14 Peretasan dan Alat Kerja Tim Terbaik

Meskipun produktivitas suatu kelompok sangat bergantung pada motivasi dan keterampilan anggota, perbaikan organisasi tertentu dapat berkontribusi juga. Terutama, dalam kasus ketika anggota tim bekerja sebagian atau seluruhnya dari jarak jauh. Bagi mereka yang ingin menghentikan kinerja buruk – berikut adalah daftar periksa praktis untuk diikuti.

6 Tips untuk Meningkatkan Kerja Sama Tim

1. Hindari manajemen mikro

Tidak ada yang suka beroperasi di lingkungan yang penuh tekanan, dan aliran komentar dan pengingat yang tidak pernah berakhir adalah yang memicu lingkungan kerja semacam ini. Namun, manajemen yang terlalu santai atau tanpa beban juga bukan pilihan yang baik. Jika Anda ingin mendorong karyawan untuk bertanggung jawab atas hasil kerja dan proaktif, Anda harus menemukan keseimbangan sempurna antara pengawasan dan kemandirian. Pertimbangkan untuk melakukan hal berikut:

• mendelegasikan tugas
• pekerjakan orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat
• jelaskan dengan jelas apa yang Anda harapkan
• mengumpulkan umpan balik dari karyawan

2. Jangan berlebihan dengan rapat

Tampaknya semua masalah dapat diselesaikan selama diskusi meja bundar. Namun, pada kenyataannya, sebagian besar pertemuan berubah menjadi monolog berlarut-larut atau debat yang bias dan tidak menghasilkan solusi yang jelas atau To-Dos yang lugas.

Sebelum menjadwalkan pertemuan, tanyakan pada diri sendiri apakah Anda dapat mengatasi masalah tanpa pertemuan. Jika jawabannya ya, lebih baik ganti rapat dengan ringkasan email harian atau mingguan.

3. Setel OKR

Ide inti dari kerangka "Tujuan dan Hasil Utama" terletak pada fleksibilitas tujuan. Setelah ditetapkan, setiap tujuan harus ditindaklanjuti dengan metrik yang memungkinkan pengukuran kemajuannya. Juga, tujuan harus memperhitungkan masukan dari orang-orang yang bertanggung jawab untuk pelaksanaannya.

OKR tidak jauh berbeda dengan tujuan SMART. Jadi, untuk menetapkannya, tetap berpegang pada praktik terbaik:

• tetapkan tujuan untuk jangka waktu tertentu
• buat tujuan spesifik dan terukur
• tugas kaskade
• tinjau dan sesuaikan rencana awal

4. Bekerja dalam sprint

Metodologi Agile sangat disukai, jadi mengapa tidak mencobanya? Tim lebih produktif ketika mereka memiliki periode waktu terbatas untuk menyelesaikan tugas tertentu, daripada ketika mereka harus menyebarkan fokus dan banyak tugas.

Meskipun sprint biasanya disebutkan dalam konteks pemrograman, setiap tim dapat menggunakan pendekatan ini. Mulailah dengan menyiapkan Backlog untuk pekerjaan yang harus diselesaikan dan tentukan durasi sprint (biasanya 2 minggu). Kemudian, isi setiap sprint dengan tugas dari Backlog. Lacak kemajuan tim, dan di akhir sprint – nilai kinerja dan berikan umpan balik.

5. Apa yang bisa diotomatisasi – seharusnya

Beberapa proses tidak memberikan banyak nilai pada kinerja tetapi masih harus ditangani. Jadi, untuk meningkatkan baseline produktivitas – otomatisasi operasi. Misalnya, jika perwakilan penjualan Anda menyiapkan laporan mingguan tentang transaksi baru, Anda dapat membentuk template format standar dan menulis skrip atau makro yang akan mengisi bidang data. Atau – buat dan simpan template laporan di CRM Anda.

6. Lengkapi tim dengan perangkat lunak

Pasar perangkat lunak kolaborasi penuh dengan alat untuk tujuan apa pun – mulai dari perangkat lunak manajemen proyek dan penyimpanan data cloud hingga pemecah kebekuan online. Ini memiliki banyak opsi bawaan yang memudahkan pekerjaan sehari-hari, seperti penjadwalan janji temu, pelacakan waktu, berbagi dokumen, dll.

