от управления пожертвованиями до установки OKR.

TeamViewer

Это коммуникационное программное обеспечение популярно среди удаленных команд. Благодаря системе, защищенной паролем, товарищи по команде могут безопасно подключаться к устройствам или делиться своими экранами. Кроме того, пользователи могут опробовать дополненную реальность, добавляя 3D-указатели или смайлики во время сеансов потоковой передачи видео в реальном времени в TeamViewer.

Асана

Asana любят за простоту канбан-досок. Вы можете создавать шаблоны для повторяющихся задач, а затем дополнять их пользовательскими полями проекта, описаниями, вложенными файлами и статусами приоритета.

Если вы хотите найти предыдущие задачи, примените фильтры или воспользуйтесь удобной опцией поиска. Asana делает командную работу безопасной — в ней есть система контроля доступа, позволяющая назначать администраторов и ограничивать редактирование.

Sync.com

Команды могут использовать это облачное хранилище для обмена конфиденциальной информацией внутри организации. Sync.com шифрует файлы и позволяет регулировать разрешения с датами истечения срока действия. Кроме того, инструмент восстанавливает удаленные файлы, что особенно полезно при обмене соответствующими документами в команде.

кликап

ClickUp — это рабочее пространство для создания и управления временем, потраченным на проекты. Вы можете записывать часы и просматривать статистику производительности сотрудников в 15+ видах. Инструмент имеет удобный пользовательский интерфейс, а его функции включают шаблоны задач, отслеживание целей и приоритетов, повторяющиеся контрольные списки и другие.

Работа в команде стоит затраченных усилий. И многого для этого не нужно. Хорошо организованные процессы и пара полезных инструментов — и вы увидите, как команда добьется отличных результатов, а сотрудники станут более довольны совместной работой.