استخدام كشوفات الدخل ، وجداول التوازن ، والتدفقات النقدية ، والصيغ الاحترافية لزيادة الربحية

إذا كنت جادًا بشأن الأرباح ، فأنت بحاجة إلى إدارة عملك بالأرقام. نظرًا لأن جودة منتجك و / أو خدمتك يجب أن تكون معطاة ، فأنت بحاجة بعد ذلك إلى التركيز على الأرقام لدفع عملك إلى الأمام.

دعنا نفحص البيانات المالية والتوقعات بالإضافة إلى الأرقام المحددة التي تريد التركيز عليها لتحقيق أهدافك الموجهة نحو الربح.

حدد هدف الربح الطموح

للبدء ، أود تحديد هدف ربح كبير ، سمين ، ومثير للسنة - خطوة مهمة فوق السنوات الماضية ، لكن لا يزال رقمًا يمكن تحقيقه.

بعد ذلك ، سوف يحول هدف الربح إلى ميزانية. قد أبدأ بإسقاط هدف مبيعات قوي ولكنه ممكن. بعد ذلك ، قد أتوقع أهداف النفقات الإجمالية لكل فئة عمل رئيسية. أود أن أنظر إلى المبيعات بمزيد من التفصيل ، على سبيل المثال حسب الفئة ، والحجم المتوقع ، والتسعير ، و / أو حسب العميل لمعرفة ما إذا كان بإمكاني تحقيق هدف المبيعات بشكل واقعي. بعد ذلك ، سألقي نظرة على نفقاتي بالتفصيل داخل كل فئة لمعرفة ما إذا كنت أعتقد أنها تتماشى مع هدف المبيعات الخاص بي.

في هذه المرحلة ، قد أقرر أن هدف الربح الكبير الأولي الخاص بي كان عدوانيًا للغاية ، وبدلاً من ذلك سأعيده إلى مبلغ أكثر واقعية.

بعد تعديل هدف الربح المحتمل ، سأقوم بإنشاء صيغ الربح والخسارة ، والتي هي في الأساس بيانات الدخل المتوقعة ، لكل شهر من شهور السنة. أود أيضًا إنشاء هدف الميزانية العمومية لنهاية العام - إذا كان العمل معقدًا بشكل خاص ، أو إذا كان لديك بنك يصر على ذلك ، فسوف أقوم بإنشاء نماذج أولية للميزانية العمومية لكل شهر من العام.

بالنسبة للشركات التي يكون فيها التدفق النقدي ضيقًا ، أود إنشاء توقعات للتدفق النقدي ، سنويًا وشهريًا. سأقوم بإنشاء تدفقات نقدية سنوية مبدئية ، بالإضافة إلى صيغ أولية للتدفقات النقدية الشهرية.

بيان الدخل التقريبي

في نهاية كل شهر ، قارن بيان الدخل الأولي الخاص بك ببيان الدخل الفعلي وفحص الأرقام بعمق. إن الاتجاه السائد لدى العديد من الشركات الصغيرة هو تأخير هذه المهمة أو حتى تأجيلها إلى النقطة التي تصبح فيها ذات معنى ضئيل. على سبيل المثال ، إذا لم تستعد لفحص بيان الدخل الفعلي لشهر يناير حتى الأسبوع الثالث من فبراير ، فسيكون الأوان قد فات على ملاحظاتك لتؤدي إلى تغييرات مؤثرة لشهر فبراير.

إذا كنت تقوم بتجميع بيان الدخل بنفسك ، فأنا وأنت نعلم أن لديك مليون شيء للقيام به ، وبالتالي هناك مليون سبب لعدم الالتفاف على تقييم بيانات الدخل الشهرية الخاصة بك. وهذا خطأ كبير. وبالمثل ، إذا كان لديك شخص من بين موظفيك مكلف بتجميع بيان الدخل الشهري ، فمن المحتمل أن يكون لديهم عدد من المهام الأخرى لإكمالها وسيعطيك الكثير من الأسباب التي تجعلهم سيستغرقون واحدًا أو اثنين أو حتى ثلاثة أسابيع للالتفاف على هذا.

بمجرد حصولك على بيان الدخل الفعلي للشهر أمامك ، قم بتحميله في جدول بيانات بحيث يمكنك مقارنته ببيان الدخل المبدئي. بعد ذلك ، تقوم بإنشاء تحليل التباين ، والذي يمثل بشكل أساسي الفرق العددي بين المبلغ الفعلي والمبلغ المبدئي لكل عنصر.

مثال:

المبيعات لشهر يناير:
الفعلي 3450 دولار
Pro-Forma 3500 دولار
الفرق - 50 دولارًا.

أول شيء أنظر إليه في تحليل التباين هو ما إذا كانت المبيعات متوقفة ولماذا هذا هو الحال. ثم أبدأ في التفكير في التغييرات التي يمكنني إجراؤها لزيادة المبيعات للأشهر التالية. هل يشتري عميل معين أقل من العام الماضي؟ هل يوجد خط إنتاج ضعيف الأداء؟

بعد ذلك ، سألقي نظرة على فئات المصروفات الإجمالية. على سبيل المثال ، إذا كنت أنفق 50 في المائة أكثر مما حددته في ميزانيتي على إعلانات فيسبوك ، لكن التكلفة الإجمالية للتسويق لا تزال في حدود الميزانية وأنا أصل إلى أهداف المبيعات الخاصة بي ، فلن أشعر بالقلق كثيرًا. من ناحية أخرى ، إذا كانت تكاليف التسويق تزيد بنسبة 20 في المائة عن الميزانية ، وأعتقد أن هذا الاتجاه قد يستمر الشهر المقبل ، فسأفكر في إجراء تغييرات سريعة.

