14 cele mai bune hack-uri și instrumente de lucru în echipă

Deși productivitatea unui grup depinde mult de motivațiile și abilitățile membrilor, anumite îmbunătățiri organizaționale pot contribui și la aceasta. Mai ales, în cazurile în care membrii echipei lucrează parțial sau complet la distanță. Pentru cei care doresc să oprească performanța proastă – iată o listă de verificare practică de urmat.

6 sfaturi pentru a stimula munca în echipă

1. Evitați micromanagementul

Nimănui nu-i place să lucreze într-un mediu stresant, iar un flux nesfârșit de comentarii și memento-uri este tocmai ceea ce declanșează acest tip de mediu de lucru. Gestionarea prea relaxată sau lipsită de griji, însă, nu este o opțiune bună. Dacă doriți să încurajați angajații să preia conducerea rezultatelor muncii și să fie proactivi, ar trebui să găsiți un echilibru perfect între supraveghere și independență. Luați în considerare următoarele:

• delega sarcini
• angajați persoana potrivită pentru postul potrivit
• explicați clar ce vă așteptați să obțineți
• colectează feedback de la angajați

2. Nu exagera cu întâlnirile

S-ar putea părea că toate problemele pot fi rezolvate în timpul meselor rotunde. Dar, în realitate, majoritatea întâlnirilor se transformă în monologuri prelungite sau dezbateri părtinitoare și nu au ca rezultat soluții clare sau sarcini simple.

Înainte de a programa o întâlnire, întrebați-vă dacă puteți face față problemei fără una. Dacă răspunsul este da, este mai bine să înlocuiți întâlnirile cu rezumate zilnice sau săptămânale prin e-mail.

3. Setați OKR-uri

Ideea de bază a cadrului „Obiective și rezultate cheie” constă în flexibilitatea obiectivelor. Odată stabilit, fiecare obiectiv ar trebui urmărit cu metrici care să permită măsurarea progresului său. De asemenea, obiectivul ar trebui să țină cont de contribuțiile persoanelor care sunt responsabile pentru executarea acestuia.

OKR-urile nu diferă mult de obiectivele SMART. Deci, pentru a le stabili, respectați cele mai bune practici:

• stabiliți obiective pentru un interval de timp dat
• face obiectivele specifice și măsurabile
• sarcini în cascadă
• revizuiți și ajustați planurile originale

4. Lucrați în sprinturi

Metodologia Agile este foarte apreciată, așa că de ce să nu o încerci? Echipele sunt mai productive atunci când au perioade stabilite în timp pentru a îndeplini o anumită sarcină, mai degrabă decât atunci când trebuie să se concentreze și să facă mai multe sarcini.

Deși sprinturile sunt de obicei menționate în contextul programării, fiecare echipă poate folosi această abordare. Începeți cu pregătirea unui Backlog pentru lucrările de făcut și decideți durata sprintului (de obicei, 2 săptămâni). Apoi, completați fiecare sprint cu sarcini dintr-un Backlog. Urmăriți progresul echipei și, la sfârșitul unui sprint, evaluați performanța și oferiți feedback.

5. Ce poate fi automatizat – ar trebui să fie

Unele procese nu aduc prea multă valoare performanței, dar încă trebuie gestionate. Deci, pentru a crește nivelul de bază al productivității – automatizați operațiunile. De exemplu, dacă reprezentanții dvs. de vânzări pregătesc un raport săptămânal despre noile oferte, puteți forma un șablon în format standard și puteți scrie un script sau o macrocomandă care va completa câmpurile de date. Sau – creați și salvați un șablon de raport în CRM.

6. Echipați echipa cu software-ul

Piața de software de colaborare este plină de instrumente pentru orice scop – de la software de management de proiect și stocare de date în cloud până la spărgătoare de gheață online. Acestea au multe opțiuni încorporate la îndemână care ușurează lucrările de zi cu zi, cum ar fi programarea întâlnirilor, urmărirea timpului, partajarea documentelor etc.

8 cele mai bune instrumente de colaborare pentru fiecare echipă

Software-ul diferit servește unor scopuri distincte. Am pregătit un set esențial de instrumente cu care fiecare echipă ar trebui să înceapă.

