Verwendung von Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen, Cashflows und Proformas zur Steigerung der Rentabilität

Wenn Sie Gewinne ernst nehmen, müssen Sie Ihr Geschäft nach Zahlen führen. Da die Qualität Ihres Produkts und/oder Ihrer Dienstleistung eine Selbstverständlichkeit sein sollte, müssen Sie sich als Nächstes auf die Zahlen konzentrieren, um Ihr Geschäft voranzutreiben.

Lassen Sie uns die Jahresabschlüsse und Prognosen sowie die spezifischen Zahlen untersuchen, auf die Sie sich konzentrieren sollten, um Ihre gewinnorientierten Ziele zu erreichen.

Setzen Sie sich ein ehrgeiziges Gewinnziel

Zu Beginn setze ich mir gerne ein großes, fettes, saftiges Gewinnziel für das Jahr – einen deutlichen Schritt über die vergangenen Jahre hinaus, aber immer noch eine Zahl, die erreichbar sein könnte.

Als nächstes wird das Gewinnziel in ein Budget umgewandelt. Ich könnte damit beginnen, ein aggressives, aber mögliches Verkaufsziel zu projizieren. Dann könnte ich die Gesamtausgabenziele für jede größere Geschäftskategorie hochrechnen. Ich würde mir die Verkäufe genauer ansehen, z. B. nach Kategorie, prognostiziertem Volumen, nach Preisgestaltung und/oder nach Kunde, um zu sehen, ob ich mein Verkaufsziel realistisch erreichen kann. Dann würde ich mir meine Ausgaben in jeder Kategorie im Detail ansehen, um zu sehen, ob sie meiner Meinung nach mit meinem Verkaufsziel übereinstimmen.

An diesem Punkt könnte ich entscheiden, dass mein anfänglich großes, fettes Gewinnziel zu aggressiv war, und ich würde es stattdessen auf einen realistischeren Betrag zurückdrehen.

Nachdem ich möglicherweise mein Gewinnziel angepasst habe, würde ich für jeden Monat des Jahres Gewinn- und Verlust-Proformas erstellen, die im Wesentlichen prognostizierte Gewinn- und Verlustrechnungen sind. Ich würde auch ein Bilanzziel für das Jahresende erstellen – wenn das Geschäft besonders komplex ist oder Sie eine Bank haben, die darauf besteht, würde ich Bilanzproformas für jeden Monat des Jahres erstellen.

Für Unternehmen mit knappem Cashflow würde ich sowohl jährlich als auch monatlich Cashflow-Prognosen erstellen. Ich würde einen jährlichen Cashflow-Pro-Forma sowie monatliche Cashflow-Pro-Formas erstellen.

Pro-Forma-Gewinn- und Verlustrechnung

Vergleichen Sie am Ende jedes Monats Ihre Pro-Forma-Einkommensrechnung mit Ihrer tatsächlichen Einkommensrechnung und prüfen Sie die Zahlen gründlich. Die Tendenz vieler kleiner Unternehmen besteht darin, diese Aufgabe zu verzögern oder sogar bis zu dem Punkt zu verschieben, an dem sie bedeutungslos wird. Wenn Sie beispielsweise erst in der dritten Februarwoche dazu kommen, Ihre tatsächliche Einkommensaufstellung für Januar zu prüfen, ist es zu spät, um Ihre Beobachtungen zu wirkungsvollen Änderungen für Februar zu führen.

Wenn Sie die Gewinn- und Verlustrechnung selbst zusammenstellen, wissen Sie und ich, dass Sie eine Million Dinge zu erledigen haben und daher eine Million Gründe, nicht um die Auswertung Ihrer monatlichen Einkommensabrechnungen herumzukommen. Das ist ein GROSSER Fehler. Wenn Sie jemanden in Ihrem Personal haben, der mit der Erstellung der monatlichen Einkommenserklärung beauftragt ist, hat er wahrscheinlich eine Reihe anderer Aufgaben zu erledigen und wird Ihnen viele Gründe nennen, warum er eine, zwei oder sogar drei dafür benötigt Wochen, um dies zu erreichen.

Sobald Sie die tatsächliche Einkommensaufstellung für den Monat vor sich haben, laden Sie sie in eine Tabelle, damit Sie sie mit Ihrer Pro-forma-Einkommensaufstellung vergleichen können. Als nächstes erstellen Sie eine Abweichungsanalyse, die im Grunde nur die numerische Differenz zwischen dem tatsächlichen und dem Pro-Forma-Betrag für jeden Artikel ist.

Beispiel:

Verkäufe für Januar:
Tatsächliche 3.450 $
Proforma 3.500 $
Abweichung -50 $.

Das erste, was ich mir bei der Abweichungsanalyse anschaue, ist, ob die Verkäufe ausfallen und warum dies der Fall ist. Dann überlege ich, welche Änderungen ich vornehmen kann, um den Umsatz für die folgenden Monate anzukurbeln. Kauft ein bestimmter Kunde weniger als letztes Jahr? Gibt es eine Produktlinie, die unterdurchschnittlich abschneidet?

