Использование отчетов о прибылях и убытках, балансовых отчетов, денежных потоков и прогнозных форм для повышения прибыльности

Если вы серьезно относитесь к прибыли, вам нужно управлять своим бизнесом в цифрах. Поскольку качество вашего продукта и/или услуги должно быть само собой разумеющимся, вам нужно сосредоточиться на цифрах, чтобы продвигать свой бизнес вперед.

Давайте изучим финансовые отчеты и прогнозы, а также конкретные цифры, на которых вы хотите сосредоточиться, чтобы достичь своих целей, ориентированных на прибыль.

Установите амбициозную цель прибыли

Для начала я люблю ставить перед собой большую, жирную и привлекательную цель по прибыли на год — значительный шаг вперед по сравнению с прошлыми годами, но все же достижимое число.

Затем превратим цель прибыли в бюджет. Я мог бы начать с прогнозирования агрессивной, но возможной цели продаж. Затем я мог бы спрогнозировать целевые показатели общих расходов для каждой основной категории бизнеса. Я бы рассмотрел продажи более подробно, например, по категориям, по прогнозируемому объему, по ценам и / или по клиентам, чтобы увидеть, смогу ли я реально достичь своей цели продаж. Затем я подробно изучил свои расходы в каждой категории, чтобы убедиться, что они соответствуют моей цели продаж.

В этот момент я мог бы решить, что моя первоначальная большая цель по прибыли была слишком агрессивной, и вместо этого я бы уменьшил ее до более реалистичной суммы.

После потенциальной корректировки моей цели по прибыли я бы создал проформы прибылей и убытков, которые по сути являются прогнозируемыми отчетами о прибылях и убытках, на каждый месяц года. Я также поставил бы цель баланса на конец года — если бизнес особенно сложен или если у вас есть банк, который настаивает на них, я бы создал проформы баланса на каждый месяц года.

Для предприятий с ограниченным денежным потоком я бы составил прогнозы денежных потоков как на год, так и на месяц. Я бы создал годовую проформу денежного потока, а также ежемесячную проформу денежного потока.

Проформа отчета о прибылях и убытках

В конце каждого месяца сравнивайте свой предварительный отчет о прибылях и убытках с фактическим отчетом о прибылях и убытках и внимательно изучайте цифры. Тенденция многих малых предприятий состоит в том, чтобы откладывать выполнение этой задачи или даже откладывать ее до такой степени, что она теряет смысл. Например, если вы не успеете изучить отчет о фактических доходах за январь до третьей недели февраля, ваши наблюдения не приведут к существенным изменениям за февраль.

Если вы сами составляете отчет о прибылях и убытках, мы с вами знаем, что у вас есть миллион дел, и, следовательно, миллион причин не заниматься оценкой ваших ежемесячных отчетов о доходах. Это большая ошибка. Точно так же, если у вас есть кто-то в вашем штате, которому поручено составлять ежемесячный отчет о доходах, скорее всего, у него есть ряд других задач, которые нужно выполнить, и он даст вам много причин, почему это займет у них один, два или даже три раза. недели, чтобы обойти это.

Как только у вас появится актуальная ведомость о доходах за месяц, загрузите ее в электронную таблицу, чтобы вы могли сравнить ее со своей предварительной ведомостью о прибылях и убытках. Затем вы создаете анализ отклонений, который в основном представляет собой просто числовую разницу между фактической и условной суммой для каждой позиции.

Пример:

Продажи за январь:
Фактические 3450 долларов США
Проформа $3,500
Дисперсия -$50.

Первое, на что я обращаю внимание при анализе отклонений, — это снижение продаж и причины этого. Затем я начинаю думать о том, какие изменения я могу внести, чтобы увеличить продажи в следующие месяцы. Покупает ли конкретный клиент меньше, чем в прошлом году? Есть ли продуктовая линейка, которая неэффективна?

