การใช้งบกำไรขาดทุน งบดุล กระแสเงินสด และรูปแบบ Pro เพื่อขับเคลื่อนการทำกำไร

หากคุณจริงจัง เกี่ยวกับผลกำไร คุณต้องดำเนินธุรกิจด้วยตัวเลข เนื่องจากควรให้คุณภาพของผลิตภัณฑ์และ/หรือบริการของคุณ ต่อไปคุณต้องมุ่งเน้นไปที่ตัวเลขเพื่อขับเคลื่อนธุรกิจของคุณไปข้างหน้า

มาตรวจสอบงบการเงินและการประมาณการกัน รวมถึงตัวเลขเฉพาะที่คุณต้องการเน้นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่เน้นผลกำไรของคุณ

ตั้งเป้าหมายกำไรที่ทะเยอทะยาน

ในการเริ่มต้น ฉันชอบตั้งเป้าหมายการทำกำไรที่ยิ่งใหญ่ อ้วน และฉ่ำสำหรับปี ซึ่งเป็นก้าวสำคัญเหนือปีที่ผ่านมา แต่ก็ยังเป็นตัวเลขที่สามารถทำได้

ต่อไปจะเปลี่ยนเป้าหมายกำไรเป็นงบประมาณ ฉันอาจเริ่มต้นด้วยการกำหนดเป้าหมายการขายเชิงรุกแต่มีความเป็นไปได้ จากนั้น ฉันอาจคาดการณ์เป้าหมายค่าใช้จ่ายทั้งหมดสำหรับธุรกิจหลักแต่ละประเภท ฉันจะดูรายละเอียดการขายเพิ่มเติม เช่น ตามหมวดหมู่ ตามปริมาณที่คาดการณ์ โดยราคา และ/หรือตามลูกค้า เพื่อดูว่าฉันสามารถสร้างตามเป้าหมายการขายของฉันตามความเป็นจริงได้หรือไม่ จากนั้นฉันจะดูรายละเอียดค่าใช้จ่ายในแต่ละหมวดหมู่เพื่อดูว่าสอดคล้องกับเป้าหมายการขายของฉันหรือไม่

ณ จุดนี้ ฉันอาจตัดสินใจว่าเป้าหมายกำไรขั้นต้นขนาดใหญ่และอ้วนของฉันนั้นก้าวร้าวเกินไป และฉันจะหมุนกลับไปเป็นจำนวนเงินที่สมจริงมากขึ้นแทน

หลังจากปรับเป้าหมายการทำกำไรของฉันแล้ว ฉันจะสร้างรูปแบบโปรกำไรขาดทุน ซึ่งเป็นงบกำไรขาดทุนที่คาดการณ์ไว้เป็นหลัก สำหรับแต่ละเดือนของปี ฉันจะสร้างเป้าหมายงบดุลสำหรับสิ้นปีด้วย หากธุรกิจมีความซับซ้อนเป็นพิเศษ หรือหากคุณมีธนาคารที่ยืนกรานในเรื่องนี้ ฉันจะสร้างแบบฟอร์มงบดุลสำหรับแต่ละเดือนของปี

สำหรับธุรกิจที่กระแสเงินสดตึงตัว ฉันจะสร้างประมาณการกระแสเงินสดทั้งแบบรายปีและรายเดือน ฉันจะสร้างแบบฟอร์มกระแสเงินสดประจำปี เช่นเดียวกับแบบฟอร์มกระแสเงินสดรายเดือน

งบกำไรขาดทุน Pro Forma

ทุกสิ้นเดือน เปรียบเทียบงบกำไรขาดทุนเสมือนกับงบกำไรขาดทุนจริงและตรวจสอบตัวเลขอย่างละเอียด แนวโน้มที่ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากมีคือการชะลองานนี้หรือเลื่อนออกไปจนหมดความหมาย ตัวอย่างเช่น หากคุณไม่ได้ตรวจสอบงบกำไรขาดทุนจริงในเดือนมกราคมจนถึงสัปดาห์ที่สามของเดือนกุมภาพันธ์ การสังเกตของคุณจะสายเกินไปที่จะนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่มีผลกระทบในเดือนกุมภาพันธ์

