Utilizzo di conti economici, bilanci, flussi di cassa e pro forma per aumentare la redditività

Se sei serio sui profitti, devi gestire la tua attività in base ai numeri. Poiché la qualità del tuo prodotto e/o servizio dovrebbe essere un dato di fatto, devi poi concentrarti sui numeri per portare avanti la tua attività.

Esaminiamo i rendiconti finanziari e le proiezioni, nonché i numeri specifici su cui vorrai concentrarti per raggiungere i tuoi obiettivi orientati al profitto.

Stabilisci un obiettivo di profitto ambizioso

Per iniziare, mi piace fissare un obiettivo di profitto grande, grasso e succoso per l'anno: un passo significativo rispetto agli anni passati, ma comunque un numero che potrebbe essere realizzabile.

Successivamente, trasformerà l'obiettivo di profitto in un budget. Potrei iniziare proiettando un obiettivo di vendita aggressivo ma possibile. Quindi, potrei proiettare obiettivi di spesa totali per ciascuna delle principali categorie di attività. Osserverei le vendite in modo più dettagliato, ad esempio per categoria, volume previsto, prezzo e/o cliente per vedere se riesco a realizzare realisticamente il mio obiettivo di vendita. Quindi, darò un'occhiata alle mie spese in dettaglio all'interno di ciascuna categoria per vedere se penso che siano in linea con il mio obiettivo di vendita.

A questo punto, potrei decidere che il mio grande e grosso obiettivo di profitto iniziale era troppo aggressivo e lo ricomporrei invece a un importo più realistico.

Dopo aver potenzialmente modificato il mio obiettivo di profitto, creerei profitti e perdite pro forma, che sono essenzialmente dichiarazioni economiche previste, per ogni mese dell'anno. Creerei anche un obiettivo di bilancio per la fine dell'anno: se l'attività è particolarmente complessa, o se hai una banca che insiste su di loro, creerei un bilancio pro forma per ogni mese dell'anno.

Per le aziende in cui il flusso di cassa è limitato, creerei proiezioni del flusso di cassa, sia annuali che mensili. Creerei un flusso di cassa annuale pro forma, nonché un flusso di cassa mensile pro forma.

Conto economico proforma

Alla fine di ogni mese, confronta il tuo conto economico pro forma con il tuo conto economico effettivo ed esamina a fondo i numeri. La tendenza di molte piccole imprese è quella di ritardare questo compito o addirittura rimandarlo al punto in cui diventa di scarsa importanza. Ad esempio, se non riesci a esaminare il tuo conto economico effettivo di gennaio fino alla terza settimana di febbraio, sarà troppo tardi perché le tue osservazioni portino a cambiamenti di impatto per febbraio.

Se stai assemblando tu stesso il conto economico, tu ed io sappiamo che hai un milione di cose da fare, e quindi un milione di ragioni per non andare a valutare le tue dichiarazioni dei redditi mensili. Questo è un grosso errore. Allo stesso modo, se hai qualcuno nel tuo staff che è incaricato di assemblare il conto economico mensile, è probabile che abbia una serie di altri compiti da completare e ti forniranno molte ragioni per cui ci vorranno uno, due o anche tre settimane per arrivare a questo.

Una volta che hai davanti a te il conto economico effettivo per il mese, caricalo su un foglio di calcolo in modo da poterlo confrontare con il tuo conto economico pro forma. Successivamente, crei un'analisi della varianza, che fondamentalmente è solo la differenza numerica tra l'importo effettivo e quello proforma per ogni articolo.

Esempio:

Saldi di gennaio:
$ 3.450 effettivi
Pro-forma $ 3.500
Varianza - $ 50.

La prima cosa che guardo con l'analisi della varianza è se le vendite sono in calo e perché questo è il caso. Poi comincio a pensare a quali cambiamenti posso apportare per aumentare le vendite nei mesi successivi. Un particolare cliente acquista meno dell'anno scorso? C'è una linea di prodotti che ha prestazioni inferiori?

Successivamente, esaminerei le categorie di spesa complessive. Ad esempio, se sto spendendo il 50 percento in più di quanto ho preventivato per gli annunci di Facebook, ma il mio costo di marketing totale è ancora entro il budget e sto raggiungendo i miei obiettivi di vendita, non sarò troppo preoccupato. D'altra parte, se i costi di marketing superano il budget del 20% e sospetto che questa tendenza possa continuare il mese prossimo, prenderei in considerazione la possibilità di apportare modifiche rapide.

Bilancio proforma

La pratica commerciale tradizionale suggerirebbe di creare un vero e proprio bilancio alla fine di ogni mese. Tuttavia, la creazione di un bilancio effettivo (o pro forma) richiede molto tempo, soprattutto se si dispone di scorte o crediti. Prenderei in considerazione una scorciatoia e non creare un bilancio mensile a meno che la tua situazione aziendale non giustifichi davvero questo approccio (se stai prendendo in prestito denaro dalla tua banca, potrebbero richiedere un bilancio mensile).

In ogni caso, è necessario creare un bilancio annuale. Sarà richiesto dalle autorità fiscali se hai un'attività diversa dalla ditta individuale. Anche se hai una ditta individuale, dovresti creare un bilancio, anche se tecnicamente l'azienda non ha un bilancio distinto dal tuo bilancio personale.

Il bilancio ti fornirà un'immagine istantanea della salute finanziaria della tua attività. Ad esempio, un bilancio ti consentirà di confrontare rapidamente il debito totale con il patrimonio netto dell'azienda.

Flusso di cassa pro forma

Con un flusso di cassa pro forma, proietti in anticipo i tuoi usi e le tue fonti di denaro per aiutare a determinare se sei diretto a una crisi di flusso di cassa. Perché è così importante? Molte piccole imprese si rendono conto che sono dirette verso una crisi del flusso di cassa solo molto tardi nel gioco. Di conseguenza, devono ridurre drasticamente le spese per cercare di sopravvivere.

D'altra parte, un'azienda che crea e utilizza flussi di cassa pro forma può essere proattiva e intraprendere azioni prima e meno drastiche per evitare una crisi.

Operare secondo i numeri

I conti economici, i bilanci e i flussi di cassa pro-forma sono ovviamente solo proiezioni: nel mondo reale, i risultati saranno sempre in qualche modo diversi.

Tuttavia, le domande da porsi sono: capisco davvero la differenza (la varianza) tra il mio conto economico pro forma e il mio conto economico effettivo? La differenza è davvero significativa e dovrei considerare di apportare modifiche o è solo "rumore"?

Ad esempio, se le mie vendite sono inferiori del 20% rispetto alle mie proiezioni pro forma e non riesco a trovare alcun modo per aumentarle, allora taglierei completamente le mie spese per il resto dell'anno e rifarei completamente il mio pro forma conto economico.

D'altra parte, se le mie spese o vendite sono leggermente più alte o più basse, allora potrei semplicemente prendere nota mentalmente a me stesso e raccontare al mio team i modesti cambiamenti che vorrei apportare, ma senza sprecare tempo e fatica rifare i conti economici pro-forma.

Infine, alla fine dell'anno, anche se non hai raggiunto esattamente il tuo obiettivo di grande profitto ma sei da qualche parte nelle vicinanze, dovresti darti una pacca sulla spalla, complimentarmi con la tua squadra e festeggiare! Tutte e tre sono cose che tendo a dimenticare di fare da solo.

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