Weje

Această tablă digitală poate servi ca spațiu de lucru atât pentru utilizatorii individuali, cât și pentru echipe. Odată ce v-ați înscris la Weje, puteți fie să începeți cu o pânză online goală, fie să luați un șablon, de exemplu, un panou Kanban, din bibliotecă, apoi să îl ajustați la nevoile dvs. Puteți invita colegi sau colegi la consiliu pentru a putea contribui și ei.

Informațiile de pe placa Weje sunt organizate în carduri de date. Instrumentul acceptă toate tipurile de fișiere, inclusiv documente, foi de calcul, PDF-uri și multe altele. Puteți fie să copiați și să inserați date de pe Internet, fie să le încărcați de pe computer. După aceea, puteți grupa obiecte trăgându-le și plasându-le și lăsați note lipicioase online și comentarii pentru alții.

Trello

Aceasta este o alternativă excelentă gratuită la JIRA de la Atlassian. Trello va fi îndrăgit de echipele creative sau mici, în special pentru simplitatea sa. Instrumentul nu necesită setări complicate pentru a porni. După înregistrare, un utilizator poate crea cu ușurință un panou Kanban imediat.

Puteți planifica sprinturi în echipă de proiect și puteți atribui colaboratori anumite sarcini. De fiecare dată când starea sarcinii se schimbă, colaboratorii primesc notificări. Cu Trello, puteți organiza și sesiuni de brainstorming la distanță și puteți face schimb de date cu alte aplicații, cum ar fi Evernote, Google Drive și Slack.

Cel mai important

Dacă erați în căutarea unei alternative Slack, Mattermost este instrumentul potrivit. Acesta este un serviciu de chat online gratuit cu sursă deschisă, ceea ce înseamnă că puteți găzdui local și puteți ajusta în funcție de nevoile echipei.

Mattermost oferă colaboratorilor cele mai recente funcții tehnologice, inclusiv integrări audio și video și arhive de mesaje.

Noţiune

Notion.so este un caiet de echipă digital. Arhivele sale pot fi folosite pentru programarea sarcinilor, păstrarea și schimbul de documente, gestionarea fișierelor etc. Instrumentul acceptă LaTex, așa că îl puteți folosi pentru a automatiza formatarea textului. De asemenea, puteți încorpora conținut în paginile dvs. folosind Embed.ly.

Biblioteca Notion.so include șabloane pentru aproape orice ocazie – de la gestionarea donațiilor până la setarea OKR-urilor.

TeamViewer

Acest software de comunicare este popular în rândul echipelor aflate la distanță. Cu un sistem protejat prin parolă, colegii de echipă se pot conecta în siguranță la dispozitive sau își pot partaja ecranele. Mai mult, utilizatorii pot încerca realitatea augmentată adăugând indicatori 3D sau emoji-uri în timpul sesiunilor lor de streaming video live în TeamViewer.

Asana

Asana este iubită pentru simplitatea plăcilor sale Kanban. Puteți crea șabloane pentru sarcini repetitive și apoi le puteți îmbunătăți cu câmpuri personalizate de proiect, descrieri, fișiere atașate și stări de prioritate.

Dacă doriți să găsiți sarcini anterioare, aplicați filtre sau utilizați o opțiune de căutare convenabilă. Asana asigură securitatea muncii în echipă – are un sistem de control al accesului care permite desemnarea administratorilor și restricționarea editărilor.

Sync.com

Echipele pot folosi această stocare bazată pe cloud pentru a partaja informații sensibile în cadrul unei organizații. Sync.com criptează fișierele și permite reglementarea permisiunilor cu date de expirare. De asemenea, instrumentul restaurează fișierele șterse, ceea ce este deosebit de util atunci când se face schimb de documente relevante între echipe.

ClickUp

ClickUp este un spațiu de lucru pentru a crea și gestiona timpul petrecut pe proiecte. Puteți înregistra ore și puteți vedea statisticile de performanță ale angajaților în peste 15 vizualizări. Instrumentul are o interfață de utilizare ușor de utilizat, iar caracteristicile sale includ șabloane de sarcini, urmărirea obiectivelor și priorităților, liste de verificare recurente și altele.

Valorificarea muncii în echipă merită efortul. Și nu ai nevoie de multe pentru asta. Procese bine organizate și câteva instrumente utile – și veți vedea că echipa obțin rezultate excelente și angajații devin mai mulțumiți de modul în care funcționează împreună.