หากคุณกำลังประกอบงบกำไรขาดทุนด้วยตัวเอง คุณและฉันรู้ว่าคุณมีสิ่งที่ต้องทำนับล้าน เหตุผลนับล้านที่จะไม่ประเมินงบกำไรขาดทุนรายเดือนของคุณ นี่เป็นความผิดพลาดครั้งใหญ่ ในทำนองเดียวกัน หากคุณมีพนักงานที่ได้รับมอบหมายให้ประกอบงบกำไรขาดทุนรายเดือน มีโอกาสที่พวกเขาจะต้องทำภารกิจอื่นๆ ให้เสร็จสิ้น และจะให้เหตุผลมากมายว่าทำไมจึงต้องใช้เวลาหนึ่ง สอง หรือสาม สัปดาห์ที่จะได้รับรอบนี้

เมื่อคุณมีงบกำไรขาดทุนจริงสำหรับเดือนข้างหน้าแล้ว ให้โหลดลงในสเปรดชีตเพื่อเปรียบเทียบกับงบกำไรขาดทุนเสมือนของคุณ ถัดไป คุณสร้างการวิเคราะห์ความแปรปรวน ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วเป็นเพียงความแตกต่างเชิงตัวเลขระหว่างจำนวนเงินจริงและมูลค่าตามรูปแบบสำหรับแต่ละรายการ

ตัวอย่าง:

ยอดขายเดือนมกราคม:
จริง $3,450
โปรฟอร์ม $3,500
ความแปรปรวน -$50.

สิ่งแรกที่ฉันพิจารณาด้วยการวิเคราะห์ความแปรปรวนคือถ้ายอดขายปิดลง และเหตุใดจึงเป็นเช่นนี้ จากนั้นฉันก็เริ่มคิดถึงการเปลี่ยนแปลงที่ฉันสามารถทำได้เพื่อเพิ่มยอดขายในเดือนต่อๆ ไป ลูกค้ารายใดรายหนึ่งซื้อน้อยกว่าปีที่แล้วหรือไม่? มีสายผลิตภัณฑ์ที่มีประสิทธิภาพต่ำกว่ามาตรฐานหรือไม่?

ต่อไป ฉันจะดูประเภทค่าใช้จ่ายโดยรวม ตัวอย่างเช่น ถ้าฉันใช้จ่ายมากกว่างบประมาณ 50 เปอร์เซ็นต์สำหรับโฆษณาบน Facebook แต่ค่าใช้จ่ายทางการตลาดทั้งหมดยังอยู่ในงบประมาณและฉันบรรลุเป้าหมายการขายแล้ว ฉันก็จะไม่กังวลมากนัก ในทางกลับกัน หากต้นทุนทางการตลาดสูงกว่างบประมาณ 20 เปอร์เซ็นต์ และฉันสงสัยว่าแนวโน้มนี้อาจดำเนินต่อไปในเดือนหน้า ฉันจะพิจารณาทำการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

งบดุล Pro Forma

การดำเนินธุรกิจแบบดั้งเดิมจะแนะนำให้คุณสร้างงบดุลจริงทุกสิ้นเดือน อย่างไรก็ตาม การสร้างงบดุลจริง (หรือโปรฟอร์ม) ต้องใช้เวลามาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณมีสินค้าคงคลังหรือลูกหนี้ ฉันจะพิจารณาใช้ทางลัดและไม่สร้างงบดุลรายเดือนเว้นแต่ว่าสถานการณ์ทางธุรกิจของคุณรับประกันวิธีการนี้อย่างแท้จริง (หากคุณยืมเงินจากธนาคารของคุณ พวกเขาอาจต้องใช้งบดุลรายเดือน)

ในกรณีใด ๆ คุณต้องสร้างงบดุลประจำปี หน่วยงานด้านภาษีจะบังคับใช้หากคุณมีธุรกิจอื่นนอกเหนือจากการเป็นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียว แม้ว่าคุณจะเป็นเจ้าของกิจการ แต่เพียงผู้เดียว คุณควรสร้างงบดุล แม้ว่าในทางเทคนิคแล้ว ธุรกิจจะไม่มีงบดุลที่แตกต่างจากงบดุลส่วนบุคคลของคุณ

งบดุลจะให้ภาพรวมสถานะทางการเงินของธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่น งบดุลจะช่วยให้คุณเปรียบเทียบหนี้ทั้งหมดกับมูลค่าสุทธิของธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว

