Die 14 besten Teamwork-Hacks und Tools

Obwohl die Produktivität einer Gruppe stark von der Motivation und den Fähigkeiten der Mitglieder abhängt, können auch bestimmte organisatorische Verbesserungen dazu beitragen. Insbesondere in Fällen, in denen Teammitglieder teilweise oder vollständig remote arbeiten. Für diejenigen, die schlechte Leistungen stoppen wollen – hier ist eine praktische Checkliste zum Befolgen.

6 Tipps zur Förderung der Teamarbeit

1. Vermeiden Sie Mikromanagement

Niemand arbeitet gerne in einer stressigen Umgebung, und ein endloser Strom von Kommentaren und Erinnerungen ist genau das, was diese Art von Arbeitsumgebung auslöst. Ein zu entspanntes oder sorgloses Management ist jedoch auch keine gute Option. Wenn Sie Mitarbeiter ermutigen wollen, Arbeitsergebnisse selbst in die Hand zu nehmen und Eigeninitiative zu zeigen, sollten Sie eine perfekte Balance zwischen Überwachung und Selbständigkeit finden. Erwägen Sie Folgendes:

• Aufgaben delegieren
• Stellen Sie die richtige Person für den richtigen Job ein
• Erklären Sie deutlich, was Sie erwarten
• Feedback von Mitarbeitern einholen

2. Übertreiben Sie es nicht mit Besprechungen

Es mag den Anschein haben, dass alle Probleme während Diskussionen am runden Tisch gelöst werden können. Aber in Wirklichkeit verwandeln sich die meisten Meetings in langwierige Monologe oder voreingenommene Debatten und führen nicht zu klaren Lösungen oder einfachen To-Dos.

Bevor Sie ein Meeting vereinbaren, fragen Sie sich, ob Sie das Problem auch ohne Meeting lösen können. Wenn die Antwort ja lautet, ist es besser, Meetings durch tägliche oder wöchentliche E-Mail-Zusammenfassungen zu ersetzen.

3. Legen Sie OKRs fest

Die Kernidee des Frameworks „Objectives and Key Results“ liegt in der Flexibilität der Ziele. Einmal festgelegt, sollte jedes Ziel mit Metriken nachverfolgt werden, die es ermöglichen, seinen Fortschritt zu messen. Außerdem sollte das Ziel die Beiträge der Personen berücksichtigen, die für seine Ausführung verantwortlich sind.

OKRs unterscheiden sich nicht wesentlich von SMART-Zielen. Halten Sie sich also an Best Practices, um sie einzurichten:

• Ziele für einen bestimmten Zeitraum festlegen
• Ziele spezifisch und messbar machen
• Kaskadenaufgaben
• ursprüngliche Pläne überprüfen und anpassen

4. Arbeiten Sie in Sprints

Die Agile-Methodik ist sehr beliebt, warum also nicht ausprobieren? Teams sind produktiver, wenn sie zeitlich festgelegte Zeiträume haben, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, als wenn sie sich auf Streuung und Multitasking konzentrieren müssen.

Obwohl Sprints normalerweise im Zusammenhang mit Programmierung erwähnt werden, kann jedes Team diesen Ansatz verwenden. Beginnen Sie mit der Vorbereitung eines Backlogs für zu erledigende Aufgaben und legen Sie eine Sprintlänge fest (üblicherweise 2 Wochen). Füllen Sie dann jeden Sprint mit Aufgaben aus einem Backlog. Verfolgen Sie den Teamfortschritt und bewerten Sie am Ende eines Sprints die Leistung und geben Sie Feedback.

5. Was automatisiert werden kann – sollte es sein

Einige Prozesse bringen nicht viel Wert auf die Leistung, müssen aber trotzdem gehandhabt werden. Um also die Produktivitätsbasis zu erhöhen – automatisieren Sie den Betrieb. Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter beispielsweise einen wöchentlichen Bericht über neue Geschäfte erstellen, können Sie eine Vorlage im Standardformat gestalten und ein Skript oder Makro schreiben, das Datenfelder ausfüllt. Oder – Erstellen und speichern Sie eine Berichtsvorlage in Ihrem CRM.

6. Statten Sie das Team mit der Software aus

Der Markt für Collaboration-Software ist voll von Tools für jeden Zweck – von Projektmanagement-Software und Cloud-Datenspeicherung bis hin zu Online-Eisbrechern. Diese verfügen über viele praktische integrierte Optionen, die die tägliche Arbeit erleichtern, wie z. B. Terminplanung, Zeiterfassung, gemeinsame Nutzung von Dokumenten usw.

Die 8 besten Tools für die Zusammenarbeit für jedes Team

Unterschiedliche Software dient unterschiedlichen Zwecken. Wir haben ein wichtiges Tool-Kit vorbereitet, mit dem jedes Team beginnen sollte.