Затем я бы посмотрел на общие категории расходов. Например, если я трачу на рекламу в Facebook на 50 % больше, чем предусмотрено в бюджете, но мои общие маркетинговые расходы по-прежнему укладываются в бюджет и я достигаю поставленных целей по продажам, меня это не слишком беспокоит. С другой стороны, если расходы на маркетинг превышают бюджет на 20 процентов, и я подозреваю, что эта тенденция может сохраниться в следующем месяце, то я бы рассмотрел возможность внесения быстрых изменений.

Бухгалтерский баланс

Традиционная деловая практика предполагает создание фактического баланса в конце каждого месяца. Однако создание фактического (или условного) баланса занимает много времени, особенно если у вас есть товарно-материальные запасы или дебиторская задолженность. Я бы подумал о том, чтобы пойти по более короткому пути и не создавать ежемесячный балансовый отчет, если ваша деловая ситуация действительно не требует такого подхода (если вы занимаете деньги в своем банке, они могут потребовать ежемесячный балансовый отчет).

В любом случае необходимо составить годовой баланс. Это потребуется налоговым органам, если у вас есть какой-либо бизнес, кроме индивидуального владения. Даже если у вас есть индивидуальный предприниматель, вы должны создать баланс, хотя технически у бизнеса нет баланса, отличного от вашего личного баланса.

Балансовый отчет даст вам моментальную картину финансового состояния вашего бизнеса. Например, балансовый отчет позволит вам быстро сравнить общий долг с чистой стоимостью бизнеса.

Проформа денежного потока

С проформой денежного потока вы прогнозируете свое использование и источники денежных средств, чтобы определить, не приближаетесь ли вы к кризису денежного потока. Почему это так важно? Многие малые предприятия осознают, что движутся к кризису денежных потоков, только очень поздно. В результате они должны пойти на драконовские сокращения расходов, чтобы попытаться выжить.

С другой стороны, бизнес, который создает и использует проформы денежных потоков, может проявлять инициативу и предпринимать более ранние и менее радикальные действия, чтобы избежать кризиса.

Работа в цифрах

Предварительные отчеты о прибылях и убытках, балансовые отчеты и денежные потоки — это, конечно, только прогнозы — в реальном мире результаты всегда будут несколько иными.

Однако следует задать себе следующие вопросы: действительно ли я понимаю разницу (расхождение) между моими предварительными отчетами о прибылях и убытках и моими фактическими отчетами о прибылях и убытках? Действительно ли разница значительна и стоит ли мне подумать о внесении изменений или это просто «шум»?

Например, если мои продажи окажутся на 20 % меньше, чем мои прогнозы по проформе, и я не могу придумать, как их увеличить, то я бы полностью сократил свои расходы до конца года и полностью переделал бы свои проформы. справки о доходах.

С другой стороны, если мои расходы или продажи немного выше или ниже, я могу просто сделать себе мысленную пометку и сообщить своей команде о скромных изменениях, которые я хотел бы внести, но не тратить время и усилия. переделать предварительные отчеты о прибылях и убытках.

Наконец, в конце года, даже если вы не достигли своей точной большой цели по прибыли, но вы где-то рядом, вы должны похлопать себя по спине, похвалить свою команду и отпраздновать! Все три вещи, которые я обычно забываю делать сам.

Подробнее о финансовых отчетах и ​​бизнес-планах

Подробнее о том, как составлять финансовые отчеты и прогнозы, см. в моем курсе «Бухгалтерский учет и финансовые отчеты». Этот курс включает пошаговые инструкции, образцы и шаблоны для создания исторических и предварительных отчетов о прибылях и убытках, балансовых отчетов и денежных потоков.

Вас также может заинтересовать мой курс «Как создать бизнес-план». Этот курс включает в себя пошаговые видеоинструкции, образцы и заполняемые шаблоны как для одностраничного бизнес-плана, так и для полного бизнес-плана.

Бухгалтерский учет и финансовые отчеты и Как создать бизнес-план входят в число более чем 130 курсов, включенных в . Другие популярные курсы включают «Начать бизнес 101», «Как найти бизнес-идею» и «Полное руководство по цифровому маркетингу». Вы можете попробовать бесплатно.