กระแสเงินสด Pro Forma

ด้วยรูปแบบกระแสเงินสดมืออาชีพ คุณคาดการณ์ล่วงหน้าการใช้และแหล่งที่มาของเงินสดเพื่อช่วยระบุว่าคุณกำลังมุ่งหน้าสู่วิกฤตกระแสเงินสดหรือไม่ ทำไมสิ่งนี้จึงสำคัญ? ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากตระหนักดีว่าพวกเขากำลังเผชิญกับวิกฤตกระแสเงินสดในช่วงท้ายเกมเท่านั้น เป็นผลให้พวกเขาต้องลดค่าใช้จ่ายอย่างเข้มงวดเพื่อพยายามเอาชีวิตรอด

ในทางกลับกัน ธุรกิจที่สร้างและใช้รูปแบบมืออาชีพของกระแสเงินสดสามารถดำเนินการในเชิงรุกและดำเนินการให้เร็วขึ้นและรุนแรงน้อยลงเพื่อหลีกเลี่ยงวิกฤต

ปฏิบัติการด้วยตัวเลข

งบกำไรขาดทุน Pro forma งบดุล และกระแสเงินสด เป็นเพียงการคาดการณ์ – ในโลกแห่งความเป็นจริง ผลลัพธ์จะค่อนข้างแตกต่างออกไปบ้าง

อย่างไรก็ตาม คำถามที่ต้องถามตัวเองคือ ฉันเข้าใจความแตกต่าง (ความแปรปรวน) ระหว่างงบกำไรขาดทุนเสมือนกับงบกำไรขาดทุนจริงหรือไม่ ความแตกต่างมีนัยสำคัญจริงๆ หรือไม่ และฉันควรพิจารณาทำการเปลี่ยนแปลงหรือเป็นเพียง "เสียงรบกวน"

ตัวอย่างเช่น หากยอดขายของฉันมาน้อยกว่าที่คาดการณ์ไว้ 20 เปอร์เซ็นต์ และฉันไม่สามารถหาวิธีใดที่จะเพิ่มยอดขายได้ ฉันจะลดค่าใช้จ่ายทั้งหมดในช่วงที่เหลือของปีและทำซ้ำขั้นตอนทั้งหมด งบกำไรขาดทุน

ในทางกลับกัน ถ้ารายจ่ายหรือยอดขายของฉันสูงขึ้นหรือต่ำลงเล็กน้อย ฉันอาจจะแค่นึกในใจและบอกทีมของฉันถึงการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยที่ฉันอยากจะทำ แต่อย่าใช้เวลาและความพยายาม เพื่อทำซ้ำงบกำไรขาดทุนเสมือน

สุดท้ายนี้ ในสิ้นปีนี้ แม้ว่าคุณจะไม่ได้บรรลุเป้าหมายกำไรก้อนโตที่แน่นอน แต่คุณอยู่ที่ไหนสักแห่งในบริเวณใกล้เคียง คุณควรตบหลังตัวเอง ชมทีมของคุณ และเฉลิมฉลอง! ทั้งสามสิ่งนี้เป็นสิ่งที่ฉันมักจะลืมทำเอง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับงบการเงินและแผนธุรกิจ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีสร้างงบการเงินและการคาดการณ์ โปรดดูหลักสูตร การบัญชีและการเงินของฉัน หลักสูตรนี้ประกอบด้วยคำแนะนำทีละขั้นตอน ตัวอย่างและแม่แบบสำหรับการสร้างงบกำไรขาดทุนในอดีตและเสมือน งบดุล และกระแสเงินสด

คุณอาจสนใจหลักสูตรของฉัน วิธีสร้างแผนธุรกิจ หลักสูตรนี้ประกอบด้วยวิดีโอแนะนำทีละขั้นตอน ตัวอย่าง และเทมเพลตการกรอกข้อมูลในช่องว่างสำหรับแผนธุรกิจหน้าเดียวและแผนธุรกิจแบบเต็มความยาว

การบัญชีและการเงิน และวิธีการสร้างแผนธุรกิจ เป็นหนึ่งในมากกว่า 130 หลักสูตรที่รวมอยู่ใน . หลักสูตรยอดนิยมอื่น ๆ ได้แก่ Start-a-Business 101 วิธีค้นหาแนวคิดธุรกิจ และคู่มือการตลาดดิจิทัลฉบับสมบูรณ์ คุณสามารถทดลองใช้ฟรี