Utilizarea declarațiilor de venit, a bilanțurilor, a fluxurilor de numerar și a proformelor pentru a crește profitabilitatea

Dacă ești serios în privința profiturilor, trebuie să-ți conduci afacerea după cifre. Deoarece calitatea produsului și/sau serviciului dvs. ar trebui să fie o dată, în continuare trebuie să vă concentrați asupra cifrelor pentru a vă conduce afacerea înainte.

Să examinăm situațiile financiare și proiecțiile, precum și cifrele specifice pe care veți dori să vă concentrați pentru a vă atinge obiectivele orientate spre profit.

Stabiliți un obiectiv de profit ambițios

Pentru început, îmi place să stabilesc un obiectiv de profit mare, gras și suculent pentru anul – un pas semnificativ peste anii trecuți, dar totuși un număr care ar putea fi atins.

Apoi, va transforma obiectivul de profit într-un buget. Aș putea începe prin a proiecta o țintă de vânzări agresivă, dar posibilă. Apoi, aș putea proiecta ținte totale de cheltuieli pentru fiecare categorie majoră de afaceri. Aș analiza vânzările mai detaliat, cum ar fi pe categorie, după volumul proiectat, în funcție de preț și/sau în funcție de client, pentru a vedea dacă pot realiza în mod realist obiectivul meu de vânzări. Apoi, aș arunca o privire asupra cheltuielilor mele în detaliu în cadrul fiecărei categorii pentru a vedea dacă cred că acestea sunt în conformitate cu obiectivul meu de vânzări.

În acest moment, aș putea decide că obiectivul meu inițial de profit mare și grăsime a fost prea agresiv și, în schimb, l-aș schimba la o sumă care este mai realistă.

După ce mi-am ajustat potențial obiectivul de profit, aș crea pro forme de profit și pierdere, care sunt în esență declarații de venit proiectate, pentru fiecare lună a anului. De asemenea, mi-aș crea un obiectiv de bilanț pentru sfârșitul anului – dacă afacerea este deosebit de complexă, sau dacă ai o bancă care insistă asupra lor, aș crea pro forme de bilanţ pentru fiecare lună a anului.

Pentru afacerile în care fluxul de numerar este strâns, aș crea previziuni ale fluxului de numerar, atât anual, cât și lunar. Aș crea un flux de numerar anual pro forma, precum și un flux de numerar lunar pro forme.

Declarație de venit pro forma

La sfârșitul fiecărei luni, comparați declarația de venit pro forma cu declarația de venit reală și examinați în profunzime cifrele. Tendința pe care o au multe întreprinderi mici este de a întârzia această sarcină sau chiar de a o amâna până la punctul în care devine lipsită de sens. De exemplu, dacă nu te apuci să examinezi declarația de venit reală din ianuarie până în a treia săptămână din februarie, va fi prea târziu pentru ca observațiile tale să ducă la schimbări de impact pentru februarie.

Dacă elaborezi singur declarația de venit, tu și cu mine știm că ai un milion de lucruri de făcut și, prin urmare, un milion de motive pentru a nu te apuca de a-ți evalua declarațiile lunare de venit. Aceasta este o MARE greșeală. În mod similar, dacă aveți pe cineva în personalul dvs. care este desemnat să întocmească declarația de venit lunară, sunt șanse ca acesta să aibă o serie de alte sarcini de îndeplinit și vă va oferi o mulțime de motive pentru care le va lua una, două sau chiar trei. săptămâni pentru a ajunge la asta.

Odată ce aveți în față declarația de venit reală pentru luna, încărcați-o într-o foaie de calcul, astfel încât să o puteți compara cu declarația de venit pro forma. Apoi, creați o analiză a variației, care este, practic, doar diferența numerică dintre suma reală și cea pro forma pentru fiecare articol.

Exemplu:

Vânzări pentru ianuarie:
3.450 USD real
Pro-Forma 3.500 USD
Varianta - 50 USD.

Primul lucru pe care îl privesc cu analiza variației este dacă vânzările sunt oprite și de ce este cazul. Apoi încep să mă gândesc la ce schimbări pot face pentru a crește vânzările în următoarele luni. Un anumit client cumpără mai puțin decât anul trecut? Există o linie de produse care are performanțe slabe?

