Los 14 mejores trucos y herramientas para el trabajo en equipo

Aunque la productividad de un grupo depende mucho de las motivaciones y habilidades de los miembros, ciertas mejoras organizativas también pueden contribuir a ello. Especialmente, en los casos en que los miembros del equipo trabajan parcial o totalmente de forma remota. Para aquellos que quieren detener el mal desempeño, aquí hay una lista de verificación práctica a seguir.

6 consejos para impulsar el trabajo en equipo

1. Evita la microgestión

A nadie le gusta trabajar en un entorno estresante, y un flujo interminable de comentarios y recordatorios es lo que desencadena este tipo de entorno de trabajo. Sin embargo, una gestión demasiado relajada o despreocupada tampoco es una buena opción. Si desea alentar a los empleados a hacerse cargo de los resultados del trabajo y ser proactivos, debe encontrar un equilibrio perfecto entre la supervisión y la independencia. Considere hacer lo siguiente:

• delegar tareas
• contratar a la persona adecuada para el trabajo adecuado
• explica claramente lo que esperas obtener
• recopilar comentarios de los empleados

2. No te excedas con las reuniones

Puede parecer que todos los problemas pueden resolverse durante las discusiones de mesa redonda. Pero, en realidad, la mayoría de las reuniones se convierten en monólogos prolongados o debates sesgados y no resultan en soluciones claras o tareas pendientes sencillas.

Antes de programar una reunión, pregúntese si puede resolver el problema sin una. Si la respuesta es sí, es mejor reemplazar las reuniones con resúmenes de correo electrónico diarios o semanales.

3. Establecer OKR

La idea central del marco de “Objetivos y resultados clave” radica en la flexibilidad de las metas. Una vez establecido, todo objetivo debe ser seguido con métricas que permitan medir su progreso. Además, la meta debe tener en cuenta los aportes de las personas responsables de su ejecución.

Los OKR no difieren mucho de los objetivos SMART. Entonces, para establecerlos, apéguese a las mejores prácticas:

• establecer objetivos para un período de tiempo determinado
• hacer objetivos específicos y medibles
• tareas en cascada
• revisar y ajustar los planes originales

4. Trabaja en sprints

La metodología Agile es muy apreciada, ¿por qué no probarla? Los equipos son más productivos cuando tienen períodos de tiempo limitados para completar una determinada tarea, en lugar de tener que dispersar el enfoque y realizar varias tareas a la vez.

Aunque los sprints generalmente se mencionan en el contexto de la programación, todos los equipos pueden usar este enfoque. Comience con la preparación de un Backlog para los trabajos que se realizarán y decida la duración del sprint (comúnmente, 2 semanas). Luego, complete cada sprint con tareas de un Backlog. Realice un seguimiento del progreso del equipo y, al final de un sprint, evalúe el rendimiento y proporcione comentarios.

5. Lo que se puede automatizar debe serlo

Algunos procesos no aportan mucho valor al rendimiento, pero aun así deben manejarse. Entonces, para elevar la línea base de productividad, automatice las operaciones. Por ejemplo, si sus representantes de ventas preparan un informe semanal sobre nuevas ofertas, puede dar forma a una plantilla de formato estándar y escribir una secuencia de comandos o una macro que completará los campos de datos. O bien, cree y guarde una plantilla de informe en su CRM.

6. Equipar al equipo con el software

El mercado de software de colaboración está lleno de herramientas para cualquier propósito, desde software de gestión de proyectos y almacenamiento de datos en la nube hasta rompehielos en línea. Estos tienen muchas opciones prácticas integradas que facilitan los trabajos diarios, como la programación de citas, el seguimiento del tiempo, el intercambio de documentos, etc.

Las 8 mejores herramientas de colaboración para cada equipo

El software diferente sirve para propósitos distintos. Hemos preparado un kit esencial de herramientas con el que todo equipo debería comenzar.