Als nächstes würde ich mir die Gesamtausgabenkategorien ansehen. Wenn ich zum Beispiel 50 Prozent mehr für Facebook-Werbung ausgebe, als ich budgetiert habe, meine gesamten Marketingkosten aber immer noch innerhalb des Budgets liegen und ich meine Verkaufsziele erreiche, dann mache ich mir keine allzu großen Sorgen. Wenn andererseits die Marketingkosten 20 Prozent über dem Budget liegen und ich vermute, dass sich dieser Trend nächsten Monat fortsetzen wird, dann würde ich in Betracht ziehen, schnelle Änderungen vorzunehmen.

Pro-Forma-Bilanz

Die traditionelle Geschäftspraxis würde vorschlagen, dass Sie am Ende eines jeden Monats eine tatsächliche Bilanz erstellen. Das Erstellen einer tatsächlichen (oder Proforma-) Bilanz nimmt jedoch viel Zeit in Anspruch, insbesondere wenn Sie Vorräte oder Forderungen haben. Ich würde in Betracht ziehen, eine Abkürzung zu nehmen und keine monatliche Bilanz zu erstellen, es sei denn, Ihre Geschäftssituation rechtfertigt diesen Ansatz wirklich (wenn Sie Geld von Ihrer Bank leihen, kann es sein, dass sie eine monatliche Bilanz verlangen).

In jedem Fall müssen Sie eine Jahresbilanz erstellen. Es wird von den Steuerbehörden verlangt, wenn Sie ein anderes Unternehmen als ein Einzelunternehmen haben. Selbst wenn Sie ein Einzelunternehmen haben, sollten Sie eine Bilanz erstellen, obwohl das Unternehmen technisch gesehen keine Bilanz hat, die sich von Ihrer persönlichen Bilanz unterscheidet.

Die Bilanz gibt Ihnen einen schnellen Überblick über die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens. Mit einer Bilanz können Sie beispielsweise schnell die Gesamtverschuldung mit dem Nettovermögen des Unternehmens vergleichen.

Cashflow Proforma

Mit einem Cashflow-Pro-Forma projizieren Sie Ihre Verwendung und Quellen von Bargeld, um festzustellen, ob Sie auf eine Cashflow-Krise zusteuern. Warum ist das so wichtig? Viele kleine Unternehmen erkennen erst sehr spät, dass sie auf eine Liquiditätskrise zusteuern. Infolgedessen müssen sie drakonische Ausgabenkürzungen vornehmen, um zu überleben.

Andererseits kann ein Unternehmen, das Cashflow-Proformas erstellt und verwendet, proaktiv sein und früher und weniger drastische Maßnahmen ergreifen, um eine Krise zu vermeiden.

Operieren nach Zahlen

Pro-Forma-Erfolgsrechnungen, Bilanzen und Cashflows sind natürlich nur Prognosen – in der Realität werden die Ergebnisse immer etwas anders ausfallen.

Die Fragen, die Sie sich stellen sollten, sind jedoch: Verstehe ich wirklich den Unterschied (die Abweichung) zwischen meinen Pro-forma-Einkommenserklärungen und meinen tatsächlichen Einkommenserklärungen? Ist der Unterschied wirklich signifikant und sollte ich Änderungen vornehmen oder ist es nur „Rauschen“?

Wenn zum Beispiel meine Verkäufe 20 Prozent unter meinen Pro-Forma-Prognosen liegen und ich keine Möglichkeit finde, sie zu steigern, dann würde ich meine Ausgaben für den Rest des Jahres komplett kürzen und meine Pro-Forma-Prognose komplett überarbeiten Gewinn-und Verlustrechnung.

Wenn andererseits meine Ausgaben oder Verkäufe etwas höher oder niedriger laufen, dann mache ich mir vielleicht einfach eine mentale Notiz und erzähle meinem Team von den bescheidenen Änderungen, die ich vornehmen möchte, aber nicht die Zeit und Mühe aufwenden die Pro-Forma-Ertragsrechnungen zu wiederholen.

Schließlich, am Ende des Jahres, auch wenn Sie Ihr großes Gewinnziel nicht genau erreicht haben, aber irgendwo in der Nähe sind, sollten Sie sich selbst auf die Schulter klopfen, Ihrem Team Komplimente machen und feiern! Alle drei sind Dinge, die ich selbst oft vergesse.

Weitere Informationen zu Jahresabschlüssen und Geschäftsplänen

Weitere Informationen zum Erstellen von Jahresabschlüssen und Prognosen finden Sie in meinem Kurs Buchhaltung und Jahresabschlüsse. Dieser Kurs enthält Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Muster und Vorlagen für die Erstellung historischer und Pro-forma-Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Cashflows.

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