Weje

Dieses digitale Whiteboard kann sowohl Einzelbenutzern als auch Teams als Arbeitsbereich dienen. Sobald Sie sich bei Weje angemeldet haben, können Sie entweder mit einer leeren Online-Leinwand beginnen oder eine Vorlage, z. B. ein Kanban-Board, aus der Bibliothek auswählen und dann an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können Kollegen oder Kollegen in das Board einladen, damit sie ebenfalls einen Beitrag leisten können.

Die Informationen auf der Weje-Tafel sind in Datenkarten organisiert. Das Tool unterstützt alle Dateitypen, einschließlich Dokumente, Tabellenkalkulationen, PDFs und mehr. Sie können Daten entweder aus dem Internet kopieren und einfügen oder – von Ihrem Computer hochladen. Anschließend können Sie Objekte per Drag-and-Drop gruppieren und Online-Haftnotizen und -Kommentare für andere hinterlassen.

Trello

Dies ist eine großartige kostenlose Alternative zu JIRA von Atlassian. Trello wird insbesondere von kreativen oder kleinen Teams wegen seiner Einfachheit geliebt. Das Tool erfordert zum Starten keine komplizierten Einstellungen. Nach der Anmeldung kann ein Benutzer sofort ein Kanban-Board erstellen.

Sie können Projektteamsprints planen und Mitarbeiter bestimmten Aufgaben zuweisen. Jedes Mal, wenn sich der Aufgabenstatus ändert, erhalten die Mitarbeiter Benachrichtigungen. Mit Trello können Sie auch Remote-Brainstorming-Sitzungen organisieren und Daten mit anderen Apps wie Evernote, Google Drive und Slack austauschen.

Am wichtigsten

Wenn Sie auf der Suche nach einer Slack-Alternative waren, ist Mattermost genau das richtige Tool. Dies ist ein kostenloser Open-Source-Online-Chat-Dienst, was bedeutet, dass Sie lokal hosten und an die Bedürfnisse des Teams anpassen können.

Mattermost bietet die neuesten technischen Funktionen für Mitarbeiter, darunter Audio- und Videointegrationen und Nachrichtenarchive.

Vorstellung

Notion.so ist ein digitales Team-Notizbuch. Seine Repositorys können verwendet werden, um Aufgaben zu planen, Dokumente aufzubewahren und auszutauschen, Dateien zu verwalten usw. Das Tool unterstützt LaTex, sodass Sie damit die Textformatierung automatisieren können. Außerdem können Sie mit Embed.ly Inhalte in Ihre Seiten einbetten.

Die Notion.so-Bibliothek enthält Vorlagen für so ziemlich jeden Anlass – von der Spendenverwaltung bis zum Setzen von OKRs.

Teamviewer

Diese Kommunikationssoftware ist bei Remote-Teams beliebt. Mit einem passwortgeschützten System können Teamkollegen Geräte sicher verbinden oder ihre Bildschirme teilen. Darüber hinaus können Benutzer Augmented Reality ausprobieren, indem sie während ihrer Live-Video-Streaming-Sitzungen in TeamViewer 3D-Zeiger oder Emojis hinzufügen.

Asana

Asana ist wegen der Einfachheit seiner Kanban-Boards beliebt. Sie können Vorlagen für sich wiederholende Aufgaben erstellen und diese dann mit benutzerdefinierten Projektfeldern, Beschreibungen, angehängten Dateien und Prioritätsstatus erweitern.

Wenn Sie frühere Aufgaben finden möchten, wenden Sie Filter an oder verwenden Sie eine bequeme Suchoption. Asana macht Teamarbeit sicher – es verfügt über ein Zugriffskontrollsystem, das es ermöglicht, Administratoren zuzuweisen und Bearbeitungen einzuschränken.

Sync.com

Teams können diesen Cloud-basierten Speicher verwenden, um vertrauliche Informationen innerhalb einer Organisation zu teilen. Sync.com verschlüsselt Dateien und ermöglicht die Regulierung von Berechtigungen mit Ablaufdaten. Außerdem stellt das Tool gelöschte Dateien wieder her, was besonders beim Austausch relevanter Dokumente im Team hilfreich ist.

ClickUp

ClickUp ist ein Arbeitsbereich zum Erstellen und Verwalten der für Projekte aufgewendeten Zeit. Sie können Stunden aufzeichnen und die Leistungsstatistiken der Mitarbeiter in über 15 Ansichten anzeigen. Das Tool verfügt über eine benutzerfreundliche Benutzeroberfläche und zu seinen Funktionen gehören Aufgabenvorlagen, Verfolgung von Zielen und Prioritäten, wiederkehrende Checklisten und andere.

Der Einsatz von Teamwork lohnt sich. Und dafür braucht man nicht viel. Gut organisierte Prozesse und ein paar hilfreiche Tools – und Sie werden sehen, dass das Team hervorragende Ergebnisse erzielt und die Mitarbeiter zufriedener mit der Zusammenarbeit werden.