14 najlepszych hacków i narzędzi do pracy zespołowej

Chociaż produktywność grupy zależy w dużej mierze od motywacji i umiejętności członków, mogą się do tego przyczynić również pewne usprawnienia organizacyjne. Szczególnie w przypadkach, gdy członkowie zespołu pracują częściowo lub całkowicie zdalnie. Dla tych, którzy chcą zatrzymać złe wyniki – oto praktyczna lista kontrolna do wykonania.

6 wskazówek, jak wzmocnić pracę zespołową

1. Unikaj mikrozarządzania

Nikt nie lubi pracować w stresującym środowisku, a niekończący się strumień komentarzy i przypomnień jest właśnie tym, co uruchamia takie środowisko pracy. Jednak zbyt zrelaksowane lub beztroskie zarządzanie również nie jest dobrą opcją. Jeśli chcesz zachęcić pracowników do decydowania o wynikach pracy i bycia proaktywnym, powinieneś znaleźć idealną równowagę między nadzorem a niezależnością. Rozważ wykonanie następujących czynności:

• Delegować zadania
• zatrudnij odpowiednią osobę do właściwej pracy
• jasno wyjaśnij, czego oczekujesz
• zbierać informacje zwrotne od pracowników

2. Nie przesadzaj ze spotkaniami

Wydawać by się mogło, że wszystkie problemy da się rozwiązać podczas rozmów przy okrągłym stole. Jednak w rzeczywistości większość spotkań zamienia się w przedłużające się monologi lub stronnicze debaty i nie skutkuje jasnymi rozwiązaniami ani prostymi zadaniami do wykonania.

Przed umówieniem spotkania zadaj sobie pytanie, czy poradzisz sobie z problemem bez takiego spotkania. Jeśli odpowiedź brzmi tak, lepiej zastąpić spotkania codziennymi lub tygodniowymi podsumowaniami e-mailowymi.

3. Ustaw OKR

Podstawową ideą ram „Cele i kluczowe wyniki” jest elastyczność celów. Po ustaleniu, każdy cel powinien być uzupełniony miernikami, które pozwalają mierzyć jego postępy. Ponadto cel powinien uwzględniać wkład osób odpowiedzialnych za jego realizację.

OKR nie różnią się zbytnio od celów SMART. Tak więc, aby je ustalić, trzymaj się najlepszych praktyk:

• wyznaczać cele na określony czas
• określać cele konkretne i mierzalne
• zadania kaskadowe
• przejrzyj i dostosuj oryginalne plany

4. Praca w sprintach

Metodologia Agile jest bardzo lubiana, więc dlaczego jej nie spróbować? Zespoły są bardziej produktywne, gdy mają ograniczone czasowo okresy na wykonanie określonego zadania, niż gdy muszą rozproszyć koncentrację i wielozadaniowość.

Chociaż sprinty są zwykle wymieniane w kontekście programowania, każdy zespół może zastosować to podejście. Zacznij od przygotowania Backlogu dla zadań do wykonania i zdecyduj o długości sprintu (zwykle 2 tygodnie). Następnie wypełnij każdy sprint zadaniami z Backlogu. Śledź postępy zespołu, a pod koniec sprintu oceń wyniki i przekaż informację zwrotną.

5. Co można zautomatyzować – powinno być

Niektóre procesy nie wnoszą dużej wartości do wydajności, ale nadal wymagają obsługi. Tak więc, aby podnieść poziom produktywności – zautomatyzuj operacje. Na przykład, jeśli Twoi przedstawiciele handlowi przygotowują tygodniowy raport o nowych transakcjach, możesz ukształtować szablon w standardowym formacie i napisać skrypt lub makro, które wypełnią pola danych. Lub – utwórz i zapisz szablon raportu w swoim CRM.

6. Wyposaż zespół w oprogramowanie

Rynek oprogramowania do współpracy jest pełen narzędzi do dowolnych celów — od oprogramowania do zarządzania projektami i przechowywania danych w chmurze po lodołamacze online. Mają wiele przydatnych wbudowanych opcji, które ułatwiają codzienne zadania, takie jak planowanie spotkań, śledzenie czasu, udostępnianie dokumentów itp.

8 najlepszych narzędzi do współpracy dla każdego zespołu

Różne oprogramowanie służy różnym celom. Przygotowaliśmy niezbędny zestaw narzędzi, od których każdy zespół powinien zacząć.