الميزانية العمومية Pro Forma

تقترح الممارسة التجارية التقليدية إنشاء ميزانية عمومية فعلية في نهاية كل شهر. ومع ذلك ، فإن إنشاء ميزانية عمومية فعلية (أو شكلية) يستغرق الكثير من الوقت ، خاصة إذا كان لديك مخزون أو مستحقات. سأفكر في اتخاذ اختصار وعدم إنشاء ميزانية شهرية ما لم يكن وضع عملك يضمن حقًا هذا النهج (إذا كنت تقترض أموالًا من البنك الذي تتعامل معه ، فقد يتطلب ذلك ميزانية شهرية).

في أي حال ، تحتاج إلى إنشاء ميزانية عمومية سنوية. ستكون مطلوبة من قبل السلطات الضريبية إذا كان لديك أي عمل بخلاف الملكية الفردية. حتى إذا كانت لديك ملكية فردية ، يجب عليك إنشاء ميزانية عمومية ، على الرغم من أن الشركة من الناحية الفنية لا تمتلك ميزانية عمومية منفصلة عن ميزانيتك العمومية الشخصية.

ستمنحك الميزانية العمومية صورة سريعة عن الوضع المالي لعملك. على سبيل المثال ، ستسمح لك الميزانية العمومية بمقارنة إجمالي الدين مقابل صافي القيمة للشركة بسرعة.

نموذج التدفق النقدي الاحترافي

باستخدام النموذج الأولي للتدفق النقدي ، يمكنك التخطيط مسبقًا لاستخداماتك ومصادر النقد للمساعدة في تحديد ما إذا كنت تتجه نحو أزمة تدفق نقدي. لماذا هذا بغاية الأهمية؟ تدرك العديد من الشركات الصغيرة أنها تتجه نحو أزمة تدفق نقدي في وقت متأخر جدًا من اللعبة. نتيجة لذلك ، يجب عليهم إجراء تخفيضات شديدة في النفقات لمحاولة البقاء على قيد الحياة.

من ناحية أخرى ، يمكن أن تكون الشركة التي تنشئ وتستخدم صيغًا أولية للتدفقات النقدية استباقية وتتخذ إجراءات مبكرة وأقل تشددًا لتجنب حدوث أزمة.

التشغيل بالأرقام

إن بيانات الدخل المبدئية والميزانيات العمومية والتدفقات النقدية هي بالطبع مجرد توقعات - في العالم الحقيقي ، ستكون النتائج دائمًا مختلفة إلى حد ما.

ومع ذلك ، فإن الأسئلة التي يجب أن تطرحها على نفسك هي: هل أفهم حقًا الفرق (الفرق) بين بيانات الدخل المبدئية الخاصة بي وبيانات الدخل الفعلية الخاصة بي؟ هل الاختلاف مهم حقًا وهل يجب أن أفكر في إجراء تغييرات أم أنه مجرد "ضوضاء"؟

على سبيل المثال ، إذا كانت مبيعاتي أقل بنسبة 20 في المائة من توقعاتي المبدئية ، ولا يمكنني معرفة أي طريقة لتعزيزها ، فسأخفض نفقاتي تمامًا لبقية العام وأعيد تصميمي بالكامل بيانات الدخل.

من ناحية أخرى ، إذا كانت نفقاتي أو مبيعاتي أعلى أو أقل قليلاً ، فقد أقوم فقط بتدوين ملاحظة ذهنية لنفسي وأخبر فريقي بالتغييرات المتواضعة التي أود القيام بها ، ولكن لا أقضي الوقت والجهد لإعادة بيانات الدخل المبدئية.

أخيرًا ، في نهاية العام ، حتى لو لم تحقق هدف الربح الكبير بالضبط ولكنك في مكان ما في الجوار ، يجب أن تربت على نفسك ، وتكمل فريقك ، وتحتفل! كل هذه الأشياء الثلاثة هي أشياء أميل إلى نسيانها بنفسي.

لمعرفة المزيد عن البيانات المالية وخطط الأعمال

لمزيد من المعلومات حول كيفية إنشاء البيانات المالية والتوقعات ، راجع المقرر الدراسي الخاص بي ، المحاسبة والبيانات المالية. تتضمن هذه الدورة التدريبية إرشادات خطوة بخطوة وعينات وقوالب لإنشاء بيانات الدخل التاريخية والصورية ، والميزانية العمومية والتدفقات النقدية.

قد تكون مهتمًا أيضًا بالدورة التدريبية الخاصة بي ، كيفية إنشاء خطة عمل. تتضمن هذه الدورة التدريبية إرشادات فيديو خطوة بخطوة وعينات وقوالب ملء الفراغ لكل من خطة عمل من صفحة واحدة وخطة عمل كاملة الطول.

تعد المحاسبة والبيانات المالية وكيفية إنشاء خطة عمل من بين أكثر من 130 دورة مضمنة. تشمل الدورات الشائعة الأخرى Start-a-Business 101 ، وكيفية العثور على فكرة عمل والدليل الكامل للتسويق الرقمي. يمكنك المحاولة مجانا.