Cerințe de raportare digitală, detalii cu privire la obligația UE de raportare electronică

În urmă cu doar câteva luni, Comisia Europeană a lansat un pachet propus de modificări care vizează actualizarea legislației actuale privind TVA și facturare electronică. Propunerea, cunoscută sub numele de ViDA – VAT in the Digital Age, așteaptă aprobarea de către Consiliul Uniunii Europene, pas care este așteptat în următoarele luni. Puteți trimite în continuare feedback Comisiei: termenul limită pentru transmiterea comentariilor, care a fost inițial stabilit pentru începutul lunii februarie, a fost prelungit până în aprilie, dar nu poate fi exclusă o nouă prelungire.

Printre diversele modificări și noutăți prefigurate de noua versiune a regulii, astăzi ne propunem să ne concentrăm asupra noilor obligații legate de emiterea facturilor electronice și a mandatului aferent e-raportare, care prevede transmiterea electronică și structurată a informațiilor privind intra - Tranzacții comunitare. Aceste obligații sunt programate să intre în vigoare în 2028.

Deci, să aruncăm o privire asupra acestor noi procese pentru a înțelege în ce constau, ce vor implica pentru întreprinderi și cum vor funcționa operațional, pe baza informațiilor furnizate de Comisie până acum.

Contextul propunerii UE – TVA în era digitală

Propunerea decurge din necesitatea remedierii unei serii de situații întâlnite în ultimii ani, care au arătat clar că actuala legislație europeană în materie de TVA și facturare este depășită și nu mai este adecvată mediului economic actual.

De altfel, actuala directivă TVA are acum aproximativ 30 de ani și nu ține pasul cu noile modele economice apărute în ultimii ani datorită nenumăratelor posibilități generate de noile tehnologii: comerțul electronic, economiile de platformă, gig-economie doar a numi câteva.

În plus, prezența unui cadru de reglementare fragmentat și a sistemelor de facturare electronică și raportare electronică extrem de variate în diferite țări europene au ca rezultat costuri mari de conformitate și administrare pentru întreprinderi.

Potrivit estimărilor Comisiei Europene,în 2020 au existat aproximativ 93 de miliarde de euro în TVA neîncasat , în mare parte legate de așa-numita fraudă tip carusel (fraudă intracomunitară a comerciantului dispărut), în contextul tranzacțiilor intracomunitare.De fapt, prevederile europene actuale nu permit monitorizarea în timp util a unor astfel de tranzacții, ceea ce favorizează un teren propice pentru acest tip de infracțiuni fiscale.

Strategia elaborată de Comisie pentru a aborda aceste probleme critice include, printre altele, următoarele:

• actualizarea prevederilor de facturare pentru a încurajaintroducerea facturilor electronice în toate statele membre în modul cel mai armonizat posibil prin introducerea anumitor mandate;
• introducerea unei cerințe privind declararea informațiilor privind tranzacțiile intracomunitare , care să se facă digital și astfel sub formă de e-raportare.

Facturarea electronică începe în 2028

Inutil să spun că, când vine vorba de facturarea electronică, situația în Europa este încă extrem de variată. Pe de o parte, nu există un mandat larg răspândit, așa că pentru unele țări, facturarea electronică este obligatorie doar pentru tranzacțiile B2G. În unele țări, facturarea electronică este planificată pentru sectorul B2B pe termen scurt, în timp ce în alte țări, nu există obligații deloc. Despre asta am vorbit într-un articol aprofundat dedicat obligațiilor planificate din 2023 .

La aceasta se adaugă și faptul că sistemele de facturare electronică utilizate în prezent sunt extrem de variate și diferite unele de altele, în ceea ce privește formatele, procesele și infrastructura. Astăzi, o companie care activează în mai multe țări europene trebuie să gestioneze respectarea diferitelor reglementări și sisteme de facturare electronică, necesitând un impact semnificativ din punct de vedere economic și expertiză.

Acest lucru este setat să se schimbe parțial în viitorul apropiat prin următorii pași:

• încă din 2024 , nu va mai fi necesar ca statele membre să solicite o derogare de la Uniunea Europeană pentru a introduce pe teritoriul lor mandatul de facturare electronică. Acest lucru va elimina o barieră birocratică în calea adoptării facturării electronice cu care țările UE, începând cu Italia, au trebuit să le interfațeze până acum;
• tot incepand cu anul 2024nu va mai fi necesara obtinerea acordului prealabil al cumparatorului pentru a primi facturile in format electronic;
• începând din 2028 , pe de altă parte, facturile electronice vor deveni modul implicit de utilizat,în timp ce vor fi posibile emiterea facturilor pe hârtie doar în cazuri speciale care vor trebui definite de fiecare țară.

