Menggunakan Laporan Laba Rugi, Neraca, Arus Kas, dan Pro Forma untuk Mendorong Profitabilitas

Jika Anda serius tentang keuntungan, Anda perlu menjalankan bisnis Anda dengan angka. Karena kualitas produk dan/atau layanan Anda harus diberikan, Anda selanjutnya harus fokus pada angka untuk mendorong bisnis Anda maju.

Mari kita periksa laporan keuangan dan proyeksi serta angka-angka spesifik yang ingin Anda fokuskan untuk mencapai tujuan berorientasi laba Anda.

Tetapkan Tujuan Laba yang Ambisius

Untuk memulai, saya ingin menetapkan tujuan laba yang besar, gemuk, dan menarik untuk tahun ini – sebuah langkah signifikan di atas tahun-tahun sebelumnya, tetapi masih merupakan angka yang dapat dicapai.

Selanjutnya, akan mengubah tujuan laba menjadi anggaran. Saya mungkin mulai dengan memproyeksikan target penjualan yang agresif tetapi mungkin. Kemudian, saya mungkin memproyeksikan target pengeluaran total untuk setiap kategori bisnis utama. Saya akan melihat penjualan secara lebih rinci, seperti berdasarkan kategori, volume yang diproyeksikan, harga, dan/atau pelanggan untuk melihat apakah saya dapat secara realistis membangun tujuan penjualan saya. Kemudian, saya akan melihat pengeluaran saya secara rinci dalam setiap kategori untuk melihat apakah menurut saya ini sejalan dengan tujuan penjualan saya.

Pada titik ini, saya mungkin memutuskan bahwa sasaran laba besar dan gemuk awal saya terlalu agresif, dan saya malah akan memutarnya kembali ke jumlah yang lebih realistis.

Setelah berpotensi menyesuaikan tujuan laba saya, saya akan membuat pro forma laba rugi, yang pada dasarnya adalah laporan laba rugi yang diproyeksikan, untuk setiap bulan dalam setahun. Saya juga akan membuat tujuan neraca untuk akhir tahun – jika bisnisnya sangat kompleks, atau jika Anda memiliki bank yang memintanya, saya akan membuat pro forma neraca untuk setiap bulan dalam setahun.

Untuk bisnis di mana arus kas ketat, saya akan membuat proyeksi arus kas, baik tahunan maupun bulanan. Saya akan membuat pro forma arus kas tahunan, serta pro forma arus kas bulanan.

Laporan Laba Rugi Proforma

Pada akhir setiap bulan, bandingkan laporan laba rugi pro forma Anda dengan laporan laba rugi Anda yang sebenarnya dan periksa angka-angkanya secara mendalam. Kecenderungan yang dimiliki banyak usaha kecil adalah menunda tugas ini atau bahkan menundanya hingga menjadi tidak berarti. Misalnya, jika Anda tidak memeriksa laporan laba rugi aktual bulan Januari hingga minggu ketiga bulan Februari, pengamatan Anda akan terlambat untuk menghasilkan perubahan yang berdampak pada bulan Februari.

Jika Anda menyusun sendiri laporan laba rugi, Anda dan saya tahu bahwa Anda memiliki sejuta hal yang harus dilakukan, dan karenanya ada sejuta alasan untuk tidak mengevaluasi laporan laba rugi bulanan Anda. Ini adalah sebuah kesalahan besar. Demikian pula, jika Anda memiliki seseorang di staf Anda yang ditugaskan untuk menyusun laporan laba rugi bulanan, kemungkinan mereka memiliki sejumlah tugas lain untuk diselesaikan dan akan memberi Anda banyak alasan mengapa itu akan membawa mereka satu, dua, atau bahkan tiga. minggu untuk menyiasatinya.

Setelah Anda memiliki laporan laba rugi aktual untuk bulan itu di depan Anda, muat ke dalam spreadsheet sehingga Anda dapat membandingkannya dengan laporan laba rugi pro forma Anda. Selanjutnya, Anda membuat analisis varians, yang pada dasarnya hanyalah perbedaan numerik antara jumlah aktual dan pro forma untuk setiap item.

Contoh:

Penjualan untuk Januari:
Sebenarnya $3.450
Pro-Forma $3.500
Varians - $50.

Hal pertama yang saya lihat dengan analisis varians adalah jika penjualan turun dan mengapa hal ini terjadi. Kemudian saya mulai memikirkan perubahan apa yang bisa saya lakukan untuk mendongkrak penjualan di bulan-bulan berikutnya. Apakah pelanggan tertentu membeli kurang dari tahun lalu? Apakah ada lini produk yang berkinerja buruk?