8 Alat Kolaborasi Terbaik untuk Setiap Tim

Perangkat lunak yang berbeda melayani tujuan yang berbeda. Kami telah menyiapkan seperangkat alat penting yang harus digunakan setiap tim.

weje

Papan tulis digital ini dapat berfungsi sebagai ruang kerja untuk pengguna solo dan tim. Setelah Anda mendaftar dengan Weje, Anda dapat memulai dengan kanvas online kosong atau mengambil beberapa template, misalnya papan Kanban, dari perpustakaan, lalu menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda. Anda dapat mengundang kolega atau teman ke dewan sehingga mereka dapat berkontribusi juga.

Informasi di papan Weje diatur dalam kartu data. Alat ini mendukung semua jenis file, termasuk dokumen, spreadsheet, PDF, dan banyak lagi. Anda dapat menyalin dan menempelkan data dari Internet atau – mengunggahnya dari komputer Anda. Setelah itu, Anda dapat mengelompokkan objek dengan menyeret dan menjatuhkannya dan meninggalkan catatan tempel dan komentar online untuk orang lain.

Trello

Ini adalah alternatif gratis yang bagus untuk JIRA dari Atlassian. Trello akan disukai oleh tim kreatif atau kecil khususnya karena kesederhanaannya. Alat ini tidak memerlukan pengaturan yang rumit untuk memulai. Setelah mendaftar, pengguna dapat langsung membuat papan Kanban dengan mudah.

Anda dapat merencanakan sprint tim proyek dan menugaskan kolaborator untuk tugas tertentu. Setiap kali status tugas berubah, kolaborator menerima pemberitahuan. Dengan Trello, Anda juga dapat mengatur sesi curah pendapat jarak jauh dan bertukar data dengan aplikasi lain, seperti Evernote, Google Drive, dan Slack.

paling penting

Jika Anda sedang mencari beberapa alternatif Slack, Mattermost adalah alat yang tepat. Ini adalah layanan obrolan online gratis sumber terbuka, artinya Anda dapat menghosting secara lokal dan menyesuaikan sesuai dengan kebutuhan tim.

Mattermost menawarkan fitur teknologi terbaru untuk kolaborator, termasuk integrasi audio dan video serta arsip pesan.

Gagasan

Notion.so adalah buku catatan tim digital. Repositorinya dapat digunakan untuk menjadwalkan tugas, menyimpan dan bertukar dokumen, mengelola file, dll. Alat ini mendukung LaTex, sehingga Anda dapat menggunakannya untuk mengotomatiskan pemformatan teks. Anda juga dapat menyematkan konten ke halaman Anda menggunakan Embed.ly.

Pustaka Notion.so menyertakan template untuk hampir semua kesempatan – mulai dari pengelolaan donasi hingga pengaturan OKR.

TeamViewer

Perangkat lunak komunikasi ini populer di kalangan tim jarak jauh. Dengan sistem yang dilindungi kata sandi, rekan tim dapat dengan aman bergabung dengan perangkat atau berbagi layar mereka. Selain itu, pengguna dapat mencoba augmented reality dengan menambahkan pointer 3D atau emoji selama sesi streaming video langsung mereka di TeamViewer.

asana

Asana dicintai karena kesederhanaan papan Kanban-nya. Anda dapat membuat template untuk tugas yang berulang, lalu menyempurnakannya dengan bidang proyek kustom, deskripsi, file terlampir, dan status prioritas.

Jika Anda ingin menemukan tugas sebelumnya, terapkan filter atau gunakan opsi pencarian yang nyaman. Asana membuat kerja tim aman – ia memiliki sistem kontrol akses yang memungkinkan penunjukan admin dan pembatasan pengeditan.

Sync.com

Tim dapat menggunakan penyimpanan berbasis cloud ini untuk berbagi informasi sensitif di dalam organisasi. Sync.com mengenkripsi file dan memungkinkan pengaturan izin dengan tanggal kedaluwarsa. Juga, alat ini memulihkan file yang dihapus, yang sangat membantu saat bertukar dokumen yang relevan di antara tim.

Klik ke atas

ClickUp adalah ruang kerja untuk membuat dan mengelola waktu yang dihabiskan untuk proyek. Anda dapat merekam jam dan melihat statistik kinerja karyawan dalam 15+ tampilan. Alat ini memiliki UI yang mudah digunakan, dan fitur-fiturnya mencakup templat tugas, pelacakan sasaran dan prioritas, daftar periksa berulang, dan lainnya.

Memanfaatkan kerja tim sepadan dengan usaha. Dan Anda tidak perlu banyak untuk itu. Proses yang terorganisir dengan baik dan beberapa alat yang berguna – dan Anda akan melihat tim mencapai hasil yang sangat baik dan karyawan menjadi lebih puas dengan cara mereka berfungsi bersama.