În continuare, m-aș uita la categoriile generale de cheltuieli. De exemplu, dacă cheltuiesc cu 50% mai mult decât am bugetat pe reclamele Facebook, dar costul meu total de marketing este încă în limitele bugetului și îmi ating obiectivele de vânzări, atunci nu voi fi prea îngrijorat. Pe de altă parte, dacă costurile de marketing depășesc bugetul cu 20% și bănuiesc că această tendință poate continua luna viitoare, atunci aș lua în considerare să fac schimbări rapide.

Bilanț Pro Forma

Practica tradițională de afaceri ar sugera să creați un bilanț real la sfârșitul fiecărei luni. Cu toate acestea, crearea unui bilanț real (sau pro forma) necesită mult timp, mai ales dacă aveți stocuri sau creanțe. Aș lua în considerare o scurtătură și să nu creez un bilanț lunar decât dacă situația dvs. de afaceri justifică cu adevărat această abordare (dacă împrumutați bani de la banca dvs., ar putea necesita un bilanţ lunar).

În orice caz, trebuie să creați un bilanţ anual. Acesta va fi solicitat de autoritățile fiscale dacă aveți orice altă afacere decât o întreprindere individuală. Chiar dacă aveți o întreprindere unică, ar trebui să creați un bilanț, deși, din punct de vedere tehnic, afacerea nu are un bilanţ distinct de bilanţul dvs. personal.

Bilanțul vă va oferi o imagine instantanee a sănătății financiare a afacerii dvs. De exemplu, un bilanţ vă va permite să comparaţi rapid datoria totală cu valoarea netă a afacerii.

Fluxul de numerar Pro Forma

Cu un flux de numerar pro forma, vă proiectați în avans utilizările și sursele de numerar pentru a vă ajuta să determinați dacă vă îndreptați către o criză a fluxului de numerar. De ce este asta atât de important? Multe întreprinderi mici realizează că se îndreaptă către o criză a fluxului de numerar abia foarte târziu în joc. Drept urmare, ei trebuie să facă reduceri draconice de cheltuieli pentru a încerca să supraviețuiască.

Pe de altă parte, o afacere care creează și utilizează cash flow pro forme poate fi proactivă și poate lua măsuri mai devreme și mai puțin drastice pentru a evita o criză.

Funcționează după numere

Declarațiile de venit pro forma, bilanțurile și fluxurile de numerar sunt, desigur, doar proiecții – în lumea reală, rezultatele vor fi întotdeauna oarecum diferite.

Cu toate acestea, întrebările pe care trebuie să le puneți sunt: ​​Înțeleg cu adevărat diferența (varianța) dintre declarațiile mele de venit pro forma și declarațiile mele reale de venit? Este diferența într-adevăr semnificativă și ar trebui să mă gândesc să fac modificări sau este doar „zgomot”?

De exemplu, dacă vânzările mele sunt cu 20 la sută mai mici decât proiecțiile mele pro forma și nu pot găsi vreo modalitate de a le crește, atunci mi-aș reduce total cheltuielile pentru restul anului și mi-aș reface complet pro forma. declarații de venit.

Pe de altă parte, dacă cheltuielile sau vânzările mele sunt puțin mai mari sau mai mici, atunci s-ar putea să-mi fac o notă mentală și să spun echipei mele despre schimbările modeste pe care mi-aș dori să le fac, dar să nu petrec timpul și efortul. pentru a reface declarațiile pro forma de venit.

În sfârșit, la sfârșitul anului, chiar dacă nu ți-ai atins exact obiectivul de profit mare, dar te afli undeva în apropiere, ar trebui să te mângâie pe spate, să-ți complimentezi echipa și să sărbătorești! Toate trei sunt lucruri pe care tind să uit să le fac eu.

Pentru mai multe despre situațiile financiare și planurile de afaceri

Pentru mai multe despre cum să creați situații financiare și proiecții, consultați cursul meu, Contabilitate și situații financiare. Acest curs include instrucțiuni pas cu pas, eșantioane și șabloane pentru crearea situațiilor de venit, bilanțurilor și fluxurilor de numerar istorice și pro forma.

S-ar putea să fiți interesat și de cursul meu, Cum să creez un plan de afaceri. Acest curs include instrucțiuni video pas cu pas, mostre și șabloane de completare a golurilor atât pentru un plan de afaceri de o pagină, cât și pentru un plan de afaceri complet.

Contabilitate și situații financiare și Cum se creează un plan de afaceri se numără printre cele peste 130 de cursuri incluse în . Alte cursuri populare includ Start-a-Business 101, Cum să găsești o idee de afaceri și Ghidul complet pentru marketing digital. Puteți încerca gratuit.