Selanjutnya, saya akan melihat kategori pengeluaran secara keseluruhan. Misalnya, jika saya membelanjakan 50 persen lebih banyak daripada yang saya anggarkan untuk iklan Facebook, tetapi total biaya pemasaran saya masih sesuai anggaran dan saya mencapai tujuan penjualan saya, maka saya tidak akan terlalu khawatir. Di sisi lain, jika biaya pemasaran melebihi 20 persen anggaran, dan saya menduga tren ini akan berlanjut bulan depan, maka saya akan mempertimbangkan untuk membuat perubahan cepat.

Neraca Proforma

Praktik bisnis tradisional akan menyarankan Anda membuat neraca aktual pada akhir setiap bulan. Namun, membuat neraca aktual (atau pro forma) membutuhkan banyak waktu, terutama jika Anda memiliki persediaan atau piutang. Saya akan mempertimbangkan untuk mengambil jalan pintas dan tidak membuat neraca bulanan kecuali situasi bisnis Anda benar-benar menjamin pendekatan ini (jika Anda meminjam uang dari bank Anda, mereka mungkin memerlukan neraca bulanan).

Bagaimanapun, Anda perlu membuat neraca tahunan. Ini akan diminta oleh otoritas pajak jika Anda memiliki bisnis selain kepemilikan tunggal. Bahkan jika Anda memiliki kepemilikan tunggal, Anda harus membuat neraca, meskipun secara teknis bisnis tidak memiliki neraca yang berbeda dari neraca pribadi Anda.

Neraca akan memberi Anda gambaran singkat tentang kesehatan keuangan bisnis Anda. Misalnya, neraca akan memungkinkan Anda dengan cepat membandingkan total utang versus kekayaan bersih untuk bisnis.

Arus Kas Pro Forma

Dengan arus kas pro forma, Anda memproyeksikan penggunaan dan sumber kas Anda ke depan untuk membantu menentukan apakah Anda sedang menuju krisis arus kas. Mengapa ini sangat penting? Banyak usaha kecil menyadari bahwa mereka menuju krisis arus kas hanya sangat terlambat dalam permainan. Akibatnya, mereka harus melakukan pemotongan biaya yang kejam untuk mencoba bertahan hidup.

Di sisi lain, bisnis yang menciptakan dan menggunakan arus kas pro forma dapat proaktif dan mengambil tindakan lebih awal dan tidak terlalu drastis untuk menghindari krisis.

Beroperasi dengan Angka

Laporan laba rugi pro forma, neraca, dan arus kas tentu saja hanya proyeksi – di dunia nyata, hasilnya akan selalu sedikit berbeda.

Namun, pertanyaan untuk diri sendiri adalah: Apakah saya benar-benar memahami perbedaan (selisih) antara laporan laba rugi pro forma saya dan laporan laba rugi saya yang sebenarnya? Apakah perbedaannya benar-benar signifikan dan haruskah saya mempertimbangkan untuk membuat perubahan atau hanya "kebisingan"?

Misalnya, jika penjualan saya datang pada 20 persen lebih rendah dari proyeksi pro forma saya, dan saya tidak dapat menemukan cara untuk meningkatkannya, maka saya akan benar-benar memangkas pengeluaran saya untuk sisa tahun ini dan sepenuhnya mengulang pro forma saya. laporan laba rugi.

Di sisi lain, jika pengeluaran atau penjualan saya berjalan sedikit lebih tinggi atau lebih rendah, maka saya mungkin hanya membuat catatan mental untuk diri saya sendiri dan memberi tahu tim saya tentang perubahan sederhana yang ingin saya buat, tetapi tidak menghabiskan waktu dan tenaga. untuk mengulang laporan laba rugi pro forma.

Akhirnya, pada akhir tahun, bahkan jika Anda belum mencapai target laba besar yang tepat tetapi Anda berada di suatu tempat di sekitarnya, Anda harus menepuk punggung Anda sendiri, memuji tim Anda, dan merayakannya! Ketiganya adalah hal-hal yang cenderung saya lupakan untuk dilakukan sendiri.

Untuk Lebih Lanjut tentang Laporan Keuangan dan Rencana Bisnis

Untuk informasi lebih lanjut tentang cara membuat laporan dan proyeksi keuangan, lihat kursus saya, Akuntansi & Laporan Keuangan. Kursus ini mencakup petunjuk langkah demi langkah, contoh dan template untuk membuat laporan laba rugi historis dan proforma, neraca dan arus kas.

Anda mungkin juga tertarik dengan kursus saya, Cara Membuat Rencana Bisnis. Kursus ini mencakup instruksi video langkah-demi-langkah, contoh dan templat isi-kosong untuk rencana bisnis satu halaman dan rencana bisnis panjang penuh.

Akuntansi & Laporan Keuangan dan Cara Membuat Rencana Bisnis adalah di antara lebih dari 130 kursus yang disertakan dengan . Kursus populer lainnya termasuk Memulai Bisnis 101, Cara Menemukan Ide Bisnis, dan Panduan Lengkap untuk Pemasaran Digital. Anda dapat mencoba secara gratis.