Reforma are și meritul de a clarifica, odată pentru totdeauna, că „factură electronică” înseamnă doar facturi procesate în formate structurate, precum formatele bazate pe XML. (Articolul 217 reînnoit din propunerea de reformă a Directivei 2006/112/CE)

În plus, se mai prevede că la implementarea sistemelor de facturare electronică va fi necesar să se facă referire la formate carerespectă standardul european EN16391 , precum UBL 2.1 și CII, sau cel puțin acele formate care asigură interoperabilitatea.

În cele din urmă, implementarea de către statele membre a unor noi sisteme de facturare bazate pe modelul de precompensare, care prevăd controlul prealabil al facturilor electronice de către organul fiscal, nu va fi permisă.

Aceste măsuri vizează nu numai să încurajeze adoptarea facturării electronice de către statele UE, ci mai ales să se asigure că procesul are loc într-un mod care să creeze sisteme cât mai interoperabile și uniforme, pentru a evita sarcinile inutile asupra întreprinderilor. .

E-Raportare obligatorie pentru tranzacțiile intra-UE: despre ce este vorba

Anul 2028 este, de asemenea, când va deveni obligatorie raportarea datelor informaționale privind tranzacțiile intra-UE (tranzacțiile de la întreprindere la consumator rămân totuși excluse). Această obligație va lua forma unei declarații în format electronic, deci, de fapt, va fi o obligație de raportare digitală sau e-raportare.

Pentru a înțelege impactul acestei modificări, este de menționat că raportarea datelor privind aceste tranzacții se face în prezent doar de către furnizori și cu termene foarte amânate, atât pentru emiterea facturilor, cât și pentru transmiterea declarației. În plus, până în prezent, această declarație este de tip sumar, adică conține referiri la mai multe tranzacții aferente aceleiași luni.

Această abordare înseamnă că nu este posibilă monitorizarea cuprinzătoare a acestor tranzacții și a conformității aferente TVA din partea contribuabililor.

Ce sunt cerințele de raportare digitală

Introducerea mandatului de raportare electronică, pe de altă parte, stabilește un set de cerințe – Cerințe de raportare digitală (DRR) – care stipulează următoarele:

• informațiile ar trebui trimise într-un format structurat care respectă standardul EN 16391, deși Comisia va trebui să furnizeze detalii suplimentare în acest sens;
• raportarea trebuie făcută în timp aproape real , adică în termen de 2 zile de la emiterea facturilor în cauză.Acest interval de timp strict este menit să detecteze rapid potențialele situații de fraudă sau abateri fiscale;
• nu se va mai putea face în schimb declarații recapitulative, raportarea va trebui făcută tranzacție cu tranzacție;
• datele care urmează a fi raportate, care reprezintă un subset al informațiilor aflate deja pe factură, vor fi determinate la nivelul Uniunii, iar statele membre nu vor avea voie să solicite informații suplimentare;
• în cele din urmă, cerința de raportare electronică se va aplica atât furnizorilor, cât și cumpărătorilor: aceasta va permite verificări încrucișate cu datele primite pentru a asigura controale mai oportune și pentru a minimiza frauda.

Noul VIES centralizat, cum va funcționa

Vom dedica ultima parte a acestui articol sistemului și infrastructurii necesare pentru gestionarea acestui nou mandat de raportare electronică.

Concret, propunerea solicită crearea unui sistem centralizat, VIES (TV Information Exchange System), din versiunea actuală.

Fiecare țară din UE va trebui să instituie un sistem național capabil să colecteze date într-un format structurat de la contribuabili și apoi să le transmită către VIES. Statele membre vor fi, desigur, responsabile și pentru veridicitatea și acuratețea datelor transmise.

Prin urmare, VIES va avea următoarele funcții:

• colectează datele achiziționate în conformitate cu Cerințele de Raportare Digitală;
• procesează datele și le îmbogățește cu alte date , inclusiv cu cele alocate pe alte sisteme capabile să comunice cu VIES în condiții de interoperabilitate;
• datele vor fi păstrate în sistem timp de 5 ani, apoi șterse;
• VIES va oferi acces oficialilor autorizați din statele membre individuale sau organismelor de monitorizare supranaționale precum Eurofisc, în scopul monitorizării conformității cu TVA și al prevenirii fraudei fiscale.

Detaliile tehnice și operaționale ale noului sistem vor trebui clarificate în viitorul apropiat. În plus, statele membre individuale vor trebui să pună în aplicare infrastructura pentru gestionarea cerințelor de raportare electronică și să o împărtășească contribuabililor și furnizorilor pentru a se pregăti pentru termenul limită din 2028.

Comisia Europeană a estimat că măsurile introduse prin propunerea de TVA în era digitală vor aduce venituri suplimentare în valoare de 111 miliarde de euro în perioada 2023-2032 în ceea ce privește TVA-ul colectat. O mare parte din aceste venituri este de așteptat să provină din introducerea cerințelor de raportare digitală și a obligației aferente de a utiliza facturarea electronică.