Weje

Esta pizarra digital puede servir como espacio de trabajo tanto para usuarios individuales como para equipos. Una vez que se haya registrado en Weje, puede comenzar con un lienzo en línea en blanco o seleccionar alguna plantilla, por ejemplo, un tablero Kanban, de la biblioteca y luego ajustarla a sus necesidades. Puede invitar a colegas o compañeros a la junta para que también puedan contribuir.

La información en el tablero de Weje está organizada en tarjetas de datos. La herramienta admite todos los tipos de archivos, incluidos documentos, hojas de cálculo, PDF y más. Puede copiar y pegar datos de Internet o cargarlos desde su computadora. Luego, puede agrupar objetos arrastrándolos y soltándolos y dejar notas adhesivas y comentarios en línea para otros.

Trello

Esta es una excelente alternativa gratuita a JIRA de Atlassian. Trello será apreciado por equipos creativos o pequeños en particular por su simplicidad. La herramienta no requiere configuraciones complicadas para comenzar. Después de registrarse, un usuario puede crear fácilmente un tablero Kanban de inmediato.

Puede planificar los sprints del equipo del proyecto y asignar colaboradores a tareas específicas. Cada vez que cambia el estado de la tarea, los colaboradores reciben notificaciones. Con Trello, también puede organizar sesiones remotas de intercambio de ideas e intercambiar datos con otras aplicaciones, como Evernote, Google Drive y Slack.

Importa más

Si estaba buscando alguna alternativa a Slack, Mattermost es la herramienta adecuada. Este es un servicio de chat en línea gratuito de código abierto, lo que significa que puede alojarlo localmente y ajustarlo según las necesidades del equipo.

Mattermost ofrece las últimas funciones tecnológicas para colaboradores, incluidas integraciones de audio y video y archivos de mensajes.

Noción

Notion.so es un cuaderno de equipo digital. Sus repositorios se pueden usar para programar tareas, guardar e intercambiar documentos, administrar archivos, etc. La herramienta es compatible con LaTex, por lo que puede usarla para automatizar el formato de texto. Además, puede incrustar contenido en sus páginas usando Embed.ly.

La biblioteca de Notion.so incluye plantillas para prácticamente cualquier ocasión, desde la gestión de donaciones hasta la configuración de OKR.

TeamViewer

Este software de comunicación es popular entre los equipos remotos. Con un sistema protegido por contraseña, los compañeros de equipo pueden unirse de forma segura a los dispositivos o compartir sus pantallas. Además, los usuarios pueden probar la realidad aumentada agregando punteros 3D o emojis durante sus sesiones de transmisión de video en vivo en TeamViewer.

ásana

Asana es amada por la simplicidad de sus tableros Kanban. Puede crear plantillas para tareas repetitivas y luego mejorarlas con campos de proyecto personalizados, descripciones, archivos adjuntos y estados de prioridad.

Si desea encontrar tareas anteriores, aplique filtros o use una opción de búsqueda conveniente. Asana hace que el trabajo en equipo sea seguro: tiene un sistema de control de acceso que permite designar administradores y restringir las ediciones.

sincronización.com

Los equipos pueden usar este almacenamiento basado en la nube para compartir información confidencial dentro de una organización. Sync.com cifra los archivos y permite regular los permisos con fechas de caducidad. Además, la herramienta restaura archivos eliminados, lo que es particularmente útil cuando se intercambian documentos relevantes entre el equipo.

hacer clic

ClickUp es un espacio de trabajo para crear y administrar el tiempo dedicado a los proyectos. Puede registrar las horas y ver las estadísticas de rendimiento de los empleados en más de 15 vistas. La herramienta tiene una interfaz de usuario fácil de usar y sus características incluyen plantillas de tareas, seguimiento de objetivos y prioridades, listas de verificación recurrentes y otras.

Vale la pena aprovechar el trabajo en equipo. Y no necesitas mucho para eso. Procesos bien organizados y un par de herramientas útiles, y verá que el equipo logra excelentes resultados y los empleados se sienten más satisfechos con la forma en que funcionan juntos.