Weje

Ta cyfrowa tablica może służyć jako przestrzeń robocza zarówno dla użytkowników indywidualnych, jak i zespołów. Po zarejestrowaniu się w Weje możesz zacząć od pustego płótna online lub pobrać z biblioteki jakiś szablon, np. tablicę Kanban, a następnie dostosować go do swoich potrzeb. Możesz zaprosić do tablicy kolegów lub znajomych, aby również mogli wnieść swój wkład.

Informacje na tablicy Weje zorganizowane są na kartach danych. Narzędzie obsługuje wszystkie typy plików, w tym dokumenty, arkusze kalkulacyjne, pliki PDF i inne. Możesz skopiować i wkleić dane z Internetu lub – wgrać je ze swojego komputera. Następnie możesz grupować obiekty, przeciągając je i upuszczając, oraz zostawiać notatki i komentarze online dla innych.

Trello

To świetna darmowa alternatywa dla JIRA firmy Atlassian. Trello spodoba się kreatywnym lub małym zespołom, szczególnie ze względu na swoją prostotę. Narzędzie do uruchomienia nie wymaga skomplikowanych ustawień. Po zarejestrowaniu użytkownik może od razu łatwo utworzyć tablicę Kanban.

Możesz planować sprinty zespołów projektowych i przypisywać współpracowników do określonych zadań. Za każdym razem, gdy zmienia się status zadania, współpracownicy otrzymują powiadomienia. Dzięki Trello możesz także organizować zdalne sesje burzy mózgów i wymieniać dane z innymi aplikacjami, takimi jak Evernote, Dysk Google i Slack.

Najważniejszy

Jeśli szukałeś jakiejś alternatywy dla Slacka, Mattermost jest właściwym narzędziem. Jest to bezpłatna usługa czatu online typu open source, co oznacza, że ​​możesz hostować lokalnie i dostosowywać się do potrzeb zespołu.

Mattermost oferuje współpracownikom najnowsze funkcje techniczne, w tym integracje audio i wideo oraz archiwa wiadomości.

Pojęcie

Notion.so to cyfrowy notatnik zespołu. Jego repozytoria mogą służyć do planowania zadań, przechowywania i wymiany dokumentów, zarządzania plikami itp. Narzędzie obsługuje LaTex, dzięki czemu można go używać do automatyzacji formatowania tekstu. Ponadto możesz osadzać treści na swoich stronach za pomocą Embed.ly.

Biblioteka Notion.so zawiera szablony na praktycznie każdą okazję – od zarządzania darowiznami po ustawianie OKR.

TeamViewer

To oprogramowanie komunikacyjne jest popularne wśród zdalnych zespołów. Dzięki systemowi chronionemu hasłem członkowie zespołu mogą bezpiecznie dołączać do urządzeń lub udostępniać swoje ekrany. Co więcej, użytkownicy mogą wypróbować rozszerzoną rzeczywistość, dodając wskaźniki 3D lub emotikony podczas sesji przesyłania strumieniowego wideo na żywo w TeamViewer.

Asany

Asana jest uwielbiana za prostotę tablic Kanban. Możesz tworzyć szablony dla powtarzających się zadań, a następnie wzbogacać je o niestandardowe pola projektów, opisy, załączone pliki i statusy priorytetów.

Jeśli chcesz znaleźć poprzednie zadania, zastosuj filtry lub skorzystaj z wygodnej opcji wyszukiwania. Asana sprawia, że ​​praca zespołowa jest bezpieczna – posiada system kontroli dostępu, który umożliwia wyznaczanie administratorów i ograniczanie edycji.

Sync.com

Zespoły mogą używać tego magazynu w chmurze do udostępniania poufnych informacji w organizacji. Sync.com szyfruje pliki i pozwala regulować uprawnienia z datami wygaśnięcia. Ponadto narzędzie przywraca usunięte pliki, co jest szczególnie pomocne przy wymianie odpowiednich dokumentów w zespole.

Kliknij w górę

ClickUp to przestrzeń robocza do tworzenia i zarządzania czasem spędzonym na projektach. Możesz rejestrować godziny i przeglądać statystyki wydajności pracowników w ponad 15 widokach. Narzędzie ma przyjazny dla użytkownika interfejs użytkownika, a jego funkcje obejmują szablony zadań, śledzenie celów i priorytetów, powtarzające się listy kontrolne i inne.

Wykorzystywanie pracy zespołowej jest warte wysiłku. I nie potrzebujesz do tego wiele. Dobrze zorganizowane procesy i kilka pomocnych narzędzi – zobaczysz, jak zespół osiąga doskonałe wyniki, a pracownicy są bardziej zadowoleni ze wspólnego funkcjonowania.